Saran mengenai kepabeanan untuk first-time shipper

Bea dan Cukai adalah wilayah yang rumit. Pengirim memainkan peran mendasar untuk memastikan kelancaran proses clearance Bea dan Cukai, tanpa kesalahan atau penundaan. Di DHL, pekerjaan sehari-hari kami termasuk untuk terus membantu pelanggan dengan permasalahan kepabeanan, jadi kami akan membagikan beberapa wawasan tentang tantangan yang dihadapi oleh pengirim pertama kali dan menjelaskan apa yang benar-benar perlu Anda lakukan dengan benar – dan bagaimana melakukannya.

Dua tantangan utama bagi first-time shipper

Bea masuk dan Pajak 

Tantangan pertama dapat disimpulkan dalam satu kata: biaya. Beberapa pengirim pertama kali tidak menyadari bahwa mereka harus membayar Bea Masuk dan Pajak kepada otoritas pemerintah. Mereka berasumsi bahwa setelah mereka membayar perusahaan pelayaran, tidak ada biaya lain – semuanya selesai. Sayangnya, bukan itu masalahnya. Biaya tambahan ini tidak ada hubungannya dengan penyedia pengiriman Anda, tetapi ditetapkan oleh otoritas pemerintah negara tujuan pengiriman. DHL Express telah mengembangkan MyGTS (My Global Trade Services), portal khusus dengan semua alat yang Anda perlukan untuk pengiriman internasional yang mudah – termasuk kalkulator untuk menghitung landed cost. Ini akan memberi Anda perkiraan total biaya end-to-end untuk pengiriman produk ke negara lain, termasuk semua biaya transportasi, biaya Bea dan Cukai, bea masuk, dan pajak. Mengetahui biaya ini di muka akan membantu bisnis Anda tetap sesuai anggaran.

Informasi & Dokumentasi

Tantangan kedua adalah banyaknya informasi dan dokumentasi yang diperlukan oleh otoritas Bea dan Cukai. Ini bisa menakutkan bagi pemula pemula, terutama mereka yang mengirim ke negara-negara di mana otoritas pemerintah memiliki birokrasi yang kompleks. Ini juga sangat bervariasi tergantung pada apa yang dikirim –  misalnya, jenis barang tertentu seperti tekstil dan kosmetik mungkin memerlukan lisensi, izin, atau sertifikat khusus oleh otoritas Bea dan Cukai impor. Oleh karena itu, sangat penting untuk meneliti informasi apa yang diperlukan dan dokumentasi mana yang Anda butuhkan, tergantung pada apa yang Anda kirim, serta negara asal dan tujuan.

Dengan munculnya e-commerce (dan semakin dipercepat oleh COVID), otoritas Kepabeanan semakin menjauhi proses berbasis kertas/'birokrasi', dan bergerak menuju lingkungan yang sepenuhnya berbasis data untuk memungkinkan proses izin yang efisien dan berbasis risiko. 

Oleh karena itu, penting bagi pengirim untuk memberikan informasi yang lengkap dan akurat saat mempersiapkan pengiriman mereka – dengan perhatian khusus diberikan pada informasi Commercial Invoice (Faktur Komersial). 

Apa yang terjadi jika Anda memberikan informasi atau dokumentasi yang salah?

Jika Anda, sebagai pengirim, tidak memberikan semua informasi dan dokumen yang benar, atau memberikan data yang tidak lengkap atau salah pada Commercial Invoice atau Waybill, hal yang menguntungkan Anda adalah jika penyedia layanan pengiriman Anda akan melihat data yang hilang dan menghentikan sementara pengiriman Anda untuk mengirimkan peringatan. Jelas, hal ini menunda pengiriman Anda.

Di sisi lain, jika perusahaan pengiriman tidak menemukan informasi Anda yang hilang, kiriman Anda dapat ditahan oleh otoritas Bea dan Cukai sampai semua informasi dan dokumentasi yang benar diberikan. Sayangnya, Anda mungkin dikenakan biaya untuk penyimpanan sampai proses clearance Bea dan Cukai selesai. Apa pun itu, pelanggan akhir Anda (penerima) akan mengalami keterlambatan untuk menerima barang mereka, mungkin akan menghadapi biaya tambahan pengiriman, dan akan merasa frustrasi baik dengan Anda maupun perusahaan pengiriman. Dan itu adalah sesuatu yang ingin kita hindari!

Informasi yang paling penting adalah yang paling dasar

Yang sangat penting adalah memberikan informasi pengirim dan importir (yaitu, pelanggan Anda) dengan benar dan lengkap pada Commercial Invoice. Informasi importir, termasuk detail kontak seperti nama lengkap, alamat, nomor ponsel, dan alamat email mereka, sangat penting. Jika ada penundaan di negara tujuan, perusahaan pengiriman (atau bahkan otoritas Kepabeanan) mungkin harus menghubungi importir. Jika mereka tidak dapat menghubungi importir dengan mudah, proses clearance Bea dan Cukai impor barang mungkin tertunda, atau pengiriman bahkan dapat dikembalikan kepada Anda.

Selalu berikan Deskripsi Barang dengan tepat

Deskripsi yang akurat pada Commercial Invoice tentang isi pengiriman Anda yang tepat – Deskripsi Barang – juga sangat penting untuk memastikan kelancaran proses clearance Bea dan Cukai. Untuk satu hal, otoritas Bea dan Cukai akan menggunakannya untuk menganalisis apakah kiriman Anda menimbulkan risiko keamanan/keselamatan apa pun, berdasarkan analitik data pengiriman. Deskripsi barang juga penting untuk menentukan elemen kunci lainnya, seperti kode Sistem Harmonisasi (HS Code) – yang relevan dengan jumlah Bea Masuk dan Pajak yang harus dibayarkan.

Saat memberikan Deskripsi Barang pada Commercial Invoice, Anda harus detil dan tepat. Anda harus menunjukkan barang apa itu, untuk tujuan apa barang itu digunakan, dan terbuat dari apa. Misalnya, alih-alih "Pakaian", tulis "Kaos wanita yang terbuat dari 100% katun". Anda akan menemukan lebih banyak contoh deskripsi baik dan buruk di Panduan Bea dan Cukai terperinci kami. 

Kode HS dan cara menemukan yang tepat

Selain Deskripsi Barang yang lengkap dan akurat, elemen kunci lainnya adalah bagi pengirim untuk menunjukkan Kode Sistem Harmonisasi (HS Code) masing-masing pada Commercial Invoice. Kode HS menentukan tarif bea masuk impor yang akan Anda bayarkan, tergantung pada apa yang Anda kirim, dan juga menentukan kemungkinan pembatasan impor, dan apakah lisensi diperlukan.

Kode Harmonized System (HS Code) adalah standar internasional yang dikembangkan oleh Organisasi Kepabeanan Dunia (WCO). Setiap negara impor memiliki tabel tarif bea masuk sendiri yang terkait dengan setiap Kode HS – dan jumlahnya banyak! 

MyGTS memiliki alat "Temukan Kode Tarif" untuk membantu Anda menemukan kode HS yang tepat untuk mengklasifikasikan produk Anda. Anda dapat mencari kode HS menggunakan kata kunci atau direktori kode.

Kami juga menawarkan layanan yang memungkinkan Anda (pengirim) untuk membayar Bea Masuk dan Pajak atas nama importir (penerima). Jika Anda memilih untuk membayar semua biaya DHL saat memesan pengiriman (atas nama pelanggan/penerima barang Anda), maka DHL akan mengeluarkan Bea Masuk dan Pajak Bea Cukai Impor dan menagihnya kembali kepada Anda (bersama dengan biaya terkait Bea Cukai lainnya, jika berlaku). Layanan ini dikenal sebagai Layanan Penagihan Pajak Bea Dibayar (Duty Tax Paid, DTP) DHL – silakan hubungi perwakilan DHL Express Anda untuk informasi lebih lanjut.

Tidak ada pengirim yang senang membayar Bea Masuk dan Pajak, tetapi jangan tergoda untuk menggunakan Kode HS yang salah untuk mendapatkan tarif bea masuk yang lebih murah. Jika Anda ketahuan, serta harus membayar tarif yang benar, Anda mungkin akan didenda oleh otoritas Bea dan Cukai, atau lebih buruk lagi, mungkin akan dikenakan hukuman.

Bersikaplah transparan tentang nilai kiriman Anda

Cara lain beberapa pengirim mencoba memotong biaya Bea masuk dan Pajak mereka adalah dengan melakukan undervaluation untuk kiriman mereka. Kami sangat menyarankan untuk tidak melakukan ini!

Sangat penting bagi Anda untuk menyatakan pada Commercial Invoice nilai sebenarnya dari barang yang dijual, dengan transparansi 100%. Tergantung pada Incoterm yang digunakan, Biaya Pengiriman dan Asuransi juga harus dimasukkan dalam perhitungan.

Jika otoritas Bea dan Cukai mencurigai bahwa barang Anda dinilai terlalu rendah (undervalue), penerima akan dihubungi dan diminta untuk memberikan salinan bukti pembayaran atau penerimaan barang yang dibeli, sehingga pihak berwenang dapat membandingkan dengan nilai yang dinyatakan pada Commercial Invoice.

Jika undervaluasi dikonfirmasi, otoritas Bea dan Cukai tidak hanya akan membebankan Anda jumlah Bea Masuk dan Pajak yang benar (berdasarkan nilai barang yang sebenarnya), tetapi juga dapat mendenda Anda dan meminta untuk dapat melakukan audit untuk pengiriman Anda sebelumnya.

Bersiaplah untuk membuktikan identitas Anda

Selain detail kontak, otoritas Bea dan Cukai semakin gencar meminta berbagai metode identifikasi baik dari pengirim atau penerima, atau keduanya. Misalnya, mereka dapat meminta nomor SIM penerima, nomor paspor, atau salinan kartu identitas mereka. Beberapa pihak berwenang bahkan mengharuskan penerima untuk menginstal aplikasi di ponsel cerdas mereka untuk memverifikasi identitas mereka.

Jika diperlukan, Anda (pengirim) disarankan untuk mendapatkan identifikasi importir (terlebih dahulu) dan memberikan informasi tersebut saat menyiapkan pengiriman (jika diperlukan untuk negara impor tertentu). Ini akan mempercepat proses izin impor di tujuan, dengan menghindari kebutuhan perusahaan pengirim untuk menghubungi penerima untuk mengumpulkan informasi tersebut.

Pihak berwenang menindak importir ilegal, dan Anda tidak bisa benar-benar menyalahkan mereka. Lagi pula, jika seseorang mencoba mengirim atau menerima sesuatu menggunakan identitas palsu, kemungkinan itu ilegal!

Anda mungkin diminta untuk mendaftar dan memungut PPN

Jika Anda menjual secara online, Anda mungkin diminta untuk mendaftar PPN di negara pembeli dan untuk menyatakan PPN negara tujuan pada Commercial Invoice bersama dengan nomor registrasi PPN Anda. Dalam skenario ini, PPN Impor harus dibayar saat pengiriman telah selesai melalui proses clearance, tetapi dapat dipotong nanti. Atau, PPN Bea Cukai Impor dapat dibayar dalam 'Model Penagihan Vendor' di mana penjual menghitung PPN di muka saat menjual barang dan membayarkannya pada pihak berwenang secara terpusat dan dengan cara yang terkonsolidasi dan non-transaksional. Ini adalah tren yang berkembang di seluruh dunia, seperti di Australia dan di Uni Eropa, misalnya.

Saat menjual secara online ke Uni Eropa (UE), misalnya, Anda dapat memilih untuk menggunakan Layanan Penagihan Pajak Bea Dibayar (Duty Tax Paid, DTP) DHL, di mana DHL membayar PPN Bea Cukai Impor kepada pihak berwenang saat impor dan kemudian menagih kembali kepada Anda, atau Anda dapat mendaftar ke sistem Import One Stop Shop (IOSS) Uni Eropa, di mana PPN dipungut oleh penjual online pada saat pembelian (dan penjual online kemudian membayar Otoritas Pajak di UE melalui pengembalian PPN bulanan secara terpusat).

Kedengarannya rumit? MyGTS membuatnya lebih sederhana

Pengiriman lintas batas bisa tampak rumit, dengan semua dokumen dan peraturan kepabeanan yang harus dinavigasi. Tetapi MyGTS (My Global Trade Services) DHL Express adalah platform gratis dan ramah pengguna yang akan membantu Anda merencanakan dan mengelola semua aspek pengiriman internasional.

Ini adalah cara cepat dan mudah untuk menemukan kode HS untuk barang Anda, mendapatkan perkiraan Landing Cost untuk kiriman Anda, dan menerima panduan tentang pembatasan impor setiap negara sebelum Anda mengirim. Semua itu berarti barang Anda sampai ke tempat yang seharusnya tanpa penundaan.

Dengan MyGTS, Anda dapat mengembangkan bisnis Anda di pasar lintas batas baru – tidak ada batasan! Daftar di sini.

Tips terbaik kami untuk pengirim lintas batas pertama kali

Penelitian, Penelitian, Penelitian

Teliti biaya impor yang terkait dengan Bea Masuk dan Pajak. Teliti informasi dan dokumentasi apa yang diperlukan untuk jenis produk khusus Anda. Teliti pembatasan impor pada produk tersebut di berbagai negara. 

Melakukan ini di awal ('Right 1st Time') tidak hanya akan mengurangi masalah apa pun di masa depan tetapi juga akan memberikan pengalaman terbaik kepada pelanggan akhir Anda.

KUALITAS DATA dari Commercial Invoice

Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, pastikan untuk memberikan informasi Commercial Invoice yang lengkap dan akurat saat membuat kiriman Anda, untuk menghindari segala jenis penundaan karena data yang hilang – termasuk: 

• Informasi Pengirim/Eksportir dan Penerima/Importir: tunjukkan nama lengkap, alamat lengkap (jalan, nomor, kota, negara, kode pos) dan detail kontak (nomor telepon dan email).

• Nomor Identifikasi: jika ada, harap cantumkan Nomor Identifikasi Pengirim/Penerima, misalnya: Nomor PPN/GST, Nomor EORI, dll.

• Deskripsi Barang: deskripsi line item dari komoditas (menggunakan bahasa yang terperinci, tepat, dan sederhana).

• Kode Sistem Harmonisasi (HS Code) dan Negara Asal: Kode HS line item (sebaiknya kode tarif impor lengkap) dan Negara Asal (biasanya negara tempat barang diproduksi atau diproduksi).

• Nilai dan Mata Uang: nilai line item barang, dan rincian tambahan dari elemen biaya yang berlaku (misalnya, asuransi, pengiriman, pengemasan, dll.), dengan mata uang di mana transaksi terjadi

• Berat/Satuan dan Kuantitas: menunjukkan berat kotor/bersih, satuan (misalnya, KG) dan kuantitas (misalnya, 2 item) pada tingkat line item.

• INCOTERMS® dan Tempat: sertakan INCOTERMS® dan tempat (sebagaimana diwajibkan dalam ketentuan yang berlaku).

• Pernyataan Proof of Origin: jika berlaku, sertakan Pernyataan Bukti Asal pada Faktur agar memenuhi syarat untuk tarif bea masuk preferensial (juga dikenal sebagai 'Pernyataan Asal', 'Pernyataan Negara Asal', dll.)

• Alasan Ekspor: harap cantumkan alasan ekspor, misalnya, permanen, repair & return, temporary, hadiah.

• Persyaratan Lain: penting bagi Anda untuk memverifikasi apakah ada persyaratan lain yang berlaku untuk barang Anda, misalnya, Lisensi Ekspor/Impor, persyaratan pemerintah lainnya (misalnya, Undang-Undang Kedokteran Hewan & Fitosanitari), dll.

Memberikan informasi yang lengkap dan akurat di muka (saat membuat kiriman Anda) akan menghindari potensi penundaan.

Dengan memberikan pengalaman terbaik kepada pelanggan Anda, Anda akan mendorong mereka untuk memesan dari Anda lagi dan lagi.

Sebagai perusahaan paling internasional di dunia, beroperasi di lebih dari 220 negara dan wilayah, DHL Express dapat membantu Anda menavigasi perdagangan lintas batas – menghilangkan kerumitan dari Kepabeanan!

Untuk informasi lebih rinci, unduh Pedoman Pelanggan Kepabeanan Global kami di sini.