Príručka odosielateľa k dokumentácii leteckého nákladu
Pochopte požiadavky na svoj tovar, aby ste sa vyhli oneskoreniam a pokutám
Dokumentácia leteckého nákladu je zložitá – a aj menšie chyby môžu viesť k oneskoreným alebo neúspešným zásielkam, vyšším poplatkom za skladovanie a dokonca aj pokutám. Tento článok poskytuje návod na vysokej úrovni k mnohým premenným, ktoré prichádzajú s dokumentáciou o leteckom náklade – najmä rôzne požiadavky v závislosti od typu tovaru a pôvodu a miesta určenia zásielka.
Prečo je dokumentácia dôležitá?
Krajiny vyžadujú dokumentáciu o leteckom náklade na monitorovanie tovaru opúšťajúceho alebo vstupujúceho leteckou nákladnou dopravou.
Okrem toho dokumentácia zohráva kľúčovú úlohu v medzinárodných transakciách. Predajcovia a kupujúci potrebujú doklady na vedenie účtovníctva, účtovníctvo, zdaňovanie a vývozné a dovozné formality. Požadujú aj doklady na uskutočnenie platieb pomocou akreditívov a iných dokumentárnych platobných metód. A špeditéri a letecké spoločnosti potrebujú tieto dokumenty tiež na dodržiavanie predpisov
Čo robí dobrú doketu?
Kľúčová je konzistentnosť medzi dokumentmi. Preto musí byť prioritou konzistentnosť pri príprave, predkladaní a overovaní všetkých typov dokumentácie o leteckom náklade.
Povinné dokumenty (a kto ich poskytuje)
Ako odosielateľ ste zodpovedný za prípravu troch povinných dokumentov a musíte ich poskytnúť svojmu špeditérovi. Okrem toho existuje niekoľko povinných dokumentov, ktoré musí pripraviť priamo váš špeditér.
Získajte prehľad o logistike e-mailom
Prihláste sa na odber našich mesačných trhových noviniek a získajte pozvánky na exkluzívne webové semináre, na ktorých naši odborníci na prepravu tovaru odpovedajú na všetky vaše otázky týkajúce sa globálneho obchodu.
Inštruktážny list odosielateľa (SLI)
Tiež známe ako vývozné vyhlásenie odosielateľa, ide o autorizačný dokument, ktorý vydáva vývozca svojim zástupcom alebo špeditérom. Dokument SLI obsahuje najmä podrobnosti o prepravných podmienkach, čo umožňuje prepravnej spoločnosti vystaviť letecký nákladný list v mene vývozcu. Stanovuje tiež pokyny pre prepravcu, ako so zásielka manipulovať, skladovať, nakladať a vykladať efektívne alebo bez akéhokoľvek fyzického poškodenia produktov.
Okrem poskytovania pokynov na prepravu a dokumentáciu SLI tiež uľahčuje kontrolu vývozu. Kompletné SLI uľahčuje export. zásielky a udeľuje povolenie špeditérovi konať ako autorizovaný špeditér pre kontrolu vývozu a colné procesy.
Za tento dokument zodpovedá odosielateľ.
Obchodná faktúra
Tento povinný dokument popisuje obchodnú transakciu medzi predávajúcim (dopravcom) a kupujúcim (dovozcom). Ako taký je kľúčovým účtovným dokumentom, ktorý poskytuje jadro toho, čo je potrebné na dodržiavanie vývozu a proces colného odbavenia. Túto faktúru bude vyžadovať váš špeditér a colné orgány.
Za tento dokument zodpovedá odosielateľ
Baliaci list
Tento povinný dokument poskytuje podrobný popis vášho leteckého nákladu – typy a množstvá každej položky, ako aj spôsob zabalenia zásielka, ako aj značky a čísla uvedené na vonkajšej strane obalu zásielka. Je podrobnejšia ako obchodná faktúra, ale neobsahuje žiadne informácie o cene. Nie je náhradou obchodnej faktúry. Tento zoznam balenia bude vyžadovať váš špeditér a môžu ho vyžadovať colné orgány.
Za tento dokument zodpovedá odosielateľ.
Letecké nákladné listy
Letecký nákladný list je typ zmluvy používaný na leteckú nákladnú prepravu. Je to neobchodovateľný prepravný doklad, ktorý pokrýva prepravu nákladu z letiska na letisko. Je špecifický pre menované organizácie (dopravca a prepravca/letecká spoločnosť) a nemožno ho previesť na iné strany.
Existujú dva rôzne letecké nákladné listy: domáci letecký nákladný list (HAWB), čo je zmluva o preprave medzi odosielateľom a zasielateľom, a hlavný letecký nákladný list (MAWB), ktorý letecké spoločnosti vydávajú ako zmluvu o preprave medzi špeditér a letecká spoločnosť. Keď je zásielka zarezervovaná, letecká spoločnosť vydá MAWB dopravcovi, ktorý obratom vystaví svoj vlastný domáci letecký nákladný list svojmu zákazníkovi.
V oboch prípadoch slúži letecký nákladný list ako doklad o prijatí tovaru, podmienkach prepravy a súhlase s dodaním tovaru na miesto určenia. To znamená, že letecký nákladný list je zároveň potvrdením o tovare a zmluvou o dodaní.
Váš špeditér pomáha pri vytváraní oboch typov leteckého nákladného listu a sprievodných štítkov leteckého nákladu. Na účely konsolidácie nákladu môžu byť HAWB od viacerých odosielateľov zlúčené do jedného MAWB. Obidva letecké nákladné listy sa vyžadujú pri colnom odbavení.
Za tento dokument zodpovedá špeditér.
Manifest nákladu
Tento dokument, ktorý pripravil váš špeditér, obsahuje zoznam všetkého tovaru vo vašom leteckom náklade. Opisuje podrobnosti o týchto položkách – ako sú čísla prepravných dokladov, odosielateľov, príjemcov, značky a čísla, počet a typy balíkov, popisy a množstvá – neuvádza však prepravné. Váš špeditér použije tento dokument na stavbu paliet a prípravu konsolidácie sypkého tovaru pred leteckou prepravou. Zoznam nákladu bude vyžadovať letecká spoločnosť a môžu ho vyžadovať aj colné orgány.
Za tento dokument zodpovedá špeditér.
Fakturačná faktúra
Toto je faktúra špeditéra, ktorú pripravil váš špeditér, vám, odosielateľovi.
Za tento dokument zodpovedá špeditér.
Inštruktážny list odosielateľa (SLI)
Tiež známe ako vývozné vyhlásenie odosielateľa, ide o autorizačný dokument, ktorý vydáva vývozca svojim zástupcom alebo špeditérom. Dokument SLI obsahuje najmä podrobnosti o prepravných podmienkach, čo umožňuje prepravnej spoločnosti vystaviť letecký nákladný list v mene vývozcu. Stanovuje tiež pokyny pre prepravcu, ako so zásielka manipulovať, skladovať, nakladať a vykladať efektívne alebo bez akéhokoľvek fyzického poškodenia produktov.
Okrem poskytovania pokynov na prepravu a dokumentáciu SLI tiež uľahčuje kontrolu vývozu. Kompletné SLI uľahčuje export. zásielky a udeľuje povolenie špeditérovi konať ako autorizovaný špeditér pre kontrolu vývozu a colné procesy.
Za tento dokument zodpovedá odosielateľ.
Obchodná faktúra
Tento povinný dokument popisuje obchodnú transakciu medzi predávajúcim (dopravcom) a kupujúcim (dovozcom). Ako taký je kľúčovým účtovným dokumentom, ktorý poskytuje jadro toho, čo je potrebné na dodržiavanie vývozu a proces colného odbavenia. Túto faktúru bude vyžadovať váš špeditér a colné orgány.
Za tento dokument zodpovedá odosielateľ
Baliaci list
Tento povinný dokument poskytuje podrobný popis vášho leteckého nákladu – typy a množstvá každej položky, ako aj spôsob zabalenia zásielka, ako aj značky a čísla uvedené na vonkajšej strane obalu zásielka. Je podrobnejšia ako obchodná faktúra, ale neobsahuje žiadne informácie o cene. Nie je náhradou obchodnej faktúry. Tento zoznam balenia bude vyžadovať váš špeditér a môžu ho vyžadovať colné orgány.
Za tento dokument zodpovedá odosielateľ.
Letecké nákladné listy
Letecký nákladný list je typ zmluvy používaný na leteckú nákladnú prepravu. Je to neobchodovateľný prepravný doklad, ktorý pokrýva prepravu nákladu z letiska na letisko. Je špecifický pre menované organizácie (dopravca a prepravca/letecká spoločnosť) a nemožno ho previesť na iné strany.
Existujú dva rôzne letecké nákladné listy: domáci letecký nákladný list (HAWB), čo je zmluva o preprave medzi odosielateľom a zasielateľom, a hlavný letecký nákladný list (MAWB), ktorý letecké spoločnosti vydávajú ako zmluvu o preprave medzi špeditér a letecká spoločnosť. Keď je zásielka zarezervovaná, letecká spoločnosť vydá MAWB dopravcovi, ktorý obratom vystaví svoj vlastný domáci letecký nákladný list svojmu zákazníkovi.
V oboch prípadoch slúži letecký nákladný list ako doklad o prijatí tovaru, podmienkach prepravy a súhlase s dodaním tovaru na miesto určenia. To znamená, že letecký nákladný list je zároveň potvrdením o tovare a zmluvou o dodaní.
Váš špeditér pomáha pri vytváraní oboch typov leteckého nákladného listu a sprievodných štítkov leteckého nákladu. Na účely konsolidácie nákladu môžu byť HAWB od viacerých odosielateľov zlúčené do jedného MAWB. Obidva letecké nákladné listy sa vyžadujú pri colnom odbavení.
Za tento dokument zodpovedá špeditér.
Manifest nákladu
Tento dokument, ktorý pripravil váš špeditér, obsahuje zoznam všetkého tovaru vo vašom leteckom náklade. Opisuje podrobnosti o týchto položkách – ako sú čísla prepravných dokladov, odosielateľov, príjemcov, značky a čísla, počet a typy balíkov, popisy a množstvá – neuvádza však prepravné. Váš špeditér použije tento dokument na stavbu paliet a prípravu konsolidácie sypkého tovaru pred leteckou prepravou. Zoznam nákladu bude vyžadovať letecká spoločnosť a môžu ho vyžadovať aj colné orgány.
Za tento dokument zodpovedá špeditér.
Fakturačná faktúra
Toto je faktúra špeditéra, ktorú pripravil váš špeditér, vám, odosielateľovi.
Za tento dokument zodpovedá špeditér.
Dodatočné dokumenty pre leteckú nákladnú dopravu
Existuje množstvo ďalších dokumentov, ktoré môžu byť potrebné v závislosti od typu tovaru a pôvodu a miesta určenia vášho leteckého nákladu. Niektoré musíte pripraviť ako odosielateľ, ale možno budete môcť poveriť svojho špeditéra, aby niektoré z nich pripravil vo vašom mene; iné, od ktorých môžete očakávať, že ich pripraví váš špeditér.
Osvedčenie o pôvode
Tento dokument uvádza krajinu pôvodu vášho tovaru – inými slovami, kde bol vyrobený. Je potrebné príležitostne rozhodnúť, či sú vaše položky oprávnené na dovoz, a môže to byť nevyhnutné na získanie znížených colných sadzieb na dovoz z krajín uvedených ako príjemcovia regionálneho programu.
Tento certifikát o pôvode, ktorý obsahuje informácie o vašich produktoch, mieste určenia a krajine vývozu, bude vyžadovať váš špeditér a colné orgány.
Okrem poskytovania pokynov na prepravu a dokumentáciu SLI tiež uľahčuje kontrolu vývozu. Kompletné SLI uľahčuje export. zásielky a udeľuje povolenie špeditérovi konať ako autorizovaný špeditér pre kontrolu vývozu a colné procesy.
Za tento dokument zodpovedá odosielateľ.
Pokyny k platbe
Pripravený odosielateľom a známy aj ako akreditív alebo dokumentárny akreditív, ide o hlavný platobný prostriedok v medzinárodnej obchodnej transakcii. Je to písomný prísľub banky v mene kupujúceho (dovozcu), že vám, predávajúcemu (vývozcovi) zaplatí určitú sumu v dohodnutej mene.
Táto platba je podmienená predložením dokladov včas a splnením uvedených podmienok. Tento akreditív bude vyžadovať váš špeditér a colné orgány.
Splnomocnenie
Tento dokument pripravený odosielateľom sa vyžaduje iba vtedy, ak požiadate svojho špeditéra o colné odbavenie vášho leteckého nákladu. Ide o vaše písomné splnomocnenie pre zasielateľa, aby vás zastupoval a konal vo vašom mene na colnom úrade. Môže to vyžadovať colnica.
Vývozná/dovozná licencia
Na prepravu produktov letecky z/do krajiny možno budete potrebovať vývoznú/dovoznú licenciu. Určenie, či vaše položky leteckého nákladu vyžadujú licenciu, si vyžaduje starostlivý prieskum a žiadosti sa musia podávať prostredníctvom príslušnej vládnej agentúry. V prípade potreby môžete požiadať svojho špeditéra o pomoc s licenciami. Tento doklad bude vyžadovať colnica.
Váš špeditér pomáha pri vytváraní oboch typov leteckého nákladného listu a sprievodných štítkov leteckého nákladu. Na účely konsolidácie nákladu môžu byť HAWB od viacerých odosielateľov zlúčené do jedného MAWB. Obidva letecké nákladné listy sa vyžadujú pri colnom odbavení.
Za tento dokument je zodpovedný odosielateľ, ale váš špeditér vás môže podporiť.
Vyhlásenie/certifikát o nebezpečnom tovare
Tento dokument potvrdzuje, že akýkoľvek nebezpečný tovar vo vašom leteckom náklade je riadne klasifikovaný, zabalený a označený v súlade s predpismi IATA pre nebezpečný tovar. V závislosti od vašich položiek možno budete potrebovať aj kartu bezpečnostných údajov (MSDS). Oba dokumenty budú vyžadovať váš špeditér a letecká spoločnosť.
Za tento dokument je zodpovedný odosielateľ, ale váš špeditér vás môže podporiť.
Vývozné/dovozné colné vyhlásenie
Tento dokument, ktorý pripravil váš špeditér pri vybavovaní colného odbavenia vo vašom mene na určitých miestach, špecifikuje vyvážaný tovar s jeho množstvom, hmotnosťou, hodnotou a miestom určenia. Používa sa počas colného odbavenia na výpočet ciel a daní vzťahujúcich sa na váš letecký náklad a pripravuje sa pomocou vašej povinnej obchodnej faktúry a baliaceho listu.
V jednotlivých krajinách existujú značné rozdiely v colných vyhláseniach, pretože každá môže mať odlišné colné predpisy. Tento doklad bude vyžadovať colnica.
Vyhlásenie o lítiovej batérii
Tento dokument, ktorý pripravil váš špeditér, keď váš letecký náklad obsahuje lítiové batérie, potvrdzuje súlad so všetkými regulačnými požiadavkami na leteckú prepravu typu nebezpečného tovaru. Toto vyhlásenie bude letecká spoločnosť vyžadovať.
Osvedčenie o pôvode
Tento dokument uvádza krajinu pôvodu vášho tovaru – inými slovami, kde bol vyrobený. Je potrebné príležitostne rozhodnúť, či sú vaše položky oprávnené na dovoz, a môže to byť nevyhnutné na získanie znížených colných sadzieb na dovoz z krajín uvedených ako príjemcovia regionálneho programu.
Tento certifikát o pôvode, ktorý obsahuje informácie o vašich produktoch, mieste určenia a krajine vývozu, bude vyžadovať váš špeditér a colné orgány.
Okrem poskytovania pokynov na prepravu a dokumentáciu SLI tiež uľahčuje kontrolu vývozu. Kompletné SLI uľahčuje export. zásielky a udeľuje povolenie špeditérovi konať ako autorizovaný špeditér pre kontrolu vývozu a colné procesy.
Za tento dokument zodpovedá odosielateľ.
Pokyny k platbe
Pripravený odosielateľom a známy aj ako akreditív alebo dokumentárny akreditív, ide o hlavný platobný prostriedok v medzinárodnej obchodnej transakcii. Je to písomný prísľub banky v mene kupujúceho (dovozcu), že vám, predávajúcemu (vývozcovi) zaplatí určitú sumu v dohodnutej mene.
Táto platba je podmienená predložením dokladov včas a splnením uvedených podmienok. Tento akreditív bude vyžadovať váš špeditér a colné orgány.
Splnomocnenie
Tento dokument pripravený odosielateľom sa vyžaduje iba vtedy, ak požiadate svojho špeditéra o colné odbavenie vášho leteckého nákladu. Ide o vaše písomné splnomocnenie pre zasielateľa, aby vás zastupoval a konal vo vašom mene na colnom úrade. Môže to vyžadovať colnica.
Vývozná/dovozná licencia
Na prepravu produktov letecky z/do krajiny možno budete potrebovať vývoznú/dovoznú licenciu. Určenie, či vaše položky leteckého nákladu vyžadujú licenciu, si vyžaduje starostlivý prieskum a žiadosti sa musia podávať prostredníctvom príslušnej vládnej agentúry. V prípade potreby môžete požiadať svojho špeditéra o pomoc s licenciami. Tento doklad bude vyžadovať colnica.
Váš špeditér pomáha pri vytváraní oboch typov leteckého nákladného listu a sprievodných štítkov leteckého nákladu. Na účely konsolidácie nákladu môžu byť HAWB od viacerých odosielateľov zlúčené do jedného MAWB. Obidva letecké nákladné listy sa vyžadujú pri colnom odbavení.
Za tento dokument je zodpovedný odosielateľ, ale váš špeditér vás môže podporiť.
Vyhlásenie/certifikát o nebezpečnom tovare
Tento dokument potvrdzuje, že akýkoľvek nebezpečný tovar vo vašom leteckom náklade je riadne klasifikovaný, zabalený a označený v súlade s predpismi IATA pre nebezpečný tovar. V závislosti od vašich položiek možno budete potrebovať aj kartu bezpečnostných údajov (MSDS). Oba dokumenty budú vyžadovať váš špeditér a letecká spoločnosť.
Za tento dokument je zodpovedný odosielateľ, ale váš špeditér vás môže podporiť.
Vývozné/dovozné colné vyhlásenie
Tento dokument, ktorý pripravil váš špeditér pri vybavovaní colného odbavenia vo vašom mene na určitých miestach, špecifikuje vyvážaný tovar s jeho množstvom, hmotnosťou, hodnotou a miestom určenia. Používa sa počas colného odbavenia na výpočet ciel a daní vzťahujúcich sa na váš letecký náklad a pripravuje sa pomocou vašej povinnej obchodnej faktúry a baliaceho listu.
V jednotlivých krajinách existujú značné rozdiely v colných vyhláseniach, pretože každá môže mať odlišné colné predpisy. Tento doklad bude vyžadovať colnica.
Vyhlásenie o lítiovej batérii
Tento dokument, ktorý pripravil váš špeditér, keď váš letecký náklad obsahuje lítiové batérie, potvrdzuje súlad so všetkými regulačnými požiadavkami na leteckú prepravu typu nebezpečného tovaru. Toto vyhlásenie bude letecká spoločnosť vyžadovať.
Možno budete potrebovať ďalšie dokumentárne vyhlásenia. Napríklad letecká spoločnosť môže vyžadovať, aby ste dodržiavali smernicu Správy bezpečnosti dopravy (TSA).
Nebolo možné uviesť všetky dokumenty, ktoré môžu byť potrebné. Táto časť sa napríklad nezaoberá dokumentáciou poistnej zmluvy a plánu ochrany. Ale aspoň poskytuje prehľad o povinných a najbežnejších dokladoch, ktoré sprevádzajú letecký náklad.
Zjednodušenie dokumentácie leteckej nákladnej dopravy
Ak opakovane posielate rovnaký typ tovaru z rovnakého pôvodu do rovnakého miesta určenia, vo vašej dokumentácii bude potrebných menej zmien. Takže na základe toho bude prvá sada dokumentov pre vás najnáročnejšia, ale potom by to už malo byť jednoduchšie!
Najlepším spôsobom, ako zjednodušiť dokumentáciu leteckého nákladu, je plne digitalizovať. Všetky relevantné elektronické dokumenty môžu byť uložené spolu v rovnakom systéme, prístupnom 24 hodín denne, 7 dní v týždni pre všetky oprávnené strany. Napríklad DHL Global Forwarding ponúka platformu myDHLi , ktorá je celá o menšom počte krokov a väčšej funkčnosti. Integruje všetky vaše najdôležitejšie online prepravné služby – vrátane dokumentácie k leteckému nákladu – do jedného neuveriteľne výkonného nástroja s jedným heslom.
Chcete si prečítať ďalšie správy o nákladnej preprave?
Nechajte si každý mesiac posielať do schránky najnovšie informácie o leteckom, námornom a železničnom zasielateľstve spolu s pravidelnými pozvánkami na naše webové semináre.
