Douane-inklaringen: De dingen die u moet weten

Wanneer goederen van het ene naar het andere land gaan, is er één stap die uw internationale zending niet kan ontlopen: de douane-inklaringen. Douaneactiviteiten worden over het algemeen uitgevoerd door gespecialiseerde medewerkers, maar een goede voorbereiding kan onnodige vertragingen en frustraties voorkomen. Onze vrachtvervoerexperts delen een paar best practices die u vandaag al kunt toepassen om het proces soepel te laten verlopen.

Een soepele afhandeling van uw douaneactiviteiten begint met een nauwkeurige beschrijving van de goederen die u verzendt. Dit doet u met een internationaal gestandaardiseerde goederencode, de Harmonized System (HS) Code, die ervoor zorgt dat de douane de juiste invoerrechten en belastingen toepast. Let op dat HS-codes per land verschillen, dus het is belangrijk dat u producten correct classificeert voor zowel het export- als het importland.

• Universele, 6-cijferige HS-codes van de      Werelddouaneorganisatie
• In de Europese Unie, raadpleeg      TARIC
• In het Verenigd Koninkrijk, raadpleeg      UK Tariffs Code
• In de Verenigde Staten, raadpleeg       Harmonized Tariff Schedule
• In de Mercosur-landen (Uruguay, Paraguay, Brazilië en Argentinië), raadpleeg  Nomenclatura Comun do Mercosur

De artikelen in uw zending zijn correct vastgesteld, maar mogen ze nu het land verlaten of het land van bestemming binnenkomen? Zeker wat import betreft, vallen sommige artikelen onder bepaalde  regelgeving van de overheid en moeten ze licenties of andere vergunningen hebben, afhankelijk van hun aard. Gezondheidsgerelateerde producten kunnen bijvoorbeeld vergunningen van een gezondheidsautoriteit nodig hebben. Het is van groot belang dat u de specifieke vereisten voor uw zending weet voordat u deze importeert of exporteert.

• Goederen voor tweeërlei gebruik. Dit zijn goederen die zowel voor civiele als militaire doeleinden kunnen worden gebruikt. Hieronder vallen gefabriceerde producten, machineonderdelen, software en technologie. De nationale autoriteiten controleren de export, doorvoer en meestal de internationale handel van dergelijke goederen. In sommige gevallen kan export naar bepaalde landen verboden zijn. Dan spreken we over een embargo.
• Landbouwproducten. Om hun landbouweconomie te beschermen, hebben landen specifieke maatregelen genomen die de invoer beperken of verbieden; dat zijn quota’s.
• Accijnsgoederen. Sommige goederen zijn naast hun waarde ook onderworpen aan verhoogde invoerrechten op basis van de geïmporteerde hoeveelheid. Dit zijn onder meer alcoholische dranken, tabak, brandstof en minerale oliën

Het kan zijn dat uw lading bepaalde procedures moet ondergaan, ongeacht de aard van de lading. Als uw goederen slechts tijdelijk worden geïmporteerd of geëxporteerd, bijvoorbeeld vanwege een doorreis door een ander land op weg naar de eindbestemming, kan een doorvoerprocedure of een ATA-carnet nodig zijn om te voorkomen dat douaneheffingen worden toegepast.

Een correct opgemaakte factuur vereenvoudigt de controle van uw zending voor de douane, uw buitenlandse zakenpartner en uw douane-expediteur. Op de factuur moet het volgende staan:

• De HS-code voor elk artikel, zowel voor de import- als exportlanden
• Een totaalbedrag, zonder btw
• De munteenheid waarin de transactie heeft plaatsgevonden
• Een factuurnummer
• De naam en het adres van de verzender (d.w.z. de verkoper) en de ontvanger (de koper)
• Een btw-nummer: dit is niet verplicht voor zowel de verzender als de ontvanger, maar het vermelden bij beide kan het proces aanzienlijk versnellen
• Voor export van en import naar Europa een EORI-nummer (Economic Operators' Registration and Identification), zodat uw douane-expediteur de benodigde handelingen kan uitvoeren.
• Een indicatie van het totaalgewicht en het aantal pakketten die overeenkomt met alle andere verzenddocumenten.

Deze documenten zijn zowel bij de herkomst als bij de bestemming nodig, ongeacht of uw goederen worden ingeklaard voor export of import:

• Naam en telefoonnummer van de ontvanger en de verzender: uw expediteur moet contact opnemen met de ontvanger of de verzender om de douane-inklaringen te regelen.
• Paklijst: deze moet overeenkomen met alle andere verzenddocumenten wat betreft het totaalgewicht en het aantal pakketten.
• Land van herkomst: een bewijs van oorsprong kan worden gevraagd tijdens de exportinklaring en is verplicht bij import als u wilt profiteren van lagere of geen invoerrechten.
• Autorisaties op basis van uw product: is een vergunning vereist? In sommige gevallen moet de lading nader worden geïnspecteerd voordat deze wordt vrijgegeven. Dit wordt vaak een exportcontrole genoemd. In dat geval moet u de aard en het doel van uw goederen aangeven bij de douane van het land van export.

De inspectie kan fysiek plaatsvinden of alleen uw verzenddocumenten betreffen, waarbij de douaneautoriteiten uiteenlopende controleprocedures zullen toepassen om na te gaan of de export voldoet aan de nationale en internationale wetten en regels. Het kan zijn dat ze de container en of de producten willen inspecteren of vragen om een demonstratie van het gebruik van de producten alvorens export toe te staan.

Hier is onze insider-tip: overleg met uw douane-expediteur voorafgaand aan de export door documentatievoorbeelden en informatie over de aard en het mogelijke gebruik van uw producten te verstrekken. Hierdoor kunnen uw experts onnodige vertragingen of boetes voorkomen.

Als u gebruikmaakt van de diensten van een douane-expediteur, zullen het invoertraject en de controles vergelijkbaar zijn met die van een uitvoerinklaring. Het is belangrijk om uw leveringsplan met uw expediteur te delen, samen met alle benodigde documentatie. Hij zal op zijn beurt een conforme douaneaangifte opstellen. De belangrijkste documenten blijven hetzelfde als hierboven, met bijzondere aandacht voor de importrvergunningen en het bewijs van oorsprong.

Op basis van de documentatie die uw expediteur heeft overlegd, besluit het douanekantoor om de goederen vrij te geven of de transactie te inspecteren. In het laatste geval stemt uw douane-expediteur de verdere benodigde handelingen met u af.

Tenzij vrijgesteld, zijn alle geïmporteerde handelsgoederen onderworpen aan douanerechten en -heffingen op basis van de tariefindeling van de HS-code. Over het algemeen betaalt de geregistreerde importeur de invoerrechten en belasting.

Sommige goederen worden ook beoordeeld met betrekking tot andere belastingen. Deze belastingen omvatten accijnzen en antidumpingrechten, die worden toegepast op goederen die aanzienlijk lager zijn geprijsd dan hun waarde op de importmarkt.

• Heeft uw transactie een btw-nummer in zowel het land van herkomst als het land van bestemming?
• Directe of uitgestelde betaling? Zorg ervoor dat u de douaneheffingen, accijnzen en btw direct of via een uitstelrekening kunt betalen. Uw douane-expediteur kan ook namens u de betaling afhandelen tegen een kleine onkostenvergoeding.
• Beschikt u over de juiste volmachten? Als u gebruikmaakt van een douane-expediteur, moeten u en uw handelspartners de juiste maatregelen treffen om de douane-expediteur te machtigen om namens u te handelen.
• Hebt u een EORI-nummer? U moet geregistreerd staan als marktdeelnemer als u exporteert uit of importeert naar Europa, of gebruikmaken van een douane-expediteur die een geautoriseerde marktdeelnemer is.

De documentatie die voortvloeit uit de inklaring moet bewaard blijven voor een bepaalde periode, die per land verschilt, maar soms wel 10 jaar of langer is. Voor conformiteitscontroledoeleinden. DHL Global Forwarding biedt archiveringsdiensten, zodat vragen van douaneautoriteiten efficiënt kunnen worden beantwoord, zonder vertraging of risico op vervolging.

Export ingeklaard, import ingeklaard en invoerrechten betaald? Het is tijd dat uw zending op de bestemming aankomt. Kies voor een probleemloze import- of exportreis met DHL Global Forwarding.