Organiser une réunion efficace est un art important dans les affaires, notamment dans le but d’économiser de l’argent et d’améliorer la productivité. Au quotidien, une réunion d’une heure peut sembler anodine, mais si l’on compare cette heure à une réunion avec sept participants, on a utilisé sept heures de travail.
Apprenez de nouvelles stratégies efficaces de gestion du temps pour le travail et exploitez les dernières technologies pour tirer le meilleur parti des réunions et éviter d’éroder vos résultats.
Avez-vous vraiment besoin de cette réunion ?
Souvent, les réunions d’affaires d’entreprise sont considérées comme une corvée, grugeant un temps précieux qui peut être nécessaire pour d’autres tâches. Cependant, ils doivent être reconnus comme une occasion importante de réfléchir à des idées, de coordonner des tâches et d’autoriser des décisions.
Lorsque vous planifiez une réunion, réfléchissez à la raison pour laquelle vous en avez besoin – le signe d’une réunion efficace est si quelque chose dans le monde réel change en conséquence. Soyez attentif à l’emploi du temps des gens en tenant la réunion en milieu de matinée ou en milieu d’après-midi ; Évitez les matins, pendant le déjeuner ou les heures de fin qui s’étendent jusqu’à la fin de la journée de travail.
Qui devriez-vous inviter ?
Lorsque vous organisez une réunion, assurez-vous que tout le monde est au courant de l’ordre du jour. Les personnes invitées devraient être là pour une raison. Le planificateur essaiera souvent de remplir les sièges – car plus il y a de têtes dans la salle signifie plus d’opportunités de résoudre le problème en question – mais ce n’est pas la façon la plus efficace de travailler. Non seulement cela éloigne davantage d’employés du travail, mais cela brouille également l’attention et présente plus de possibilités de distraction.
Si vous n’êtes pas sûr de la contribution de quelqu’un à la réunion, c’est un bon signe qu’il n’a pas besoin d’être là. De même, si vous pouvez consulter vos e-mails pendant une réunion, c’est un signe que vous n’avez pas besoin d’être là non plus.
Rester dans le sujet
Pour mener une réunion efficace, la préparation est essentielle. Lorsqu’il y a beaucoup de monde dans une réunion, il peut être difficile de rester sur le sujet, alors guidez la conversation avec des questions préparées à l’avance qui se rapportent à des problèmes actuels. Si vous posez une question mais qu’aucune réponse directe n’est disponible, poussez doucement pour obtenir une réponse qui résout votre problème.
Si vous constatez que la réunion ne mène nulle part ou que quelqu’un prend la tangente, revenez poliment à l’ordre du jour. Vous constaterez peut-être que la discussion hors sujet est bonne – si c’est le cas, engagez-vous à revenir sur le sujet à une date ultérieure.
Éviter le « délestage de vélo »
La loi de trivialité de Northcote Parkinson de 1957 est devenue connue sous le nom de « délestage à vélos » d’après la façon dont un comité fictif, chargé de superviser la construction d’une centrale électrique, s’est enlisé dans les conceptions de l’abri à vélos du personnel. Ce phénomène décrit comment les organisations accordent souvent un poids disproportionné à des questions triviales ; Lorsque tous les participants à une réunion peuvent avoir leur mot à dire sur chaque petit détail, ils le font très souvent. Alors, organisez chaque réunion en vous concentrant sur les domaines les plus importants et ne vous inquiétez pas des petites choses.
Calcul du coût réel des réunions
Une mauvaise gestion du temps en affaires peut être coûteuse, en particulier lorsqu’il s’agit de réunions. La Harvard Business Review a créé un « calculateur de coût de réunion » qui montre le coût réel des RH d’une réunion et combien vous pourriez économiser.
Imaginez un scénario dans lequel une réunion d’une heure est prévue pour un département de 30 personnes, où le salaire moyen est de 50 000 $ US. Le coût réel de cette réunion est de 1 015 $ US, avant même d’avoir inclus les rafraîchissements. Posez-vous la question suivante : « Ma réunion aboutit-elle à des décisions qui génèrent suffisamment de revenus pour que cela en vaille la peine ? » N’oubliez pas qu’aucune somme d’argent ne peut acheter une journée de 25 heures ou récupérer une heure perdue dans une réunion improductive.
Simplifiez l’ensemble de l’organisation
Le nombre de niveaux de gestion au sein d’une entreprise a souvent un impact sur le nombre de réunions programmées, ce qui a un impact sur les coûts – après tout, quelqu’un doit créer et réviser le contenu pour celui-ci, et cette personne a un salaire. Un rapport publié en 2014 par la Harvard Business Review a révélé qu’en moyenne, l’ajout d’un manager à une organisation crée environ 1,5 employé de nouveau travail – et chaque vice-président senior supplémentaire crée plus de 2,6 employés.
Certaines entreprises, dont Seagate et Boeing, ont expérimenté en donnant à leurs dirigeants un retour d’information sur la « charge » qu’ils imposaient à l’organisation par le biais de réunions, d’e-mails et de messages instantanés. Chez Seagate, certains cadres supérieurs ont participé à un programme dans le cadre duquel ils recevaient régulièrement des rapports quantifiant leurs charges individuelles, ainsi que la charge moyenne générée par d’autres cadres supérieurs à leur niveau. Ces informations, combinées à des directives supplémentaires, les ont encouragés à modifier leur comportement et à organiser des réunions plus efficaces.
Vous préférez les réunions numériques aux réunions en face à face ?
Les réunions en ligne étaient autrefois un mauvais substitut à un budget de voyage décent, mais ce n’est plus le cas. Les configurations modernes et numériques des réunions de conférence – avec le partage d’écran, les appels vidéo, les outils de collaboration de fichiers et la possibilité de diffuser à n’importe quel nombre de personnes – ont réduit la nécessité pour chaque réunion d’être en face à face.
Les serveurs de visioconférence, tels que Skype Business, sont désormais dotés de microphones de précision, d’un recadrage automatique et d’un suivi de la tête, qui favorisent des réunions d’équipe plus efficaces en gardant l’accent sur ce qui se dit, plutôt que sur ce qui se passe en arrière-plan.
Présider des réunions bien organisées
Désignez toujours un président pour animer vos réunions, ainsi qu’un collègue chargé de collecter les notes collaboratives. Une étude de Harvard a révélé que les réunions d’équipe efficaces comprennent souvent quelques minutes à la fin pendant lesquelles l’équipe peut réfléchir à ce qui aurait pu mieux se passer. Cela peut améliorer la qualité des réunions au fil du temps.
Ne mettez pas fin à une réunion sans vous être mis d’accord sur les prochaines étapes. Avant de conclure, assurez-vous de récapituler toutes les actions immédiates et de les attribuer aux personnes appropriées. Personne ne veut d’un scénario où les personnes concernées ne font pas de suivi, ce qui nécessite une autre réunion pour parler de ce dont vous avez déjà discuté.
Les réunions du futur
Lors de Microsoft Build 2018, la conférence annuelle des développeurs de l’entreprise, un scénario de salle de réunion a été dévoilé dans lequel un logiciel d’IA assiste les protocoles de réunion. Le logiciel comprend une caméra à 360 degrés et un microphone qui peuvent détecter tout le monde dans la salle de réunion, et même tout transcrire, quelle que soit la langue. L’ajout d’outils d’IA signifie que si quelqu’un dit « Je ferai un suivi avec vous la semaine prochaine », il recevra une notification dans Microsoft Teams – l’outil de collaboration d’équipe basé sur le cloud – pour l’inciter à donner suite à cette promesse. Le temps nous dira quand ce scénario de salle de réunion deviendra réalité.
Essayez les « lundis sans réunion ». Ou les mardis. Ou le mercredi.
Pour vraiment changer les choses, consacrez-vous à une journée par semaine pour être complètement libre de réunions. Kelly Eidson, cofondatrice de la société de déménagement Moveline, a interdit les réunions le mardi, qui sont considérées comme des « Maker Days » - les employés peuvent travailler où ils le souhaitent sans avoir à se soucier d’être accessibles aux autres. Dustin Moskovitz, le cofondateur de l’application de productivité d’équipe Asana, a déclaré qu’ils avaient une politique de « mercredis sans réunion », et de même, Kate Kinslow a institué des « vendredis sans réunion » lorsqu’elle est devenue PDG d’Aria Healthcare.
Rory Vaden, le cofondateur de Southwestern Consulting, explique que son entreprise n’organise des réunions qu’un jour par semaine, décidant plutôt que le travail agile est l’avenir : « La prochaine génération d’entreprises est celle où les gens travailleront selon des horaires flexibles, à partir de plusieurs endroits, sur une variété de projets. Le lundi est le seul jour où nous demandons à tout le monde de venir. Nous nous rencontrons. Nous parlons. Nous discutons. Nous prenons des décisions.
