HR 101: Ein Leitfaden für Startups

Die nächsten zehn Minuten könnten Ihnen in den kommenden Jahren viele Monate ersparen. Denn wenn Sie Ihre HR-Prinzipien jetzt nicht anpassen, könnten Sie ernsthafte strukturelle Probleme haben, mit denen Sie sich auseinandersetzen müssen, wenn sich Ihr Unternehmen in etwas Größeres entwickelt.

Wie läuft das Geschäft? Wenn es richtig gut läuft, ist das großartig. Ihr Unternehmen wird Ihre Zukunft sein, daher möchten Sie die Dinge richtig angehen. Aber wenn Sie gerade erst anfangen, machen Sie wahrscheinlich gerade Ihr Human Resources auf Ihre eigene Weise. Wie fangen Sie also an, die Dinge ordnungsgemäß zu erledigen?

Erstens: Was ist die Rolle eines Personalverantwortlichen?

Laut einer britischen Organisation, die HR-Schulungen anbietet, sind HR-MitarbeiterInnen verantwortlich für:

• Beschäftigungsbedingungen
• Gleichberechtigung und Vielfalt
• Verhandlungen mit externen, arbeitsbezogenen Agenturen
• Bezahlung
• Rekrutierung
• Arbeitspraktiken

Wir werden in Kürze näher darauf eingehen, worin diese Aufgaben bestehen, aber bevor wir fortfahren, gibt es eine wichtige Sache, die Sie wissen müssen: Sie müssen nicht unbedingt einen HR-Manager einstellen. Als kleines Unternehmen oder Startup wird das Outsourcing an eine Personalberatung die meisten Ihrer Einstellungs- und Managementanforderungen erfüllen. 

Ein Insider-Leitfaden zum Outsourcing

"Outsourcing eignet sich hervorragend, um auf finanziell überschaubare Weise auf erfahrene Personalberater zuzugreifen, wenn Sie sie brauchen", sagt Paula Meir, eine globale Personalberaterin, Executive Coach und Autorin.

Aber wie wählen Sie aus, welcher ausgelagerte HR-Partner für Sie am besten geeignet ist? Regine Buettner, Executive Vice President HR Global & Europe bei DHL Express, sagt: "Stellen Sie sicher, dass Sie sich für einen Partner entscheiden, der die gleichen Werte wie Ihr Unternehmen hat, sich mit Ihrer Unternehmenskultur identifiziert und Ihre spezifischen geschäftlichen Herausforderungen versteht. Es ist wichtig, einen echten Sparringspartner zu finden, der sich nicht scheut, dir Feedback zu geben und deine Ideen zu hinterfragen."     

Im Gegensatz zu kleineren Unternehmen benötigen größere Unternehmen tagein, tagaus Zugang zu HR-Personal. Sie befassen sich mit der Rekrutierung, der Karriereentwicklung und den Beschwerden der Mitarbeiter sowie mit administrativen Aufgaben. Stattdessen benötigen Sie kurzfristig eine sichere Beratung, aber ohne die versunkenen Kosten eines festangestellten HR-Teams in Vollzeit – und dann ist es sinnvoll, eine externe Personalberatung zu beauftragen.

"Als kleines Unternehmen kann man monatelang ohne Beratung auskommen", sagt Meir. "Und wie alle Unternehmen werden Sie irgendwann auf Probleme stoßen, die von schnell und einfach bis hin zu regelrecht kompliziert reichen."  Aber Sie dürfen auch die langfristigen Auswirkungen Ihrer HR-Bemühungen nicht aus den Augen verlieren. "Es ist wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, dass jede Entscheidung, die Sie für Ihre Mitarbeiter treffen", sagt Regine Buettner von DHL Express, "sich langfristig auf sie, Ihre Unternehmenskultur und Ihre Geschäftsergebnisse auswirken wird. Wenn Sie vorausschauend denken, sparen Sie viel Energie, Zeit und Geld. Daher ist es wichtig, es gleich beim ersten Mal richtig zu machen."

Hier kommen ausgelagerte Personalberater ins Spiel. Sind Sie auf der Suche nach Beratung zum Thema DSGVO und Mitarbeiterdaten? Oder einen langfristigen HR-Plan erstellen? Vielleicht verklagt Sie ein verärgerter ehemaliger Mitarbeiter vor Gericht? Ein Personalberater kann helfen. "Der Großteil der Personalarbeit in einem kleinen Unternehmen oder Start-up ist administrativer Natur, so dass das Outsourcing den Zugang zu erfahreneren Beratern ermöglicht", sagt Meir. 

Legen Sie Ihre Unternehmenskultur frühzeitig fest

Die Etablierung einer positiven Organisationskultur ist ein Schlüsselaspekt in der Rolle der Personalabteilung. Beginnen Sie die Arbeitspraktiken Ihres Unternehmens auf der falschen Grundlage und Sie könnten ein Problem schaffen, das sich zu etwas Ernstem auswächst. "Die Unternehmenskultur muss oberste Priorität haben", sagt Buettner.  In der Tat kann die Unternehmenskultur den Erfolg in jedem Teil Ihres Unternehmens steuern. "Der Aufbau einer großartigen Kultur, in der motivierte Mitarbeiter an erster Stelle stehen, führt zu besseren Ergebnissen und einem besseren Kundenservice.  Dies ist der Schlüssel, um treue Kunden zu gewinnen und Ihr Unternehmen profitabel zu machen. Ich bin der festen Überzeugung, dass man das nicht aufschieben kann."  Wie fängt man also an, eine positive Unternehmenskultur zu schaffen? Paula Meir erklärt: "Die Unternehmenskultur wird von oben (CEO oder MD) durch Werte, Verhaltensweisen und Führungsstil bestimmt. Die Personalabteilung ist dazu da, die Kultur im Unternehmen zu fördern."

Regine Buettner stimmt dem zu: "Während die Kultur von oben vorangetrieben wird, ist es das HR-Team, das diese Kultur hütet und Arbeitsumgebungen schafft, in denen sie gepflegt und aufrechterhalten wird."  Wenn Sie es zum Beispiel versäumen, regelmäßige Gehaltsüberprüfungen festzulegen, könnten Sie später jemanden verlieren, der Ihnen wichtig ist. Ignorieren Sie Gleichberechtigung und Vielfalt bei der Einstellung von Mitarbeitern, und Ihr Unternehmen könnte zu einer Marke mit einem hässlichen Ruf heranwachsen. Wenn Sie ineffizient rekrutieren, könnten Sie die gesamte Zukunft Ihres Unternehmens gefährden. Ein wachsendes Unternehmen muss die Dinge auf seine eigene Art und Weise tun, aber so wie die Buchhaltung legal sein muss, muss auch die Personalabteilung richtig geführt werden, insbesondere wenn das Unternehmen wächst: "Wenn Sie ein Unternehmen skalieren, besteht kein Zweifel daran, dass sich Prozesse und Strukturen ändern können, um das Wachstum zu untermauern.  ", fügt Meir hinzu. "Das bedeutet aber nicht – und sollte auch nicht – dass die ursprünglichen Prinzipien, die es überhaupt erst erfolgreich gemacht haben, vergessen werden sollten."

Testen Sie nach den Besten

Persönlichkeitstests können eine gute Möglichkeit sein, Ihren Rekrutierungsprozess auf den Punkt zu bringen. Regine Buettner kommentiert: "Diese Tests können ein wichtiger Berührungspunkt zwischen Ihrem Kandidaten und dem Unternehmen sein. Es ist also eine Gelegenheit, es zu einem großartigen Erlebnis zu machen. Sie könnten auch daran denken, Ihre Verwendung von Persönlichkeitstests auf die Einstellung für bestimmte Funktionen zu beschränken.  Stellen Sie sich die richtigen Fragen, bevor Sie sich für die Durchführung eines Tests entscheiden: Was wollen Sie damit erreichen? Denken Sie daran, dass es wichtig ist, es gleich beim ersten Mal richtig zu machen, sowohl für Sie als auch für den Kandidaten."

Ist es wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen Grenzen überschreiten wird?  

Diese Frage müssen Sie sich ernsthaft stellen, bevor Sie Ihre HR-Strategie entwickeln. Wenn die Antwort "Ja" lautet und Sie planen, international Wellen zu schlagen, müssen Ihre HR-Prinzipien globale Anforderungen umfassen. Zum Beispiel werden Ihre Mitarbeiter in drei Kategorien eingeteilt:

Staatsangehörige des Mutterlandes (PCN): Mitarbeiter, die in einem Land arbeiten, aus dem sie nicht stammen, auch bekannt als Expatriates. Wenn diese Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum (vielleicht 4-5 Jahre oder länger) im Mutterland arbeiten, laufen sie Gefahr, im Gastland als "De-facto"-Arbeitnehmer bezeichnet zu werden, und in der Folge gelten die Arbeitsgesetze des Gastlandes.

Staatsangehörige des Gastlandes (HCN): Diese Mitarbeiter einer Organisation sind die Staatsangehörigen des Landes, in dem sich die ausländische Tochtergesellschaft befindet.

Drittstaatsangehörige (TCN): Dabei handelt es sich um die Bürger eines anderen Landes als des Landes, in dem die Organisation ihren Hauptsitz hat, oder des Landes, in dem sich die Tochtergesellschaft befindet.

Es gibt auch mehrere andere Aspekte, die bei der Entscheidung, wie international Ihr Unternehmen sein wird, zu berücksichtigen sind, wie zum Beispiel:

• Besteuerung
• Koordination von Gehaltszahlungen in mehreren Währungen
• Relocation-Dienstleistungen
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter bei ihrer Ankunft richtig orientiert sind, mit Zugang zu Übersetzungsdiensten
• Unterstützung von Familien bei der Eingewöhnung, bei der Wohnungssuche, bei der Schulbildung und bei der Koordination von Doppelkarrieren

"Wenn man mit verschiedenen Kulturen, Zeitzonen und Arbeitspraktiken arbeitet", sagt Paula Meir, "muss man sich darüber im Klaren sein, dass das, was in seinem Heimatland funktioniert, in einem anderen Land möglicherweise nicht funktioniert. Mit anderen Worten: Seien Sie flexibel und bleiben Sie neugierig!"  Die Lieferung in 220 Länder auf der ganzen Welt bedeutet, dass DHL Express ein oder zwei Dinge darüber weiß, wie man über verschiedene Kulturen und Zeitzonen hinweg arbeitet. Regine Buettner fügt hinzu: "Das Verständnis für unterschiedliche Kulturen und 'global denken und lokal handeln' ist der Schlüssel zum Erfolg internationaler HR-Fachleute. Arbeitsplätze sind so vielfältig wie Menschen.  In einem Land ein bevorzugter Arbeitgeber zu sein, kann in einem anderen Land etwas ganz anderes bedeuten. Man lernt nie aus und ich empfehle immer, ein Land zu besuchen, mit Menschen ins Feld zu gehen und es selbst zu erleben."

Ein Tag im Leben eines Personalreferenten

• Lesen Sie potenziell Hunderte von Lebensläufen
• Vorstellungsgespräche planen
• Führen Sie Vorstellungsgespräche, persönlich und telefonisch
• Testen Sie die Fähigkeiten der Kandidaten, oft in zwei oder drei verschiedenen Sprachen
• Präsentationen halten
• Besprechen Sie eine Einstellungsentscheidung mit Stakeholdern
• Durchführung eines Screenings vor dem Angebot, indem Referenzen und andere Aufzeichnungen überprüft werden
• Bieten Sie dem erfolgreichen Bewerber eine Stelle an
• Teilen Sie erfolglosen Bewerbern mit, dass sie nicht für die Stelle ausgewählt wurden
• Planen Sie neu eingestellte Mitarbeiter für Screenings nach dem Angebot, wie z. B. Drogentests und Überprüfungen der Vorstrafen
• Beantworten Sie zufällige Bewerberanfragen
• Helfen Sie Managern, die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen und zu dokumentieren
• Erläutern Sie der Geschäftsleitung die Personalpolitik
• Einen Mitarbeiter kündigen
• Werbung für das Unternehmen bei Veranstaltungen
• Unterstützen Sie einen Mitarbeiter, der zwangsgeräumt wird, mit einem gesundheitlichen Problem zu kämpfen hat oder vor einer Scheidung steht
• Planen Sie Vorstellungsgespräche für den Rest der Woche
• Aktualisierung und Implementierung von Mitarbeiteranreizen und -leistungen

HR: Kaum relevant oder dringend erforderlich?

Unabhängig davon, wie freundlich und mitarbeiterorientiert Ihre Personalabteilung ist, besteht kein Zweifel daran, wo die Loyalität eines guten HR-Mitarbeiters liegt. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird Ihr Personalleiter also eine Ihrer wichtigsten Führungskräfte in der Vorstandsetage sein.  Und da die Unternehmenskultur eines der am schwersten fassbaren Ziele für jedes Managementteam ist, ist es ratsam, Ihrem Personalchef mehr Verantwortung zu übertragen. Schließlich sagen viele Leute, dass HR-Leute großartige CEOs sind, aber nicht allzu viele werden zustimmen, dass CEOs viel gut in HR sind.