Productivité personnelle 101

Être plus productif est souvent considéré comme une obsession moderne, visant à inciter les gens à télécharger la dernière application pour les aider à faire les choses plus rapidement. Mais c’est loin d’être une invention moderne.

Les gains de productivité ont toujours été essentiels à l’économie, car ils nous aident à accomplir plus avec moins. Il s’agit d’une introduction aux principales techniques, visant à vous aider à choisir l’approche adaptée à vos besoins spécifiques.

L’amélioration de la productivité est une préoccupation majeure pour les entreprises depuis la révolution industrielle, lorsque la quantité de travail humain nécessaire pour prospérer a été réduite par les machines. Notre ère numérique actuelle a son propre ensemble unique de complications qui ont un impact sur la production. Parfois, la meilleure façon d’échapper à une ornière productive est de changer nos outils. Qu’il s’agisse d’une liste de tâches plus intelligente, d’une technique de concentration approfondie ou d’un moyen plus efficace de planifier des réunions, la recherche de solutions analogiques et de haute technologie peut aider à gérer le temps et à produire un meilleur travail.

S’attaquer à cette boîte de réception des e-mails : « Inbox Zero »

Garder le contrôle de vos e-mails est l’une des meilleures choses que vous puissiez faire pour votre productivité. En 2007, le hacker de productivité Merlin Mann a développé le concept de « Inbox Zero », selon lequel, en suivant les principes de « supprimer, déléguer, répondre, différer ou faire », vous pouvez traiter tous les e-mails en 20 minutes.

Au cours de la décennie qui a suivi le Google Tech Talk de Mann, le nombre d’e-mails que nous recevons a considérablement augmenté, et nous avons maintenant besoin de plus de conseils sur la façon d’établir des priorités. Lorsque de nouveaux e-mails arrivent, déplacez-les dans l’un des quatre dossiers appropriés : « Boîte de réception », « À faire », « Suivi » ou « Un jour ».

Les seuls e-mails qui restent dans votre « boîte de réception » sont ceux qui sont urgents et peuvent être traités rapidement. Faites glisser les e-mails non urgents et les e-mails qui nécessitent une réponse de plus de trois minutes dans votre dossier « À faire ». Déplacez tous les e-mails contenant des tâches que vous avez déléguées ou pour lesquelles vous attendez une réponse dans le dossier « Suivi ». Les e-mails « d’un jour » n’ont pas besoin d’une réponse – ce sont des choses que vous aimeriez lire/revoir à un moment donné dans le futur. Pour plus de conseils sur la façon d’apprivoiser le monstre de l’e-mail, lisez ici.

Boosters de productivité simples : faire avancer® les choses, listes de tâches, traitement par lots

« Votre esprit est d’avoir des idées, pas de les retenir », explique David Allen, le consultant en productivité qui a été le pionnier de la méthode Getting Things Done®. Cela vise à nous aider à nous concentrer sur l’action des tâches, au lieu de les mémoriser. Il utilise un système pour capturer et hiérarchiser les tâches, puis agit sur les informations qui aident à faire avancer nos projets clés. 

Pour déterminer comment hiérarchiser chaque tâche, les listes de tâches posent généralement deux questions simples : « quelle est la valeur de la réalisation » et, à l’inverse, « quel est le risque si je ne le fais pas ? ». Quel élément de la liste de tâches devriez-vous aborder en premier, le plus facile ou le plus difficile ?

Prenez l’habitude de vous attaquer d’abord aux éléments les plus difficiles et gardez une journée d’avance – à la fin de chaque journée, mettez de côté les choses que vous pourrez faire demain. C’est un excellent moyen d’atténuer le stress et de s’assurer que les tâches ne disparaissent pas. 

Le « traitement par lots » est une technique très simple qui peut vous aider à accomplir de nombreuses petites tâches en un seul bloc de temps. En regroupant des tâches simples et régulières en une seule session de travail concentrée, vous transformez de nombreuses petites tâches en une seule tâche. Par exemple, vous pouvez regrouper toutes vos activités de médias sociaux de la semaine en un bloc de deux heures, ou vous pouvez traiter toute votre correspondance quotidienne par e-mail dans un créneau horaire spécifique.

Promouvoir l’efficacité : la « technique Pomodoro »

Nos vies numériques sont pleines de distractions. Une façon de vous entraîner à vous concentrer est d’utiliser la technique Pomodoro, qui vous encourage à vous concentrer en portions de 25 minutes. Pomodoro est un système cyclique, ce qui signifie que vous travaillez en sprints courts, en prenant une pause de cinq minutes après chaque 25 minutes de travail concentré. Après le quatrième cycle Pomodoro, faites une pause plus longue d’environ 15 minutes.

En répétant le processus plusieurs fois au cours d’une journée de travail, on peut accomplir beaucoup de choses. Il est important de noter qu’un Pomodoro est une unité de travail indivisible – cela signifie que si vous êtes nécessaire pour un collègue, vous devez mettre fin à ce Pomodoro ou reporter la distraction jusqu’à ce que le Pomodoro soit terminé.

Échouer de la bonne façon : « Échouer rapidement » vs. « Bien échouer »

Lorsque vous êtes innovant, l’échec est inévitable. Une école de pensée populaire insiste sur le fait que, à défaut de succès, « échouer rapidement » est le meilleur résultat suivant. « Bien échouer » est une autre approche pragmatique, qui met l’accent sur l’échec grâce à l’apprentissage continu.

Au lieu d’abandonner les projets lorsqu’ils rencontrent des problèmes, « Failing Well » insiste pour que nous prenions nos décisions et que nous nous y tenions, car l’achèvement est plus important que la perfection. Plus vous progressez dans un projet, plus vous apprenez. Rassemblez des connaissances sur tout ce qui n’a pas fonctionné et n’arrêtez pas d’essayer de développer de manière créative une fois que vous avez mis en œuvre la première idée réussie – la créativité existe en chacun, tant qu’ils sont prêts à expérimenter et à apprendre de leurs erreurs et de leurs échecs.

Tirer le meilleur parti des réunions : établissez un ordre du jour clair

Les réunions peuvent être mauvaises pour les affaires, et si rien n’est accompli, la frustration peut s’ensuivre. Lorsque vous planifiez une conférence d’une heure, cela ne semble souvent pas être un gros problème. Cependant, les réunions prennent du temps à tous les participants – si vous avez sept participants dans une réunion d’une heure, l’entreprise a perdu sept heures de temps de travail. 

Lorsque vous organisez une réunion, assurez-vous de savoir ce que vous voulez accomplir, de rester sur le sujet et d’encourager la participation. Ajoutez un peu de variété en vous réunissant pour une période plus courte, avec moins de personnes et en mettant davantage l’accent sur l’accomplissement de quelque chose - de cette façon, tout le monde comprend l’ordre du jour et s’efforce d’être productif.