Votre startup est sur le point de devenir une véritable entreprise. Si votre trésorerie ne circule pas efficacement, vous ne serez pas une entreprise pendant longtemps. Vous avez du personnel qui devra tous être payés à la fin du mois. Comment allez-vous vous assurer qu’ils sont payés à temps ? Même si vous avez embauché un comptable, vous devrez choisir le bon logiciel pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
Les petites entreprises étaient autrefois piquées par des systèmes de paiement coûteux et complexes. Mais il existe aujourd’hui de nombreuses applications de services de paiement peu coûteuses et faciles à utiliser qui peuvent aider votre entreprise à prospérer.
Pendant longtemps, les méthodes comptables manuelles étaient le seul moyen fiable pour les entreprises de suivre les flux de trésorerie, mais elles ont toujours pris du temps et peuvent être sujettes aux erreurs si elles sont enregistrées par des collègues qui manquent de temps. C’est là qu’interviennent les applications de paiement et de comptabilité basées sur Internet et basées sur le cloud qui ont révolutionné les tâches de comptabilité, en particulier pour les entreprises fonctionnant avec de très faibles marges.
Aucune des applications disponibles à l’heure actuelle ne peut reproduire l’ensemble des compétences d’un comptable, mais les systèmes de paiement en ligne peuvent suivre, enregistrer et effectuer des tâches financières essentielles.
Pourquoi choisir le cloud ?
Le cloud rend les logiciels et les données accessibles en ligne à tout moment, n’importe où et depuis n’importe quel appareil. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire d’installer et d’exécuter des applications sur un ordinateur de bureau. Au lieu de cela, les entreprises s’abonnent à un progiciel en ligne qui peut être intégré à l’ensemble du réseau d’appareils de votre entreprise. Cela signifie que les systèmes de comptabilité et de paiement peuvent être conçus sur mesure pour les entreprises de toutes tailles et qu’il est très facile de les faire évoluer ou de les réduire.
Identifiez vos besoins en matière de logiciel de comptabilité
Afin de rester solvables, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, opéreront diverses formes de suivi du temps et de suivi des heures facturables, de création et d’envoi de factures de biens ou de services, et d’enregistrement de toutes les dépenses.
En fonction des besoins particuliers de votre entreprise, vous pouvez choisir votre fournisseur de système de paiement en fonction de différents composants. Voici quelques fonctions de base que toutes les entreprises devraient prendre en compte :
Comptes créditeurs – toutes les factures et sommes dues
Comptes débiteurs – toutes les sommes reçues
Facturation – factures aux clients
Dépenses – dépenses liées à l’entreprise des employés
Paie – salaires et impôts connexes
Inventaire – marchandises et stock
Feuilles de temps – registres des employés et des entrepreneurs sur les heures travaillées
Mais n’oubliez pas que si votre entreprise fait des affaires dans le monde entier, vous aurez besoin d’une solution qui inclut différentes devises et peut prendre en charge les transactions financières internationales. De nos jours, les clients s’attendent souvent à payer des biens et des services directement auprès des entreprises qui les proposent. Il est donc essentiel de fournir des moyens de paiement sécurisés et faciles à utiliser, tant pour vos clients que pour vos fournisseurs.
Solutions de paiement pour votre entreprise
Envisagez les options de systèmes de paiement suivantes pour aider votre entreprise à prospérer :
Magento
- Plateformes : Web et mobile
- Ressources couvertes : Achat instantané, segmentation de la clientèle, merchandising visuel
- Basé sur le cloud : Oui
- Intégrations : Plateformes Web de commerce électronique
L’amplificateur de site Web de commerce électronique permet aux entreprises de commerce électronique de créer des expériences d’achat personnalisées pour les segments de clientèle. Utilisez des outils de merchandising visuel pour créer des pages de catégories dynamiques et créer, prévisualiser et planifier un large éventail de mises à jour de contenu sans faire appel à des services informatiques externes. Mieux encore, il est parfaitement intégré au logiciel DHL, ce qui simplifie autant que possible les livraisons dans le monde entier.
Coïncider
- Plateformes : Web et mobile
- Ressources couvertes : Dépenses, encaissements
- Basé sur le cloud ? Oui
- Intégrations : Aucune
Outre la facturation et la gestion des dépenses, ce service de paiement peut également vous aider à rester en conformité avec les réglementations comptables en optimisant les processus de dépenses. Prenez des photos des reçus avec l’application Concur et soumettez-les pour effectuer des notes de frais, ce qui les rend simples et rapides à gérer et à approuver pour les gestionnaires. Vous pouvez ajouter autant de cartes bancaires professionnelles que vous le souhaitez, et il existe également un progiciel de gestion intégré (ERP) pour vous donner une vue complète de votre budget et de vos prévisions.
Déduction
- Plateformes : Web et mobile
- Ressources couvertes : Dépenses, reçus, rapports
- Basé sur le cloud ? Oui
- Intégrations : Aucune
Ce logiciel suit automatiquement vos revenus et dépenses et est disponible en version web et mobile. Connectez votre compte bancaire ou votre carte de crédit à l’application, qui suivra les dépenses afin que vos employés soient remboursés rapidement. Il comprend également une calculatrice pour réaliser des économies d’impôt en temps réel – et vous pouvez également obtenir des rapports fiscaux personnalisés détaillant toutes vos finances à remettre à votre comptable.
Expensify
- Plateformes : Web et mobile
- Ressources couvertes : Dépenses, reçus, rapports
- Basé sur le cloud ? Oui
- Intégrations : Sage, Oracle, QuickBooks
Grâce à l’application, vous pouvez scanner vos reçus et enregistrer vos dépenses, puis générer des rapports et les soumettre aux responsables pour approbation. Et parce qu’Expensify analyse les politiques de votre entreprise, il sait exactement quoi envoyer. Le logiciel dispose également d’un système de remboursement automatique, qui versera rapidement l’argent sur les comptes bancaires des employés, en fonction de vos rapports comptables.
PayPal
- Plateformes : Web et mobile
- Ressources couvertes : Paiements des clients e-commerce, facturation
- Basé sur le cloud ? Oui
- Intégrations : Plateformes Web
Disponible dans 202 pays et territoires et dans 25 devises, PayPal Business permet les paiements par carte via PayPal sur les sites de commerce électronique, de sorte que les clients n’ont pas besoin de saisir les détails de leur carte de débit/crédit et d’autres informations à chaque fois qu’ils font des achats. Il dispose également d’une protection intégrée contre la fraude. Les entreprises peuvent également choisir plusieurs façons d’accepter les paiements PayPal, notamment via mobile, eBay et par téléphone.
QuickBooks
- Plateformes : Web et mobile
- Ressources couvertes : Dépenses, factures, gestion de compte bancaire
- Basé sur le cloud ? Oui
- Intégrations : Non
Dispose de tableaux de bord en temps réel pour vous permettre de vous tenir au courant des transactions financières au fur et à mesure qu’elles se produisent, en capturant tous les reçus sur vos appareils mobiles. Vous pouvez également suivre les factures pour vous assurer que vos employés sont payés à temps et les retrouver lorsque le paiement d’un client est en retard. L’application fournit également un suivi de la TVA conforme aux normes HMRC au Royaume-Uni.
Rydoo
- Plateformes : Web et mobile
- Ressources couvertes : Dépenses, numérisation des reçus
- Basé sur le cloud ? Oui
- Intégrations : Sage, SAP, QuickBooks
Vous pouvez télécharger des reçus avec l’application ou par e-mail. Une fois que vous avez fait cela, il extraira les données les plus importantes et organisera tout en fonction des projets et des catégories - les rapports peuvent être générés sous forme de fichiers XML, PDF, CSV et XLS. Il est également possible d’enregistrer les avances de fonds et les kilométrages, et vous pouvez configurer des groupes tels que « bureaux » et « succursales », pour vous aider à organiser toutes les données.
L’avenir des systèmes de paiement
En fin de compte, les outils de comptabilité infonuagiques et mobiles donneront aux propriétaires d’entreprise une meilleure compréhension de leurs coûts et de leurs dépenses, ce qui vous permettra de prendre des décisions d’achat et d’investissement plus éclairées. Les derniers rapports indiquent que la comptabilité mobile ne fera que devenir plus populaire dans les années à venir, les entreprises étant impatientes de profiter d’une expérience utilisateur améliorée et d’une augmentation de la profondeur des fonctionnalités.
