Vous expédiez quelque chose à vos clients ? Dans ce cas, un bordereau d’expédition est essentiel pour s’assurer qu’il arrive à destination en toute sécurité et à temps. Considérez-le comme le « passeport » de votre envoi, indiquant aux autorités douanières tout ce qu’elles doivent savoir pour qu’il continue à avancer sans délai.
Cet article explique l’importance d’un bordereau d’expédition, avec un guide étape par étape pour vous aider à le remplir correctement.
Qu’est-ce qu’un bordereau d’expédition ?
Un bordereau d’expédition est un document joint à un envoi, contenant des informations essentielles afin que les machines, les coursiers et les douaniers puissent le traiter et le suivre.
Le bordereau d’expédition comprendra des détails importants tels que le nom et l’adresse de l’expéditeur et du destinataire, le contenu du colis et qui est tenu de payer les droits et taxes.
Tout comme chaque envoi est unique, il en va de même pour son bordereau d’expédition. Sans cela, l’envoi risque d’être retardé, perdu ou retenu à la douane.
À quoi sert un bordereau d’expédition ?
Un bordereau d’expédition est un document émis par un transporteur qui donne des détails et des instructions sur un envoi, y compris ce qu’il est, où il va et comment il doit y arriver. Pour les envois internationaux, un bordereau d’expédition est indispensable pour passer la douane. Dans certains cas, un bordereau d’expédition servira également de reçu de paiement et d’exigence d’assurance.
Le bordereau d’expédition est généralement attaché à l’extérieur du colis d’expédition, de sorte que toute personne qui le manipule a facilement accès aux détails importants. En raison des progrès technologiques, les lettres de voiture électroniques ont vu le jour, qui promettent d’améliorer la transparence et l’efficacité - et bien sûr la commodité pour le client. De plus, cette méthode est plus respectueux de l’environnement.
Quels sont les éléments d’un bordereau d’expédition ?
Les principaux éléments d’une lettre de voiture sont les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, ainsi que le point d’origine et de destination. Ces informations aident le transporteur à savoir où il va et les douaniers à comprendre le type d’envoi.
Qu’est-ce qui fait l’importance d’un bordereau d’expédition ?
Un bordereau d’expédition est un document juridiquement contraignant entre un expéditeur et un transporteur. Il est donc essentiel aux fins de la responsabilité, de l’assurance et du paiement.
Les bordereaux d’expédition contiennent un identifiant de suivi, ce qui signifie que l’envoi peut être suivi en temps réel, réduisant ainsi le risque de perte. Dans le monde d’aujourd’hui, le suivi est devenu un must pour toute entreprise qui expédie à l’étranger. Les entreprises de commerce électronique, par exemple, veulent s’assurer que leurs livraisons parviennent aux clients rapidement et à temps - tout envoi retardé ou perdu aura une mauvaise image de leur marque.
Remplir un bordereau d’expédition
Il est important que vous remplissiez votre lettre de voiture avec soin (et dans une écriture lisible !) Les autorités douanières vérifieront que les détails correspondent au contenu de l’envoi et à la facture, de sorte que des incohérences pourraient entraîner le blocage de votre envoi.
Voici les informations clés que vous devrez fournir sur le bordereau d’expédition :
- Le nom, l’adresse (qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’un particulier), le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de l’expéditeur
- Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du destinataire
- Une description du contenu de l’envoi, y compris le poids, les dimensions et la valeur
- Dans le cas où votre envoi concerne une vente de marchandises, vous pouvez être invité à fournir un numéro d’identification fiscale de l’expéditeur/destinataire
- Que l’envoi soit Droits et taxes payés (DTP), ce qui signifie que vous, l’expéditeur, encourez l’intégralité des coûts de l’envoi, ou Droits et taxes impayés (DTU), tous les droits et taxes encourus dans le pays de destination seront supportés par le destinataire
Une fois que vous avez rempli le bordereau d’expédition, vous devrez probablement remplir une facture d’expédition – celle-ci est utilisée comme document justificatif de la valeur déclarée sur le bordereau d’expédition.
Comment DHL peut vous aider
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