The public procurement system in Austria, as outlined in our first article “Navigating Through Austria's Public Procurement System: A Guide for Private Companies”, is a highly complex process. Navigating the public sector tender process can be complex as well and therefore demands a structured approach for success. This guide, developed by DHL Express AT, highlights the key steps in tender management, from defining your company’s offerings to tracking tender progress, and offers insights into how DHL Express AT can assist you throughout the process.
The most important points of the Tender Management Process can be found here. For a more detailed explanation and information about the Tender Management Process, please feel free to contact us.
The Tender Management Process:
- Definition der Unternehmensangebote
- Definieren Sie klar die spezialisierten Dienstleistungen und/oder Produkte, die von Ihrem Unternehmen angeboten werden, beispielsweise „Herstellung von Arzneimitteln“.
- Ausschreibungssuche und Auswahl der Plattform
- Nutzen Sie Ausschreibungsplattformen wie ANKÖ und stellen Sie sicher, dass Ausschreibungen anhand des spezifischen Servicebereichs, der in der Ausschreibung gefordert wird, entsprechend gefiltert werden, unter Verwendung von CPV*-Codes (Common Procurement Vocabulary), wie z. B. 85149000 für pharmazeutische Dienstleistungen.
- Neben CPV-Codes können auch Schlüsselwörter verwendet werden, um die Suche aus einer anderen Perspektive durchzuführen, beispielsweise „Medikamente“.
- Häufig sind in derselben Ausschreibung mehrere Dienstleistungen erforderlich. Sollte ein Unternehmen dies nicht allein erfüllen können, kann ein Konsortium gebildet werden. Beispielsweise könnte ein Pharmahersteller ein Konsortium mit einem Logistikunternehmen bilden, wenn sowohl die Herstellung als auch die Lieferung von Medikamenten erforderlich ist.
- Sorgfältige Prüfung der Ausschreibungsunterlagen
- Prüfen Sie die Ausschreibungsdokumente auf versteckte Kriterien (z. B. Referenzen oder Umsatzgrenzen), die die Teilnahmeberechtigung beeinflussen könnten.
- Untersuchen Sie Einschränkungen, wie z. B. das Verbot von Subunternehmern, die die Teilnahme am Verfahren beeinflussen können.
- Einreichung und Nachverfolgung
- Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen (z. B. vergangene Verträge, Finanzberichte, Zertifikate) rechtzeitig eingereicht werden.
- Bereiten Sie sich auf Gespräche mit der Vergabestelle vor, bei denen zusätzliche Anforderungen oder Klarstellungen auftreten können.
- Tenderverfolgung und kontinuierliches Management
- Verwenden Sie Tools wie Tabellenkalkulationen, um den Fortschritt der Ausschreibung, Fristen und wichtige Dokumente zu verfolgen.
- Achten Sie auf saisonale Schwankungen und passen Sie Ihre Ausschreibungssuchstrategien gegebenenfalls an.
DHL Express AT has extensive experience in providing tailored express logistics solutions across various industries, including public sector procurement. With a strong understanding of the complexities of public procurement, we can support private sector companies in navigating the tender process.
Public tenders can be complex and time-sensitive, requiring experience and deep knowledge of the public procurement system. In the public sector, few tenders exist that do not require logistics services, as nearly every project necessitates the efficient and timely delivery of goods, documents, or services. Our expert team not only supplies you with a high-quality logistic service, but also provides a comprehensive approach, assisting you from managing the entire process to ensuring compliance and improving your chances of success.
DHL Express AT can offer comprehensive support throughout the tender process, providing our expert opinion on the review of tender documents to assess eligibility, identify potential challenges, and highlight hidden criteria.
By partnering with DHL Express AT, you gain valuable expertise and hands-on support to successfully navigate public sector tenders, especially if you're new to the process, with us as your trusted logistics partner and advisor.
*The CPV code is a standardized number that describes the specific area of service required in the tender.
** A consortium is a group of companies or organizations that collaborate to complete a specific project or task that they cannot fulfill individually.
