托運人空運貨物文件指南
瞭解您的貨物的要求,以避免延誤和罰款
空運文件非常複雜,即使是細微的錯誤也可能導致發貨延遲或失敗、更高的倉儲費,甚至罰款。本文為空運文件中的許多變數提供了進階指導,特別是根據貨物類型以及裝運始發地和目的地的不同要求。
為什麼檔案很重要?
各國要求提供空運文件來監控透過空運進出的貨物。
此外,文件在國際貿易中發揮關鍵作用。賣方和買方需要筆記、會計、稅務以及進出口手續所需的文件。他們還需要使用信用狀和其他跟單付款方式付款的文件。貨運代理和航空公司也需要這些文件來遵守法規
什麼是好的文卷
檔案之間的一致性是關鍵。因此,在準備、提交和驗證所有類型的空運文件時,必須優先考慮一致性。
強制性文件(以及由誰提供)
身為托運人,您有責任準備三份強制性文件,並且需要將它們提供給您的貨運代理。此外,還有一些強制性文件必須直接由您的貨運代理準備。
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托運人委託單
又稱托運人出口報關單,是出口商向其代理人或貨運代理簽發的授權文件。代表出口商簽發航空運單。它還為承運人提供瞭如何有效處理、儲存、裝卸貨物或不對產品造成任何物理損壞的指示。
除了提供運輸和文件說明外,SLI 還有助於出口管制。完整的 SLI 有助於導出。並授權貨運代理作為出口管制和海關相關流程的授權貨運代理。
本文件由托運人負責。
商業收據
該強制性文件描述了賣方(托運人)和買方(進口商)之間的商業交易。因此,它是一個關鍵的會計文件,提供出口合規和清關流程所需的核心內容。您的貨運代理和海關將需要此發票。
本文件由托運人負責
裝箱單
此強制性文件提供了您的空運貨物的詳細描述 - 每件物品的類型和數量,說明貨件的包裝方式以及貨件包裝外部標註的標記和編號。它比商業發票更詳細,但不包含任何價格資訊。它不能取代商業發票。您的貨運代理可能需要此裝箱單,海關也可能需要此裝箱單。
本文件由托運人負責。
航空運單
空運提單是用於航空貨物運輸的一種合約。它是一種不可轉讓的運輸單據,涵蓋從機場到機場的貨物運輸。它特定於指定組織(貨運代理和托運人/航空公司),不能轉讓給其他方。
空運提單有兩種不同的形式:分運單(HAWB),是托運人和貨運代理人之間的運輸合約;主提單(MAWB),是由航空公司簽發的,作為托運人和貨運代理之間的運輸合約。預訂貨件後,航空公司會向貨運代理商發出 MAWB,而貨運代理商又向客戶發出自己的分運單
在這兩種情況下,航空貨運單都充當有關收到貨物、運輸條件以及在目的地交付貨物的協議的證據。這意味著空運提單既是商品收據,也是交貨合約。
您的貨運代理協助建立兩種類型的空運提單和隨附的空運標籤。出於貨運整合的目的,來自多個托運人的 HAWB 可以合併為一個 MAWB。清關時需要提供這兩張空運提單
本文件由貨運代理負責。
貨物艙單
該文件由您的貨運代理準備,列出了您空運貨物中的所有貨物。它描述了這些項目的詳細信息,例如運輸單據編號、發貨人、收貨人、標記和編號、包裹數量和類型、描述和數量,但沒有列出運費。您的貨運代理將使用此文件來建造托盤並在空運之前準備散裝貨物的整合。航空公司會要求提供貨物清單,海關也可能會要求提供。
本文件由貨運代理負責。
帳單發票
這是貨運代理向您(托運人)開立的發票,由您的貨運代理準備。
本文件由貨運代理負責。
托運人委託單
又稱托運人出口報關單,是出口商向其代理人或貨運代理簽發的授權文件。代表出口商簽發航空運單。它還為承運人提供瞭如何有效處理、儲存、裝卸貨物或不對產品造成任何物理損壞的指示。
除了提供運輸和文件說明外,SLI 還有助於出口管制。完整的 SLI 有助於導出。並授權貨運代理作為出口管制和海關相關流程的授權貨運代理。
本文件由托運人負責。
商業收據
該強制性文件描述了賣方(托運人)和買方(進口商)之間的商業交易。因此,它是一個關鍵的會計文件,提供出口合規和清關流程所需的核心內容。您的貨運代理和海關將需要此發票。
本文件由托運人負責
裝箱單
此強制性文件提供了您的空運貨物的詳細描述 - 每件物品的類型和數量,說明貨件的包裝方式以及貨件包裝外部標註的標記和編號。它比商業發票更詳細,但不包含任何價格資訊。它不能取代商業發票。您的貨運代理可能需要此裝箱單,海關也可能需要此裝箱單。
本文件由托運人負責。
航空運單
空運提單是用於航空貨物運輸的一種合約。它是一種不可轉讓的運輸單據,涵蓋從機場到機場的貨物運輸。它特定於指定組織(貨運代理和托運人/航空公司),不能轉讓給其他方。
空運提單有兩種不同的形式:分運單(HAWB),是托運人和貨運代理人之間的運輸合約;主提單(MAWB),是由航空公司簽發的,作為托運人和貨運代理之間的運輸合約。預訂貨件後,航空公司會向貨運代理商發出 MAWB,而貨運代理商又向客戶發出自己的分運單
在這兩種情況下,航空貨運單都充當有關收到貨物、運輸條件以及在目的地交付貨物的協議的證據。這意味著空運提單既是商品收據,也是交貨合約。
您的貨運代理協助建立兩種類型的空運提單和隨附的空運標籤。出於貨運整合的目的,來自多個托運人的 HAWB 可以合併為一個 MAWB。清關時需要提供這兩張空運提單
本文件由貨運代理負責。
貨物艙單
該文件由您的貨運代理準備,列出了您空運貨物中的所有貨物。它描述了這些項目的詳細信息,例如運輸單據編號、發貨人、收貨人、標記和編號、包裹數量和類型、描述和數量,但沒有列出運費。您的貨運代理將使用此文件來建造托盤並在空運之前準備散裝貨物的整合。航空公司會要求提供貨物清單,海關也可能會要求提供。
本文件由貨運代理負責。
帳單發票
這是貨運代理向您(托運人)開立的發票,由您的貨運代理準備。
本文件由貨運代理負責。
空運附加文件
根據貨物類型以及空運貨物的始發地和目的地,可能還需要一些其他文件。其中一些是您作為托運人的責任準備的,但您可以委託您的貨運代理代表您準備其中一些;其他您可以期望您的貨運代理準備。
原產地證書
該文件說明了您的商品的原產國,換句話說,就是商品的製造地。有時需要確定您的物品是否有資格進口,並且對於從列為區域計劃受益國的國家獲得進口關稅降低可能至關重要。
您的貨運代理和海關將需要此原產地證書,其中包含有關您的產品、目的地和出口國家/地區的資訊。
除了提供運輸和文件說明外,SLI 還有助於出口管制。完整的 SLI 有助於導出。並授權貨運代理作為出口管制和海關相關流程的授權貨運代理。
本文件由托運人負責。
付款說明
由托運人{ ut }開立,也稱為信用證或跟單信用證,是國際貿易交易中的主要支付方式。它是銀行代表買方(進口商)的書面承諾,以約定的貨幣向您(賣方)支付指定金額。
此付款的條件是您按時提交文件並遵守規定的條款和條件。您的貨運代理和海關將需要此信用證。
授權書
該文件由托運人準備,僅當您要求貨運代理為您的空運貨物辦理清關手續時才需要此文件。這是您對貨運代理代表您並代表您與海關當局往來的書面授權 海關可能會要求。
進出口許可證
您可能需要出口/進口許可證才能將產品空運出/運送到某個國家/地區。確定您的航空貨物是否需要許可證需要仔細研究,並且必須透過適當的政府機構提出申請。如果需要,您可以向貨運代理尋求許可證方面的協助。海關將要求提供此文件。
您的貨運代理協助建立兩種類型的航空貨運單和隨附的航空貨運標籤。出於貨運整合的目的,來自多個托運人的 HAWB 可以合併為一個 MAWB。清關時需要提供這兩張空運提單。
該文件由托運人負責,但您的貨運代理可以為您提供支援。
危險品申報/證書
本文件確認您的空運貨物中的任何危險品均已根據 IATA 危險品規定進行了正確分類、包裝和標籤。根據您的物品,您可能還需要材料安全資料表 (MSDS)。您的貨運代理和航空公司都需要這兩份文件。
該文件由托運人負責,但您的貨運代理可以為您提供支援。
出口/進口報關單
該文件由您的貨運代理在某些地點代表您辦理清關時準備,詳細說明了出口貨物的數量、重量、價值和目的地。它在清關過程中用於計算適用於您的空運貨物的關稅和稅費,並使用您的強制性商業發票和裝箱單準備。
不同國家的海關申報有很大差異,因為每個國家都有不同的海關規定。海關將要求提供此文件。
鋰電池聲明
當您的空運貨物包含鋰電池時,該文件由您的貨運代理準備,確認符合危險品類型航空運輸的所有監管要求。航空公司將要求提供此聲明。
原產地證書
該文件說明了您的商品的原產國,換句話說,就是商品的製造地。有時需要確定您的物品是否有資格進口,並且對於從列為區域計劃受益國的國家獲得進口關稅降低可能至關重要。
您的貨運代理和海關將需要此原產地證書,其中包含有關您的產品、目的地和出口國家/地區的資訊。
除了提供運輸和文件說明外,SLI 還有助於出口管制。完整的 SLI 有助於導出。並授權貨運代理作為出口管制和海關相關流程的授權貨運代理。
本文件由托運人負責。
付款說明
由托運人{ ut }開立,也稱為信用證或跟單信用證,是國際貿易交易中的主要支付方式。它是銀行代表買方(進口商)的書面承諾,以約定的貨幣向您(賣方)支付指定金額。
此付款的條件是您按時提交文件並遵守規定的條款和條件。您的貨運代理和海關將需要此信用證。
授權書
該文件由托運人準備,僅當您要求貨運代理為您的空運貨物辦理清關手續時才需要此文件。這是您對貨運代理代表您並代表您與海關當局往來的書面授權 海關可能會要求。
進出口許可證
您可能需要出口/進口許可證才能將產品空運出/運送到某個國家/地區。確定您的航空貨物是否需要許可證需要仔細研究,並且必須透過適當的政府機構提出申請。如果需要,您可以向貨運代理尋求許可證方面的協助。海關將要求提供此文件。
您的貨運代理協助建立兩種類型的航空貨運單和隨附的航空貨運標籤。出於貨運整合的目的,來自多個托運人的 HAWB 可以合併為一個 MAWB。清關時需要提供這兩張空運提單。
該文件由托運人負責,但您的貨運代理可以為您提供支援。
危險品申報/證書
本文件確認您的空運貨物中的任何危險品均已根據 IATA 危險品規定進行了正確分類、包裝和標籤。根據您的物品,您可能還需要材料安全資料表 (MSDS)。您的貨運代理和航空公司都需要這兩份文件。
該文件由托運人負責,但您的貨運代理可以為您提供支援。
出口/進口報關單
該文件由您的貨運代理在某些地點代表您辦理清關時準備,詳細說明了出口貨物的數量、重量、價值和目的地。它在清關過程中用於計算適用於您的空運貨物的關稅和稅費,並使用您的強制性商業發票和裝箱單準備。
不同國家的海關申報有很大差異,因為每個國家都有不同的海關規定。海關將要求提供此文件。
鋰電池聲明
當您的空運貨物包含鋰電池時,該文件由您的貨運代理準備,確認符合危險品類型航空運輸的所有監管要求。航空公司將要求提供此聲明。
您可能需要額外的文件聲明。例如,航空公司可能要求您遵守運輸安全管理局 (TSA) 指令。
不可能列出可能需要的所有文件。例如,本節未涵蓋保險單和保護計劃文件。但至少它提供了航空貨運隨附的強制性和最常見文件的概述。
簡化空運文件
如果您重複將同一類型的貨物從同一起運地運送到同一目的地,文件中所需的變更將會較少。因此,在此基礎上,第一組文件將是您最具挑戰性的,但此後事情應該會變得更容易!
簡化空運文件的最佳方法是完全數位化 所有相關電子文件都可以在同一系統中一起歸檔,所有授權方 24/7 均可存取。例如,DHL Global Forwarding 提供myDHLi平台,該平台具有更少的步驟和更強的功能。它將您所有最重要的線上運輸服務(包括空運文件)整合到一款功能極其強大的工具中,只需一個密碼。
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