En avsenders guide til dokumentasjon av flyfrakt
Forstå kravene til varene dine for å unngå forsinkelser og bøter
Dokumentasjon av flyfrakt er komplisert - og selv små feil kan føre til forsinkede eller mislykkede forsendelser, høyere lagringsavgifter og til og med bøter. Denne artikkelen gir en overordnet veiledning om de mange variablene som følger med flyfraktdokumentasjon - spesielt ulike krav avhengig av type gods og forsendelsens opprinnelse og destinasjon.
Hvorfor er dokumentasjon viktig?
Landene krever flyfraktdokumentasjon for å overvåke varene som sendes ut eller inn med flyfrakt.
I tillegg spiller dokumentasjon en nøkkelrolle i internasjonale transaksjoner. Selgere og kjøpere trenger dokumenter for bokføring, regnskap, beskatning samt eksport- og importformaliteter. De krever også dokumenter for betaling med remburs og andre dokumentbaserte betalingsmetoder. Og speditører og flyselskaper trenger også disse dokumentene for å overholde regelverket
Hva kjennetegner en god liste?
Konsistens mellom dokumentene er avgjørende. Derfor må konsistens prioriteres ved utarbeidelse, presentasjon og verifisering av alle typer flyfraktdokumentasjon.
Obligatoriske dokumenter (og hvem som leverer dem)
Som avsender er du ansvarlig for å utarbeide tre obligatoriske dokumenter, og du må levere dem til speditøren din. I tillegg er det flere obligatoriske dokumenter som må utarbeides direkte av speditøren din.
Motta logistikkinsikt på e-post.
Abonner på våre månedlige markedsoppdateringer og bli invitert til eksklusive webinarer der våre speditøreksperter svarer på alle spørsmålene dine om global handel.
Avsenderens instruksjonsbrev (SLI)
Det er et autorisasjonsdokument som utstedes av eksportøren til sine agenter eller speditører, også kjent som avsenderens eksporterklæring. SLI-dokumentet inneholder hovedsakelig detaljer om fraktvilkårene, slik at transportselskapet kan utstede en flyfraktbrev på eksportørens vegne. Den inneholder også instruksjoner til transportøren om hvordan forsendelsen skal håndteres, lagres, lastes og losses på en effektiv måte eller uten at produktene blir fysisk skadet.
I tillegg til å gi instruksjoner om transport og dokumentasjon, forenkler en SLI også eksportkontrollen. En komplett SLI legger til rette for eksportforsendelser og gir en speditør tillatelse til å opptre som autorisert speditør for eksportkontroll og tollrelaterte prosesser.
Dette dokumentet er avsenderens ansvar.
Kommersiell faktura
Dette obligatoriske dokumentet beskriver den kommersielle transaksjonen mellom selger (avsender) og kjøper (importør). Det er et viktig regnskapsdokument, som utgjør kjernen i det som trengs for å overholde eksportkravene og fortollingsprosessen. Denne fakturaen kreves av speditøren og av tollmyndighetene.
Dette dokumentet er avsenderens ansvar.
Pakkeliste
Dette obligatoriske dokumentet gir en detaljert beskrivelse av flyfrakten din - typer og mengder av hver enkelt vare, hvordan forsendelsen er pakket, samt hvilke merker og numre som er notert på utsiden av forsendelsesemballasjen. Den er mer detaljert enn handelsfakturaen, men den inneholder ingen prisinformasjon. Den er ikke en erstatning for handelsfakturaen. Denne pakkelisten kreves av speditøren og kan kreves av tollmyndighetene.
Dette dokumentet er avsenderens ansvar.
Luftfraktbrev
Et flyfraktbrev er en type kontrakt som brukes for flyfrakttransport. Det er et transportdokument som ikke er gjenstand for forhandlinger, og som dekker transport av gods fra flyplass til flyplass. Den er spesifikk for navngitte organisasjoner (speditøren og avsenderen/flyselskapet) og kan ikke overføres til andre parter.
Det finnes to forskjellige luftfraktbrev: husluftfraktbrevet (HAWB), som er en transportavtale mellom avsender og speditør, og hovedluftfraktbrevet (MAWB), som utstedes av flyselskapene som en transportavtale mellom speditør og flyselskap. Når forsendelsen er bestilt, utsteder flyselskapet en MAWB til speditøren, som i sin tur utsteder sitt eget interne fraktbrev til kunden
I begge tilfeller fungerer flyfraktbrevet som et bevis på mottak av varer, vilkårene for transporten og avtalen om å levere varene på bestemmelsesstedet. Dette betyr at flyfraktbrevet både er en varekvittering og en leveringskontrakt.
Speditøren din hjelper deg med å lage begge typer flyfraktbrev og tilhørende flyfraktetiketter. I forbindelse med fraktkonsolidering kan HAWB-er fra flere avsendere kombineres i én MAWB. Begge flyfraktbrevene er påkrevd under fortollingen.
Dette dokumentet er speditørens ansvar.
Fraktmanifest
Dette dokumentet utarbeides av speditøren din og inneholder en liste over alle varene i flyfrakten din. Den beskriver detaljene for disse forsendelsene - for eksempel transportdokumentnummer, avsendere, mottakere, merker og numre, antall og typer kolli, beskrivelser og mengder - men inneholder ikke fraktkostnadene. Speditøren vil bruke dette dokumentet til å bygge paller og forberede konsolidering av løst gods før flytransport. Flyselskapet vil kreve fraktmanifestet, og det kan også kreves av tollvesenet.
Dette dokumentet er speditørens ansvar.
Fakturering Faktura
Dette er speditørens faktura til deg som avsender, og den utarbeides av speditøren.
Dette dokumentet er speditørens ansvar.
Avsenderens instruksjonsbrev (SLI)
Det er et autorisasjonsdokument som utstedes av eksportøren til sine agenter eller speditører, også kjent som avsenderens eksporterklæring. SLI-dokumentet inneholder hovedsakelig detaljer om fraktvilkårene, slik at transportselskapet kan utstede en flyfraktbrev på eksportørens vegne. Den inneholder også instruksjoner til transportøren om hvordan forsendelsen skal håndteres, lagres, lastes og losses på en effektiv måte eller uten at produktene blir fysisk skadet.
I tillegg til å gi instruksjoner om transport og dokumentasjon, forenkler en SLI også eksportkontrollen. En komplett SLI legger til rette for eksportforsendelser og gir en speditør tillatelse til å opptre som autorisert speditør for eksportkontroll og tollrelaterte prosesser.
Dette dokumentet er avsenderens ansvar.
Kommersiell faktura
Dette obligatoriske dokumentet beskriver den kommersielle transaksjonen mellom selger (avsender) og kjøper (importør). Det er et viktig regnskapsdokument, som utgjør kjernen i det som trengs for å overholde eksportkravene og fortollingsprosessen. Denne fakturaen kreves av speditøren og av tollmyndighetene.
Dette dokumentet er avsenderens ansvar.
Pakkeliste
Dette obligatoriske dokumentet gir en detaljert beskrivelse av flyfrakten din - typer og mengder av hver enkelt vare, hvordan forsendelsen er pakket, samt hvilke merker og numre som er notert på utsiden av forsendelsesemballasjen. Den er mer detaljert enn handelsfakturaen, men den inneholder ingen prisinformasjon. Den er ikke en erstatning for handelsfakturaen. Denne pakkelisten kreves av speditøren og kan kreves av tollmyndighetene.
Dette dokumentet er avsenderens ansvar.
Luftfraktbrev
Et flyfraktbrev er en type kontrakt som brukes for flyfrakttransport. Det er et transportdokument som ikke er gjenstand for forhandlinger, og som dekker transport av gods fra flyplass til flyplass. Den er spesifikk for navngitte organisasjoner (speditøren og avsenderen/flyselskapet) og kan ikke overføres til andre parter.
Det finnes to forskjellige luftfraktbrev: husluftfraktbrevet (HAWB), som er en transportavtale mellom avsender og speditør, og hovedluftfraktbrevet (MAWB), som utstedes av flyselskapene som en transportavtale mellom speditør og flyselskap. Når forsendelsen er bestilt, utsteder flyselskapet en MAWB til speditøren, som i sin tur utsteder sitt eget interne fraktbrev til kunden
I begge tilfeller fungerer flyfraktbrevet som et bevis på mottak av varer, vilkårene for transporten og avtalen om å levere varene på bestemmelsesstedet. Dette betyr at flyfraktbrevet både er en varekvittering og en leveringskontrakt.
Speditøren din hjelper deg med å lage begge typer flyfraktbrev og tilhørende flyfraktetiketter. I forbindelse med fraktkonsolidering kan HAWB-er fra flere avsendere kombineres i én MAWB. Begge flyfraktbrevene er påkrevd under fortollingen.
Dette dokumentet er speditørens ansvar.
Fraktmanifest
Dette dokumentet utarbeides av speditøren din og inneholder en liste over alle varene i flyfrakten din. Den beskriver detaljene for disse forsendelsene - for eksempel transportdokumentnummer, avsendere, mottakere, merker og numre, antall og typer kolli, beskrivelser og mengder - men inneholder ikke fraktkostnadene. Speditøren vil bruke dette dokumentet til å bygge paller og forberede konsolidering av løst gods før flytransport. Flyselskapet vil kreve fraktmanifestet, og det kan også kreves av tollvesenet.
Dette dokumentet er speditørens ansvar.
Fakturering Faktura
Dette er speditørens faktura til deg som avsender, og den utarbeides av speditøren.
Dette dokumentet er speditørens ansvar.
Ytterligere dokumenter for flyfrakt
Det er en rekke tilleggsdokumenter som kan være nødvendige, avhengig av typen gods og flyfraktens opprinnelse og destinasjon. Noen er ditt ansvar som avsender, men du kan kanskje få speditøren din til å forberede noen av dem på dine vegne, mens andre kan du forvente at speditøren din forbereder.
Opprinnelsesbevis
Dette dokumentet angir varens opprinnelsesland - med andre ord hvor den er produsert. Det er av og til nødvendig for å avgjøre om varene dine kan importeres, og det kan være avgjørende for å oppnå reduserte tollsatser for import fra land som er oppført som mottakere av regionale programmer.
Dette opprinnelsesbeviset inneholder informasjon om produktene dine, destinasjonen og eksportlandet, og speditøren og tollmyndighetene vil kreve det.
I tillegg til å gi instruksjoner om transport og dokumentasjon, forenkler en SLI også eksportkontrollen. En komplett SLI forenkler eksporten og gir speditøren tillatelse til å opptre som autorisert speditør for eksportkontroll og tollrelaterte prosesser.
Dette dokumentet er avsenderens ansvar.
Betalingsinstruksjoner
Utarbeidet av avsender, og også kjent som remburs eller remburs, er dette det viktigste betalingsmiddelet i en internasjonal handelstransaksjon. Det er et skriftlig løfte fra en bank på vegne av kjøperen (importøren) om å betale deg, selgeren (eksportøren), en spesifisert sum i en avtalt valuta.
Betalingen forutsetter at du sender inn dokumenter i tide og overholder de oppgitte vilkårene. Dette kredittbrevet kreves av speditøren og av tollmyndighetene.
Fullmakt
Dette dokumentet utarbeides av avsenderen, og er kun nødvendig hvis du ber speditøren om å fortolle flyfrakten din. Det er din skriftlige fullmakt til speditøren om å representere deg og opptre på dine vegne overfor tollmyndighetene. Det kan være påkrevd av tollvesenet.
Eksport-/importlisens
Du kan trenge en eksport-/importlisens for å flytte produkter med fly ut av/inn i et land. For å finne ut om flyfraktgjenstandene dine krever lisens, må du gjøre grundige undersøkelser, og du må søke om lisens hos det aktuelle myndighetsorganet. Ved behov kan du be speditøren din om hjelp med lisenser. Dette dokumentet vil bli krevd av tollen.
Speditøren din hjelper deg med å lage begge typer flyfraktbrev og tilhørende flyfraktetiketter. I forbindelse med fraktkonsolidering kan HAWB-er fra flere avsendere kombineres i én MAWB. Begge flyfraktbrevene er påkrevd under fortollingen.
Dette dokumentet er avsenderens ansvar, men speditøren din kan hjelpe deg.
Erklæring/sertifikat for farlig gods
Dette dokumentet bekrefter at alt farlig gods i flyfrakten din er riktig klassifisert, pakket og merket i samsvar med IATAs regelverk for farlig gods. Avhengig av hva du skal bruke, kan du også trenge et sikkerhetsdatablad (MSDS). Begge dokumentene kreves av speditøren og flyselskapet.
Dette dokumentet er avsenderens ansvar, men speditøren din kan hjelpe deg.
Tolldeklarasjon for eksport/import
Dette dokumentet utarbeides av speditøren din når han/hun håndterer fortolling på dine vegne på visse steder, og spesifiserer de eksporterte varene med mengde, vekt, verdi og destinasjon. Den brukes under fortollingen for å beregne toll og avgifter som gjelder for flyfrakten din, og utarbeides ved hjelp av den obligatoriske handelsfakturaen og pakkelisten.
Det er store variasjoner i tolldeklarasjoner fra land til land, ettersom hvert land kan ha ulike tollregler. Dette dokumentet vil bli krevd av tollen.
Litiumbatterierklæring
Dette dokumentet utarbeides av speditøren din når flyfrakten din inneholder litiumbatterier, og bekrefter at alle myndighetskrav for flytransport av denne typen farlig gods er oppfylt. Denne erklæringen kreves av flyselskapet.
Opprinnelsesbevis
Dette dokumentet angir varens opprinnelsesland - med andre ord hvor den er produsert. Det er av og til nødvendig for å avgjøre om varene dine kan importeres, og det kan være avgjørende for å oppnå reduserte tollsatser for import fra land som er oppført som mottakere av regionale programmer.
Dette opprinnelsesbeviset inneholder informasjon om produktene dine, destinasjonen og eksportlandet, og speditøren og tollmyndighetene vil kreve det.
I tillegg til å gi instruksjoner om transport og dokumentasjon, forenkler en SLI også eksportkontrollen. En komplett SLI forenkler eksporten og gir speditøren tillatelse til å opptre som autorisert speditør for eksportkontroll og tollrelaterte prosesser.
Dette dokumentet er avsenderens ansvar.
Betalingsinstruksjoner
Utarbeidet av avsender, og også kjent som remburs eller remburs, er dette det viktigste betalingsmiddelet i en internasjonal handelstransaksjon. Det er et skriftlig løfte fra en bank på vegne av kjøperen (importøren) om å betale deg, selgeren (eksportøren), en spesifisert sum i en avtalt valuta.
Betalingen forutsetter at du sender inn dokumenter i tide og overholder de oppgitte vilkårene. Dette kredittbrevet kreves av speditøren og av tollmyndighetene.
Fullmakt
Dette dokumentet utarbeides av avsenderen, og er kun nødvendig hvis du ber speditøren om å fortolle flyfrakten din. Det er din skriftlige fullmakt til speditøren om å representere deg og opptre på dine vegne overfor tollmyndighetene. Det kan være påkrevd av tollvesenet.
Eksport-/importlisens
Du kan trenge en eksport-/importlisens for å flytte produkter med fly ut av/inn i et land. For å finne ut om flyfraktgjenstandene dine krever lisens, må du gjøre grundige undersøkelser, og du må søke om lisens hos det aktuelle myndighetsorganet. Ved behov kan du be speditøren din om hjelp med lisenser. Dette dokumentet vil bli krevd av tollen.
Speditøren din hjelper deg med å lage begge typer flyfraktbrev og tilhørende flyfraktetiketter. I forbindelse med fraktkonsolidering kan HAWB-er fra flere avsendere kombineres i én MAWB. Begge flyfraktbrevene er påkrevd under fortollingen.
Dette dokumentet er avsenderens ansvar, men speditøren din kan hjelpe deg.
Erklæring/sertifikat for farlig gods
Dette dokumentet bekrefter at alt farlig gods i flyfrakten din er riktig klassifisert, pakket og merket i samsvar med IATAs regelverk for farlig gods. Avhengig av hva du skal bruke, kan du også trenge et sikkerhetsdatablad (MSDS). Begge dokumentene kreves av speditøren og flyselskapet.
Dette dokumentet er avsenderens ansvar, men speditøren din kan hjelpe deg.
Tolldeklarasjon for eksport/import
Dette dokumentet utarbeides av speditøren din når han/hun håndterer fortolling på dine vegne på visse steder, og spesifiserer de eksporterte varene med mengde, vekt, verdi og destinasjon. Den brukes under fortollingen for å beregne toll og avgifter som gjelder for flyfrakten din, og utarbeides ved hjelp av den obligatoriske handelsfakturaen og pakkelisten.
Det er store variasjoner i tolldeklarasjoner fra land til land, ettersom hvert land kan ha ulike tollregler. Dette dokumentet vil bli krevd av tollen.
Litiumbatterierklæring
Dette dokumentet utarbeides av speditøren din når flyfrakten din inneholder litiumbatterier, og bekrefter at alle myndighetskrav for flytransport av denne typen farlig gods er oppfylt. Denne erklæringen kreves av flyselskapet.
Det kan hende du trenger ytterligere dokumentasjonserklæringer. Et flyselskap kan for eksempel kreve at du overholder et direktiv fra Transportation Security Administration (TSA).
Det har ikke vært mulig å liste opp alle dokumenter som kan være påkrevd. Denne delen har for eksempel ikke dekket dokumentasjon av forsikringspoliser og beskyttelsesplaner. Men den gir i det minste en oversikt over de obligatoriske og vanligste dokumentene som følger med flyfrakt.
Enklere dokumentasjon av flyfrakt
Hvis du sender samme type varer gjentatte ganger fra samme opprinnelsessted til samme destinasjon, kreves det færre endringer i dokumentasjonen. På bakgrunn av dette vil det første settet med dokumenter være det mest utfordrende, men deretter bør det bli lettere!
Den beste måten å forenkle dokumentasjonen av flyfrakt på, er å gjøre den heldigital. Alle relevante elektroniske dokumenter kan arkiveres samlet i samme system, som er tilgjengelig 24/7 for alle autoriserte parter. DHL Global Forwarding tilbyr for eksempel myDHLi-plattformen, som handler om færre trinn og større funksjonalitet. Den integrerer alle de viktigste nettbaserte frakttjenestene dine - inkludert flyfraktdokumentasjon - i ett utrolig kraftig verktøy med ett passord.
Vil du lese flere historier om fraktsending?
Motta det siste innen luft-, sjø- og jernbanefrakt i innboksen din hver måned, sammen med de vanlige invitasjonene til webinarene våre.
