Odesílatelův průvodce dokumentací k leteckému nákladu
Poznejte požadavky na vaše zboží, abyste se vyhnuli zpožděním a pokutám
Dokumentace leteckého nákladu je složitá a i drobné chyby mohou vést ke zpoždění nebo neúspěchu doručení zásilky, vyšším poplatkům za skladování a dokonce i k pokutám. Tento článek poskytuje základní informace o mnoha proměnných, které jsou spojeny s dokumentací leteckého nákladu - zejména o různých požadavcích v závislosti na typu zboží a původu a místě určení zásilky.
Proč je dokumentace důležitá?
Země vyžadují dokumentaci k leteckému nákladu, aby mohly kontrolovat zboží, které opouští nebo vstupuje do země prostřednictvím letecké přepravy.
Dokumentace navíc hraje klíčovou roli v mezinárodních transakcích. Prodávající a kupující potřebují doklady pro vedení účetnictví, účetnictví, zdanění a vývozní a dovozní formality. Vyžadují také doklady pro provádění plateb pomocí akreditivů a jiných dokumentárních platebních metod. Speditéři a letecké společnosti potřebují tyto dokumenty také kvůli dodržování předpisů.
Co tvoří dobrý dokument?
Klíčová je konzistence dokumentů. Při přípravě, předkládání a ověřování všech typů dokumentace k leteckém nákladu je tedy třeba upřednostnit konzistentnost.
Povinné dokumenty (a kdo je poskytuje)
Jako odesílatel jste zodpovědní za přípravu tří povinných dokumentů a musíte je poskytnout svému speditérovi. Kromě toho existuje několik povinných dokumentů, které musí připravit přímo váš speditér.
Získejte novinky z logistiky e-mailem
Přihlaste se k odběru našich měsíčních aktualizací trhu a získejte pozvání na exkluzivní webináře, kde naši odborníci na přepravu zboží zodpoví všechny vaše otázky o globálním obchodu.
Dopis s pokyny odesílatele (SLI)
Je známý také jako vývozní prohlášení odesílatele a jedná se o povolovací dokument, který vystavuje vývozce svým zástupcům nebo speditérům. Dokument SLI obsahuje především údaje o přepravních podmínkách, které umožňují přepravní společnosti vystavit jménem vývozce letecký nákladní list. Rovněž stanoví pokyny pro dopravce, jak se zásilkou manipulovat, jak ji skladovat, nakládat a vykládat, aby nedošlo k fyzickému poškození výrobků.
Kromě pokynů k přepravě a dokumentaci usnadňuje SLI také kontrolu vývozu. Kompletní SLI usnadňuje vývoz zásilek a uděluje zasílateli oprávnění jednat jako oprávněný zasílatel pro účely kontroly vývozu a celních procesů.
Zodpovědnost za tento dokument nese odesílatel.
Obchodní faktura
Tento povinný dokument popisuje obchodní transakci mezi prodávajícím (odesílatelem) a kupujícím (dovozcem). Jako takový je klíčovým účetním dokladem, který představuje jádro toho, co je potřeba pro dodržení vývozních předpisů a proces celního odbavení. Tuto fakturu bude vyžadovat váš speditér a celní orgány.
Zodpovědnost za tento dokument nese odesílatel.
Balicí list
Tento povinný dokument obsahuje podrobný popis leteckého nákladu - druhy a množství jednotlivých položek, způsob balení zásilky a značky a čísla na vnějším obalu zásilky. Je podrobnější než obchodní faktura, ale neobsahuje žádné informace o ceně. Nenahrazuje obchodní fakturu. Tento balicí list bude vyžadovat váš speditér a může být vyžadován celními orgány.
Zodpovědnost za tento dokument nese odesílatel.
Letecké nákladní listy
Letecký nákladní list je typ smlouvy používaný pro leteckou nákladní dopravu. Jedná se o přepravní doklad, který se vztahuje na přepravu nákladu z letiště na letiště. Je specifický pro jmenované organizace (speditéra a odesílatele/leteckou společnost) a nelze jej převést na jiné strany.
Existují dva různé letecké nákladní listy: domácí letecký nákladní list (HAWB), který je smlouvou o přepravě mezi odesílatelem a zasílatelem, a hlavní letecký nákladní list (MAWB), který vydávají letecké společnosti jako smlouvu o přepravě mezi zasílatelem a leteckou společností. Po rezervaci zásilky vystaví letecká společnost přepravci MAWB, který následně vystaví svému zákazníkovi vlastní letecký nákladní list.
V obou případech slouží letecký nákladní list jako doklad o převzetí zboží, podmínkách, za kterých se přeprava uskutečňuje, a o dohodě o dodání zboží v místě určení. To znamená, že letecký nákladní list je zároveň potvrzením o převzetí zboží a smlouvou o dodání.
Váš speditér vám pomůže vytvořit oba typy leteckých nákladních listů a doprovodných štítků pro letecký náklad. Pro účely konsolidace nákladu mohou být HAWB od více odesílatelů spojeny do jednoho MAWB. Oba letecké nákladní listy jsou vyžadovány při celním odbavení.
Zodpovědnost za tento dokument nese speditér.
Cargo Manifest
V tomto dokumentu, který připravil váš speditér, je uvedeno veškeré zboží ve vašem leteckém nákladu. Popisuje údaje o těchto zásilkách, jako jsou čísla přepravních dokladů, odesílatelé, příjemci, značky a čísla, počet a druhy balíků, popisy a množství, ale neuvádí přepravné. Speditér použije tento dokument k sestavení palet a přípravě konsolidace volně loženého zboží před leteckou přepravou. Cargo Manifest bude vyžadován leteckou společností a může být vyžadován i celními orgány.
Zodpovědnost za tento dokument nese speditér.
Faktura za vyúčtování
Tuto fakturu vystavuje speditér a je určena vám, odesílateli.
Zodpovědnost za tento dokument nese speditér.
Dopis s pokyny odesílatele (SLI)
Je známý také jako vývozní prohlášení odesílatele a jedná se o povolovací dokument, který vystavuje vývozce svým zástupcům nebo speditérům. Dokument SLI obsahuje především údaje o přepravních podmínkách, které umožňují přepravní společnosti vystavit jménem vývozce letecký nákladní list. Rovněž stanoví pokyny pro dopravce, jak se zásilkou manipulovat, jak ji skladovat, nakládat a vykládat, aby nedošlo k fyzickému poškození výrobků.
Kromě pokynů k přepravě a dokumentaci usnadňuje SLI také kontrolu vývozu. Kompletní SLI usnadňuje vývoz zásilek a uděluje zasílateli oprávnění jednat jako oprávněný zasílatel pro účely kontroly vývozu a celních procesů.
Zodpovědnost za tento dokument nese odesílatel.
Obchodní faktura
Tento povinný dokument popisuje obchodní transakci mezi prodávajícím (odesílatelem) a kupujícím (dovozcem). Jako takový je klíčovým účetním dokladem, který představuje jádro toho, co je potřeba pro dodržení vývozních předpisů a proces celního odbavení. Tuto fakturu bude vyžadovat váš speditér a celní orgány.
Zodpovědnost za tento dokument nese odesílatel.
Balicí list
Tento povinný dokument obsahuje podrobný popis leteckého nákladu - druhy a množství jednotlivých položek, způsob balení zásilky a značky a čísla na vnějším obalu zásilky. Je podrobnější než obchodní faktura, ale neobsahuje žádné informace o ceně. Nenahrazuje obchodní fakturu. Tento balicí list bude vyžadovat váš speditér a může být vyžadován celními orgány.
Zodpovědnost za tento dokument nese odesílatel.
Letecké nákladní listy
Letecký nákladní list je typ smlouvy používaný pro leteckou nákladní dopravu. Jedná se o přepravní doklad, který se vztahuje na přepravu nákladu z letiště na letiště. Je specifický pro jmenované organizace (speditéra a odesílatele/leteckou společnost) a nelze jej převést na jiné strany.
Existují dva různé letecké nákladní listy: domácí letecký nákladní list (HAWB), který je smlouvou o přepravě mezi odesílatelem a zasílatelem, a hlavní letecký nákladní list (MAWB), který vydávají letecké společnosti jako smlouvu o přepravě mezi zasílatelem a leteckou společností. Po rezervaci zásilky vystaví letecká společnost přepravci MAWB, který následně vystaví svému zákazníkovi vlastní letecký nákladní list.
V obou případech slouží letecký nákladní list jako doklad o převzetí zboží, podmínkách, za kterých se přeprava uskutečňuje, a o dohodě o dodání zboží v místě určení. To znamená, že letecký nákladní list je zároveň potvrzením o převzetí zboží a smlouvou o dodání.
Váš speditér vám pomůže vytvořit oba typy leteckých nákladních listů a doprovodných štítků pro letecký náklad. Pro účely konsolidace nákladu mohou být HAWB od více odesílatelů spojeny do jednoho MAWB. Oba letecké nákladní listy jsou vyžadovány při celním odbavení.
Zodpovědnost za tento dokument nese speditér.
Cargo Manifest
V tomto dokumentu, který připravil váš speditér, je uvedeno veškeré zboží ve vašem leteckém nákladu. Popisuje údaje o těchto zásilkách, jako jsou čísla přepravních dokladů, odesílatelé, příjemci, značky a čísla, počet a druhy balíků, popisy a množství, ale neuvádí přepravné. Speditér použije tento dokument k sestavení palet a přípravě konsolidace volně loženého zboží před leteckou přepravou. Cargo Manifest bude vyžadován leteckou společností a může být vyžadován i celními orgány.
Zodpovědnost za tento dokument nese speditér.
Faktura za vyúčtování
Tuto fakturu vystavuje speditér a je určena vám, odesílateli.
Zodpovědnost za tento dokument nese speditér.
Další dokumenty pro leteckou nákladní dopravu
V závislosti na typu zboží a na místě původu a určení leteckého nákladu může být zapotřebí řada dalších dokumentů. Za přípravu některých z nich jste zodpovědní vy jako odesílatel, ale můžete pověřit svého speditéra, aby některé z nich připravil za vás; ostatní můžete očekávat, že připraví váš speditér.
Osvědčení o původu
V tomto dokladu je uvedena země původu vašeho zboží - jinými slovy, kde bylo vyrobeno. Příležitostně je třeba rozhodnout, zda je vaše zboží způsobilé pro dovoz, a může být nezbytné pro získání snížených celních sazeb pro dovoz ze zemí uvedených na seznamu příjemců regionálních programů.
Toto osvědčení o původu, které obsahuje informace o vašich výrobcích, místě určení a zemi vývozu, bude vyžadovat váš speditér a celní orgány.
Kromě pokynů k přepravě a dokumentaci usnadňuje SLI také kontrolu vývozu. Kompletní SLI usnadňuje vývoz zásilek a uděluje zasílateli oprávnění jednat jako oprávněný zasílatel pro účely kontroly vývozu a celních procesů.
Zodpovědnost za tento dokument nese odesílatel.
Pokyny k platbě
Připravený odesílatelem a známý také jako akreditiv nebo dokumentární akreditiv je základním platebním prostředkem v mezinárodní obchodní transakci. Jedná se o písemný příslib banky, která se zavazuje jménem kupujícího (dovozce) zaplatit vám, prodávajícímu (vývozci), určitou částku v dohodnuté měně.
Tato platba je podmíněna včasným předložením dokumentů a dodržením stanovených podmínek. Tento akreditiv bude vyžadovat váš speditér a celní orgány.
Plná moc
Tento dokument, který připravuje odesílatel, je vyžadován pouze v případě, že požádáte speditéra o celní odbavení vašeho leteckého nákladu. Je to vaše písemné zmocnění pro speditéra, aby vás zastupoval a jednal vaším jménem s celním orgánem. Může to vyžadovat celní správa.
Vývozní/dovozní licence
K letecké přepravě výrobků ze země nebo do země můžete potřebovat vývozní/dovozní licenci. Určení, zda vaše položky leteckého nákladu vyžadují licenci, vyžaduje pečlivý průzkum a žádost musí být podána prostřednictvím příslušné vládní agentury. V případě potřeby můžete požádat svého speditéra o pomoc s licencemi. Tento doklad bude vyžadován celními orgány.
Váš speditér vám pomůže vytvořit oba typy leteckých nákladních listů a doprovodných štítků pro letecký náklad. Pro účely konsolidace nákladu mohou být HAWB od více odesílatelů spojeny do jednoho MAWB. Oba letecké nákladní listy jsou vyžadovány při celním odbavení.
Za tento dokument je odpovědný odesílatel, ale váš speditér vám může být nápomocen.
Prohlášení/osvědčení o nebezpečném zboží
Tento dokument potvrzuje, že veškeré nebezpečné zboží ve vašem leteckém nákladu je řádně klasifikováno, zabaleno a označeno v souladu s předpisy IATA pro nebezpečné zboží. V závislosti na druhu zboží můžete potřebovat také bezpečnostní list materiálu (MSDS). Oba dokumenty bude vyžadovat váš speditér a letecká společnost.
Za tento dokument je odpovědný odesílatel, ale váš speditér vám může být nápomocen.
Vývozní/dovozní celní prohlášení
Tento dokument, který připravuje spediční firma při celním odbavení v určitých lokalitách, uvádí vyvážené zboží, jeho množství, hmotnost, hodnotu a místo určení. Používá se při celním odbavení k výpočtu cla a daní, které se vztahují na váš letecký náklad, a připravuje se na základě povinné obchodní faktury a balicího listu.
V jednotlivých zemích existují značné rozdíly v celních prohlášeních, protože každá může mít odlišné celní předpisy. Tento doklad bude vyžadován celními orgány.
Prohlášení o lithiové baterii
Tento dokument, který připravuje váš speditér, pokud váš letecký náklad obsahuje lithiové baterie, potvrzuje splnění všech regulačních požadavků pro leteckou přepravu tohoto typu nebezpečného zboží. Toto prohlášení bude vyžadovat letecká společnost.
Osvědčení o původu
V tomto dokladu je uvedena země původu vašeho zboží - jinými slovy, kde bylo vyrobeno. Příležitostně je třeba rozhodnout, zda je vaše zboží způsobilé pro dovoz, a může být nezbytné pro získání snížených celních sazeb pro dovoz ze zemí uvedených na seznamu příjemců regionálních programů.
Toto osvědčení o původu, které obsahuje informace o vašich výrobcích, místě určení a zemi vývozu, bude vyžadovat váš speditér a celní orgány.
Kromě pokynů k přepravě a dokumentaci usnadňuje SLI také kontrolu vývozu. Kompletní SLI usnadňuje vývoz zásilek a uděluje zasílateli oprávnění jednat jako oprávněný zasílatel pro účely kontroly vývozu a celních procesů.
Zodpovědnost za tento dokument nese odesílatel.
Pokyny k platbě
Připravený odesílatelem a známý také jako akreditiv nebo dokumentární akreditiv je základním platebním prostředkem v mezinárodní obchodní transakci. Jedná se o písemný příslib banky, která se zavazuje jménem kupujícího (dovozce) zaplatit vám, prodávajícímu (vývozci), určitou částku v dohodnuté měně.
Tato platba je podmíněna včasným předložením dokumentů a dodržením stanovených podmínek. Tento akreditiv bude vyžadovat váš speditér a celní orgány.
Plná moc
Tento dokument, který připravuje odesílatel, je vyžadován pouze v případě, že požádáte speditéra o celní odbavení vašeho leteckého nákladu. Je to vaše písemné zmocnění pro speditéra, aby vás zastupoval a jednal vaším jménem s celním orgánem. Může to vyžadovat celní správa.
Vývozní/dovozní licence
K letecké přepravě výrobků ze země nebo do země můžete potřebovat vývozní/dovozní licenci. Určení, zda vaše položky leteckého nákladu vyžadují licenci, vyžaduje pečlivý průzkum a žádost musí být podána prostřednictvím příslušné vládní agentury. V případě potřeby můžete požádat svého speditéra o pomoc s licencemi. Tento doklad bude vyžadován celními orgány.
Váš speditér vám pomůže vytvořit oba typy leteckých nákladních listů a doprovodných štítků pro letecký náklad. Pro účely konsolidace nákladu mohou být HAWB od více odesílatelů spojeny do jednoho MAWB. Oba letecké nákladní listy jsou vyžadovány při celním odbavení.
Za tento dokument je odpovědný odesílatel, ale váš speditér vám může být nápomocen.
Prohlášení/osvědčení o nebezpečném zboží
Tento dokument potvrzuje, že veškeré nebezpečné zboží ve vašem leteckém nákladu je řádně klasifikováno, zabaleno a označeno v souladu s předpisy IATA pro nebezpečné zboží. V závislosti na druhu zboží můžete potřebovat také bezpečnostní list materiálu (MSDS). Oba dokumenty bude vyžadovat váš speditér a letecká společnost.
Za tento dokument je odpovědný odesílatel, ale váš speditér vám může být nápomocen.
Vývozní/dovozní celní prohlášení
Tento dokument, který připravuje spediční firma při celním odbavení v určitých lokalitách, uvádí vyvážené zboží, jeho množství, hmotnost, hodnotu a místo určení. Používá se při celním odbavení k výpočtu cla a daní, které se vztahují na váš letecký náklad, a připravuje se na základě povinné obchodní faktury a balicího listu.
V jednotlivých zemích existují značné rozdíly v celních prohlášeních, protože každá může mít odlišné celní předpisy. Tento doklad bude vyžadován celními orgány.
Prohlášení o lithiové baterii
Tento dokument, který připravuje váš speditér, pokud váš letecký náklad obsahuje lithiové baterie, potvrzuje splnění všech regulačních požadavků pro leteckou přepravu tohoto typu nebezpečného zboží. Toto prohlášení bude vyžadovat letecká společnost.
Možná budete potřebovat další listinná prohlášení. Letecká společnost může například požadovat, abyste splnili nařízení Úřadu pro bezpečnost dopravy (TSA).
Nebylo možné uvést všechny dokumenty, které mohou být požadovány. V tomto oddíle například nebyla zahrnuta dokumentace pojistných smluv a ochranných plánů. Přinejmenším však poskytuje přehled povinných a nejběžnějších dokumentů, které provázejí letecký náklad.
Zjednodušení dokumentace letecké přepravy
Pokud opakovaně přepravujete stejný druh zboží ze stejného místa původu do stejného místa určení, bude nutné provést méně změn v dokumentaci. Na základě toho bude první sada dokumentů nejnáročnější, ale pak už by to mělo být snazší!
Nejlepším způsobem, jak zjednodušit dokumentaci leteckého nákladu, je přejít plně na digitální formát. Všechny relevantní elektronické dokumenty mohou být uloženy společně v jednom systému, který je nepřetržitě přístupný všem oprávněným osobám. Například společnost DHL Global Forwarding nabízí platformu myDHLi, která se vyznačuje menším počtem kroků a větší funkčností. Integruje všechny vaše nejdůležitější online přepravní služby - včetně dokumentace k letecké přepravě - do jednoho neuvěřitelně výkonného nástroje s jedním heslem.
Chcete si přečíst další příběhy o přepravách?
Získejte nejnovější informace o letecké, námořní a železniční přepravě spolu s pravidelnými pozvánkami na naše webináře každý měsíc přímo do vašeho e-mailu.
