Ръководство на спедитора за документиране на въздушни товари
Познайте изискванията за вашите стоки, за да избегнете забавяния и глоби
Документацията за въздушни товари е сложна и дори малки грешки могат да доведат до забавяне или провал на пратките, по-високи такси за съхранение и дори глоби. Тази статия предоставя насоки на високо ниво за многобройните променливи, свързани с документацията за въздушни товари - особено различните изисквания в зависимост от вида на стоките и произхода и дестинацията на пратка.
Защо е важна документацията?
Държавите изискват документи за въздушен товар, за да контролират стоките, които напускат или влизат с въздушен товар.
Освен това документацията играе ключова роля при международните сделки. Продавачите и купувачите се нуждаят от документи за водене на счетоводство, отчитане, данъчно облагане, както и за формалностите по износ и внос. Те изискват и документи за извършване на плащания чрез акредитиви и други документални методи на плащане. Спедиторите и авиокомпаниите също се нуждаят от тези документи за спазване на нормативните изисквания.
Каква е добрата документация?
Споследователността между документите е от ключово значение. Така че последователността трябва да бъде приоритет при подготовката, представянето и проверката на всички видове документация за въздушни товари.
Задължителни документи (и кой ги предоставя)
Като изпращач сте длъжни да подготвите три задължителни документа и да ги предоставите на вашия спедитор. Освен това има няколко задължителни документа, които трябва да бъдат подготвени директно от вашия спедитор.
Получавайте Logistics Insights по имейл
Абонирайте се за нашите месечни пазарни актуализации и получавайте покани за ексклузивни уебинари, на които нашите експерти по спедиция отговарят на всичките ви въпроси относно световната търговия.
Писмо с инструкции на изпращача (SLI)
Известна още като декларация за износ на изпращача, тя е документ за разрешение, който се издава от износителя на неговите агенти или спедитори. Документът SLI съдържа главно подробности за условията на доставка, което позволява на транспортната компания да издаде въздушна товарителница от името на износителя. В него също така се дават указания на превозвача как да обработва, съхранява, товари и разтоварва пратка ефективно или без физически повреди на продуктите.
Освен че предоставя инструкции за транспортиране и документиране, SLI улеснява и контрола на износа. Пълният SLI улеснява износа на пратки и дава разрешение на спедитора да действа като упълномощен спедитор за процесите, свързани с контрола на износа и митниците.
За този документ отговаря изпращачът.
Търговска фактура
Този задължителен документ описва търговската сделка между продавача (изпращача) и купувача (вносителя). В този смисъл това е ключов счетоводен документ, който представлява основната част от документите, необходими за спазването на изискванията за износ и процеса на митническо оформяне. Тази фактура ще се изисква от вашия спедитор и от митниците.
Този документ е отговорност на изпращача
Списък на опаковките
Този задължителен документ съдържа подробно описание на вашия въздушен товар - видовете и количествата на всеки артикул, описание на начина на опаковане на пратка, както и маркировките и номерата, които са отбелязани върху външната страна на опаковката на пратка. Тя е по-подробна от търговската фактура, но не съдържа информация за цената. Тя не замества търговската фактура. Този опаковъчен списък ще бъде изискван от вашия спедитор и може да се изисква от митниците.
За този документ отговаря изпращачът.
Въздушни товарителници
Въздушната товарителница е вид договор, който се използва за превоз на товари по въздух. Това е транспортен документ, който не подлежи на договаряне и който обхваща превоза на товари от летище до летище. То е специфично за посочените организации (спедитора и изпращача/авиокомпанията) и не може да се прехвърля на други страни.
Съществуват две различни въздушни товарителници: домашна въздушна товарителница (HAWB), която представлява договор за превоз между изпращача и спедитора, и главна въздушна товарителница (MAWB), която се издава от авиокомпаниите като договор за превоз между спедитора и авиокомпанията. Когато пратка е резервирана, авиокомпанията издава MAWB на спедитора, който на свой ред издава собствена въздушна товарителница на своя клиент.
И в двата случая въздушната товарителница служи като доказателство за получаването на стоките, условията, при които се извършва превозът, и споразумението за доставка на стоките по местоназначение. Това означава, че въздушната товарителница е едновременно стокова разписка и договор за доставка.
Вашият спедитор ви помага да създадете и двата вида въздушни товарителници и придружаващите ги етикети за въздушен товар. За целите на консолидирането на товари HAWB от няколко изпращача могат да бъдат обединени в един MAWB. И двете товарителници се изискват при Митническо освобождаване.
Този документ е отговорност на спедитора.
Товарен манифест
Този документ, изготвен от вашия спедитор, съдържа списък на всички стоки във вашия въздушен товар. В него се описват данните за тези пратки, като номера на транспортните документи, изпращачи, получатели, марки и номера, брой и видове опаковки, описания и количества, но не се посочват транспортните такси. Вашият спедитор ще използва този документ, за да създаде палети и да подготви консолидирането на насипните стоки преди въздушния транспорт. Товарният манифест се изисква от авиокомпанията, а може да се изисква и от митниците.
Този документ е отговорност на спедитора.
Фактура за фактуриране
Изготвена от вашия спедитор, това е фактурата на спедитора към вас, изпращача.
Този документ е отговорност на спедитора.
Писмо с инструкции на изпращача (SLI)
Известна още като декларация за износ на изпращача, тя е документ за разрешение, който се издава от износителя на неговите агенти или спедитори. Документът SLI съдържа главно подробности за условията на доставка, което позволява на транспортната компания да издаде въздушна товарителница от името на износителя. В него също така се дават указания на превозвача как да обработва, съхранява, товари и разтоварва пратка ефективно или без физически повреди на продуктите.
Освен че предоставя инструкции за транспортиране и документиране, SLI улеснява и контрола на износа. Пълният SLI улеснява износа на пратки и дава разрешение на спедитора да действа като упълномощен спедитор за процесите, свързани с контрола на износа и митниците.
За този документ отговаря изпращачът.
Търговска фактура
Този задължителен документ описва търговската сделка между продавача (изпращача) и купувача (вносителя). В този смисъл това е ключов счетоводен документ, който представлява основната част от документите, необходими за спазването на изискванията за износ и процеса на митническо оформяне. Тази фактура ще се изисква от вашия спедитор и от митниците.
Този документ е отговорност на изпращача
Списък на опаковките
Този задължителен документ съдържа подробно описание на вашия въздушен товар - видовете и количествата на всеки артикул, описание на начина на опаковане на пратка, както и маркировките и номерата, които са отбелязани върху външната страна на опаковката на пратка. Тя е по-подробна от търговската фактура, но не съдържа информация за цената. Тя не замества търговската фактура. Този опаковъчен списък ще бъде изискван от вашия спедитор и може да се изисква от митниците.
За този документ отговаря изпращачът.
Въздушни товарителници
Въздушната товарителница е вид договор, който се използва за превоз на товари по въздух. Това е транспортен документ, който не подлежи на договаряне и който обхваща превоза на товари от летище до летище. То е специфично за посочените организации (спедитора и изпращача/авиокомпанията) и не може да се прехвърля на други страни.
Съществуват две различни въздушни товарителници: домашна въздушна товарителница (HAWB), която представлява договор за превоз между изпращача и спедитора, и главна въздушна товарителница (MAWB), която се издава от авиокомпаниите като договор за превоз между спедитора и авиокомпанията. Когато пратка е резервирана, авиокомпанията издава MAWB на спедитора, който на свой ред издава собствена въздушна товарителница на своя клиент.
И в двата случая въздушната товарителница служи като доказателство за получаването на стоките, условията, при които се извършва превозът, и споразумението за доставка на стоките по местоназначение. Това означава, че въздушната товарителница е едновременно стокова разписка и договор за доставка.
Вашият спедитор ви помага да създадете и двата вида въздушни товарителници и придружаващите ги етикети за въздушен товар. За целите на консолидирането на товари HAWB от няколко изпращача могат да бъдат обединени в един MAWB. И двете товарителници се изискват при Митническо освобождаване.
Този документ е отговорност на спедитора.
Товарен манифест
Този документ, изготвен от вашия спедитор, съдържа списък на всички стоки във вашия въздушен товар. В него се описват данните за тези пратки, като номера на транспортните документи, изпращачи, получатели, марки и номера, брой и видове опаковки, описания и количества, но не се посочват транспортните такси. Вашият спедитор ще използва този документ, за да създаде палети и да подготви консолидирането на насипните стоки преди въздушния транспорт. Товарният манифест се изисква от авиокомпанията, а може да се изисква и от митниците.
Този документ е отговорност на спедитора.
Фактура за фактуриране
Изготвена от вашия спедитор, това е фактурата на спедитора към вас, изпращача.
Този документ е отговорност на спедитора.
Допълнителни документи за въздушен превоз на товари
В зависимост от вида на стоките, както и от произхода и местоназначението на вашия въздушен товар, може да са необходими редица допълнителни документи. Някои от тях трябва да подготвите вие като изпращач, но може да възложите на спедитора си да подготви някои от тях от ваше име; други можете да очаквате да бъдат подготвени от вашия спедитор.
Сертификат за произход
В този документ се посочва страната на произход на стоките ви - с други думи, къде са произведени. Той е необходим понякога, за да се реши дали вашите продукти отговарят на условията за внос, и може да е от съществено значение за получаване на намалени тарифни ставки за внос от държави, включени в списъка на бенефициерите на регионални програми.
Този сертификат за произход, съдържащ информация за вашите продукти, местоназначението и страната на износ, ще бъде необходим на вашия спедитор и на митниците.
Освен че предоставя инструкции за транспортиране и документиране, SLI улеснява и контрола на износа. Пълният SLI улеснява износа на пратки и дава разрешение на спедитора да действа като упълномощен спедитор за процесите, свързани с контрола на износа и митниците.
За този документ отговаря изпращачът.
Инструкции за плащане
Изготвен от изпращача и известен още като акредитив или документарен акредитив, той е основно средство за плащане при международна търговска сделка. Това е писмено обещание от страна на банка, поето от името на купувача (вносителя), да плати на вас, продавача (износителя), определена сума в договорена валута.
Това плащане е обвързано с представянето на документите в срок и спазването на посочените условия. Това акредитивно писмо ще се изисква от вашия спедитор и от митниците.
пълномощно
Този документ, изготвен от изпращача, се изисква само ако поискате от спедитора си да получи митническо освобождаване за вашия въздушен товар. Това е вашето писмено разрешение за спедитора да ви представлява и да действа от ваше име пред митнически орган. Възможно е това да се изисква от митниците.
Лиценз за износ/Внос
Може да се нуждаете от лиценз за износ/внос, за да превозвате продукти по въздух от/в дадена страна. Определянето на това, дали вашите въздушни товари изискват лиценз, изисква внимателно проучване и подаване на заявления чрез съответната правителствена агенция. Ако е необходимо, можете да помолите спедитора си за помощ при издаването на лицензи. Този документ се изисква от митниците.
Вашият спедитор ви помага да създадете и двата вида въздушни товарителници и придружаващите ги етикети за въздушен товар. За целите на консолидирането на товари HAWB от няколко изпращача могат да бъдат обединени в един MAWB. И двете товарителници се изискват при Митническо освобождаване.
Този документ е отговорност на изпращача, но вашият спедитор може да ви помогне.
Декларация/сертификат за опасни товари
Този документ потвърждава, че всички опасни товари във вашия въздушен товар са правилно класифицирани, опаковани и етикетирани в съответствие с разпоредбите на IATA за опасни товари. В зависимост от артикулите може също да имате нужда от информационен лист за безопасност на материалите (MSDS). И двата документа ще бъдат изисквани от спедитора и от авиокомпанията.
Този документ е отговорност на изпращача, но вашият спедитор може да ви помогне.
Митническа декларация за износ/внос
Този документ се изготвя от вашия спедитор, който извършва митническо освобождаване от ваше име на определени места, и в него се посочват изнасяните стоки, техните количества, тегло, стойност и местоназначение. Той се използва при митническо освобождаване за изчисляване на митата и данъците, приложими за вашия въздушен товар, и се изготвя въз основа на задължителната търговска фактура и опаковъчния списък.
Митническите декларации в отделните страни се различават значително, тъй като всяка от тях може да има различни митнически разпоредби. Този документ се изисква от митниците.
Декларация за литиева батерия
Изготвен от вашия спедитор, когато вашият въздушен товар включва литиеви батерии, този документ потвърждава съответствието с всички регулаторни изисквания за въздушен превоз на този вид опасни товари. Тази декларация се изисква от авиокомпанията.
Сертификат за произход
В този документ се посочва страната на произход на стоките ви - с други думи, къде са произведени. Той е необходим понякога, за да се реши дали вашите продукти отговарят на условията за внос, и може да е от съществено значение за получаване на намалени тарифни ставки за внос от държави, включени в списъка на бенефициерите на регионални програми.
Този сертификат за произход, съдържащ информация за вашите продукти, местоназначението и страната на износ, ще бъде необходим на вашия спедитор и на митниците.
Освен че предоставя инструкции за транспортиране и документиране, SLI улеснява и контрола на износа. Пълният SLI улеснява износа на пратки и дава разрешение на спедитора да действа като упълномощен спедитор за процесите, свързани с контрола на износа и митниците.
За този документ отговаря изпращачът.
Инструкции за плащане
Изготвен от изпращача и известен още като акредитив или документарен акредитив, той е основно средство за плащане при международна търговска сделка. Това е писмено обещание от страна на банка, поето от името на купувача (вносителя), да плати на вас, продавача (износителя), определена сума в договорена валута.
Това плащане е обвързано с представянето на документите в срок и спазването на посочените условия. Това акредитивно писмо ще се изисква от вашия спедитор и от митниците.
пълномощно
Този документ, изготвен от изпращача, се изисква само ако поискате от спедитора си да получи митническо освобождаване за вашия въздушен товар. Това е вашето писмено разрешение за спедитора да ви представлява и да действа от ваше име пред митнически орган. Възможно е това да се изисква от митниците.
Лиценз за износ/Внос
Може да се нуждаете от лиценз за износ/внос, за да превозвате продукти по въздух от/в дадена страна. Определянето на това, дали вашите въздушни товари изискват лиценз, изисква внимателно проучване и подаване на заявления чрез съответната правителствена агенция. Ако е необходимо, можете да помолите спедитора си за помощ при издаването на лицензи. Този документ се изисква от митниците.
Вашият спедитор ви помага да създадете и двата вида въздушни товарителници и придружаващите ги етикети за въздушен товар. За целите на консолидирането на товари HAWB от няколко изпращача могат да бъдат обединени в един MAWB. И двете товарителници се изискват при Митническо освобождаване.
Този документ е отговорност на изпращача, но вашият спедитор може да ви помогне.
Декларация/сертификат за опасни товари
Този документ потвърждава, че всички опасни товари във вашия въздушен товар са правилно класифицирани, опаковани и етикетирани в съответствие с разпоредбите на IATA за опасни товари. В зависимост от артикулите може също да имате нужда от информационен лист за безопасност на материалите (MSDS). И двата документа ще бъдат изисквани от спедитора и от авиокомпанията.
Този документ е отговорност на изпращача, но вашият спедитор може да ви помогне.
Митническа декларация за износ/внос
Този документ се изготвя от вашия спедитор, който извършва митническо освобождаване от ваше име на определени места, и в него се посочват изнасяните стоки, техните количества, тегло, стойност и местоназначение. Той се използва при митническо освобождаване за изчисляване на митата и данъците, приложими за вашия въздушен товар, и се изготвя въз основа на задължителната търговска фактура и опаковъчния списък.
Митническите декларации в отделните страни се различават значително, тъй като всяка от тях може да има различни митнически разпоредби. Този документ се изисква от митниците.
Декларация за литиева батерия
Изготвен от вашия спедитор, когато вашият въздушен товар включва литиеви батерии, този документ потвърждава съответствието с всички регулаторни изисквания за въздушен превоз на този вид опасни товари. Тази декларация се изисква от авиокомпанията.
Възможно е да се нуждаете от допълнителни документални декларации. Например дадена авиокомпания може да изисква от вас да спазвате директива на Администрацията за сигурност на транспорта (TSA).
Не е възможно да се изброят всички документи, които може да се изискват. Например в този раздел не е разгледана документацията за застрахователната полица и плана за защита. Но поне предоставя преглед на задължителните и най-често срещаните документи, които придружават въздушните товари.
Опростяване на документацията за въздушен транспорт
Ако многократно изпращате един и същ вид стоки от един и същ произход до едно и също местоназначение, ще са необходими по-малко промени в документацията ви. Така че на тази основа първият набор от документи ще бъде най-голямото предизвикателство, но след това нещата ще станат по-лесни!
Най-добрият начин за опростяване на документацията за въздушни товари е да се премине изцяло към цифрова обработка. Всички съответни електронни документи могат да бъдат подадени заедно в една и съща система, достъпна 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата от всички упълномощени страни. Например DHL Global Forwarding предлага платформата myDHLi, която е насочена към по-малко стъпки и по-голяма функционалност. Той интегрира всички най-важни онлайн услуги за доставка - включително документация за въздушни товари - в един невероятно мощен инструмент с една парола.
Искате ли да прочетете още истории за спедиция?
Всеки месец получавайте в пощенската си кутия най-новата информация за въздушните, морските и железопътните спедиторски услуги, както и редовни покани за нашите уебинари.
