Przewodnik spedytora po dokumentacji ładunków lotniczych
Zrozumienie wymogów dotyczących towarów w celu uniknięcia opóźnień i grzywien
Dokumentacja ładunków lotniczych jest złożona - a nawet drobne błędy mogą skutkować opóźnieniami lub niepowodzeniem przesyłek, wyższymi opłatami za przechowywanie, a nawet grzywnami. Niniejszy artykuł zawiera ogólne wskazówki dotyczące wielu zmiennych związanych z dokumentacją ładunków lotniczych - w szczególności różnych wymogów w zależności od rodzaju towarów oraz miejsca pochodzenia i przeznaczenia przesyłki.
Dlaczego dokumentacja jest ważna?
Kraje wymagają dokumentacji ładunków lotniczych w celu monitorowania towarów opuszczających lub wwożonych drogą lotniczą.
Ponadto dokumentacja odgrywa kluczową rolę w transakcjach międzynarodowych. Sprzedawcy i kupujący potrzebują dokumentów do prowadzenia księgowości, rachunkowości, podatków oraz formalności eksportowych i importowych. Wymagają również dokumentów do dokonywania płatności przy użyciu akredytyw i innych metod płatności dokumentowych. Spedytorzy i linie lotnicze również potrzebują tych dokumentów w celu zapewnienia zgodności z przepisami
Co składa się na dobry dokument?
Spójność między dokumentami jest kluczowa. Tak więc spójność musi być priorytetem podczas przygotowywania, prezentowania i weryfikowania wszystkich rodzajów dokumentacji ładunków lotniczych.
Obowiązkowe dokumenty (i kto je dostarcza)
Jako nadawca jesteś odpowiedzialny za przygotowanie trzech obowiązkowych dokumentów i musisz je dostarczyć swojemu spedytorowi. Ponadto istnieje kilka obowiązkowych dokumentów, które muszą być przygotowane bezpośrednio przez spedytora.
Uzyskaj wgląd w logistykę przez e-mail
Subskrybuj nasze comiesięczne aktualizacje rynkowe i otrzymuj zaproszenia na ekskluzywne webinaria, podczas których nasi eksperci ds. spedycji odpowiedzą na wszystkie pytania dotyczące globalnego handlu.
Instrukcje nadawcy (SLI)
Znany również jako deklaracja wywozowa nadawcy, jest to dokument upoważniający, który jest wydawany przez eksportera jego agentom lub spedytorom. Dokument SLI zawiera głównie szczegóły dotyczące warunków wysyłki, umożliwiając firmie transportowej wystawienie lotniczego listu przewozowego w imieniu eksportera. Określa również wskazówki dla przewoźnika dotyczące sposobu obsługi, przechowywania, załadunku i rozładunku przesyłki w sposób efektywny lub bez fizycznego uszkodzenia produktów.
Oprócz dostarczania instrukcji dotyczących transportu i dokumentacji, SLI ułatwia również kontrolę eksportu. Kompletny SLI ułatwia eksport przesyłek i udziela spedytorowi pozwolenia na działanie jako autoryzowany spedytor w zakresie kontroli eksportu i procesów celnych.
Odpowiedzialność za ten dokument ponosi nadawca.
Faktura handlowa
Ten obowiązkowy dokument opisuje transakcję handlową pomiędzy sprzedającym (nadawcą) a kupującym (importerem). W związku z tym jest to kluczowy dokument księgowy, zapewniający podstawę tego, co jest potrzebne do zapewnienia zgodności z przepisami eksportowymi i procesu odprawy celnej. Faktura ta będzie wymagana przez spedytora i służby celne.
Odpowiedzialność za ten dokument ponosi nadawca
Lista pakowa
Ten obowiązkowy dokument zawiera szczegółowy opis ładunku lotniczego - rodzaje i ilości każdego elementu, informacje o tym, jak przesyłka została zapakowana, a także jakie oznaczenia i numery znajdują się na zewnętrznej stronie opakowania przesyłki. Jest ona bardziej szczegółowa niż faktura handlowa, ale nie zawiera żadnych informacji o cenie. Nie zastępuje ona faktury handlowej. Ta lista pakowania będzie wymagana przez spedytora i może być wymagana przez organy celne.
Odpowiedzialność za ten dokument ponosi nadawca.
Lotnicze listy przewozowe
Lotniczy list przewozowy to rodzaj umowy stosowanej w transporcie lotniczym. Jest to niezbywalny dokument transportowy, który obejmuje transport ładunku z lotniska na lotnisko. Jest on specyficzny dla określonych organizacji (spedytora i nadawcy/linii lotniczej) i nie może być przenoszony na inne strony.
Istnieją dwa różne lotnicze listy przewozowe: lotniczy domowy list przewozowy (HAWB), który jest umową przewozu między nadawcą a spedytorem, oraz lotniczy główny list przewozowy (MAWB), który jest wystawiany przez linie lotnicze jako umowa przewozu między spedytorem a linią lotniczą. Gdy przesyłka jest zabukowana, linia lotnicza wystawia MAWB spedytorowi, który z kolei wystawia własny lotniczy list przewozowy swojemu klientowi
W obu przypadkach lotniczy list przewozowy służy jako dowód odbioru towarów, warunków, na jakich odbywa się transport oraz umowy dostarczenia towarów do miejsca przeznaczenia. Oznacza to, że lotniczy list przewozowy jest zarówno pokwitowaniem odbioru towaru, jak i umową dostawy.
Twój spedytor pomaga w tworzeniu obu rodzajów lotniczych listów przewozowych i towarzyszących im etykiet ładunków lotniczych. Do celów konsolidacji frachtu, listy HAWB od wielu nadawców mogą być łączone w jedną listę MAWB. Oba lotnicze listy przewozowe są wymagane podczas odprawy celnej.
Odpowiedzialność za ten dokument ponosi spedytor.
Manifest ładunkowy
Dokument ten, przygotowany przez spedytora, zawiera listę wszystkich towarów znajdujących się w ładunku lotniczym. Opisuje szczegółowe dane tych przedmiotów takie jak numery dokumentów przewozowych, nadawcy, odbiorcy, znaki i numery, liczba i rodzaje paczek, opisy i ilości - ale nie wymienia opłat frachtowych. Twój spedytor użyje tego dokumentu do zbudowania palet i przygotowania konsolidacji do transportu lotniczego Manifest ładunku będzie wymagany przez linię lotniczą i może być również wymagany przez służby celne.
Odpowiedzialność za ten dokument ponosi spedytor.
Faktura rozliczeniowa
Jest to faktura przygotowana przez spedytora na rzecz nadawcy.
Odpowiedzialność za ten dokument ponosi spedytor.
Instrukcje nadawcy (SLI)
Znany również jako deklaracja wywozowa nadawcy, jest to dokument upoważniający, który jest wydawany przez eksportera jego agentom lub spedytorom. Dokument SLI zawiera głównie szczegóły dotyczące warunków wysyłki, umożliwiając firmie transportowej wystawienie lotniczego listu przewozowego w imieniu eksportera. Określa również wskazówki dla przewoźnika dotyczące sposobu obsługi, przechowywania, załadunku i rozładunku przesyłki w sposób efektywny lub bez fizycznego uszkodzenia produktów.
Oprócz dostarczania instrukcji dotyczących transportu i dokumentacji, SLI ułatwia również kontrolę eksportu. Kompletny SLI ułatwia eksport przesyłek i udziela spedytorowi pozwolenia na działanie jako autoryzowany spedytor w zakresie kontroli eksportu i procesów celnych.
Odpowiedzialność za ten dokument ponosi nadawca.
Faktura handlowa
Ten obowiązkowy dokument opisuje transakcję handlową pomiędzy sprzedającym (nadawcą) a kupującym (importerem). W związku z tym jest to kluczowy dokument księgowy, zapewniający podstawę tego, co jest potrzebne do zapewnienia zgodności z przepisami eksportowymi i procesu odprawy celnej. Faktura ta będzie wymagana przez spedytora i służby celne.
Odpowiedzialność za ten dokument ponosi nadawca
Lista pakowa
Ten obowiązkowy dokument zawiera szczegółowy opis ładunku lotniczego - rodzaje i ilości każdego elementu, informacje o tym, jak przesyłka została zapakowana, a także jakie oznaczenia i numery znajdują się na zewnętrznej stronie opakowania przesyłki. Jest ona bardziej szczegółowa niż faktura handlowa, ale nie zawiera żadnych informacji o cenie. Nie zastępuje ona faktury handlowej. Ta lista pakowania będzie wymagana przez spedytora i może być wymagana przez organy celne.
Odpowiedzialność za ten dokument ponosi nadawca.
Lotnicze listy przewozowe
Lotniczy list przewozowy to rodzaj umowy stosowanej w transporcie lotniczym. Jest to niezbywalny dokument transportowy, który obejmuje transport ładunku z lotniska na lotnisko. Jest on specyficzny dla określonych organizacji (spedytora i nadawcy/linii lotniczej) i nie może być przenoszony na inne strony.
Istnieją dwa różne lotnicze listy przewozowe: lotniczy domowy list przewozowy (HAWB), który jest umową przewozu między nadawcą a spedytorem, oraz lotniczy główny list przewozowy (MAWB), który jest wystawiany przez linie lotnicze jako umowa przewozu między spedytorem a linią lotniczą. Gdy przesyłka jest zabukowana, linia lotnicza wystawia MAWB spedytorowi, który z kolei wystawia własny lotniczy list przewozowy swojemu klientowi
W obu przypadkach lotniczy list przewozowy służy jako dowód odbioru towarów, warunków, na jakich odbywa się transport oraz umowy dostarczenia towarów do miejsca przeznaczenia. Oznacza to, że lotniczy list przewozowy jest zarówno pokwitowaniem odbioru towaru, jak i umową dostawy.
Twój spedytor pomaga w tworzeniu obu rodzajów lotniczych listów przewozowych i towarzyszących im etykiet ładunków lotniczych. Do celów konsolidacji frachtu, listy HAWB od wielu nadawców mogą być łączone w jedną listę MAWB. Oba lotnicze listy przewozowe są wymagane podczas odprawy celnej.
Odpowiedzialność za ten dokument ponosi spedytor.
Manifest ładunkowy
Dokument ten, przygotowany przez spedytora, zawiera listę wszystkich towarów znajdujących się w ładunku lotniczym. Opisuje szczegółowe dane tych przedmiotów takie jak numery dokumentów przewozowych, nadawcy, odbiorcy, znaki i numery, liczba i rodzaje paczek, opisy i ilości - ale nie wymienia opłat frachtowych. Twój spedytor użyje tego dokumentu do zbudowania palet i przygotowania konsolidacji do transportu lotniczego Manifest ładunku będzie wymagany przez linię lotniczą i może być również wymagany przez służby celne.
Odpowiedzialność za ten dokument ponosi spedytor.
Faktura rozliczeniowa
Jest to faktura przygotowana przez spedytora na rzecz nadawcy.
Odpowiedzialność za ten dokument ponosi spedytor.
Dodatkowe dokumenty dotyczące frachtu lotniczego
Istnieje szereg dodatkowych dokumentów, które mogą być potrzebne w zależności od rodzaju towarów oraz miejsca pochodzenia i przeznaczenia ładunku lotniczego. Za przygotowanie niektórych z nich odpowiedzialny jest nadawca, ale może on zlecić spedytorowi przygotowanie niektórych z nich w swoim imieniu; w przypadku innych można oczekiwać, że przygotuje je spedytor.
Świadectwo pochodzenia
Dokument ten określa kraj pochodzenia towarów - innymi słowy, gdzie zostały one wyprodukowane. Jest on okazjonalnie potrzebny do podjęcia decyzji, czy produkty kwalifikują się do importu i może być niezbędny do uzyskania obniżonych stawek celnych na import z krajów wymienionych jako beneficjenci programu regionalnego.
Zawierające informacje o produktach, miejscu przeznaczenia i kraju eksportu, świadectwo pochodzenia będzie wymagane przez spedytora i organy celne.
Oprócz dostarczania instrukcji dotyczących transportu i dokumentacji, SLI ułatwia również kontrolę eksportu. Kompletny SLI ułatwia eksport przesyłek i udziela spedytorowi pozwolenia na działanie jako autoryzowany spedytor w zakresie kontroli eksportu i procesów celnych.
Odpowiedzialność za ten dokument ponosi nadawca.
Instrukcje dotyczące płatności
Przygotowywana przez spedytora, znana również jako akredytywa lub akredytywa dokumentowa, jest podstawowym środkiem płatniczym w międzynarodowych transakcjach handlowych. Jest to pisemne zobowiązanie banku, podjęte w imieniu kupującego (importera), do zapłaty sprzedającemu (eksporterowi) określonej kwoty w uzgodnionej walucie.
Płatność ta jest uzależniona od terminowego złożenia dokumentów i przestrzegania określonych warunków. Akredytywa ta będzie wymagana przez spedytora i służby celne.
Pełnomocnictwo
Dokument ten, przygotowany przez nadawcę, jest wymagany tylko w przypadku, gdy spedytor poprosi o dokonanie odprawy celnej ładunku lotniczego. Jest to pisemne upoważnienie spedytora do reprezentowania klienta i występowania w jego imieniu przed organami celnymi. Może to być wymagane przez organy celne.
Licencja eksportowa/importowa
Możesz potrzebować licencji eksportowej/importowej, aby przewozić produkty drogą lotniczą z/do kraju. Ustalenie, czy dany ładunek lotniczy wymaga licencji, wymaga dokładnych badań, a wnioski należy składać za pośrednictwem odpowiedniej agencji rządowej. W razie potrzeby można poprosić spedytora o pomoc w uzyskaniu licencji. Dokument ten będzie wymagany przez służby celne.
Twój spedytor pomaga w tworzeniu obu rodzajów lotniczych listów przewozowych i towarzyszących im etykiet ładunków lotniczych. Do celów konsolidacji frachtu, listy HAWB od wielu nadawców mogą być łączone w jedną listę MAWB. Oba lotnicze listy przewozowe są wymagane podczas odprawy celnej.
Dokument ten jest obowiązkiem nadawcy, ale spedytor może udzielić wsparcia.
Deklaracja/certyfikat towarów niebezpiecznych
Niniejszy dokument potwierdza, że wszelkie towary niebezpieczne w ładunku lotniczym są odpowiednio sklasyfikowane, zapakowane i oznakowane zgodnie z przepisami IATA dotyczącymi towarów niebezpiecznych. W zależności od produktu, może być również potrzebna karta charakterystyki substancji niebezpiecznej (MSDS). Oba dokumenty będą wymagane przez spedytora i linię lotniczą.
Dokument ten jest obowiązkiem nadawcy, ale spedytor może udzielić wsparcia.
Deklaracja celna eksportowa/importowa
Dokument ten, przygotowywany przez spedytora podczas odprawy celnej w imieniu klienta w niektórych lokalizacjach, określa eksportowane towary wraz z ich ilością, wagą, wartością i miejscem przeznaczenia. Jest on wykorzystywany podczas odprawy celnej do obliczania ceł i podatków mających zastosowanie do ładunku lotniczego i jest przygotowywany na podstawie obowiązkowej faktury handlowej i listy przewozowej.
Istnieją znaczne różnice w deklaracjach celnych w zależności od kraju, ponieważ każdy z nich może mieć różne przepisy celne. Dokument ten będzie wymagany przez służby celne.
Deklaracja baterii litowej
Dokument ten, przygotowany przez spedytora w przypadku, gdy ładunek lotniczy zawiera baterie litowe, potwierdza zgodność ze wszystkimi wymogami prawnymi dotyczącymi transportu lotniczego tego typu towarów niebezpiecznych. Oświadczenie to będzie wymagane przez linię lotniczą.
Świadectwo pochodzenia
Dokument ten określa kraj pochodzenia towarów - innymi słowy, gdzie zostały one wyprodukowane. Jest on okazjonalnie potrzebny do podjęcia decyzji, czy produkty kwalifikują się do importu i może być niezbędny do uzyskania obniżonych stawek celnych na import z krajów wymienionych jako beneficjenci programu regionalnego.
Zawierające informacje o produktach, miejscu przeznaczenia i kraju eksportu, świadectwo pochodzenia będzie wymagane przez spedytora i organy celne.
Oprócz dostarczania instrukcji dotyczących transportu i dokumentacji, SLI ułatwia również kontrolę eksportu. Kompletny SLI ułatwia eksport przesyłek i udziela spedytorowi pozwolenia na działanie jako autoryzowany spedytor w zakresie kontroli eksportu i procesów celnych.
Odpowiedzialność za ten dokument ponosi nadawca.
Instrukcje dotyczące płatności
Przygotowywana przez spedytora, znana również jako akredytywa lub akredytywa dokumentowa, jest podstawowym środkiem płatniczym w międzynarodowych transakcjach handlowych. Jest to pisemne zobowiązanie banku, podjęte w imieniu kupującego (importera), do zapłaty sprzedającemu (eksporterowi) określonej kwoty w uzgodnionej walucie.
Płatność ta jest uzależniona od terminowego złożenia dokumentów i przestrzegania określonych warunków. Akredytywa ta będzie wymagana przez spedytora i służby celne.
Pełnomocnictwo
Dokument ten, przygotowany przez nadawcę, jest wymagany tylko w przypadku, gdy spedytor poprosi o dokonanie odprawy celnej ładunku lotniczego. Jest to pisemne upoważnienie spedytora do reprezentowania klienta i występowania w jego imieniu przed organami celnymi. Może to być wymagane przez organy celne.
Licencja eksportowa/importowa
Możesz potrzebować licencji eksportowej/importowej, aby przewozić produkty drogą lotniczą z/do kraju. Ustalenie, czy dany ładunek lotniczy wymaga licencji, wymaga dokładnych badań, a wnioski należy składać za pośrednictwem odpowiedniej agencji rządowej. W razie potrzeby można poprosić spedytora o pomoc w uzyskaniu licencji. Dokument ten będzie wymagany przez służby celne.
Twój spedytor pomaga w tworzeniu obu rodzajów lotniczych listów przewozowych i towarzyszących im etykiet ładunków lotniczych. Do celów konsolidacji frachtu, listy HAWB od wielu nadawców mogą być łączone w jedną listę MAWB. Oba lotnicze listy przewozowe są wymagane podczas odprawy celnej.
Dokument ten jest obowiązkiem nadawcy, ale spedytor może udzielić wsparcia.
Deklaracja/certyfikat towarów niebezpiecznych
Niniejszy dokument potwierdza, że wszelkie towary niebezpieczne w ładunku lotniczym są odpowiednio sklasyfikowane, zapakowane i oznakowane zgodnie z przepisami IATA dotyczącymi towarów niebezpiecznych. W zależności od produktu, może być również potrzebna karta charakterystyki substancji niebezpiecznej (MSDS). Oba dokumenty będą wymagane przez spedytora i linię lotniczą.
Dokument ten jest obowiązkiem nadawcy, ale spedytor może udzielić wsparcia.
Deklaracja celna eksportowa/importowa
Dokument ten, przygotowywany przez spedytora podczas odprawy celnej w imieniu klienta w niektórych lokalizacjach, określa eksportowane towary wraz z ich ilością, wagą, wartością i miejscem przeznaczenia. Jest on wykorzystywany podczas odprawy celnej do obliczania ceł i podatków mających zastosowanie do ładunku lotniczego i jest przygotowywany na podstawie obowiązkowej faktury handlowej i listy przewozowej.
Istnieją znaczne różnice w deklaracjach celnych w zależności od kraju, ponieważ każdy z nich może mieć różne przepisy celne. Dokument ten będzie wymagany przez służby celne.
Deklaracja baterii litowej
Dokument ten, przygotowany przez spedytora w przypadku, gdy ładunek lotniczy zawiera baterie litowe, potwierdza zgodność ze wszystkimi wymogami prawnymi dotyczącymi transportu lotniczego tego typu towarów niebezpiecznych. Oświadczenie to będzie wymagane przez linię lotniczą.
Mogą być potrzebne dodatkowe oświadczenia w formie dokumentów. Na przykład, linia lotnicza może wymagać od Ciebie przestrzegania dyrektywy Administracji Bezpieczeństwa Transportu (TSA).
Nie było możliwe wymienienie wszystkich dokumentów, które mogą być wymagane. Na przykład, niniejsza sekcja nie obejmuje dokumentacji polisy ubezpieczeniowej i planu ochrony. Ale przynajmniej zapewnia przegląd obowiązkowych i najczęściej spotykanych dokumentów towarzyszących ładunkom lotniczym.
Uproszczenie dokumentacji frachtu lotniczego
Jeśli wielokrotnie wysyłasz ten sam rodzaj towarów z tego samego miejsca pochodzenia do tego samego miejsca docelowego, w dokumentacji będzie wymaganych mniej zmian. Na tej podstawie pierwszy zestaw dokumentów będzie najtrudniejszy, ale później powinno być już tylko łatwiej!
Najlepszym sposobem na uproszczenie dokumentacji ładunków lotniczych jest przejście na w pełni cyfrowy system. Wszystkie istotne dokumenty elektroniczne mogą być przechowywane razem w tym samym systemie, dostępnym 24/7 dla wszystkich upoważnionych stron. Na przykład DHL Global Forwarding oferuje platformę myDHLi, która polega na mniejszej liczbie kroków i większej funkcjonalności. Integruje wszystkie najważniejsze usługi wysyłkowe online - w tym dokumentację ładunku lotniczego - w jednym niezwykle potężnym narzędziu z jednym hasłem.
Chcesz przeczytać więcej historii związanych ze spedycją?
Co miesiąc otrzymuj na swoją skrzynkę odbiorczą najnowsze informacje na temat spedycji lotniczej, morskiej i kolejowej, a także regularne zaproszenia na nasze webinaria.
