Guia do expedidor para documentação de carga aérea
Compreender os requisitos das suas mercadorias para evitar atrasos e penalidades
A documentação da carga aérea é complexa - e mesmo pequenos erros podem resultar em atrasos ou falhas nos envios, taxas de armazenamento mais elevadas e até multas. Este artigo fornece uma orientação de alto nível para as muitas variáveis que acompanham a documentação da carga aérea - especialmente os diferentes requisitos, dependendo do tipo de mercadoria e da origem e destino da remessa.
Por que é que a documentação é importante?
Os países exigem documentação relativa à carga aérea para controlar as mercadorias que saem ou entram por via aérea.
Além disso, a documentação desempenha um papel fundamental nas transações internacionais. Os vendedores e os compradores precisam de documentos para a contabilidade, a fiscalização e as formalidades de exportação e importação. Exigem igualmente documentos para efetuar pagamentos através de cartas de crédito e outros métodos de pagamento documental. Além disso, os transitários e as companhias aéreas também precisam destes documentos para cumprirem a regulamentação
O que faz um bom registo?
A coerência entre os documentos é fundamental. Por conseguinte, deve ser dada prioridade à coerência na preparação, apresentação e verificação de todos os tipos de documentação relativa à carga aérea.
Documentos obrigatórios (e quem os fornece)
Como expedidor, é responsável pela preparação de três documentos obrigatórios e deve fornecê-los ao seu transitário. Além disso, existem vários documentos obrigatórios que devem ser preparados diretamente pelo transitário.
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Carta de instruções do carregador (SLI)
Também conhecida como declaração de exportação do expedidor, é um documento de autorização emitido pelo exportador aos seus agentes ou transitários. O documento SLI contém principalmente pormenores sobre as condições de expedição, permitindo à empresa de transporte emitir uma carta de porte aéreo em nome do exportador. Também estabelece instruções para o transportador sobre como manusear, armazenar, carregar e descarregar a remessa de forma eficaz ou sem qualquer dano físico aos produtos.
Para além de fornecer instruções de transporte e documentação, uma SLI também facilita o controlo das exportações. Um SLI completo facilita os envios de exportação e concede permissão a um transitário para atuar como agente de expedição autorizado para o controlo de exportação e processos relacionados com a alfândega.
Este documento é da responsabilidade do expedidor.
Fatura comercial
Este documento obrigatório descreve a transação comercial entre o vendedor (expedidor) e o comprador (o importador). Como tal, é um documento contabilístico fundamental, que fornece o núcleo do que é necessário para a conformidade das exportações e o processo de desalfandegamento. Esta fatura será exigida pelo seu transitário e pela alfândega.
Este documento é da responsabilidade do expedidor.
Lista de embalamento
Este documento obrigatório fornece uma descrição pormenorizada da sua carga aérea - os tipos e as quantidades de cada artigo, indicando a forma como a remessa foi embalada, bem como as marcas e os números anotados no exterior da embalagem da remessa. É mais pormenorizada do que a fatura comercial, mas não contém qualquer informação sobre o preço. Não substitui a fatura comercial. Esta lista de embalagem será exigida pelo seu transitário e poderá ser exigida pela alfândega.
Este documento é da responsabilidade do expedidor.
Carta de porte aéreo
Uma carta de porte aéreo é um tipo de contrato utilizado para o transporte aéreo de mercadorias. Trata-se de um documento de transporte não negociável que cobre o transporte de carga de aeroporto para aeroporto. É específico para organizações nomeadas (o transitário e o expedidor/companhia aérea) e não pode ser transferido para outras partes.
Existem duas cartas de porte aéreo diferentes: a carta de porte aéreo interna (HAWB), que é um contrato de transporte entre o expedidor e o transitário, e a carta de porte aéreo principal (MAWB), que é emitida pelas companhias aéreas como um contrato de transporte entre o transitário e a companhia aérea. Quando o transporte é reservado, a companhia aérea emite um MAWB para o transitário, que, por sua vez, emite a sua própria carta de porte aéreo interna para o seu cliente
Em ambos os casos, a carta de porte aéreo serve como prova da recepção das mercadorias, das condições em que o transporte é efetuado e do acordo de entrega das mercadorias no destino. Isto significa que a carta de porte aéreo é simultaneamente um recibo de mercadoria e um contrato de entrega.
O transitário ajuda a criar os dois tipos de carta de porte aéreo e as respectivas etiquetas de carga aérea. Para efeitos de consolidação do frete, as HAWB de vários carregadores podem ser combinadas numa MAWB. Ambas as cartas de porte aéreo são necessárias para o desalfandegamento.
Este documento é da responsabilidade do transitário.
Manifesto de carga
Preparado pelo seu transitário, este documento enumera todas as mercadorias contidas na sua carga aérea. Descreve os pormenores destes envios - tais como números de documentos de transporte, expedidores, destinatários, marcas e números, número e tipos de embalagens, descrições e quantidades - mas não indica as despesas de transporte. O transitário utilizará este documento para construir paletes e preparar a consolidação de mercadorias soltas antes do transporte aéreo. O manifesto de carga será exigido pela companhia aérea e pode também ser exigido pela alfândega.
Este documento é da responsabilidade do transitário.
Fatura de faturação
Preparada pelo transitário, esta é a fatura do transitário para o expedidor.
Este documento é da responsabilidade do transitário.
Carta de instruções do carregador (SLI)
Também conhecida como declaração de exportação do expedidor, é um documento de autorização emitido pelo exportador aos seus agentes ou transitários. O documento SLI contém principalmente pormenores sobre as condições de expedição, permitindo à empresa de transporte emitir uma carta de porte aéreo em nome do exportador. Também estabelece instruções para o transportador sobre como manusear, armazenar, carregar e descarregar a remessa de forma eficaz ou sem qualquer dano físico aos produtos.
Para além de fornecer instruções de transporte e documentação, uma SLI também facilita o controlo das exportações. Um SLI completo facilita os envios de exportação e concede permissão a um transitário para atuar como agente de expedição autorizado para o controlo de exportação e processos relacionados com a alfândega.
Este documento é da responsabilidade do expedidor.
Fatura comercial
Este documento obrigatório descreve a transação comercial entre o vendedor (expedidor) e o comprador (o importador). Como tal, é um documento contabilístico fundamental, que fornece o núcleo do que é necessário para a conformidade das exportações e o processo de desalfandegamento. Esta fatura será exigida pelo seu transitário e pela alfândega.
Este documento é da responsabilidade do expedidor.
Lista de embalamento
Este documento obrigatório fornece uma descrição pormenorizada da sua carga aérea - os tipos e as quantidades de cada artigo, indicando a forma como a remessa foi embalada, bem como as marcas e os números anotados no exterior da embalagem da remessa. É mais pormenorizada do que a fatura comercial, mas não contém qualquer informação sobre o preço. Não substitui a fatura comercial. Esta lista de embalagem será exigida pelo seu transitário e poderá ser exigida pela alfândega.
Este documento é da responsabilidade do expedidor.
Carta de porte aéreo
Uma carta de porte aéreo é um tipo de contrato utilizado para o transporte aéreo de mercadorias. Trata-se de um documento de transporte não negociável que cobre o transporte de carga de aeroporto para aeroporto. É específico para organizações nomeadas (o transitário e o expedidor/companhia aérea) e não pode ser transferido para outras partes.
Existem duas cartas de porte aéreo diferentes: a carta de porte aéreo interna (HAWB), que é um contrato de transporte entre o expedidor e o transitário, e a carta de porte aéreo principal (MAWB), que é emitida pelas companhias aéreas como um contrato de transporte entre o transitário e a companhia aérea. Quando o transporte é reservado, a companhia aérea emite um MAWB para o transitário, que, por sua vez, emite a sua própria carta de porte aéreo interna para o seu cliente
Em ambos os casos, a carta de porte aéreo serve como prova da recepção das mercadorias, das condições em que o transporte é efetuado e do acordo de entrega das mercadorias no destino. Isto significa que a carta de porte aéreo é simultaneamente um recibo de mercadoria e um contrato de entrega.
O transitário ajuda a criar os dois tipos de carta de porte aéreo e as respectivas etiquetas de carga aérea. Para efeitos de consolidação do frete, as HAWB de vários carregadores podem ser combinadas numa MAWB. Ambas as cartas de porte aéreo são necessárias para o desalfandegamento.
Este documento é da responsabilidade do transitário.
Manifesto de carga
Preparado pelo seu transitário, este documento enumera todas as mercadorias contidas na sua carga aérea. Descreve os pormenores destes envios - tais como números de documentos de transporte, expedidores, destinatários, marcas e números, número e tipos de embalagens, descrições e quantidades - mas não indica as despesas de transporte. O transitário utilizará este documento para construir paletes e preparar a consolidação de mercadorias soltas antes do transporte aéreo. O manifesto de carga será exigido pela companhia aérea e pode também ser exigido pela alfândega.
Este documento é da responsabilidade do transitário.
Fatura de faturação
Preparada pelo transitário, esta é a fatura do transitário para o expedidor.
Este documento é da responsabilidade do transitário.
Documentos adicionais para o transporte aéreo de mercadorias
Há uma série de documentos adicionais que podem ser necessários, dependendo do tipo de mercadorias e da origem e destino da sua carga aérea. Alguns são da sua responsabilidade, enquanto expedidor, mas poderá encarregar o seu transitário de preparar alguns deles em seu nome; outros, pode esperar que o transitário os prepare.
Certificado de origem
Este documento indica o país de origem dos seus produtos, ou seja, onde foram fabricados. É necessário, ocasionalmente, para decidir se os seus artigos são elegíveis para importação e pode ser essencial para obter taxas pautais reduzidas para importações de países enumerados como beneficiários de programas regionais.
Contendo informações sobre os seus produtos, o destino e o país de exportação, este certificado de origem será exigido pelo seu transitário e pela alfândega.
Para além de fornecer instruções de transporte e documentação, uma SLI também facilita o controlo das exportações. Um SLI completo facilita os envios de exportação e concede permissão a um transitário para atuar como agente de expedição autorizado para controlo de exportação e processos relacionados com a alfândega.
Este documento é da responsabilidade do expedidor.
Instruções de pagamento
Preparada pelo expedidor, e também conhecida como carta de crédito ou crédito documentário, é o principal meio de pagamento numa transação comercial internacional. Trata-se de uma promessa escrita de um banco, assumida em nome do comprador (o importador), de lhe pagar a si, o vendedor (o exportador), uma determinada quantia numa moeda acordada.
Este pagamento está subordinado à apresentação atempada dos documentos e ao cumprimento das condições estabelecidas. Esta carta de crédito será exigida pelo seu transitário e pela alfândega.
Procuração
Preparado pelo expedidor, este documento só é necessário se pedir ao seu transitário para obter o desalfandegamento da sua carga aérea. É a sua autorização escrita para que o transitário o represente e atue em seu nome junto de uma autoridade aduaneira. Pode ser exigido pela alfândega.
Licença de exportação/importação
Pode ser necessária uma licença de exportação/importação para transportar produtos por via aérea para fora ou para dentro de um país. Determinar se os seus artigos de carga aérea necessitam de uma licença implica uma pesquisa cuidadosa e os pedidos devem ser efetuados através da agência governamental adequada. Se necessário, pode pedir ajuda ao seu transitário para obter as licenças. Este documento será exigido pela alfândega.
O transitário ajuda a criar os dois tipos de carta de porte aéreo e as respectivas etiquetas de carga aérea. Para efeitos de consolidação do frete, as HAWB de vários carregadores podem ser combinadas numa MAWB. Ambas as cartas de porte aéreo são necessárias para o desalfandegamento.
Este documento é da responsabilidade do expedidor, mas o seu transitário pode ajudá-lo.
Declaração/Certificado de Mercadoria Perigosa
Este documento confirma que quaisquer mercadorias perigosas contidas na sua carga aérea estão corretamente classificadas, embaladas e etiquetadas de acordo com os regulamentos da IATA relativos a mercadorias perigosas. Dependendo dos seus artigos, pode também precisar de uma ficha de dados de segurança do material (MSDS). Ambos os documentos serão exigidos pelo transitário e pela companhia aérea.
Este documento é da responsabilidade do expedidor, mas o seu transitário pode ajudá-lo.
Declaração aduaneira de exportação/importação
Preparado pelo seu transitário quando trata do desalfandegamento em seu nome em determinados locais, este documento especifica as mercadorias exportadas com as respectivas quantidades, pesos, valores e destino. É utilizado durante o desalfandegamento para calcular os direitos e impostos aplicáveis à sua carga aérea e é preparado com base na sua fatura comercial obrigatória e na lista de embalagem.
As declarações aduaneiras variam consideravelmente de país para país, uma vez que cada um pode ter regulamentos aduaneiros diferentes. Este documento será exigido pela alfândega.
Declaração da bateria de lítio
Preparado pelo seu transitário quando a sua carga aérea inclui baterias de lítio, este documento confirma a conformidade com todos os requisitos regulamentares para o transporte aéreo do tipo de mercadorias perigosas. Esta declaração será exigida pela companhia aérea.
Certificado de origem
Este documento indica o país de origem dos seus produtos, ou seja, onde foram fabricados. É necessário, ocasionalmente, para decidir se os seus artigos são elegíveis para importação e pode ser essencial para obter taxas pautais reduzidas para importações de países enumerados como beneficiários de programas regionais.
Contendo informações sobre os seus produtos, o destino e o país de exportação, este certificado de origem será exigido pelo seu transitário e pela alfândega.
Para além de fornecer instruções de transporte e documentação, uma SLI também facilita o controlo das exportações. Um SLI completo facilita os envios de exportação e concede permissão a um transitário para atuar como agente de expedição autorizado para controlo de exportação e processos relacionados com a alfândega.
Este documento é da responsabilidade do expedidor.
Instruções de pagamento
Preparada pelo expedidor, e também conhecida como carta de crédito ou crédito documentário, é o principal meio de pagamento numa transação comercial internacional. Trata-se de uma promessa escrita de um banco, assumida em nome do comprador (o importador), de lhe pagar a si, o vendedor (o exportador), uma determinada quantia numa moeda acordada.
Este pagamento está subordinado à apresentação atempada dos documentos e ao cumprimento das condições estabelecidas. Esta carta de crédito será exigida pelo seu transitário e pela alfândega.
Procuração
Preparado pelo expedidor, este documento só é necessário se pedir ao seu transitário para obter o desalfandegamento da sua carga aérea. É a sua autorização escrita para que o transitário o represente e atue em seu nome junto de uma autoridade aduaneira. Pode ser exigido pela alfândega.
Licença de exportação/importação
Pode ser necessária uma licença de exportação/importação para transportar produtos por via aérea para fora ou para dentro de um país. Determinar se os seus artigos de carga aérea necessitam de uma licença implica uma pesquisa cuidadosa e os pedidos devem ser efetuados através da agência governamental adequada. Se necessário, pode pedir ajuda ao seu transitário para obter as licenças. Este documento será exigido pela alfândega.
O transitário ajuda a criar os dois tipos de carta de porte aéreo e as respectivas etiquetas de carga aérea. Para efeitos de consolidação do frete, as HAWB de vários carregadores podem ser combinadas numa MAWB. Ambas as cartas de porte aéreo são necessárias para o desalfandegamento.
Este documento é da responsabilidade do expedidor, mas o seu transitário pode ajudá-lo.
Declaração/Certificado de Mercadoria Perigosa
Este documento confirma que quaisquer mercadorias perigosas contidas na sua carga aérea estão corretamente classificadas, embaladas e etiquetadas de acordo com os regulamentos da IATA relativos a mercadorias perigosas. Dependendo dos seus artigos, pode também precisar de uma ficha de dados de segurança do material (MSDS). Ambos os documentos serão exigidos pelo transitário e pela companhia aérea.
Este documento é da responsabilidade do expedidor, mas o seu transitário pode ajudá-lo.
Declaração aduaneira de exportação/importação
Preparado pelo seu transitário quando trata do desalfandegamento em seu nome em determinados locais, este documento especifica as mercadorias exportadas com as respectivas quantidades, pesos, valores e destino. É utilizado durante o desalfandegamento para calcular os direitos e impostos aplicáveis à sua carga aérea e é preparado com base na sua fatura comercial obrigatória e na lista de embalagem.
As declarações aduaneiras variam consideravelmente de país para país, uma vez que cada um pode ter regulamentos aduaneiros diferentes. Este documento será exigido pela alfândega.
Declaração da bateria de lítio
Preparado pelo seu transitário quando a sua carga aérea inclui baterias de lítio, este documento confirma a conformidade com todos os requisitos regulamentares para o transporte aéreo do tipo de mercadorias perigosas. Esta declaração será exigida pela companhia aérea.
Poderão ser necessárias declarações documentais adicionais. Por exemplo, uma companhia aérea pode exigir que cumpra uma diretiva da Administração de Segurança dos Transportes (TSA).
Não foi possível enumerar todos os documentos que podem ser exigidos. Por exemplo, esta secção não abrangeu a documentação relativa às apólices de seguro e aos planos de proteção. Mas, pelo menos, fornece uma panorâmica dos documentos obrigatórios e mais comuns que acompanham a carga aérea.
Simplificar a documentação do transporte aéreo de mercadorias
Se enviar repetidamente o mesmo tipo de mercadorias da mesma origem para o mesmo destino, serão necessárias menos alterações na sua documentação. Assim sendo, o primeiro conjunto de documentos será o mais difícil, mas a partir daí tudo se tornará mais fácil!
A melhor forma de simplificar a documentação relativa à carga aérea é tornar-se totalmente digital. Todos os documentos electrónicos relevantes podem ser arquivados em conjunto no mesmo sistema, acessível 24 horas por dia, 7 dias por semana, por todas as partes autorizadas. Por exemplo, a DHL Global Forwarding oferece a plataforma myDHLi, que consiste em menos passos e maior funcionalidade. Integra todos os seus serviços de envio online mais importantes - incluindo documentação de carga aérea - numa ferramenta incrivelmente poderosa com uma palavra-passe.
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