הקפדה על מסמכי המשלוח בחו"ל תמנע עיכובים בארץ. מרבית עיכובי המכס נובעים מבעיות בניירת המשלוח. כיצד נוודא שהשולח בחו"ל צירף את כל מה שנדרש? מבחינת המכס, האחריות לתקינות הניירת מוטלת עליכם היבואנים. מידע חסר או מסמכים שלא צורפו עלולים לגרום לעיכובים בשחרור ולהוצאות מיותרות. כדי להימנע מכך, יש לוודא שהשולח בחו"ל ממלא אחר דרישות מכס ישראל.
כיצד מרגילים את השולח לעבוד נכון?
- העבירו לספק בחו״ל רשימת הנחיות ברורות ומפורטות לגבי ניירת המשלוחים: אם אפשר, הכלילו דרישות אלה בהסכם ההתקשרות כחלק מתנאי המשלוח, והקפידו עליהן כבר מהמשלוח הראשון!
- דרשו כי פרטי ההתקשרות של היבואן (שלכם) על הניירת (שט״מ, Invoice) יהיו מלאים ונכונים: שם איש קשר, ח״פ, טלפון ועוד.
- דרשו לקבל ולאשר את ניירת המשלוח סרוקה לפני הוצאת המשלוח.
- יש לוודא צירוף ניירת מקורית ולא העתקים. (מומלץ לצרף העתקים נוספים בתוך המשלוח).
- יש לוודא צירוף Invoice ולא חשבון פרופורמה, (בעיקר בעסקאות מעל 1,000$).
- מסמכי העדפה/הצהרת מקור: במשלוח ממדינה שיש לה הסכמי סחר עם ישראל, יש לצרף מסמכי העדפה קבילים ותקינים (-EUR1 ,COO, וכד׳).
- Packing List: במשלוח עם 2 אריזות ומעלה יש לצרף רשימה מפורטת וממוספרת של תכולת כל אריזה.
- סיווג פרט מכס: מומלץ לציין על גבי השט"מ וה- INVOICE, אם ידוע.
- ייצוא מוחזר: יש לציין מספר סידורי של כל פריט במשלוח ולוודא כי מצויין בניירת הייבוא שמדובר במשלוח חוזר.
- יש לספק תיאור טובין מלא וברור: כך הסיווג יהיה יותר מדויק ולא יצריך פניה לנמען לקבלת מידע נוסף. מונחים/שפה מקצועית השגורה ביניכם לבין הספק כמו מס' דגם/מק"ט בלבד, או תיאור כללי כמו "ציוד אלקטרוני", "חלקי מחשב", "דוגמאות" – אינם מספיקים.
- הימנעו מציון "ערך לצרכי מכס בלבד" (Only Customs for Value) על גבי החשבון. בשדה "ערך הטובין" ב- INVOICE יש לציין את ערך העיסקה. אם מדובר בדוגמה או טובין שאינו למכירה, יש לציין את ערך המוצר.
- הקפידו על עמידה בדרישות שלכם ודווחו לשולח על כל חריגה, עיכובים, או עלויות נוספות שנגרמו.
לתשומת לבכם!
גם אם המכס משולם ע"י השולח בחו"ל, וגם אם הבעיות בניירת המשלוח אינן באשמתכם, המכס רואה בכם את הכתובת, מצפה ממכם להמציא מסמכים ומידע חסר במקרה של אי התאמה או אי עמידה בתקנות המכס.
להלן דוגמא של רשימת הנחיות לשולח בחו"ל באנגלית- לשימושכם:
