Lähettäjän opas lentorahdin dokumentointiin
Ymmärrä tavaroillesi asetetut vaatimukset, jotta vältät viivästykset ja sakot
Lentorahdin dokumentointi on monimutkaista – ja pienetkin virheet voivat johtaa lähetysten viivästymiseen tai epäonnistumiseen, korkeampiin varastointimaksuihin ja jopa sakkoihin. Tämä artikkeli tarjoaa korkeatasoista ohjausta moniin lentorahdin asiakirjoihin sisältyviin muuttujiin – erityisesti erilaisiin vaatimuksiin tavaratyypistä sekä lähetyksen alkuperästä ja määräpaikasta.
Miksi dokumentointi on tärkeää?
Maat vaativat lentorahtiasiakirjoja lentorahtilla lähtevien tai saapuvien tavaroiden valvomiseksi.
Lisäksi dokumentaatiolla on keskeinen rooli kansainvälisissä asioissa. Myyjät ja ostajat tarvitsevat asiakirjoja kirjanpitoon, kirjanpitoon, verotukseen sekä vienti- ja tuontimuodollisuuksiin. He vaativat myös asiakirjoja remburssilla ja muilla asiakirjoilla suoritettavia maksuja varten. Myös huolitsijat ja lentoyhtiöt tarvitsevat nämä asiakirjat säännösten noudattamiseksi
Mikä tekee hyvän Docketin?
Asiakirjojen johdonmukaisuus on tärkeää. Johdonmukaisuus on siis asetettava etusijalle valmisteltaessa, esitettäessä ja tarkastettaessa kaikentyyppisiä lentorahtiasiakirjoja.
Pakolliset asiakirjat (ja kuka ne toimittaa)
Lähettäjänä olet vastuussa kolmen pakollisen asiakirjan laatimisesta ja sinun on toimitettava ne huolitsijallesi. Lisäksi on olemassa useita pakollisia asiakirjoja, jotka rahdinkuljettajan on laadittava suoraan.
Haluatko lukea lisää tarinoita rahtikuljetuksista?
Saat joka kuukausi sähköpostiisi viimeisimmät tiedot lento-, meri- ja rautatiekuljetuksista sekä säännöllisesti kutsut webinaareihimme.
Lähettäjän ohjekirje (SLI)
Se tunnetaan myös nimellä lähettäjän vienti-ilmoitus, ja se on valtuutusasiakirja, jonka viejä myöntää edustajilleen tai huolitsijoilleen. SLI-asiakirja sisältää pääasiassa yksityiskohtia lähetysehdoista, jolloin kuljetusyritys voi laatia lentorahtikirjan viejän puolesta. Siinä on myös ohjeet rahdinkuljettajalle, kuinka lähetystä käsitellään, säilytetään, lastataan ja puretaan tehokkaasti tai ilman fyysisiä vaurioita tuotteille.
Kuljetus- ja dokumentointiohjeiden lisäksi SLI helpottaa myös viennin valvontaa. Täydellinen SLI helpottaa vientiä. lähetyksiä ja antaa huolitsijalle luvan toimia valtuutettuna välittäjänä vientivalvonnassa ja tulliin liittyvissä prosesseissa.
Tämä asiakirja on lähettäjän vastuulla.
Kaupallinen lasku
Tämä pakollinen asiakirja kuvaa myyjän (lähettäjä) ja ostajan (maahantuoja) välistä kauppaa. Sellaisenaan se on keskeinen kirjanpitoasiakirja, joka tarjoaa ytimen siitä, mitä tarvitaan viennin noudattamiseen ja tullausprosessiin. Huolitsijasi ja tulli tarvitsevat tämän laskun.
Tämä asiakirja on lähettäjän vastuulla
Pakkauslista
Tämä pakollinen asiakirja sisältää yksityiskohtaisen kuvauksen lentorahdistasi – kunkin tavaran tyypit ja määrät, kertoo kuinka lähetys on pakattu sekä mitkä merkit ja numerot on merkitty lähetyspakkauksen ulkopintaan. Se on yksityiskohtaisempi kuin kauppalasku, mutta se ei sisällä hintatietoja. Se ei korvaa kauppalaskua. Huolitsijasi vaatii tämän pakkausluettelon, ja tulli saattaa vaatia sitä.
Tämä asiakirja on lähettäjän vastuulla.
Lentorahtikirjat
Lentorahtikirja on sopimustyyppi, jota käytetään lentorahdin kuljetuksiin. Se on ei-neuvoteltavissa oleva kuljetusasiakirja, joka kattaa rahdin kuljetuksen lentokentältä lentokentälle. Se koskee nimettyjä organisaatioita (huolitsija ja rahdinantaja/lentoyhtiö), eikä sitä voida siirtää muille osapuolille.
On olemassa kaksi erilaista lentorahtikirjaa: taloyhtiön rahtikirja (HAWB), joka on rahdinkuljettajan ja huolitsija välinen kuljetussopimus, ja master lentorahtikirja (MAWB), jonka lentoyhtiöt laativat kuljetussopimuksena välillä. huolitsija ja lentoyhtiö. Kun lähetys on varattu, lentoyhtiö antaa MAWB:n huolitsijalle, joka puolestaan antaa oman kotilentorahtikirjansa asiakkaalleen
Molemmissa tapauksissa lentorahtikirja toimii todisteena tavaran vastaanottamisesta, kuljetuksen ehdoista ja sopimuksesta tavaran toimittamisesta määräpaikkaan. Tämä tarkoittaa, että lentorahtikirja on sekä tavarakuitti että toimitussopimus.
Huolitsijasi auttaa luomaan sekä lentorahtikirjatyyppejä että niihin liittyviä lentorahtietikettejä. Rahdin yhdistämistä varten useiden lähettäjien HAWB:t voidaan yhdistää yhdeksi MAWB:ksi. Molemmat lentorahtikirjat vaaditaan tullattaessa.
Tästä asiakirjasta vastaa huolitsija.
Rahtiluettelo
Huolitsijasi laatimassa asiakirjassa luetellaan kaikki lentorahtisi tavarat. Siinä kuvataan näiden kohteiden tiedot – kuten kuljetusasiakirjojen numerot, lähettäjät, vastaanottajat, merkit ja numerot, kollien lukumäärä ja tyypit, kuvaukset ja määrät – mutta ei luetella rahtimaksuja. Huolitsijasi käyttää tätä asiakirjaa kuormalavojen rakentamiseen ja irtonaisten tavaroiden yhdistämiseen ennen lentokuljetusta. Lentoyhtiö ja tulli voi vaatia rahtiluettelon.
Tästä asiakirjasta vastaa huolitsija.
Laskutuslasku
Huolitsijasi laatima tämä on huolitsijoiden lasku sinulle, lähettäjälle.
Tästä asiakirjasta vastaa huolitsija.
Lähettäjän ohjekirje (SLI)
Se tunnetaan myös nimellä lähettäjän vienti-ilmoitus, ja se on valtuutusasiakirja, jonka viejä myöntää edustajilleen tai huolitsijoilleen. SLI-asiakirja sisältää pääasiassa yksityiskohtia lähetysehdoista, jolloin kuljetusyritys voi laatia lentorahtikirjan viejän puolesta. Siinä on myös ohjeet rahdinkuljettajalle, kuinka lähetystä käsitellään, säilytetään, lastataan ja puretaan tehokkaasti tai ilman fyysisiä vaurioita tuotteille.
Kuljetus- ja dokumentointiohjeiden lisäksi SLI helpottaa myös viennin valvontaa. Täydellinen SLI helpottaa vientiä. lähetyksiä ja antaa huolitsijalle luvan toimia valtuutettuna välittäjänä vientivalvonnassa ja tulliin liittyvissä prosesseissa.
Tämä asiakirja on lähettäjän vastuulla.
Kaupallinen lasku
Tämä pakollinen asiakirja kuvaa myyjän (lähettäjä) ja ostajan (maahantuoja) välistä kauppaa. Sellaisenaan se on keskeinen kirjanpitoasiakirja, joka tarjoaa ytimen siitä, mitä tarvitaan viennin noudattamiseen ja tullausprosessiin. Huolitsijasi ja tulli tarvitsevat tämän laskun.
Tämä asiakirja on lähettäjän vastuulla
Pakkauslista
Tämä pakollinen asiakirja sisältää yksityiskohtaisen kuvauksen lentorahdistasi – kunkin tavaran tyypit ja määrät, kertoo kuinka lähetys on pakattu sekä mitkä merkit ja numerot on merkitty lähetyspakkauksen ulkopintaan. Se on yksityiskohtaisempi kuin kauppalasku, mutta se ei sisällä hintatietoja. Se ei korvaa kauppalaskua. Huolitsijasi vaatii tämän pakkausluettelon, ja tulli saattaa vaatia sitä.
Tämä asiakirja on lähettäjän vastuulla.
Lentorahtikirjat
Lentorahtikirja on sopimustyyppi, jota käytetään lentorahdin kuljetuksiin. Se on ei-neuvoteltavissa oleva kuljetusasiakirja, joka kattaa rahdin kuljetuksen lentokentältä lentokentälle. Se koskee nimettyjä organisaatioita (huolitsija ja rahdinantaja/lentoyhtiö), eikä sitä voida siirtää muille osapuolille.
On olemassa kaksi erilaista lentorahtikirjaa: taloyhtiön rahtikirja (HAWB), joka on rahdinkuljettajan ja huolitsija välinen kuljetussopimus, ja master lentorahtikirja (MAWB), jonka lentoyhtiöt laativat kuljetussopimuksena välillä. huolitsija ja lentoyhtiö. Kun lähetys on varattu, lentoyhtiö antaa MAWB:n huolitsijalle, joka puolestaan antaa oman kotilentorahtikirjansa asiakkaalleen
Molemmissa tapauksissa lentorahtikirja toimii todisteena tavaran vastaanottamisesta, kuljetuksen ehdoista ja sopimuksesta tavaran toimittamisesta määräpaikkaan. Tämä tarkoittaa, että lentorahtikirja on sekä tavarakuitti että toimitussopimus.
Huolitsijasi auttaa luomaan sekä lentorahtikirjatyyppejä että niihin liittyviä lentorahtietikettejä. Rahdin yhdistämistä varten useiden lähettäjien HAWB:t voidaan yhdistää yhdeksi MAWB:ksi. Molemmat lentorahtikirjat vaaditaan tullattaessa.
Tästä asiakirjasta vastaa huolitsija.
Rahtiluettelo
Huolitsijasi laatimassa asiakirjassa luetellaan kaikki lentorahtisi tavarat. Siinä kuvataan näiden kohteiden tiedot – kuten kuljetusasiakirjojen numerot, lähettäjät, vastaanottajat, merkit ja numerot, kollien lukumäärä ja tyypit, kuvaukset ja määrät – mutta ei luetella rahtimaksuja. Huolitsijasi käyttää tätä asiakirjaa kuormalavojen rakentamiseen ja irtonaisten tavaroiden yhdistämiseen ennen lentokuljetusta. Lentoyhtiö ja tulli voi vaatia rahtiluettelon.
Tästä asiakirjasta vastaa huolitsija.
Laskutuslasku
Huolitsijasi laatima tämä on huolitsijoiden lasku sinulle, lähettäjälle.
Tästä asiakirjasta vastaa huolitsija.
Lentorahtikuljetuksen lisäasiakirjat
Saatat tarvita useita lisäasiakirjoja tavaratyypistä sekä lentorahtisi alkuperästä ja määräpaikasta riippuen. Jotkut ovat sinun vastuullasi valmistautua lähettäjänä, mutta voit ehkä tilata huolitsijan valmistelemaan osan puolestasi; muut voit odottaa huolitsijasi valmistavan.
Alkuperätodistus
Tässä asiakirjassa kerrotaan tavaroidesi alkuperämaa – toisin sanoen missä ne on valmistettu. Sitä tarvitaan satunnaisesti päätettäessä, ovatko tuotteesi tuontikelpoisia, ja se voi olla välttämätöntä alennettujen tullien saamiseksi tuontiin alueellisten ohjelmien edunsaajiksi luetelluista maista.
Huolitsijasi ja tulli vaatii tätä alkuperätodistusta, joka sisältää tiedot tuotteistasi, määräpaikasta ja vientimaasta.
Kuljetus- ja dokumentointiohjeiden lisäksi SLI helpottaa myös viennin valvontaa. Täydellinen SLI helpottaa vientiä. lähetyksiä ja antaa huolitsijalle luvan toimia valtuutettuna välittäjänä vientivalvonnassa ja tulliin liittyvissä prosesseissa.
Tämä asiakirja on lähettäjän vastuulla.
Maksuohjeet
Lähettäjän laatima, ja se tunnetaan myös remburssina tai remburssina. Tämä on ensisijainen maksuväline kansainvälisessä kaupassa. Se on pankin ostajan (maahantuojan) puolesta antama kirjallinen lupaus maksaa sinulle, myyjälle (viejälle) tietyn summan sovitussa valuutassa.
Tämän maksun ehtona on, että toimitat asiakirjat ajoissa ja noudatat ilmoitettuja ehtoja. Huolitsijasi ja tulli tarvitsevat tämän remburssin.
Valtakirja
Lähettäjän laatima asiakirja vaaditaan vain, jos pyydät huolitsijaasi tekemään tulliselvityksen lentorahtillesi. Huolitsija edustaa sinua ja toimii puolestasi tulliviranomaisen kanssa kirjallisesti. Tulli saattaa vaatia sitä.
Vienti/tuontilisenssi
Saatat tarvita vienti-/tuontiluvan tuotteiden siirtämiseen ilmateitse maasta tai maahan. Sen määrittäminen, vaativatko lentorahtiesi luvan, vaatii huolellista tutkimusta, ja hakemukset on tehtävä asianmukaisen valtion viraston kautta. Tarvittaessa voit pyytää huolitsijalta apua lisenssien kanssa. Tulli vaatii tämän asiakirjan.
Huolitsijasi auttaa luomaan sekä lentorahtikirjatyyppejä että niihin liittyviä lentorahtietikettejä. Rahdin yhdistämistä varten useiden lähettäjien HAWB:t voidaan yhdistää yhdeksi MAWB:ksi. Molemmat lentorahtikirjat vaaditaan tullattaessa.
Tämä asiakirja on lähettäjän vastuulla, mutta huolitsija voi tukea sinua.
Vaarallisten aineiden ilmoitus/todistus
Tämä asiakirja vahvistaa, että kaikki lentorahdissasi olevat vaaralliset aineet on asianmukaisesti luokiteltu, pakattu ja merkitty IATA:n vaarallisia aineita koskevien määräysten mukaisesti. Tuotteistasi riippuen saatat tarvita myös käyttöturvallisuustiedotteen (MSDS). Huolitsijasi ja lentoyhtiö tarvitsevat molemmat asiakirjat.
Tämä asiakirja on lähettäjän vastuulla, mutta huolitsija voi tukea sinua.
Vienti-/tuontitulli-ilmoitus
Tämä asiakirja, jonka rahdinkuljettaja on laatinut suorittaessaan tullausta puolestasi tietyissä paikoissa, määrittelee vietävien tavaroiden määrät, painot, arvot ja määränpään. Sitä käytetään tulliselvityksen aikana lentorahtiisi sovellettavien tullien ja verojen laskemiseen, ja se laaditaan pakollisen kauppalaskun ja pakkausluettelon perusteella.
Tulli-ilmoituksissa on huomattavia eroja maittain, koska jokaisessa voi olla erilaiset tullimääräykset. Tulli vaatii tämän asiakirjan.
Litiumakun vakuutus
Huolitsijasi laatima, kun lentorahtisi sisältää litiumakkuja, tämä asiakirja vahvistaa kaikkien vaarallisten aineiden lentokuljetuksia koskevien määräysten noudattamisen. Lentoyhtiö vaatii tämän vakuutuksen.
Alkuperätodistus
Tässä asiakirjassa kerrotaan tavaroidesi alkuperämaa – toisin sanoen missä ne on valmistettu. Sitä tarvitaan satunnaisesti päätettäessä, ovatko tuotteesi tuontikelpoisia, ja se voi olla välttämätöntä alennettujen tullien saamiseksi tuontiin alueellisten ohjelmien edunsaajiksi luetelluista maista.
Huolitsijasi ja tulli vaatii tätä alkuperätodistusta, joka sisältää tiedot tuotteistasi, määräpaikasta ja vientimaasta.
Kuljetus- ja dokumentointiohjeiden lisäksi SLI helpottaa myös viennin valvontaa. Täydellinen SLI helpottaa vientiä. lähetyksiä ja antaa huolitsijalle luvan toimia valtuutettuna välittäjänä vientivalvonnassa ja tulliin liittyvissä prosesseissa.
Tämä asiakirja on lähettäjän vastuulla.
Maksuohjeet
Lähettäjän laatima, ja se tunnetaan myös remburssina tai remburssina. Tämä on ensisijainen maksuväline kansainvälisessä kaupassa. Se on pankin ostajan (maahantuojan) puolesta antama kirjallinen lupaus maksaa sinulle, myyjälle (viejälle) tietyn summan sovitussa valuutassa.
Tämän maksun ehtona on, että toimitat asiakirjat ajoissa ja noudatat ilmoitettuja ehtoja. Huolitsijasi ja tulli tarvitsevat tämän remburssin.
Valtakirja
Lähettäjän laatima asiakirja vaaditaan vain, jos pyydät huolitsijaasi tekemään tulliselvityksen lentorahtillesi. Huolitsija edustaa sinua ja toimii puolestasi tulliviranomaisen kanssa kirjallisesti. Tulli saattaa vaatia sitä.
Vienti/tuontilisenssi
Saatat tarvita vienti-/tuontiluvan tuotteiden siirtämiseen ilmateitse maasta tai maahan. Sen määrittäminen, vaativatko lentorahtiesi luvan, vaatii huolellista tutkimusta, ja hakemukset on tehtävä asianmukaisen valtion viraston kautta. Tarvittaessa voit pyytää huolitsijalta apua lisenssien kanssa. Tulli vaatii tämän asiakirjan.
Huolitsijasi auttaa luomaan sekä lentorahtikirjatyyppejä että niihin liittyviä lentorahtietikettejä. Rahdin yhdistämistä varten useiden lähettäjien HAWB:t voidaan yhdistää yhdeksi MAWB:ksi. Molemmat lentorahtikirjat vaaditaan tullattaessa.
Tämä asiakirja on lähettäjän vastuulla, mutta huolitsija voi tukea sinua.
Vaarallisten aineiden ilmoitus/todistus
Tämä asiakirja vahvistaa, että kaikki lentorahdissasi olevat vaaralliset aineet on asianmukaisesti luokiteltu, pakattu ja merkitty IATA:n vaarallisia aineita koskevien määräysten mukaisesti. Tuotteistasi riippuen saatat tarvita myös käyttöturvallisuustiedotteen (MSDS). Huolitsijasi ja lentoyhtiö tarvitsevat molemmat asiakirjat.
Tämä asiakirja on lähettäjän vastuulla, mutta huolitsija voi tukea sinua.
Vienti-/tuontitulli-ilmoitus
Tämä asiakirja, jonka rahdinkuljettaja on laatinut suorittaessaan tullausta puolestasi tietyissä paikoissa, määrittelee vietävien tavaroiden määrät, painot, arvot ja määränpään. Sitä käytetään tulliselvityksen aikana lentorahtiisi sovellettavien tullien ja verojen laskemiseen, ja se laaditaan pakollisen kauppalaskun ja pakkausluettelon perusteella.
Tulli-ilmoituksissa on huomattavia eroja maittain, koska jokaisessa voi olla erilaiset tullimääräykset. Tulli vaatii tämän asiakirjan.
Litiumakun vakuutus
Huolitsijasi laatima, kun lentorahtisi sisältää litiumakkuja, tämä asiakirja vahvistaa kaikkien vaarallisten aineiden lentokuljetuksia koskevien määräysten noudattamisen. Lentoyhtiö vaatii tämän vakuutuksen.
Saatat tarvita lisäasiakirjoja. Lentoyhtiö voi esimerkiksi vaatia sinua noudattamaan Transportation Security Administration (TSA) -direktiiviä.
Kaikkia mahdollisesti vaadittavia asiakirjoja ei ole voitu luetella. Tämä osio ei esimerkiksi kata vakuutus- ja suojasuunnitelmaasiakirjoja. Mutta ainakin se antaa yleiskatsauksen pakollisista ja yleisimmistä lentorahdin mukana tulevista asiakirjoista.
Lentorahdin dokumentoinnin yksinkertaistaminen
Jos lähetät toistuvasti samantyyppisiä tavaroita samasta alkuperästä samaan määränpäähän, asiakirjoihin tulee tehdä vähemmän muutoksia. Joten tältä pohjalta ensimmäiset asiakirjat ovat haastavin, mutta sen jälkeen asioiden pitäisi helpottaa!
Paras tapa yksinkertaistaa lentorahdin dokumentointia on muuttaa täysin digitaaliseksi. Kaikki asiaankuuluvat sähköiset asiakirjat voidaan arkistoida yhdessä samaan järjestelmään, joka on kaikkien valtuutettujen osapuolten käytettävissä 24/7. Esimerkiksi DHL Global Forwarding tarjoaa myDHLi- alustan, joka tarkoittaa vähemmän vaiheita ja enemmän toimintoja. Se yhdistää kaikki tärkeimmät online-lähetyspalvelusi – mukaan lukien lentorahdin dokumentaatio – yhdeksi uskomattoman tehokkaaksi työkaluksi yhdellä salasanalla.
Logistiikan ajankohtaiset aiheet sähköpostiisi
Tilaa kuukausittaiset markkinakatsauksemme ja kutsut asiakaswebinaareihimme, joissa alan asiantuntijamme vastaavat kaikkiin maailmankauppaa koskeviin kysymyksiisi.
