Ghidul expeditorului pentru documentația privind transportul aerian de mărfuri
Înțelegeți cerințele privind mărfurile dumneavoastră pentru a evita întârzierile și amenzile
Documentația pentru transportul aerian de marfă este complexă - și chiar și erorile minore pot duce la întârzieri sau eșecuri ale expedierilor, taxe de depozitare mai mari și chiar amenzi. Acest articol oferă îndrumări la nivel înalt cu privire la numeroasele variabile care însoțesc documentația pentru transportul aerian de mărfuri - în special cerințele diferite în funcție de tipul de mărfuri și de originea și destinația transportului.
De ce este importantă documentația?
Țările solicită documente de transport aerian de marfă pentru a monitoriza mărfurile care pleacă sau intră pe cale aeriană.
În plus, documentația joacă un rol esențial în tranzacțiile internaționale. Vânzătorii și cumpărătorii au nevoie de documente pentru evidența contabilă, contabilitate, impozitare și formalități de export și import. De asemenea, acestea solicită documente pentru efectuarea plăților prin intermediul scrisorilor de credit și al altor metode de plată documentare. Și expeditorii de mărfuri și companiile aeriene au nevoie de aceste documente pentru a se conforma reglementărilor
Ce face un dosar bun?
Coerența între documente este esențială. Prin urmare, consecvența trebuie să fie prioritară în pregătirea, prezentarea și verificarea tuturor tipurilor de documente privind transportul aerian de mărfuri.
Documente obligatorii (și cine le furnizează)
În calitate de expeditor, sunteți responsabil pentru pregătirea a trei documente obligatorii pe care trebuie să le furnizați expeditorului. În plus, există mai multe documente obligatorii care trebuie pregătite direct de către expeditorul dvs. de mărfuri.
Primiți informații despre logistică prin e-mail
Abonați-vă la actualizările noastre lunare de piață și fiți invitați la seminarii web exclusive, în cadrul cărora experții noștri în transport de mărfuri răspund la toate întrebările dvs. privind comerțul global.
Scrisoarea de instrucțiuni a expeditorului (SLI)
Cunoscută și ca declarația de export a expeditorului, aceasta este un document de autorizare emis de exportator agenților sau expeditorilor săi. Documentul SLI conține în principal detalii cu privire la condițiile de expediere, permițând companiei de transport să emită o scrisoare de transport aerian în numele exportatorului. De asemenea, acesta stabilește instrucțiuni pentru transportator cu privire la modul de manipulare, depozitare, încărcare și descărcare a transportului în mod eficient sau fără deteriorarea fizică a produselor.
Pe lângă furnizarea de instrucțiuni privind transportul și documentația, un SLI facilitează și controlul exporturilor. Un SLI complet facilitează expedierile la export și acordă unui expeditor permisiunea de a acționa în calitate de agent expeditor autorizat pentru controlul exporturilor și procesele vamale.
Acest document este responsabilitatea expeditorului.
Factură comercială
Acest document obligatoriu descrie tranzacția comercială dintre vânzător (expeditor) și cumpărător (importator). Ca atare, este un document contabil esențial, care furnizează elementele de bază necesare pentru conformitatea exporturilor și pentru procesul de vămuire. Această factură va fi solicitată de expeditorul dvs. de mărfuri și de vamă.
Acest document este responsabilitatea expeditorului
Lista de ambalare
Acest document obligatoriu oferă o descriere detaliată a încărcăturii dvs. aeriene - tipurile și cantitățile fiecărui articol, spune cum a fost ambalat transportul, precum și ce mărci și numere sunt notate pe exteriorul ambalajului transportului. Aceasta este mai detaliată decât factura comercială, dar nu conține nicio informație privind prețul. Aceasta nu înlocuiește factura comercială. Această listă de ambalare va fi solicitată de expeditorul dvs. de mărfuri și poate fi solicitată de vamă.
Acest document este responsabilitatea expeditorului.
Facturi de însoțire aeriană
O scrisoare de transport aerian este un tip de contract utilizat pentru transportul aerian de mărfuri. Acesta este un document de transport nenegociabil care acoperă transportul de mărfuri de la un aeroport la altul. Acesta este specific organizațiilor desemnate (expeditorul de mărfuri și încărcătorul/companiile aeriene) și nu poate fi transferat altor părți.
Există două tipuri diferite de scrisori de transport aerian: scrisoarea de transport aerian internă (HAWB), care este un contract de transport între expeditor și expeditorul de mărfuri, și scrisoarea de transport aerian principală (MAWB), care este emisă de companiile aeriene ca un contract de transport între expeditorul de mărfuri și compania aeriană. Atunci când transportul este rezervat, compania aeriană emite o MAWB către expeditor, care, la rândul său, emite propria sa scrisoare de transport aerian către clientul său
În ambele cazuri, scrisoarea de transport aerian servește drept dovadă a primirii bunurilor, a condițiilor în care se efectuează transportul și a acordului de livrare a bunurilor la destinație. Aceasta înseamnă că scrisoarea de transport aerian este atât o chitanță de marfă, cât și un contract de livrare.
Transportatorul dvs. de mărfuri vă ajută să creați ambele tipuri de scrisori de transport aerian și etichetele însoțitoare pentru transportul aerian de mărfuri. În scopul consolidării transportului de marfă, HAWB de la mai mulți expeditori pot fi combinate într-un singur MAWB. Ambele scrisori de transport aerian sunt necesare în timpul vămuirii.
Acest document este responsabilitatea expeditorului.
Manifest de marfă
Întocmit de expeditorul de mărfuri, acest document enumeră toate bunurile din transportul aerian de marfă. Acesta descrie detaliile acestor articole - cum ar fi numerele documentelor de transport, expeditorii, destinatarii, mărcile și numerele, numărul și tipurile de colete, descrierile și cantitățile - dar nu enumeră taxele de transport. Transportatorul dvs. va utiliza acest document pentru a construi paleți și a pregăti consolidarea mărfurilor în vrac înainte de transportul aerian. Manifestul de marfă va fi solicitat de compania aeriană și poate fi solicitat și de vamă.
Acest document este responsabilitatea expeditorului.
Factura de facturare
Pregătită de expeditorul de mărfuri, aceasta este factura pe care expeditorul de mărfuri v-o transmite dumneavoastră, expeditorul.
Acest document este responsabilitatea expeditorului.
Scrisoarea de instrucțiuni a expeditorului (SLI)
Cunoscută și ca declarația de export a expeditorului, aceasta este un document de autorizare emis de exportator agenților sau expeditorilor săi. Documentul SLI conține în principal detalii cu privire la condițiile de expediere, permițând companiei de transport să emită o scrisoare de transport aerian în numele exportatorului. De asemenea, acesta stabilește instrucțiuni pentru transportator cu privire la modul de manipulare, depozitare, încărcare și descărcare a transportului în mod eficient sau fără deteriorarea fizică a produselor.
Pe lângă furnizarea de instrucțiuni privind transportul și documentația, un SLI facilitează și controlul exporturilor. Un SLI complet facilitează expedierile la export și acordă unui expeditor permisiunea de a acționa în calitate de agent expeditor autorizat pentru controlul exporturilor și procesele vamale.
Acest document este responsabilitatea expeditorului.
Factură comercială
Acest document obligatoriu descrie tranzacția comercială dintre vânzător (expeditor) și cumpărător (importator). Ca atare, este un document contabil esențial, care furnizează elementele de bază necesare pentru conformitatea exporturilor și pentru procesul de vămuire. Această factură va fi solicitată de expeditorul dvs. de mărfuri și de vamă.
Acest document este responsabilitatea expeditorului
Lista de ambalare
Acest document obligatoriu oferă o descriere detaliată a încărcăturii dvs. aeriene - tipurile și cantitățile fiecărui articol, spune cum a fost ambalat transportul, precum și ce mărci și numere sunt notate pe exteriorul ambalajului transportului. Aceasta este mai detaliată decât factura comercială, dar nu conține nicio informație privind prețul. Aceasta nu înlocuiește factura comercială. Această listă de ambalare va fi solicitată de expeditorul dvs. de mărfuri și poate fi solicitată de vamă.
Acest document este responsabilitatea expeditorului.
Facturi de însoțire aeriană
O scrisoare de transport aerian este un tip de contract utilizat pentru transportul aerian de mărfuri. Acesta este un document de transport nenegociabil care acoperă transportul de mărfuri de la un aeroport la altul. Acesta este specific organizațiilor desemnate (expeditorul de mărfuri și încărcătorul/companiile aeriene) și nu poate fi transferat altor părți.
Există două tipuri diferite de scrisori de transport aerian: scrisoarea de transport aerian internă (HAWB), care este un contract de transport între expeditor și expeditorul de mărfuri, și scrisoarea de transport aerian principală (MAWB), care este emisă de companiile aeriene ca un contract de transport între expeditorul de mărfuri și compania aeriană. Atunci când transportul este rezervat, compania aeriană emite o MAWB către expeditor, care, la rândul său, emite propria sa scrisoare de transport aerian către clientul său
În ambele cazuri, scrisoarea de transport aerian servește drept dovadă a primirii bunurilor, a condițiilor în care se efectuează transportul și a acordului de livrare a bunurilor la destinație. Aceasta înseamnă că scrisoarea de transport aerian este atât o chitanță de marfă, cât și un contract de livrare.
Transportatorul dvs. de mărfuri vă ajută să creați ambele tipuri de scrisori de transport aerian și etichetele însoțitoare pentru transportul aerian de mărfuri. În scopul consolidării transportului de marfă, HAWB de la mai mulți expeditori pot fi combinate într-un singur MAWB. Ambele scrisori de transport aerian sunt necesare în timpul vămuirii.
Acest document este responsabilitatea expeditorului.
Manifest de marfă
Întocmit de expeditorul de mărfuri, acest document enumeră toate bunurile din transportul aerian de marfă. Acesta descrie detaliile acestor articole - cum ar fi numerele documentelor de transport, expeditorii, destinatarii, mărcile și numerele, numărul și tipurile de colete, descrierile și cantitățile - dar nu enumeră taxele de transport. Transportatorul dvs. va utiliza acest document pentru a construi paleți și a pregăti consolidarea mărfurilor în vrac înainte de transportul aerian. Manifestul de marfă va fi solicitat de compania aeriană și poate fi solicitat și de vamă.
Acest document este responsabilitatea expeditorului.
Factura de facturare
Pregătită de expeditorul de mărfuri, aceasta este factura pe care expeditorul de mărfuri v-o transmite dumneavoastră, expeditorul.
Acest document este responsabilitatea expeditorului.
Documente suplimentare pentru transportul aerian de mărfuri
Există o serie de documente suplimentare care pot fi necesare, în funcție de tipul de mărfuri și de originea și destinația transportului aerian de mărfuri. Unele sunt responsabilitatea dumneavoastră de a le pregăti în calitate de expeditor, dar este posibil să vă însărcinați expeditorul să pregătească unele dintre ele în numele dumneavoastră; altele vă puteți aștepta ca expeditorul să le pregătească.
Certificat de origine
Acest document indică țara de origine a bunurilor dumneavoastră - cu alte cuvinte, locul în care acestea au fost fabricate. Acesta este necesar ocazional pentru a decide dacă articolele dvs. sunt eligibile pentru import și poate fi esențial pentru a obține rate tarifare reduse pentru importurile din țările enumerate ca beneficiari ai programului regional.
Conținând informații despre produsele dumneavoastră, destinația și țara de export, acest certificat de origine va fi solicitat de expeditorul dumneavoastră și de vamă.
Pe lângă furnizarea de instrucțiuni privind transportul și documentația, un SLI facilitează și controlul exporturilor. Un SLI complet facilitează exportul. expedierile și acordă permisiunea unui expeditor de a acționa în calitate de agent expeditor autorizat pentru controlul exporturilor și procesele vamale.
Acest document este responsabilitatea expeditorului.
Instrucțiuni de plată
Pregătită de expeditor și cunoscută și sub numele de scrisoare de credit sau credit documentar, aceasta este un mijloc principal de plată în cadrul unei tranzacții comerciale internaționale. Este o promisiune scrisă a unei bănci, asumată în numele cumpărătorului (importatorul), de a vă plăti dumneavoastră, vânzătorul (exportatorul), o anumită sumă într-o monedă convenită.
Această plată este condiționată de prezentarea documentelor la timp și de respectarea termenilor și condițiilor stabilite. Această scrisoare de credit va fi solicitată de expeditorul dvs. de mărfuri și de vamă.
Împuternicire
Întocmit de expeditor, acest document este necesar numai dacă solicitați expeditorului de mărfuri să obțină vămuirea încărcăturii dvs. aeriene. Este autorizația dvs. scrisă pentru expeditorul de mărfuri de a vă reprezenta și de a acționa în numele dvs. în fața unei autorități vamale. Aceasta poate fi cerută de vamă.
Licență de export/import
Este posibil să aveți nevoie de o licență de export/import pentru a transporta produse pe calea aerului din/într-o țară. Pentru a stabili dacă produsele dumneavoastră de transport aerian de mărfuri necesită o licență, este necesară o cercetare atentă, iar cererile trebuie depuse la agenția guvernamentală competentă. Dacă este necesar, vă puteți adresa expeditorului de mărfuri pentru a vă ajuta cu licențele. Acest document va fi solicitat de către vamă.
Transportatorul dvs. de mărfuri vă ajută să creați ambele tipuri de scrisori de transport aerian și etichetele însoțitoare pentru transportul aerian de mărfuri. În scopul consolidării transportului de marfă, HAWB de la mai mulți expeditori pot fi combinate într-un singur MAWB. Ambele scrisori de transport aerian sunt necesare în timpul vămuirii.
Acest document este responsabilitatea expeditorului, dar expeditorul de mărfuri vă poate sprijini.
Declarație/certificat privind mărfurile periculoase
Acest document confirmă că mărfurile periculoase din încărcătura dvs. aeriană sunt clasificate, ambalate și etichetate corespunzător, în conformitate cu reglementările IATA privind mărfurile periculoase. În funcție de articolele dumneavoastră, este posibil să aveți nevoie și de o fișă cu date privind siguranța materialelor (MSDS). Ambele documente vor fi solicitate de expeditorul de mărfuri și de compania aeriană.
Acest document este responsabilitatea expeditorului, dar expeditorul de mărfuri vă poate sprijini.
Declarație vamală de export/import
Întocmit de expeditorul de mărfuri atunci când se ocupă de vămuire în numele dvs. în anumite locații, acest document specifică mărfurile exportate cu cantitățile, greutățile, valorile și destinația lor. Acesta este utilizat în timpul vămuirii pentru a calcula taxele și impozitele aplicabile încărcăturii dumneavoastră aeriene și este întocmit pe baza facturii comerciale obligatorii și a listei de ambalare.
Există variații considerabile în declarațiile vamale de la o țară la alta, deoarece fiecare poate avea reglementări vamale diferite. Acest document va fi solicitat de către vamă.
Declarația bateriei cu litiu
Pregătit de expeditorul dvs. de mărfuri atunci când încărcătura dvs. aeriană include baterii cu litiu, acest document confirmă conformitatea cu toate cerințele de reglementare pentru transportul aerian al tipului de mărfuri periculoase. Această declarație va fi solicitată de compania aeriană.
Certificat de origine
Acest document indică țara de origine a bunurilor dumneavoastră - cu alte cuvinte, locul în care acestea au fost fabricate. Acesta este necesar ocazional pentru a decide dacă articolele dvs. sunt eligibile pentru import și poate fi esențial pentru a obține rate tarifare reduse pentru importurile din țările enumerate ca beneficiari ai programului regional.
Conținând informații despre produsele dumneavoastră, destinația și țara de export, acest certificat de origine va fi solicitat de expeditorul dumneavoastră și de vamă.
Pe lângă furnizarea de instrucțiuni privind transportul și documentația, un SLI facilitează și controlul exporturilor. Un SLI complet facilitează exportul. expedierile și acordă permisiunea unui expeditor de a acționa în calitate de agent expeditor autorizat pentru controlul exporturilor și procesele vamale.
Acest document este responsabilitatea expeditorului.
Instrucțiuni de plată
Pregătită de expeditor și cunoscută și sub numele de scrisoare de credit sau credit documentar, aceasta este un mijloc principal de plată în cadrul unei tranzacții comerciale internaționale. Este o promisiune scrisă a unei bănci, asumată în numele cumpărătorului (importatorul), de a vă plăti dumneavoastră, vânzătorul (exportatorul), o anumită sumă într-o monedă convenită.
Această plată este condiționată de prezentarea documentelor la timp și de respectarea termenilor și condițiilor stabilite. Această scrisoare de credit va fi solicitată de expeditorul dvs. de mărfuri și de vamă.
Împuternicire
Întocmit de expeditor, acest document este necesar numai dacă solicitați expeditorului de mărfuri să obțină vămuirea încărcăturii dvs. aeriene. Este autorizația dvs. scrisă pentru expeditorul de mărfuri de a vă reprezenta și de a acționa în numele dvs. în fața unei autorități vamale. Aceasta poate fi cerută de vamă.
Licență de export/import
Este posibil să aveți nevoie de o licență de export/import pentru a transporta produse pe calea aerului din/într-o țară. Pentru a stabili dacă produsele dumneavoastră de transport aerian de mărfuri necesită o licență, este necesară o cercetare atentă, iar cererile trebuie depuse la agenția guvernamentală competentă. Dacă este necesar, vă puteți adresa expeditorului de mărfuri pentru a vă ajuta cu licențele. Acest document va fi solicitat de către vamă.
Transportatorul dvs. de mărfuri vă ajută să creați ambele tipuri de scrisori de transport aerian și etichetele însoțitoare pentru transportul aerian de mărfuri. În scopul consolidării transportului de marfă, HAWB de la mai mulți expeditori pot fi combinate într-un singur MAWB. Ambele scrisori de transport aerian sunt necesare în timpul vămuirii.
Acest document este responsabilitatea expeditorului, dar expeditorul de mărfuri vă poate sprijini.
Declarație/certificat privind mărfurile periculoase
Acest document confirmă că mărfurile periculoase din încărcătura dvs. aeriană sunt clasificate, ambalate și etichetate corespunzător, în conformitate cu reglementările IATA privind mărfurile periculoase. În funcție de articolele dumneavoastră, este posibil să aveți nevoie și de o fișă cu date privind siguranța materialelor (MSDS). Ambele documente vor fi solicitate de expeditorul de mărfuri și de compania aeriană.
Acest document este responsabilitatea expeditorului, dar expeditorul de mărfuri vă poate sprijini.
Declarație vamală de export/import
Întocmit de expeditorul de mărfuri atunci când se ocupă de vămuire în numele dvs. în anumite locații, acest document specifică mărfurile exportate cu cantitățile, greutățile, valorile și destinația lor. Acesta este utilizat în timpul vămuirii pentru a calcula taxele și impozitele aplicabile încărcăturii dumneavoastră aeriene și este întocmit pe baza facturii comerciale obligatorii și a listei de ambalare.
Există variații considerabile în declarațiile vamale de la o țară la alta, deoarece fiecare poate avea reglementări vamale diferite. Acest document va fi solicitat de către vamă.
Declarația bateriei cu litiu
Pregătit de expeditorul dvs. de mărfuri atunci când încărcătura dvs. aeriană include baterii cu litiu, acest document confirmă conformitatea cu toate cerințele de reglementare pentru transportul aerian al tipului de mărfuri periculoase. Această declarație va fi solicitată de compania aeriană.
Este posibil să aveți nevoie de declarații documentare suplimentare. De exemplu, o companie aeriană vă poate solicita să respectați o directivă a Administrației pentru securitatea transporturilor (TSA).
Nu a fost posibil să enumerăm toate documentele care pot fi necesare. De exemplu, această secțiune nu a acoperit documentația privind polițele de asigurare și planurile de protecție. Dar cel puțin oferă o prezentare generală a documentelor obligatorii și a celor mai frecvente documente care însoțesc transportul aerian de mărfuri.
Simplificarea documentației de transport aerian de marfă
Dacă expediați în mod repetat același tip de mărfuri de la aceeași origine la aceeași destinație, vor fi necesare mai puține modificări în documentația dumneavoastră. Deci, pe această bază, primul set de documente va fi cel mai dificil, dar după aceea lucrurile ar trebui să devină mai ușoare!
Cea mai bună modalitate de a simplifica documentația pentru transportul aerian de mărfuri este să treceți la sistemul complet digital. Toate documentele electronice relevante pot fi arhivate împreună în același sistem, accesibil 24/7 de către toate părțile autorizate. De exemplu, DHL Global Forwarding oferă platforma myDHLi, care presupune mai puțini pași și mai multă funcționalitate. Acesta integrează toate cele mai importante servicii de expediere online - inclusiv documentația pentru transportul aerian de mărfuri - într-un singur instrument incredibil de puternic, cu o singură parolă.
Doriți să citiți mai multe povești despre expedierea de mărfuri?
Primiți în fiecare lună în căsuța dvs. poștală cele mai recente informații despre transportul aerian, maritim și feroviar de mărfuri, precum și invitații regulate la seminariile noastre web.
