Vodič kroz dokumentaciju zračnog tereta za pošiljatelje
Shvatite zahtjeve za svoju robu kako biste izbjegli kašnjenja i novčane kazne
Dokumentacija koja prati teret u zračnom transportu je složena – čak i manje pogreške mogu rezultirati kašnjenjem ili neuspjelim isporukama, višim naknadama za skladištenje pa čak i kaznama. Ovaj članak pruža opće smjernice za mnoge varijable koje prate dokumentaciju tereta u zračnom transportu – posebno različite zahtjeve koji ovise o vrsti robe te podrijetlu i odredištu pošiljke
Zašto je dokumentacija važna?
Zemlje zahtijevaju dokumentaciju o zračnom teretu za nadzor robe koja odlazi ili ulazi zračnim teretnim prijevozom.
Osim toga, dokumentacija igra ključnu ulogu u međunarodnim transakcijama. Prodavateljima i kupcima potrebni su dokumenti za knjigovodstvene, računovodstvene, porezne te izvozne i uvozne formalnosti. Također zahtijevaju dokumente za plaćanje putem akreditiva i drugih metoda plaćanja. Špediteri i zračni prijevoznici također trebaju te dokumente radi usklađenosti s propisima
Što čini dobar popis?
Dosljednost među dokumentima je ključna. Stoga dosljednost mora biti prioritet pri pripremi, prezentiranju i provjeri svih vrsta dokumentacije zračnog tereta.
Obavezni dokumenti (i tko ih daje)
Kao pošiljatelj, vi ste odgovorni za pripremu tri obvezna dokumenta i morate ih dati svom špediteru. Osim toga, postoji nekoliko obveznih dokumenata koje mora pripremiti izravno vaš špediter.
Dobijte uvide u logistiku putem e-maila
Pretplatite se na naše mjesečne novosti o tržištu i budite pozvani na ekskluzivne webinare na kojima naši stručnjaci za špediciju odgovaraju na sva vaša pitanja o globalnoj trgovini.
Pismo s uputama pošiljatelja (SLI)
Poznata i kao izvozna deklaracija pošiljatelja, to je autorizacijski dokument koji izvoznik izdaje svojim agentima ili špediterima. SLI dokument uglavnom sadrži pojedinosti o uvjetima otpreme, omogućujući transportnoj tvrtki izdavanje zračnog tovarnog lista u ime izvoznika. Također daje upute za prijevoznika o tome kako postupati, skladištiti, utovariti i istovariti pošiljku učinkovito ili bez ikakvog fizičkog oštećenja proizvoda.
Osim pružanja uputa za prijevoz i dokumentaciju, SLI također olakšava kontrolu izvoza. Kompletan SLI olakšava izvoz. otpreme i daje dopuštenje otpremniku da djeluje kao ovlašteni otpremnik za kontrolu izvoza i carinske procese.
Za ovaj dokument odgovoran je pošiljatelj.
Komercijalna faktura
Ovaj obvezni dokument opisuje trgovačku transakciju između prodavatelja (pošiljatelja) i kupca (uvoznika). Kao takav, to je ključni računovodstveni dokument, koji pruža srž onoga što je potrebno za usklađenost izvoza i postupak carinjenja. Vaš će špediter i carina zahtijevati ovu fakturu.
Ovaj dokument je odgovornost pošiljatelja
Popis pakiranja
Ovaj obavezni dokument pruža detaljan opis vašeg zračnog tereta – vrste i količine svake stavke, govoreći kako je pošiljka zapakirana kao i koje su oznake i brojevi navedeni na vanjskoj strani pakiranja pošiljke. Detaljniji je od komercijalnog računa, ali ne sadrži podatke o cijeni. Nije zamjena za komercijalnu fakturu. Ovaj će popis pakiranja zahtijevati vaš špediter, a može ga zahtijevati i carina.
Za ovaj dokument odgovoran je pošiljatelj.
Zračni tovarni listovi
Zračni tovarni list je vrsta ugovora koji se koristi za zračni prijevoz tereta. To je ne pregovarajući prijevozni dokument koji pokriva prijevoz tereta od polazišne zračne luke do odredišne zračne luke. Specifičan je za imenovane organizacije (špediter i otpremnik/zračni prijevoznik) i ne može se prenijeti na druge strane.
Postoje dva različita zračna tovarna lista: kućni zračni tovarni list (HAWB), koji je ugovor o prijevozu između pošiljatelja i špeditera, i glavni zračni tovarni list (MAWB), koji izdaju zrakoplovne tvrtke kao ugovor o prijevozu između špediter i zračni prijevoznik. Kada je pošiljka rezervirana, zrakoplovna tvrtka izdaje MAWB otpremniku, koji zauzvrat izdaje vlastiti kućni zrakoplovni tovarni list svom kupcu
U oba slučaja zrakoplovni tovarni list služi kao dokaz o primitku robe, uvjetima pod kojima je prijevoz obavljen i dogovoru da se roba isporuči na odredište. To znači da je zračni tovarni list i potvrda o primitku robe i ugovor o isporuci.
Vaš špediter pomaže u izradi obje vrste zračnog tovarnog lista i popratnih oznaka zračnog tereta. Za potrebe konsolidacije tereta, HAWB-ovi više pošiljatelja mogu se kombinirati u jedan MAWB. Oba zrakoplovna tovarna lista potrebna su tijekom carinjenja.
Ovaj dokument je odgovornost špeditera.
Cargo Manifest
Ovaj dokument koji je pripremio vaš špediter navodi svu robu u vašem zračnom teretu. Opisuje pojedinosti o tim stavkama – kao što su brojevi prijevoznih dokumenata, pošiljatelji, primatelji, oznake i brojevi, broj i vrste paketa, opisi i količine – ali ne navodi troškove prijevoza. Vaš će špediter koristiti ovaj dokument za izradu paleta i pripremu konsolidacije rasute robe prije zračnog prijevoza. Cargo manifest zahtijevat će zrakoplovna tvrtka, a može ga zahtijevati i carina.
Ovaj dokument je odgovornost špeditera.
Faktura za naplatu
Špediter ju je pripremio. Ovo je faktura špeditera za vas, pošiljatelja.
Ovaj dokument je odgovornost špeditera.
Pismo s uputama pošiljatelja (SLI)
Poznata i kao izvozna deklaracija pošiljatelja, to je autorizacijski dokument koji izvoznik izdaje svojim agentima ili špediterima. SLI dokument uglavnom sadrži pojedinosti o uvjetima otpreme, omogućujući transportnoj tvrtki izdavanje zračnog tovarnog lista u ime izvoznika. Također daje upute za prijevoznika o tome kako postupati, skladištiti, utovariti i istovariti pošiljku učinkovito ili bez ikakvog fizičkog oštećenja proizvoda.
Osim pružanja uputa za prijevoz i dokumentaciju, SLI također olakšava kontrolu izvoza. Kompletan SLI olakšava izvoz. otpreme i daje dopuštenje otpremniku da djeluje kao ovlašteni otpremnik za kontrolu izvoza i carinske procese.
Za ovaj dokument odgovoran je pošiljatelj.
Komercijalna faktura
Ovaj obvezni dokument opisuje trgovačku transakciju između prodavatelja (pošiljatelja) i kupca (uvoznika). Kao takav, to je ključni računovodstveni dokument, koji pruža srž onoga što je potrebno za usklađenost izvoza i postupak carinjenja. Vaš će špediter i carina zahtijevati ovu fakturu.
Ovaj dokument je odgovornost pošiljatelja
Popis pakiranja
Ovaj obavezni dokument pruža detaljan opis vašeg zračnog tereta – vrste i količine svake stavke, govoreći kako je pošiljka zapakirana kao i koje su oznake i brojevi navedeni na vanjskoj strani pakiranja pošiljke. Detaljniji je od komercijalnog računa, ali ne sadrži podatke o cijeni. Nije zamjena za komercijalnu fakturu. Ovaj će popis pakiranja zahtijevati vaš špediter, a može ga zahtijevati i carina.
Za ovaj dokument odgovoran je pošiljatelj.
Zračni tovarni listovi
Zračni tovarni list je vrsta ugovora koji se koristi za zračni prijevoz tereta. To je ne pregovarajući prijevozni dokument koji pokriva prijevoz tereta od polazišne zračne luke do odredišne zračne luke. Specifičan je za imenovane organizacije (špediter i otpremnik/zračni prijevoznik) i ne može se prenijeti na druge strane.
Postoje dva različita zračna tovarna lista: kućni zračni tovarni list (HAWB), koji je ugovor o prijevozu između pošiljatelja i špeditera, i glavni zračni tovarni list (MAWB), koji izdaju zrakoplovne tvrtke kao ugovor o prijevozu između špediter i zračni prijevoznik. Kada je pošiljka rezervirana, zrakoplovna tvrtka izdaje MAWB otpremniku, koji zauzvrat izdaje vlastiti kućni zrakoplovni tovarni list svom kupcu
U oba slučaja zrakoplovni tovarni list služi kao dokaz o primitku robe, uvjetima pod kojima je prijevoz obavljen i dogovoru da se roba isporuči na odredište. To znači da je zračni tovarni list i potvrda o primitku robe i ugovor o isporuci.
Vaš špediter pomaže u izradi obje vrste zračnog tovarnog lista i popratnih oznaka zračnog tereta. Za potrebe konsolidacije tereta, HAWB-ovi više pošiljatelja mogu se kombinirati u jedan MAWB. Oba zrakoplovna tovarna lista potrebna su tijekom carinjenja.
Ovaj dokument je odgovornost špeditera.
Cargo Manifest
Ovaj dokument koji je pripremio vaš špediter navodi svu robu u vašem zračnom teretu. Opisuje pojedinosti o tim stavkama – kao što su brojevi prijevoznih dokumenata, pošiljatelji, primatelji, oznake i brojevi, broj i vrste paketa, opisi i količine – ali ne navodi troškove prijevoza. Vaš će špediter koristiti ovaj dokument za izradu paleta i pripremu konsolidacije rasute robe prije zračnog prijevoza. Cargo manifest zahtijevat će zrakoplovna tvrtka, a može ga zahtijevati i carina.
Ovaj dokument je odgovornost špeditera.
Faktura za naplatu
Špediter ju je pripremio. Ovo je faktura špeditera za vas, pošiljatelja.
Ovaj dokument je odgovornost špeditera.
Dodatni dokumenti za zračni prijevoz tereta
Postoji niz dodatnih dokumenata koji bi mogli biti potrebni, ovisno o vrsti robe te podrijetlu i odredištu vašeg zračnog tereta. Neke morate pripremiti kao pošiljatelj, ali možda ćete moći ovlastiti svog špeditera da pripremi neke od njih u vaše ime; druge možete očekivati da će pripremiti vaš špediter.
Potvrda o podrijetlu
Ovaj dokument navodi zemlju podrijetla vaše robe – drugim riječima, gdje je proizvedena. Potrebno je povremeno kako biste odlučili ispunjavaju li vaši artikli uvjete za uvoz, a može biti ključno za dobivanje sniženih carinskih stopa za uvoz iz zemalja koje su navedene kao korisnice regionalnog programa.
Ovu potvrdu o podrijetlu koja sadrži informacije o vašim proizvodima, odredištu i zemlji izvoza zahtijevat će vaš špediter i carina.
Osim pružanja uputa za prijevoz i dokumentaciju, SLI također olakšava kontrolu izvoza. Kompletan SLI olakšava izvoz. otpreme i daje dopuštenje otpremniku da djeluje kao ovlašteni otpremnik za kontrolu izvoza i carinske procese.
Za ovaj dokument odgovoran je pošiljatelj.
Upute za plaćanje
Pripremljen od strane pošiljatelja, a poznat i kao akreditiv ili dokumentarni akreditiv, ovo je primarno sredstvo plaćanja u međunarodnoj trgovinskoj transakciji. To je pismeno obećanje banke, preuzeto u ime kupca (uvoznika), da će vama, prodavaču (izvozniku) platiti određeni iznos u dogovorenoj valuti.
Ovo plaćanje je uvjetovano podnošenjem dokumenata na vrijeme i pridržavanjem navedenih uvjeta. Vaš će špediter i carina zahtijevati ovaj akreditiv.
Punomoć
Ovaj dokument koji je pripremio pošiljatelj potreban je samo ako od svog špeditera zatražite da dobije carinjenje za vaš zračni teret. To je vaše pismeno ovlaštenje špediteru da vas zastupa i djeluje u vaše ime kod carinskih tijela. To može zahtijevati carina.
Dozvola za izvoz/uvoz
Možda će vam trebati izvozna/uvozna dozvola za prijevoz proizvoda zračnim putem iz/u zemlju. Utvrđivanje je li za vaše predmete zračnog tereta potrebna dozvola uključuje pažljivo istraživanje, a zahtjevi se moraju podnijeti putem odgovarajuće državne agencije. Ako je potrebno, možete zamoliti svog špeditera za pomoć oko licenci. Ovaj će dokument zahtijevati carina.
Vaš špediter pomaže u izradi obje vrste zračnog tovarnog lista i popratnih oznaka zračnog tereta. Za potrebe konsolidacije tereta, HAWB-ovi više pošiljatelja mogu se kombinirati u jedan MAWB. Oba zrakoplovna tovarna lista potrebna su tijekom carinjenja.
Ovaj dokument je odgovornost pošiljatelja, ali vaš špediter može vam pomoći.
Deklaracija/potvrda o opasnoj robi
Ovaj dokument potvrđuje da je svaka opasna roba u vašem zračnom teretu pravilno klasificirana, pakirana i označena u skladu s IATA propisima o opasnoj robi. Ovisno o vašim artiklima, možda ćete trebati i sigurnosno-tehnički list (MSDS). Oba će dokumenta zahtijevati vaš špediter i zrakoplovna tvrtka.
Ovaj dokument je odgovornost pošiljatelja, ali vaš špediter može vam pomoći.
Carinsku deklaraciju izvoza/uvoza
Ovaj dokument koji priprema vaš špediter prilikom obavljanja carinjenja u vaše ime na određenim lokacijama, navodi robu koja se izvozi s njezinom količinom, težinom, vrijednostima i odredištem. Koristi se tijekom carinjenja za izračun carina i poreza primjenjivih na vaš zračni teret i priprema se pomoću vaše obvezne komercijalne fakture i popisa pakiranja.
Postoje značajne razlike u carinskim deklaracijama od zemlje do zemlje, budući da svaka može imati različite carinske propise. Ovaj će dokument zahtijevati carina.
Deklaracija za litijske baterije
Ovaj dokument koji je pripremio vaš špediter kada vaš zračni teret uključuje litijske baterije, potvrđuje usklađenost sa svim regulatornim zahtjevima za zračni prijevoz vrste opasne robe. Ovu će izjavu zahtijevati zrakoplovni prijevoznik.
Potvrda o podrijetlu
Ovaj dokument navodi zemlju podrijetla vaše robe – drugim riječima, gdje je proizvedena. Potrebno je povremeno kako biste odlučili ispunjavaju li vaši artikli uvjete za uvoz, a može biti ključno za dobivanje sniženih carinskih stopa za uvoz iz zemalja koje su navedene kao korisnice regionalnog programa.
Ovu potvrdu o podrijetlu koja sadrži informacije o vašim proizvodima, odredištu i zemlji izvoza zahtijevat će vaš špediter i carina.
Osim pružanja uputa za prijevoz i dokumentaciju, SLI također olakšava kontrolu izvoza. Kompletan SLI olakšava izvoz. otpreme i daje dopuštenje otpremniku da djeluje kao ovlašteni otpremnik za kontrolu izvoza i carinske procese.
Za ovaj dokument odgovoran je pošiljatelj.
Upute za plaćanje
Pripremljen od strane pošiljatelja, a poznat i kao akreditiv ili dokumentarni akreditiv, ovo je primarno sredstvo plaćanja u međunarodnoj trgovinskoj transakciji. To je pismeno obećanje banke, preuzeto u ime kupca (uvoznika), da će vama, prodavaču (izvozniku) platiti određeni iznos u dogovorenoj valuti.
Ovo plaćanje je uvjetovano podnošenjem dokumenata na vrijeme i pridržavanjem navedenih uvjeta. Vaš će špediter i carina zahtijevati ovaj akreditiv.
Punomoć
Ovaj dokument koji je pripremio pošiljatelj potreban je samo ako od svog špeditera zatražite da dobije carinjenje za vaš zračni teret. To je vaše pismeno ovlaštenje špediteru da vas zastupa i djeluje u vaše ime kod carinskih tijela. To može zahtijevati carina.
Dozvola za izvoz/uvoz
Možda će vam trebati izvozna/uvozna dozvola za prijevoz proizvoda zračnim putem iz/u zemlju. Utvrđivanje je li za vaše predmete zračnog tereta potrebna dozvola uključuje pažljivo istraživanje, a zahtjevi se moraju podnijeti putem odgovarajuće državne agencije. Ako je potrebno, možete zamoliti svog špeditera za pomoć oko licenci. Ovaj će dokument zahtijevati carina.
Vaš špediter pomaže u izradi obje vrste zračnog tovarnog lista i popratnih oznaka zračnog tereta. Za potrebe konsolidacije tereta, HAWB-ovi više pošiljatelja mogu se kombinirati u jedan MAWB. Oba zrakoplovna tovarna lista potrebna su tijekom carinjenja.
Ovaj dokument je odgovornost pošiljatelja, ali vaš špediter može vam pomoći.
Deklaracija/potvrda o opasnoj robi
Ovaj dokument potvrđuje da je svaka opasna roba u vašem zračnom teretu pravilno klasificirana, pakirana i označena u skladu s IATA propisima o opasnoj robi. Ovisno o vašim artiklima, možda ćete trebati i sigurnosno-tehnički list (MSDS). Oba će dokumenta zahtijevati vaš špediter i zrakoplovna tvrtka.
Ovaj dokument je odgovornost pošiljatelja, ali vaš špediter može vam pomoći.
Carinsku deklaraciju izvoza/uvoza
Ovaj dokument koji priprema vaš špediter prilikom obavljanja carinjenja u vaše ime na određenim lokacijama, navodi robu koja se izvozi s njezinom količinom, težinom, vrijednostima i odredištem. Koristi se tijekom carinjenja za izračun carina i poreza primjenjivih na vaš zračni teret i priprema se pomoću vaše obvezne komercijalne fakture i popisa pakiranja.
Postoje značajne razlike u carinskim deklaracijama od zemlje do zemlje, budući da svaka može imati različite carinske propise. Ovaj će dokument zahtijevati carina.
Deklaracija za litijske baterije
Ovaj dokument koji je pripremio vaš špediter kada vaš zračni teret uključuje litijske baterije, potvrđuje usklađenost sa svim regulatornim zahtjevima za zračni prijevoz vrste opasne robe. Ovu će izjavu zahtijevati zrakoplovni prijevoznik.
Možda će vam trebati dodatne dokumentarne izjave. Na primjer, zrakoplovni prijevoznik može zahtijevati da se pridržavate direktive Uprave za sigurnost prometa (TSA).
Nije moguće navesti sve dokumente koji bi mogli biti potrebni. Na primjer, ovaj odjeljak nije obuhvatio dokumentaciju police osiguranja i plana zaštite. Ali barem daje pregled obveznih i najčešćih dokumenata koji prate zračni teret.
Pojednostavljivanje dokumentacije za zračni prijevoz
Ako opetovano šaljete istu vrstu robe iz istog podrijetla na isto odredište, bit će potrebno manje promjena u vašoj dokumentaciji. Dakle, na temelju toga, prvi set dokumenata bit će vam najveći izazov, ali nakon toga stvari bi trebale postati lakše!
Najbolji način da pojednostavite dokumentaciju zračnog tereta je potpuno digitalizirati. Svi relevantni elektronički dokumenti mogu se pohraniti zajedno u istom sustavu, dostupnom 24/7 svim ovlaštenim stranama. Na primjer, DHL Global Forwarding nudi myDHLi platformu, koja nudi široki spektar funkcionalnosti. Integrira sve vaše najvažnije internetske usluge dostave – uključujući dokumentaciju o zračnom prijevozu tereta – u jedan nevjerojatno moćan alat s jednom lozinkom.
Želite pročitati više špediterskih priča?
Na mjesečnoj bazi u svoj dolazni pretinac e-mail pošte primajte najnovije vijesti o zračnom, pomorskom i željezničkom transportu, zajedno s redovitim pozivnicama na naše webinare.
