Productivité d’équipe 101

Travailler seul est facile. Tout ce dont vous avez besoin, c’est de temps, d’énergie et d’une liste de choses à faire, mais travailler en équipe nécessite un ensemble de compétences différent. Ces trois conseils transformeront les niveaux de productivité de votre équipe.

Mais nous savons tous que les gens peuvent accomplir beaucoup plus lorsque nous travaillons ensemble.

Et cela présente son propre ensemble de défis. Comment organiser une équipe de personnes d’une manière logique et structurée qui sert le but ultime de faire un travail ? Comment le faire efficacement, sans stress ni retards importants ?

Aller de l’avant dans la discipline de la gestion de projet

La gestion de projet a toujours existé. Des mégastructures préhistoriques aux merveilles de l’ingénierie moderne, certains esprits puissants se sont interrogés sur la question suivante : « Comment pouvons-nous mieux travailler en équipe ? »

Un nom que vous connaissez peut-être est Henry Gantt, le père du diagramme de Gantt – un système simple pour suivre le temps nécessaire (et marquer les échéances) pour toutes les tâches d’un projet. Et si vous avez déjà reçu une prime liée à la performance, vous pouvez remercier Henry Gantt ; Il a été la première personne à lier officiellement l’achèvement des tâches à une incitation à la rémunération. Bravo M. G.

Dans le passé, la gestion de projet était une sous-discipline de l’ingénierie. À la fin des années 1950, elle était considérée comme une discipline à part entière.

Des décennies de développement de la gestion de projet ont abouti à une poignée de méthodologies établies, du simple Waterfall aux poids lourds comme PMBOK et PRINCE2. Aujourd’hui, les chefs de projet privilégient les méthodes plus rapides et propices au changement comme le Lean, l’Agile, le Scrum et le Kanban.

Nous avons examiné les techniques de gestion de projet les plus importantes et en avons extrait les ingrédients secrets (avec un téléchargement pratique au bas de cette page). Voici les idées clés que nous pouvons tous utiliser pour rendre nos équipes et nos projets plus fluides et productifs. N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas seulement de feuilles de calcul et d’être organisé.

Cascade? Maigre? Qu’est-ce que tout cela signifie ?

PREMIÈRE IDÉE

Ce que signifie vraiment l’efficacité

Nous voulons tous que les choses fonctionnent plus « efficacement ». Mais qu’est-ce que cela signifie vraiment ? Il pourrait faire référence à presque n’importe quoi. Vitesse? Heure? Argent? Des ressources ?

Dans les années 1940 et 1950, les gens intelligents de Toyota voulaient rendre leurs processus de fabrication plus efficaces. Dans le cadre de son principe de gestion de projet « lean », ils ont donné à l’efficacité une définition : l’acte de réduire les déchets.

Les déchets peuvent être un certain nombre de choses. Il peut s’agir de déchets matériels littéraux (dans l’industrie ou la construction, par exemple), de perdre du temps sur des choses qui ne contribuent pas à l’objectif ultime du projet, de gaspiller de l’argent ou de gaspiller des efforts.

Le principe directeur est de réduire les déchets sous toutes leurs formes. Le sous-produit est « l’efficacité ».  

CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE DÈS MAINTENANT : Pensez à tout ce que fait votre organisation. Est-ce nécessaire à 100% ? Où est le gaspillage ? Éliminez le gaspillage et l’efficacité suivra.

DEUXIÈME IDÉE

Processus (mais pas trop)

Nous savons tous que trop de processus provoque la paralysie, mais il est facile de surcompenser et d’éliminer tous les processus de votre équipe et des activités de projet. Grosse erreur. Qu’il s’agisse d’Agile, de Scrum, de Waterfall, de Kanban, de PRINCE2 ou de toute autre technique de gestion de projet, ils reposent tous sur au moins un certain niveau de structure et de processus. La responsabilisation et la rigueur sont essentielles à au moins certaines étapes de tout projet.

Ce que vous devez faire, c’est décider du niveau de processus qui convient à votre situation unique. Comme vous le verrez dans notre guide, 8 façons de devenir un maître de la gestion de projet, chacune des principales méthodologies de gestion de projet offre différents niveaux de processus. Et chacun est adaptable à vos propres besoins – vous ne serez pas pris par la police de la gestion de projet si vous jouez avec la méthode acceptée !

Bien que trop de processus puisse causer des ralentissements et des frustrations, les humains sont des créatures qui aiment les motifs. Nous réagissons à la structure et nous aimons la routine : une réunion Scrum de 15 minutes au début de chaque journée ? Vous constaterez que la plupart des membres de votre équipe s’accordent à dire que c’est une bonne idée.

Un consultant en gestion pourrait vous aider à affiner ces processus. Lisez l’article pour vous aider à décider si l’embauche d’un consultant en gestion convient à votre entreprise. 

CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE DÈS MAINTENANT : Avez-vous des réunions d’équipe régulières ? Alors commencez dès aujourd’hui. Rendez-les rapides et clairement structurés.

TROISIÈME IDÉE

Des gens, des gens, des gens

Votre ressource la plus précieuse est les membres de votre équipe.

Une bonne équipe a besoin d’un mélange équilibré de types de personnalité. Depuis un demi-siècle, le Myers-Briggs Type Indicator Test (MBTI) aide les managers à identifier les types de personnalité. Influencé par les idées du célèbre psychologue Carl Jung, MBTI a été publié en 1944 par l’équipe mère-fille Katherine Cook Briggs et Isabel Briggs Myers. MBTI prétend mettre en lumière la façon dont un individu perçoit le monde. Sont-ils principalement (mais pas exclusivement) motivés par la sensation, l’intuition, les sentiments ou la pensée ?

C’est une approche strictement sans jugement, et c’est un exercice amusant. Mais est-ce utile ? Bien qu’il s’agisse d’un gros problème dans le monde des affaires et de l’entreprise, sa position parmi les psychologues n’est pas si forte. La communauté scientifique le considère comme peu fiable ; Souvent, une même personne peut être catégorisée différemment à deux occasions différentes. Mais si vous ne le prenez pas trop littéralement, le MBTI peut être un excellent indicateur du type de personnalités que vous avez dans votre équipe – trop d’un type pourrait (l’accent est mis sur « pourrait ») conduire à des déséquilibres et à du mécontentement au sein de l’équipe.

CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE DÈS MAINTENANT : Identifiez les types de personnalité et assurez-vous qu’il y a un équilibre entre les introvertis et les extravertis. Assurez-vous que les personnalités dominantes ne dominent pas les individus plus calmes.

Conseils d’un professionnel de la gestion de projet

Les règles du jeu et les étapes que vous suivez pendant le jeu sont deux choses différentes. Quelle que soit la méthodologie que vous choisissez, assurez-vous de suivre ces cinq règles d’or de Simon Darby de l’Association for Project Management du Royaume-Uni :

• Assurez-vous que votre équipe connaît la direction à prendre. Établissez une vision significative de l’avenir et fournissez des messages clairs et cohérents. Assurez-vous que tout le monde tire dans la même direction

• Établissez des priorités claires. Soyez décisif dans l’établissement de priorités claires pour vous-même et votre équipe

• Faites la promotion des avantages des listes de tâches et assurez-vous que votre équipe connaît les priorités. L’urgence et l’importance ne sont pas la même chose ; Votre équipe doit se sentir habilitée à remettre en question l’urgence ou l’importance du travail qui lui est confié pour travailler efficacement en ligne avec les priorités

• Apprenez du passé et expérimentez pour créer un environnement de travail fluide et agile qui permet aux membres de l’équipe de s’épanouir

•  Soyez encourageant et ouvert à prendre des risques calculés et à essayer de nouvelles approches.