Uitleg over Incoterms®

Incoterms® zijn ontwikkeld als een verzameling regels voor internationale leveringen om een soepel verloop van de internationale handel te garanderen. Ze worden vaak gebruikt als afkortingen, zoals FOB of CIF, en geven soms aanleiding tot misverstanden tussen handelspartners. Laat u leiden door onze transportexperts en zorg ervoor dat de huidige Incoterms® altijd in uw voordeel werken.

Onder een verkoopcontract bepaalt Incoterms® de rechten en plichten van de partijen wat betreft de levering van goederen van de verkoper aan de koper. Incoterms® biedt een algemeen kader om te begrijpen hoe en door wie het transport wordt georganiseerd, wie de inherente risico's draagt en wie verantwoordelijk is voor de beveiliging van de zending en de naleving van de douanevoorschriften.

Incoterms® volgt altijd dezelfde opbouw: een drieletterige afkorting en de naam van een locatie. De naam van de locatie is belangrijk omdat die aangeeft waar de transportkosten worden overgedragen van de verkoper aan de koper. Maar afhankelijk van de Incoterm geeft diezelfde locatienaam niet altijd aan waar de risico's worden overgedragen en zegt deze ook niets over waar en door wie de transportverzekering moet worden geregeld.

De huidige Incoterms® 2020 omvatten 11 voorwaarden. Vier daarvan zijn gericht op zeevracht, aangezien deze uitsluitend van toepassing zijn op vervoer over zee en territoriale wateren. De andere zeven zijn van toepassing op vracht geleverd via elk vorm van transport, inclusief water.

Betekenis van Incoterms®: EXW-zendingen leggen bijna alle verplichtingen bij de koper. De verplichtingen worden op het oorspronkelijke tijdstip en de plaats van verzending aan de ontvanger overgedragen.

De verkoper zorgt voor de overdracht van de goederen aan de koper op een afgesproken locatie.

De koper organiseert de volledige levering vanaf de plaats van lading, inclusief het hoofdtransport, en draagt alle risico's vanaf het moment dat de goederen van de verkoper zijn aangenomen. Dit omvat ook de douane-inklaringen.

Betekenis van Incoterms®: Met Free Carrier (FCA), Free Alongside Ship (FAS) en Free On Board (FOB) wordt het hoofdtransport niet door de verkoper betaald en worden de goederen overgebracht naar een tussen de partijen afgesproken plaats in het land van de verkoper.

De verkoper zorgt voor de inklaring van de zending voor de exportdouane. Hij levert de lading af op de afgesproken plaats van verzending.

De koper is verantwoordelijk voor het afsluiten van het contract voor het hoofdtransport, voor het kiezen van een vervoerder of een expediteur en bewaakt de vrachtkosten. Hij is verantwoordelijk voor de importrechten.

Betekenis van Incoterms®: Met CPT, CIP, Cost & Freight (CFR) en Cost, Insurance and Freight (CIF) wordt het hoofdtransport betaald door de verkoper, maar worden de risico's overgedragen op het moment dat de goederen worden overgedragen aan de eerste vervoerder. Twee van deze voorwaarden verplichten de verkoper ertoe om de goederen te verzekeren ten gunste van de koper.

De verkoper is verantwoordelijk voor het afsluiten van het contract voor het hoofdtransport, voor het kiezen van een vervoerder of een expediteur en bewaakt de vrachtkosten. Hij regelt de levering van de goederen naar de plaats van lading voor het hoofdtransport, waar ook de risico’s aan de koper worden overgedragen. Hij is verantwoordelijk voor de douane-inklaringen voor de export.

De koper draagt het risico van schade of verlies van de lading tijdens het hoofdtransport. Hij is ook afhankelijk van het verstrekken van de juiste informatie door de verkoper aan de hoofdvervoerder. Hij is verantwoordelijk voor de douane-inklaringen voor de import.

Betekenis van Incoterms®: De zogeheten groep voor "volledige levering" (full delivery group) omvat Delivered at Place Unloaded (DPU), Delivered at Place (DAP) en DDP. De meeste kosten en verplichtingen liggen bij de verkoper en worden overdragen aan de koper op het moment dat deze zijn goederen ontvangt in het land van bestemming.

De verkoper is verantwoordelijk voor het afsluiten van het contract voor het hoofdvervoer, voor het kiezen van een vervoerder of een expediteur en bewaakt de vrachtkosten. Hij regelt de levering van de goederen naar de plaats van lading voor het hoofdtransport, waar ook de risico’s aan de koper worden overgedragen. Hij is verantwoordelijk voor de douane-inklaringen voor de export, en bij DDP ook voor de import.

De koper is verantwoordelijk voor het lossen van zijn vracht op de plaats van overdracht van goederen (behalve bij DPU).

Free Alongside Ship (FAS), FOB, CFR en CIF zijn ontwikkeld voor transport over zee of waterwegen. Indien deze voorwaarden zijn overeengekomen, is de verkoper verplicht bij aflevering een vrachtbrief (bill of lading) of ander document voor zeevervoer te overleggen.

Deze moeten logischerwijs niet worden gebruikt als uw zending tijdens het internationale deel van de reis niet op een binnenschip of ander schip wordt vervoerd. De andere Incoterms® voor vracht kunnen allemaal worden gebruikt voor vervoer over zee, door de lucht en per spoor.

De Incoterms-regels die specifiek gericht zijn op vervoer via zee en waterwegen, impliceren doorgaans dat de zeevervoerder een derde partij is. Desondanks wordt in het geval van een charterschip de partij (koper of verkoper) die het schip chartert, beschouwd als de vervoerder. Het belangrijkste discussiepunt dat de partijen duidelijk moeten afspreken, is de verantwoordelijkheid voor het laden en lossen van vracht op en van het schip.

Hoofd- en binnenlands transport omvat niet alleen de tijd die uw container of pallets op een schip of vrachtwagen doorbrengen, ze omvatten ook het monitoren van het laden en lossen en het intact blijven van de lading tijdens de reis.

Laten we eens specifiek kijken naar de levering van beperkt houdbare goederen. Als de verkoper een deel van de benodigde apparatuur bezit en/of de expertise heeft of kan inzetten om dergelijke goederen over lange afstanden te vervoeren (denk aan speciaal opgeleid personeel, koelcontainers ...), en de koper kan dat niet, dan is het redelijk om de verkoper de verantwoordelijkheid te geven om het transport te beheren volgens de voorwaarden van Delivered At Place (DAP).

Algemener gesteld, kan de keuze tussen de voorwaarden van de F-, C- of D-Group ook worden gemaakt op basis van het vermogen van de verkoper of koper om het gunstigste vervoerscontract te sluiten. In sommige landen kan de verkoper of koper wettelijk verplicht zijn een nationale rederij te gebruiken.

Als laatste, wie is het beste in staat om overliggelden, oponthoud- en opslagkosten te bewaken en te beheersen? Laat uw expediteur u de controle geven over uw supply chain. 

Bekijk onze uitleg over overliggelden

Uw goederen verzekeren. Als u als koper duidelijk in uw contract wilt opnemen dat uw leverancier verantwoordelijk is voor het verzekeren van uw goederen, zet uw transactie dan kracht bij met de relevante Incoterms® voor vrachtvervoer: kies CIF of Carriage and Insurance Paid To (CIP). Geef direct in uw contract aan welke risico's de verzekering moet dekken.

Bij internationale handel ligt de betaling van de douanerechten voor export meestal bij de verkoper en ligt de betaling van de douanerechten voor import bij de koper. Het inklaren van goederen voor import of export omvat ook de benodigde vergunningen en licenties zodat uw zending aan alle eisen voldoet.

Als gevolg hiervan kunt u in bepaalde gevallen de koper de verantwoordelijkheid laten nemen voor deze procedure bij zowel import als export, wat mogelijk wordt gemaakt door de EXW-voorwaarden.

Als in plaats daarvan de verkoper verantwoordelijk is voor het regelen van deze formaliteiten aan beide kanten van de reis, kies dan voor de Incoterm® Delivered Duties Paid (DDP).

U hebt de perfecte Incoterm voor uw zending gekozen? Zorg dat u aangeeft dat u de editie van 2020 gebruikt.

Kennis is uw beste bondgenoot. Zorg ervoor dat u goed op de hoogte bent van de Incoterms® om de beste te kiezen. 

Help Center voor Incoterms® bekijken

Los van uw theoretische kennis, stelt u zichzelf een paar vragen voordat u een beslissing neemt. Welke van de partijen neemt het meest waarschijnlijk de juiste beslissing? Wat is beste manier om uw specifieke lading te vervoeren? Moet er een verzekering worden afgesloten (meestal wel, blijkt uit onze ervaring)?

De juiste locatie
Om te garanderen dat de juiste Incoterm wordt toegepast, moet deze duidelijk worden aangegeven in uw verkoopcontract, opgetekend volgens de volgende structuur:

[Selected Incoterms®], [Named location], [in accordance with Incoterms® 2020]bijv. CIF, Long Beach, Incoterms® 2020

Een Incoterm is pas geldig zodra de contracterende partijen een stad of haven hebben vastgesteld. Geef deze plaatsen zo nauwkeurig mogelijk aan.

De juiste versie
Het is nog steeds mogelijk om de Incoterms® 2010, de Incoterms® 2000 en zelfs oudere versies van de Incoterms® te gebruiken. Daarom is het bij het omschrijven van de leveringsvoorwaarden noodzakelijk om aan te geven welke versie van de Incoterms® moet worden gebruikt.

De Incoterms® geven alleen aan hoe transportkosten en risico's worden verdeeld tussen de verkoper en de koper, zoals hierboven uiteengezet.

De regels van de Incoterms® zeggen niets over de prijs die voor de goederen moet worden betaald en ook niets over de betaalmethode.

Ze regelen evenmin de overdracht van de eigendom van goederen of de beschikkingen in geval van contractbreuk. Deze zaken worden meestal uitdrukkelijk gedefinieerd in het verkoopcontract of in de wetten die daarop van toepassing zijn. Bovendien zijn de partijen strikt gebonden aan lokale wetten; deze kunnen voorrang hebben op elk aspect van het verkoopcontract, waaronder de gekozen Incoterms®.

De factuur van uw zending wordt gebruikt om de douanewaarde te bepalen.

Als uw contract aangeeft dat het transport is overeengekomen volgens EXW-voorwaarden, zal een factuur met een CIP-levering daarom vragen oproepen en mogelijk de inklaring van uw lading vertragen. Dit is van belang als niet in uw contract staat vermeld dat er op de factuur andere voorwaarden voor de levering of prijsstelling van de goederen mogen staan.

Incoterms-regels zijn opgesteld om een gemeenschappelijk referentiekader te bieden voor internationale leveringen en zo de wereldhandel te vergemakkelijken. Nu er een nieuwe versie in gebruik is, loont het altijd dubbel en dwars om extra duidelijk te zijn in de communicatie over de concrete implicaties van de gekozen Incoterms®. EXW en FCA zijn een goed voorbeeld.

Volgens de FCA-voorwaarden draagt de verkoper de goederen over aan de vervoerder (of aan een andere persoon die door de koper is aangewezen) rechtstreeks op de locatie van de verkoper op een andere aangewezen plaats. In de 2020-versie van de regels van de Incoterms® is vastgesteld dat de koper de verkoper moet informeren over een tijdsperiode of precieze datum waarop de vervoerder (of andere aangewezen partij) de goederen ophaalt.

In tegenstelling tot de schijnbaar vergelijkbare EXW-voorwaarden bepaalt FCA echter niet de verplichting van de verkoper om de koper te berichten over de gereedheid van de goederen voor levering. Klachten van de koper zouden in dat geval ongegrond zijn. Neem het zekere voor het onzekere en informeer uw klant!