Посібник вантажовідправника з оформлення авіадокументації
Знайте вимоги до вашого вантажу, щоб уникнути затримок і штрафів
Авіадокументація є складним процесом, і навіть незначні помилки можуть призвести до затримки або невдалого відправлення, підвищення плати за зберігання і навіть штрафів. У цій статті ви знайдете рекомендації щодо багатьох змінних, пов'язаних з документацією на вантажні авіаперевезення, особливо щодо різних вимог залежно від типу вантажу, місця відправлення та призначення.
Чому важлива документація?
Країни вимагають документацію на вантажні авіаперевезення, щоб контролювати товари, що вивозяться або ввозяться повітряним транспортом.
Крім того, документація відіграє ключову роль у міжнародних угодах. Продавцям і покупцям потрібні документи для ведення бухгалтерського обліку, звітності, оподаткування, а також для виконання експортних та імпортних формальностей. Вони також потребують документів для здійснення платежів за допомогою акредитивів та інших методів документарних розрахунків. А експедиторам і авіакомпаніям ці документи також потрібні для дотримання нормативних вимог.
Що таке хороший пакет документів?
Узгодженість між документами є ключовим фактором. Тому узгодженість повинна бути пріоритетом при підготовці, наданні та перевірці всіх видів документації на вантажні авіаперевезення.
Обов'язкові документи (і хто їх надає)
Як вантажовідправник, ви несете відповідальність за підготовку трьох обов'язкових документів і повинні надати їх своєму експедитору. Крім того, є кілька обов'язкових документів, які повинен підготувати безпосередньо ваш експедитор.
Отримуйте інформацію про логістику електронною поштою
Підпишіться на наші щомісячні оновлення ринку та отримуйте запрошення на ексклюзивні вебінари, де наші експерти з експедирування вантажів відповідатимуть на всі ваші запитання щодо світової торгівлі.
Лист з інструкціями для вантажовідправника (SLI)
Також відомий як експортна декларація вантажовідправника, це дозвільний документ, який видається експортером своїм агентам або експедиторам. Документ SLI в основному містить детальну інформацію про умови доставки, що дозволяє транспортній компанії виписати авіаційну накладну від імені експортера. Він також містить вказівки для перевізника щодо того, як ефективно обробляти, зберігати, завантажувати та розвантажувати вантаж, не допускаючи при цьому фізичного пошкодження продукції.
Окрім надання інструкцій з транспортування та документації, SLI також полегшує експортний контроль. Повний SLI полегшує експортні відправлення і надає дозвіл експедитору діяти як уповноваженому експедитору з питань експортного контролю та митних процедур.
Відповідальність за цей документ несе вантажовідправник.
Комерційний рахунок-фактура
Цей обов'язковий документ описує комерційну операцію між продавцем (вантажовідправником) і покупцем (імпортером). Як такий, він є ключовим бухгалтерським документом, що містить основну інформацію, необхідну для дотримання експортного законодавства та процесу митного оформлення. Цей інвойс вимагатиме ваш експедитор і митниця.
Відповідальність за цей документ несе вантажовідправник
Пакувальний лист
Цей обов'язковий документ містить детальний опис вашого авіаційного вантажу - типи і кількість кожного найменування, інформацію про те, як вантаж був упакований, а також про те, які позначки і номери вказані на зовнішній стороні упаковки вантажу. Він більш детальний, ніж комерційний інвойс, але не містить інформації про ціну. Він не замінює комерційний рахунок-фактуру. Цей пакувальний лист вимагатиме ваш експедитор і може знадобитися на митниці.
Відповідальність за цей документ несе вантажовідправник.
Авіанакладні
Авіанакладна - це тип договору, який використовується для авіаперевезень вантажів. Це транспортний документ, що не підлягає обговоренню, який охоплює перевезення вантажу з аеропорту в аеропорт. Вона призначена для конкретних організацій (експедитора та вантажовідправника/авіакомпанії) і не може бути передана іншим особам.
Існує два види авіанакладних: домашня авіанакладна (HAWB), яка є договором перевезення між вантажовідправником і експедитором, і генеральна авіанакладна (MAWB), яка видається авіакомпаніями як договір перевезення між експедитором і авіакомпанією. Коли вантаж заброньовано, авіакомпанія видає MAWB експедитору, який, у свою чергу, видає власну домашню авіанакладну своєму клієнту.
В обох випадках авіанакладна служить доказом отримання вантажу, умов, на яких здійснюється перевезення, і угоди про доставку вантажу в пункт призначення. Це означає, що авіанакладна є одночасно і товарним чеком, і договором поставки.
Ваш експедитор допоможе створити обидва типи авіанакладних і супровідних вантажних ярликів. З метою консолідації вантажу, HAWB від декількох вантажовідправників можуть бути об'єднані в одну MAWB. Обидві авіанакладні необхідні під час митного оформлення.
Відповідальність за цей документ несе експедитор.
Вантажний маніфест
У цьому документі, підготовленому вашим експедитором, перераховані всі товари, що входять до складу вашого вантажу. У ньому описуються деталі цих предметів - такі як номери транспортних документів, вантажовідправники, вантажоодержувачі, маркування і номери, кількість і типи упаковок, опис і кількість, - але не вказується вартість перевезення. Ваш експедитор буде використовувати цей документ для формування палет і підготовки консолідації сипучих вантажів перед авіаперевезенням. Вантажний маніфест вимагатиме авіакомпанія, а також може знадобитися митниці.
Відповідальність за цей документ несе експедитор.
Рахунок-фактура
Підготовлений вашим експедитором, це рахунок-фактура експедитора для вас, вантажовідправник
Відповідальність за цей документ несе експедитор.
Лист з інструкціями для вантажовідправника (SLI)
Також відомий як експортна декларація вантажовідправника, це дозвільний документ, який видається експортером своїм агентам або експедиторам. Документ SLI в основному містить детальну інформацію про умови доставки, що дозволяє транспортній компанії виписати авіаційну накладну від імені експортера. Він також містить вказівки для перевізника щодо того, як ефективно обробляти, зберігати, завантажувати та розвантажувати вантаж, не допускаючи при цьому фізичного пошкодження продукції.
Окрім надання інструкцій з транспортування та документації, SLI також полегшує експортний контроль. Повний SLI полегшує експортні відправлення і надає дозвіл експедитору діяти як уповноваженому експедитору з питань експортного контролю та митних процедур.
Відповідальність за цей документ несе вантажовідправник.
Комерційний рахунок-фактура
Цей обов'язковий документ описує комерційну операцію між продавцем (вантажовідправником) і покупцем (імпортером). Як такий, він є ключовим бухгалтерським документом, що містить основну інформацію, необхідну для дотримання експортного законодавства та процесу митного оформлення. Цей інвойс вимагатиме ваш експедитор і митниця.
Відповідальність за цей документ несе вантажовідправник
Пакувальний лист
Цей обов'язковий документ містить детальний опис вашого авіаційного вантажу - типи і кількість кожного найменування, інформацію про те, як вантаж був упакований, а також про те, які позначки і номери вказані на зовнішній стороні упаковки вантажу. Він більш детальний, ніж комерційний інвойс, але не містить інформації про ціну. Він не замінює комерційний рахунок-фактуру. Цей пакувальний лист вимагатиме ваш експедитор і може знадобитися на митниці.
Відповідальність за цей документ несе вантажовідправник.
Авіанакладні
Авіанакладна - це тип договору, який використовується для авіаперевезень вантажів. Це транспортний документ, що не підлягає обговоренню, який охоплює перевезення вантажу з аеропорту в аеропорт. Вона призначена для конкретних організацій (експедитора та вантажовідправника/авіакомпанії) і не може бути передана іншим особам.
Існує два види авіанакладних: домашня авіанакладна (HAWB), яка є договором перевезення між вантажовідправником і експедитором, і генеральна авіанакладна (MAWB), яка видається авіакомпаніями як договір перевезення між експедитором і авіакомпанією. Коли вантаж заброньовано, авіакомпанія видає MAWB експедитору, який, у свою чергу, видає власну домашню авіанакладну своєму клієнту.
В обох випадках авіанакладна служить доказом отримання вантажу, умов, на яких здійснюється перевезення, і угоди про доставку вантажу в пункт призначення. Це означає, що авіанакладна є одночасно і товарним чеком, і договором поставки.
Ваш експедитор допоможе створити обидва типи авіанакладних і супровідних вантажних ярликів. З метою консолідації вантажу, HAWB від декількох вантажовідправників можуть бути об'єднані в одну MAWB. Обидві авіанакладні необхідні під час митного оформлення.
Відповідальність за цей документ несе експедитор.
Вантажний маніфест
У цьому документі, підготовленому вашим експедитором, перераховані всі товари, що входять до складу вашого вантажу. У ньому описуються деталі цих предметів - такі як номери транспортних документів, вантажовідправники, вантажоодержувачі, маркування і номери, кількість і типи упаковок, опис і кількість, - але не вказується вартість перевезення. Ваш експедитор буде використовувати цей документ для формування палет і підготовки консолідації сипучих вантажів перед авіаперевезенням. Вантажний маніфест вимагатиме авіакомпанія, а також може знадобитися митниці.
Відповідальність за цей документ несе експедитор.
Рахунок-фактура
Підготовлений вашим експедитором, це рахунок-фактура експедитора для вас, вантажовідправник
Відповідальність за цей документ несе експедитор.
Додаткові документи для авіаперевезень вантажів
Існує ряд додаткових документів, які можуть знадобитися в залежності від типу вантажу, а також місця відправлення і призначення вашого авіаперевезення. Деякі з них відповідальність вантажовідправника, але ви можете доручити експедитору підготувати деякі з них від вашого імені; інші ви можете очікувати від вашого експедитора.
Сертифікат походження
У цьому документі вказується країна походження вашого товару - іншими словами, де він був виготовлений. Він потрібен час від часу, щоб вирішити, чи можна імпортувати ваші товари, і може бути необхідним для отримання знижених тарифних ставок на імпорт з країн, що входять до переліку бенефіціарів регіональних програм.
Цей сертифікат походження, що містить інформацію про вашу продукцію, пункт призначення та країну експорту, вимагатиметься вашим експедитором та митницею.
Окрім надання інструкцій щодо транспортування та документації, SLI також полегшує експортний контроль. Повний SLI полегшує експортні перевезення та надає дозвіл експедитору діяти як уповноважений агент для здійснення експортного контролю та митних процедур.
Відповідальність за цей документ несе вантажовідправник.
Платіжні інструкції
Підготовлені вантажовідправником, а також відомі як акредитив або документарний акредитив, цей документ є основним засобом платежу в міжнародній торговельній угоді. Це письмове зобов'язання банку, прийняте від імені покупця (імпортера), виплатити вам, продавцю (експортеру), певну суму в узгодженій валюті.
Цей платіж залежить від того, чи ви вчасно надасте документи та виконаєте зазначені умови. Цей акредитив вимагатиметься вашим експедитором та митницею.
Довіреність
Цей документ, підготовлений вантажовідправником, необхідний тільки в тому випадку, якщо ви звертаєтеся до експедитора з проханням отримати митне оформлення для вашого авіавантажу. Це ваш письмовий дозвіл на те, щоб експедитор представляв вас і діяв від вашого імені в митних органах. Вона може знадобитися на митниці.
Ліцензія на експорт/імпорт
Вам може знадобитися експортна/імпортна ліцензія для переміщення товарів повітряним транспортом з/в країну. Визначення того, чи потребує ваш вантаж ліцензії, передбачає ретельне дослідження, а заявка на отримання ліцензії повинна подаватися через відповідну державну установу. Якщо потрібно, ви можете звернутися до свого експедитора за допомогою в отриманні ліцензії. Цей документ може знадобитися на митниці.
Ваш експедитор допоможе створити обидва типи авіанакладних і супровідні вантажні лейбли З метою консолідації вантажу, HAWB від декількох вантажовідправників можуть бути об'єднані в одну MAWB. Обидві авіанакладні необхідні під час митного оформлення.
Відповідальність за цей документ несе вантажовідправник, але ваш експедитор може надати вам підтримку.
Декларація/сертифікат на небезпечні вантажі
Цей документ підтверджує, що будь-які небезпечні речовини у вашому авіавантажі належним чином класифіковані, упаковані та промарковані відповідно до правил перевезення небезпечних вантажів ІАТА. Залежно від типу вантажу, вам також може знадобитися паспорт безпеки матеріалів (MSDS). Обидва документи вимагатимуть ваш експедитор і авіакомпанія.
Відповідальність за цей документ несе вантажовідправник, але ваш експедитор може допомогти вам.
Експортно-імпортна митна декларація
Підготовлена вашим експедитором під час митного оформлення від вашого імені в певних місцях, цей документ містить відомості про товари, що експортуються, їхню кількість, вагу, вартість і пункт призначення. Вона використовується під час митного оформлення для розрахунку мит і податків, що застосовуються до вашого вантажу, і готується з використанням вашого обов'язкового комерційного інвойсу і пакувального листа.
Митні декларації значно відрізняються в різних країнах, оскільки в кожній з них можуть діяти різні митні правила. Цей документ буде вимагатися митницею.
Декларація на літієву батарею
Цей документ, підготовлений вашим експедитором, коли ваш авіавантаж містить літієві батареї, підтверджує відповідність усім нормативним вимогам до авіаперевезень даного типу небезпечних вантажів. Ця декларація буде вимагатися авіакомпанією.
Сертифікат походження
У цьому документі вказується країна походження вашого товару - іншими словами, де він був виготовлений. Він потрібен час від часу, щоб вирішити, чи можна імпортувати ваші товари, і може бути необхідним для отримання знижених тарифних ставок на імпорт з країн, що входять до переліку бенефіціарів регіональних програм.
Цей сертифікат походження, що містить інформацію про вашу продукцію, пункт призначення та країну експорту, вимагатиметься вашим експедитором та митницею.
Окрім надання інструкцій щодо транспортування та документації, SLI також полегшує експортний контроль. Повний SLI полегшує експортні перевезення та надає дозвіл експедитору діяти як уповноважений агент для здійснення експортного контролю та митних процедур.
Відповідальність за цей документ несе вантажовідправник.
Платіжні інструкції
Підготовлені вантажовідправником, а також відомі як акредитив або документарний акредитив, цей документ є основним засобом платежу в міжнародній торговельній угоді. Це письмове зобов'язання банку, прийняте від імені покупця (імпортера), виплатити вам, продавцю (експортеру), певну суму в узгодженій валюті.
Цей платіж залежить від того, чи ви вчасно надасте документи та виконаєте зазначені умови. Цей акредитив вимагатиметься вашим експедитором та митницею.
Довіреність
Цей документ, підготовлений вантажовідправником, необхідний тільки в тому випадку, якщо ви звертаєтеся до експедитора з проханням отримати митне оформлення для вашого авіавантажу. Це ваш письмовий дозвіл на те, щоб експедитор представляв вас і діяв від вашого імені в митних органах. Вона може знадобитися на митниці.
Ліцензія на експорт/імпорт
Вам може знадобитися експортна/імпортна ліцензія для переміщення товарів повітряним транспортом з/в країну. Визначення того, чи потребує ваш вантаж ліцензії, передбачає ретельне дослідження, а заявка на отримання ліцензії повинна подаватися через відповідну державну установу. Якщо потрібно, ви можете звернутися до свого експедитора за допомогою в отриманні ліцензії. Цей документ може знадобитися на митниці.
Ваш експедитор допоможе створити обидва типи авіанакладних і супровідні вантажні лейбли З метою консолідації вантажу, HAWB від декількох вантажовідправників можуть бути об'єднані в одну MAWB. Обидві авіанакладні необхідні під час митного оформлення.
Відповідальність за цей документ несе вантажовідправник, але ваш експедитор може надати вам підтримку.
Декларація/сертифікат на небезпечні вантажі
Цей документ підтверджує, що будь-які небезпечні речовини у вашому авіавантажі належним чином класифіковані, упаковані та промарковані відповідно до правил перевезення небезпечних вантажів ІАТА. Залежно від типу вантажу, вам також може знадобитися паспорт безпеки матеріалів (MSDS). Обидва документи вимагатимуть ваш експедитор і авіакомпанія.
Відповідальність за цей документ несе вантажовідправник, але ваш експедитор може допомогти вам.
Експортно-імпортна митна декларація
Підготовлена вашим експедитором під час митного оформлення від вашого імені в певних місцях, цей документ містить відомості про товари, що експортуються, їхню кількість, вагу, вартість і пункт призначення. Вона використовується під час митного оформлення для розрахунку мит і податків, що застосовуються до вашого вантажу, і готується з використанням вашого обов'язкового комерційного інвойсу і пакувального листа.
Митні декларації значно відрізняються в різних країнах, оскільки в кожній з них можуть діяти різні митні правила. Цей документ буде вимагатися митницею.
Декларація на літієву батарею
Цей документ, підготовлений вашим експедитором, коли ваш авіавантаж містить літієві батареї, підтверджує відповідність усім нормативним вимогам до авіаперевезень даного типу небезпечних вантажів. Ця декларація буде вимагатися авіакомпанією.
Вам можуть знадобитися додаткові документальні декларації. Наприклад, авіакомпанія може вимагати від вас дотримання директиви Адміністрації транспортної безпеки (TSA).
Це не можливо перерахувати всі документи, які можуть знадобитися. Наприклад, цей розділ не охоплює документацію про страховий поліс і план захисту. Але, принаймні, він надає огляд обов'язкових і найпоширеніших документів, які супроводжують авіа вантажі.
Спрощення авіадокументації
Якщо ви неодноразово відправляєте один і той же тип вантажу з одного і того ж місця відправлення в один і той же пункт призначення, вам потрібно буде внести менше змін у вашу документацію. Виходячи з цього, перший пакет документів буде найскладнішим, але далі все повинно стати простіше!
Найкращий спосіб спростити оформлення вантажних авіаперевезень - це повністю перейти на цифрові технології. Всі необхідні електронні документи можуть бути зібрані в одній системі, доступній 24/7 для всіх уповноважених осіб. Наприклад, DHL Global Forwarding пропонує платформу myDHLi, яка передбачає меншу кількість кроків і більшу функціональність. Вона об'єднує всі ваші найважливіші послуги онлайн-перевезень, включаючи документацію для авіаперевезень, в один неймовірно потужний інструмент з одним паролем.
Хочете прочитати більше історій про експедиторство?
Щомісяця отримуйте останні новини про повітряне, морське та залізничне експедирування вантажів, а також регулярні запрошення на наші вебінари.
