Dans ce cas, une lettre de transport est essentielle pour s’assurer qu’il arrive à destination en toute sécurité et à temps. Considérez-le comme le « passeport » de votre envoi, indiquant aux autorités douanières tout ce qu’elles doivent savoir pour qu’il continue à circuler sans délai.
Cet article explique l’importance d’une lettre de transport, avec un guide étape par étape pour vous aider à la remplir correctement.
Qu’est-ce qu’une lettre de voiture ?
Une lettre de voiture est un document qui est joint à un envoi et qui contient des informations essentielles afin que les machines, les coursiers et les agents des douanes puissent le traiter et le suivre.
La lettre de voiture comprendra des détails importants tels que le nom et l’adresse de l’expéditeur et du destinataire, le contenu du colis et la personne qui est tenue de payer les droits et taxes.
Tout comme chaque envoi est unique, sa lettre de transport l’est aussi. Sans cela, l’envoi risque d’être retardé, perdu ou retenu à la douane.
À quoi sert une lettre de voiture ?
Une lettre de transport est un document publié par un transporteur qui donne des détails et des instructions sur un envoi, y compris ce qu’il est, où il va et comment il doit s’y rendre. Pour les envois internationaux, une lettre de transport est indispensable pour passer les douanes. Dans certains cas, une lettre de voiture servira également de reçu de paiement et d’exigence d’assurance.
Le bordereau d’expédition est généralement attaché à l’extérieur du colis, de sorte que toute personne qui le manipule ait un accès facile aux détails importants. Grâce aux progrès technologiques, les lettres de transport électroniques ont vu le jour, ce qui promet d’accroître la transparence et l’efficacité - et bien sûr la commodité pour le client. De plus, cet itinéraire est plus respectueux de l’environnement.
Quels sont les éléments d’une lettre de voiture ?
Les principaux éléments d’une lettre de transport sont les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, ainsi que le point d’origine et de destination. Ces informations aident le transporteur à savoir où il va et les agents des douanes à comprendre le type d’expédition.
Qu’est-ce qui rend une lettre de transport importante ?
Une lettre de transport est un accord juridiquement contraignant entre un expéditeur et un transporteur. Il est donc essentiel aux fins de la responsabilité, de l’assurance et du paiement.
Les bordereaux d’expédition contiennent un identifiant de suivi, ce qui signifie que l’envoi peut être suivi en temps réel, réduisant ainsi son risque de perte. Dans le monde d’aujourd’hui, le suivi est devenu indispensable pour toute entreprise qui expédie des colis à l’étranger. Les entreprises de commerce électronique, par exemple, veulent s’assurer que leurs livraisons parviennent aux clients rapidement et à temps. Tout envoi retardé ou perdu donnera une mauvaise image de leur marque.
Remplir un bordereau d’expédition
Guide de la lettre de voiture
Il est important que vous remplissiez votre bordereau d’expédition avec soin (et de manière lisible !) Les autorités douanières vérifieront que les détails correspondent au contenu de l’envoi et à la facture, de sorte que des incohérences pourraient entraîner le blocage de votre envoi.
Voici les principaux éléments d’information que vous devrez fournir sur la lettre de voiture :
- Le nom, l’adresse (qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’un particulier), le numéro de téléphone et l’adresse électronique de l’expéditeur.
- Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du destinataire
- Une description du contenu de l’envoi, y compris le poids, les dimensions et la valeur
- Dans le cas où votre envoi est destiné à une vente de marchandises, il se peut que vous soyez invité à fournir un numéro d’identification fiscale de l’expéditeur/destinataire
- Qu’il s’agisse d’un envoi de droits et taxes payés (DTP), c’est-à-dire que vous, l’expéditeur, supportez l’intégralité des frais d’expédition, ou de droits et taxes impayés (DTU), tous les droits et taxes encourus dans le pays de destination seront à la charge du destinataire
Une fois que vous avez rempli le bordereau d’expédition, vous devrez probablement remplir une facture d’expédition - celle-ci est utilisée comme pièce justificative de la valeur déclarée sur le bordereau d’expédition.
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