Lorsque vous expédiez à l’international, vous devrez remplir des documents pour dédouaner vos marchandises. Pour les petites entreprises et les start-ups en particulier, qui ont déjà un million de choses sur leur liste de tâches, cette paperasse peut sembler frustrante et prendre beaucoup de temps.
Mais, dans ce guide dédié, nous allons détailler les principaux documents dont vous aurez probablement besoin pour aider votre envoi à atteindre sa destination sans délai. Grâce à ces connaissances, vous pouvez commencer à planifier les marchés internationaux dans lesquels vous souhaitez développer votre entreprise !
Voici une liste des principaux documents dont ceux qui expédient à l’international auront besoin :
Facture commerciale
Une facture commerciale fait office de déclaration en douane pour les marchandises expédiées au-delà des frontières internationales. Il contient un résumé complet de l’expédition, y compris :
- Une description détaillée du contenu
- Pays d’origine
- Code(s) du Système harmonisé des marchandises
- La valeur de la marchandise
Ensemble, ces informations aident les autorités douanières à calculer les taxes et droits dus. La facture commerciale contiendra les incoterms de l’expédition, qui alertent les autorités auprès de qui elles doivent percevoir ces frais. Par exemple, le terme « Delivered Duty Paid » (DDP) signifie que le vendeur assume la responsabilité de toutes les taxes et droits d’importation dus lorsque l’expédition franchit les frontières.
Une facture commerciale est une nécessité légale pour le commerce international et exige que la valeur des produits soit déclarée avec précision afin que les lois douanières soient respectées. De plus, il fait office de contrat de vente entre le vendeur (expéditeur) et l’acheteur (destinataire).
Connaissement
Il s’agit d’un document juridique délivré par le transporteur (par exemple, DHL) à l’expéditeur et qui représente les conditions générales convenues pour le transport, telles que la destination et les instructions de manutention. Il sert également de preuve d’expédition – il contient les signatures de l’expéditeur et d’un représentant du transporteur, suivies d’une signature du destinataire à la livraison. Le document doit accompagner l’envoi pour aider à prévenir le vol d’actifs.
Lettre de transport aérien
Une lettre de transport aérien est le « passeport » d’un envoi, qui donne aux autorités douanières des détails importants, notamment :
- Le nom de l’expéditeur (entreprise ou particulier), son adresse, son numéro de téléphone et son adresse électronique
- Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du destinataire
- Une description du contenu de l’envoi, y compris le poids, les dimensions et la valeur
- Dans le cas où l’envoi est destiné à une vente de marchandises, l’expéditeur peut être invité à fournir un numéro d’identification fiscale de l’expéditeur/destinataire
- Qu’il s’agisse d’un envoi « Droits et taxes payés », ce qui signifie que l’expéditeur encourt l’intégralité des coûts de l’envoi, ou d’un « Droits et taxes impayés », c’est-à-dire que tous les droits et taxes encourus dans le pays de destination seront à la charge du destinataire
Le bordereau d’expédition est généralement accompagné de la facture commerciale qui sert de document justificatif de la valeur des marchandises déclarées sur le bordereau d’expédition. Si les valeurs ne correspondent pas, l’envoi peut être retenu à la douane.
Le bordereau d’expédition est attaché à l’extérieur de l’envoi, de sorte que toute personne qui le manipule a un accès facile aux informations. Les bordereaux d’expédition contiennent un identifiant de suivi, ce qui signifie que l’envoi peut être surveillé en temps réel.
Certificat d’origine
Comme son nom l’indique, un certificat d’origine vérifie la nationalité d’un envoi auprès des autorités douanières. Il déclare où les marchandises ont été fabriquées – par exemple, « Made in China ».
Vous pouvez demander un certificat d’origine auprès de votre chambre de commerce locale, qui le tamponnera et l’approuvera (si les marchandises sont vérifiables).
Il existe deux types de certificats d’origine :
- Certificat d’origine préférentiel – cela indique aux douanes qu’il existe un accord de libre-échange établi entre le pays de l’expéditeur et le pays de destination et que les marchandises sont donc éligibles à des taxes et droits réduits.
- Certificat d’origine non préférentiel – cela indique que les marchandises ne sont pas admissibles à des droits de douane réduits en raison de l’absence d’accords commerciaux.
Tous les pays n’exigent pas un certificat d’origine pour les importations, vous devrez donc vérifier auprès des autorités portuaires locales.
Licences d’exportation et d’importation
Chaque pays aura sa propre liste d’articles soumis à des restrictions afin de réglementer les marchandises qui franchissent ses frontières. Parfois, c’est pour protéger l’industrie nationale de la concurrence étrangère, ou pour des raisons de sécurité, comme la surveillance de l’importation et de l’exportation de produits chimiques et de médicaments dangereux.
Les entreprises qui souhaitent importer et exporter de telles marchandises devront demander des licences spéciales auprès des pays d’origine et de destination. Chaque pays aura des exigences et des règles distinctes, et vous devrez fournir une licence pour chaque envoi distinct.
Liste de colisage d’exportation
Ce document détaille toutes les marchandises contenues dans l’envoi. Il comprend des informations importantes telles que le nombre total de colis, leur volume, leur poids et leur description.
Tous les pays n’exigent pas une liste de colisage pour l’exportation, mais il s’agit d’une bonne pratique pour faciliter le processus d’importation/exportation pour toutes les parties impliquées dans l’expédition. Par exemple, le transporteur l’utilise pour déterminer les frais de transport, tandis que le destinataire peut l’utiliser pour compter les produits à la réception.
Les renseignements figurant sur la liste de colisage pour l’exportation doivent correspondre à ceux figurant sur la facture commerciale et la lettre de transport aérien afin d’assurer la conformité. Il doit être fixé à l’extérieur de l’emballage, avec une copie à l’intérieur.
Certificat d’assurance
Parfois, les choses peuvent mal tourner, c’est pourquoi vous avez besoin d’une assurance expédition. Un certificat d’assurance est une preuve de couverture en cas de perte ou d’endommagement de votre envoi. Cela garantit que votre entreprise est couverte et donne à l’acheteur l’assurance qu’il sera indemnisé pour tous les biens qui ne peuvent pas être remplacés.
Accablé? Avec un compte professionnel DHL Express, vous recevrez des conseils d’experts internationaux sur la navigation à la douane. Ainsi, où que vous expédiiez, vous aurez l’esprit tranquille en sachant que vos marchandises arriveront à temps, à chaque fois.
