En vejledning til dig som afsender, til hviken dokumentation der er påkrævet ved forsendelse af luftfragt
Forstå kravene til din forsendelse for at undgå forsinkelser og bøder
Luftfragtdokumentation er kompleks - og selv små fejl kan resultere i forsinkelse eller afsendelse mislykkedes, højere lagergebyrer og endda bøder. Denne beskrivelse giver en overordnet vejledning i de mange variabler, der følger med luftfragtdokumentation - især forskellige krav afhængigt af godstypen og forsendelsens oprindelse og destination.
Hvorfor er dokumentation vigtig?
Lande kræver dokumentation for luftfragt for at kunne overvåge de varer, der sendes af sted eller ankommer med luftfragt.
Desuden spiller dokumentation en vigtig rolle i internationale transaktioner. Sælgere og købere har brug for dokumenter til bogføring, regnskab, beskatning samt eksport- og importformaliteter. De kræver også dokumenter for at foretage betalinger ved hjælp af remburser og andre dokumentariske betalingsmetoder. Og speditører og flyselskaber har også brug for disse dokumenter for at overholde lovgivningen.
Hvad kendetegner en god liste?
Konsistens mellem dokumenterne er afgørende. Så konsistens skal prioriteres, når man udarbejder, præsenterer og verificerer alle former for luftfragtdokumentation.
Obligatoriske dokumenter (og hvem der udleverer dem)
Som afsender er du ansvarlig for at udarbejde tre obligatoriske dokumenter, og du skal give dem til din speditør. Derudover er der flere obligatoriske dokumenter, som skal udarbejdes direkte af din speditør.
Modtag Logistics Insights via e-mail
Abonner på vores månedlige markedsopdateringer og bliv inviteret til eksklusive webinarer, hvor vores speditionseksperter besvarer alle dine spørgsmål om global handel.
Shippers letter of instruction (SLI) – afsenders instruktionsformular
Også kendt som afsenderens eksporterklæring. Det er det autorisationsdokument, der udstedes af eksportøren til dennes agenter eller speditører. SLI-dokumentet indeholder primært oplysninger om forsendelsesbetingelserne, så transportselskabet kan udstede et luftfragtbrev (airwaybill) på eksportørens vegne. Den indeholder også anvisninger til transportøren om, hvordan forsendelsen skal håndteres, opbevares, læsses og aflæsses effektivt eller uden fysisk skade på produkterne.
Udover at give transport- og dokumentationsinstruktioner faciliterer en SLI (Shippers Letter of Instruction) også eksportkontrol. En komplet SLI faciliterer eksportforsendelser og giver tilladelse til, at en speditør til at handle som autoriseret speditør for eksportkontrol og toldrelaterede processer.
Dette dokument er afsenderens ansvar.
Handelsfaktura
Dette obligatoriske dokument beskriver den kommercielle transaktion mellem sælgeren (afsenderen) og køberen (importøren). Som sådan er det et vigtigt regnskabsdokument, der udgør kernen i det, der er nødvendigt for eksportoverensstemmelse og fortoldningsprocessen. Denne faktura vil blive krævet af din speditør og af toldmyndighederne.
Dette dokument er afsenderens ansvar.
Pakkeliste
Dette obligatoriske dokument giver en detaljeret beskrivelse af din luftfragt - typer og mængder af hver enkelt vare, fortæller, hvordan forsendelsen er pakket, og hvilke mærker og numre der er noteret på forsendelsesemballagens yderside. Den er mere detaljeret end handelsfakturaen, men den indeholder ingen prisoplysninger. Det er ikke en erstatning for handelsfakturaen. Denne pakkeliste vil blive påkrævet af din speditør og kan blive påkrævet af toldmyndighederne.
Dette dokument er afsenderens ansvar.
Luftfragtbreve
Et luftfragtbrev er en type kontrakt, der bruges til luftfragttransport. Det er et transportdokument, der ikke kan forhandles, og som dækker transport af gods fra lufthavn til lufthavn. Den er specifik for navngivne organisationer (speditøren og afsenderen/flyselskabet) og kan ikke overføres til andre parter.
Der findes to forskellige luftfragtbreve: House airway bill (HAWB), som er en transportkontrakt mellem afsenderen og speditøren, og master airway bill (MAWB), som udstedes af flyselskaberne som en transportkontrakt mellem speditøren og flyselskabet. Når forsendelsen er booket, udsteder flyselskabet en MAWB til speditøren, som igen udsteder sit eget luftfragtbrev til sin kunde.
I begge tilfælde fungerer luftfragtbrevet som bevis for modtagelsen af varer, betingelserne for transporten og aftalen om at levere varerne på destinationen. Det betyder, at luftfragtbrevet både er en varekvittering og en leveringskontrakt.
Din speditør hjælper med at lave begge typer luftfragtbreve og tilhørende luftfragtlabels. Med henblik på fragtkonsolidering kan HAWB'er fra flere afsendere kombineres i én MAWB. Begge luftfragtbreve er nødvendige under toldbehandlingen.
Dette dokument er speditørens ansvar.
Fragtmanifest
Dette dokument er udarbejdet af din speditør og indeholder en liste over alle varer i din luftfragt forsendelse. Den beskriver detaljerne for disse forsendelser - såsom transportdokumentnumre, afsendere, modtagere, mærker og numre, antal og typer af kolli, beskrivelser og mængder - men angiver ikke fragtomkostningerne. Din speditør vil bruge dette dokument til at bygge flypalletter og forberede konsolidering af stykgods før flytransport. Fragtmanifestet kræves af flyselskabet og kan også kræves af toldmyndighederne.
Dette dokument er speditørens ansvar.
Afregningsfaktura
Den udarbejdes af din speditør og er speditørens faktura til dig som afsender.
Dette dokument er speditørens ansvar.
Shippers letter of instruction (SLI) – afsenders instruktionsformular
Også kendt som afsenderens eksporterklæring. Det er det autorisationsdokument, der udstedes af eksportøren til dennes agenter eller speditører. SLI-dokumentet indeholder primært oplysninger om forsendelsesbetingelserne, så transportselskabet kan udstede et luftfragtbrev (airwaybill) på eksportørens vegne. Den indeholder også anvisninger til transportøren om, hvordan forsendelsen skal håndteres, opbevares, læsses og aflæsses effektivt eller uden fysisk skade på produkterne.
Udover at give transport- og dokumentationsinstruktioner faciliterer en SLI (Shippers Letter of Instruction) også eksportkontrol. En komplet SLI faciliterer eksportforsendelser og giver tilladelse til, at en speditør til at handle som autoriseret speditør for eksportkontrol og toldrelaterede processer.
Dette dokument er afsenderens ansvar.
Handelsfaktura
Dette obligatoriske dokument beskriver den kommercielle transaktion mellem sælgeren (afsenderen) og køberen (importøren). Som sådan er det et vigtigt regnskabsdokument, der udgør kernen i det, der er nødvendigt for eksportoverensstemmelse og fortoldningsprocessen. Denne faktura vil blive krævet af din speditør og af toldmyndighederne.
Dette dokument er afsenderens ansvar.
Pakkeliste
Dette obligatoriske dokument giver en detaljeret beskrivelse af din luftfragt - typer og mængder af hver enkelt vare, fortæller, hvordan forsendelsen er pakket, og hvilke mærker og numre der er noteret på forsendelsesemballagens yderside. Den er mere detaljeret end handelsfakturaen, men den indeholder ingen prisoplysninger. Det er ikke en erstatning for handelsfakturaen. Denne pakkeliste vil blive påkrævet af din speditør og kan blive påkrævet af toldmyndighederne.
Dette dokument er afsenderens ansvar.
Luftfragtbreve
Et luftfragtbrev er en type kontrakt, der bruges til luftfragttransport. Det er et transportdokument, der ikke kan forhandles, og som dækker transport af gods fra lufthavn til lufthavn. Den er specifik for navngivne organisationer (speditøren og afsenderen/flyselskabet) og kan ikke overføres til andre parter.
Der findes to forskellige luftfragtbreve: House airway bill (HAWB), som er en transportkontrakt mellem afsenderen og speditøren, og master airway bill (MAWB), som udstedes af flyselskaberne som en transportkontrakt mellem speditøren og flyselskabet. Når forsendelsen er booket, udsteder flyselskabet en MAWB til speditøren, som igen udsteder sit eget luftfragtbrev til sin kunde.
I begge tilfælde fungerer luftfragtbrevet som bevis for modtagelsen af varer, betingelserne for transporten og aftalen om at levere varerne på destinationen. Det betyder, at luftfragtbrevet både er en varekvittering og en leveringskontrakt.
Din speditør hjælper med at lave begge typer luftfragtbreve og tilhørende luftfragtlabels. Med henblik på fragtkonsolidering kan HAWB'er fra flere afsendere kombineres i én MAWB. Begge luftfragtbreve er nødvendige under toldbehandlingen.
Dette dokument er speditørens ansvar.
Fragtmanifest
Dette dokument er udarbejdet af din speditør og indeholder en liste over alle varer i din luftfragt forsendelse. Den beskriver detaljerne for disse forsendelser - såsom transportdokumentnumre, afsendere, modtagere, mærker og numre, antal og typer af kolli, beskrivelser og mængder - men angiver ikke fragtomkostningerne. Din speditør vil bruge dette dokument til at bygge flypalletter og forberede konsolidering af stykgods før flytransport. Fragtmanifestet kræves af flyselskabet og kan også kræves af toldmyndighederne.
Dette dokument er speditørens ansvar.
Afregningsfaktura
Den udarbejdes af din speditør og er speditørens faktura til dig som afsender.
Dette dokument er speditørens ansvar.
Yderligere dokumenter til luftfragtforsendelse
Der er en række yderligere dokumenter, som kan være nødvendige, afhængigt af typen af gods og luftfragtens oprindelse og destination. Nogle er dit ansvar at udarbejde som afsender, men du kan måske få din speditør til at udarbejde nogle af dem på dine vegne; andre kan du forvente, at din speditør udarbejder.
Oprindelsescertifikat
Dette dokument angiver dine varers oprindelsesland - med andre ord, hvor de blev fremstillet. Det er lejlighedsvis nødvendigt for at afgøre, om dine varer er berettiget til import, og det kan være afgørende for at opnå reducerede toldsatser for import fra lande, der er opført som modtagere af regionale programmer.
Dette oprindelsescertifikat indeholder oplysninger om dine produkter, destinationen og eksportlandet, og det kræves af din speditør og af toldmyndighederne.
Udover at give transport- og dokumentationsinstruktioner, faciliterer en SLI (Shippers Letter of Instruction) også eksportkontrol. En komplet SLI letter eksporten og giver tilladelse til, at en speditør kan fungere som autoriseret speditør for eksportkontrol og toldrelaterede processer.
Dette dokument er afsenderens ansvar.
Betalingsinstruktioner
Udarbejdes af afsender, også kendt som ”Letter of credit”eller remburs, er dette et primært betalingsmiddel i en international handelstransaktion. Det er et skriftligt løfte fra en bank på vegne af køberen (importøren) om at betale dig, sælgeren (eksportøren), et bestemt beløb i en aftalt valuta.
Denne betaling (Letter of Credit) er betinget af, at du indsender dokumenter til tiden og overholder de angivne vilkår og betingelser. Dette kreditbrev vil blive krævet af din speditør og af toldmyndighederne.
Fuldmagt (Power of Attorney)
Dette dokument udarbejdes af afsenderen og er kun nødvendigt, hvis du beder din speditør om at toldbehandle din luftfragt. Det er din skriftlige tilladelse til, at speditøren kan repræsentere dig og handle på dine vegne over for en toldmyndighed. Det kan være et krav fra toldmyndighederne.
Eksport/import-licens
Du skal muligvis have en eksport-/importlicens for at transportere produkter med fly ud af/ind i et land. Det kræver omhyggelig research at finde ud af, om din luftfragt kræver en licens, og der skal ansøges via det relevante regeringsorgan. Hvis det er nødvendigt, kan du bede din speditør om hjælp med licenser. Dette dokument vil blive krævet af tolden.
Din speditør hjælper med at lave begge typer luftfragtbreve og tilhørende luftfragtlabels. Med henblik på fragtkonsolidering kan HAWB'er fra flere afsendere kombineres i én MAWB. Begge luftfragtbreve er nødvendige under toldbehandlingen.
Dette dokument er afsenderens ansvar, men din speditør kan hjælpe dig.
Erklæring/certifikat for farligt gods
Dette dokument bekræfter, at alt farligt gods i din luftfragtforsendelse er korrekt klassificeret, pakket og mærket i overensstemmelse med IATA's regler for farligt gods. Afhængigt af dine produkter kan du også få brug for et sikkerhedsdatablad (MSDS). Begge dokumenter kræves af din speditør og af flyselskabet.
Dette dokument er afsenderens ansvar, men din speditør kan hjælpe dig.
Tolddeklaration for eksport/import
Dette dokument udarbejdes af din speditør, når han håndterer fortoldning på dine vegne visse steder, og det specificerer de eksporterede varer med deres mængder, vægt, værdi og destination. Den bruges under fortoldningen til at beregne de afgifter og skatter, der gælder for din luftfragt, og udarbejdes ved hjælp af din obligatoriske handelsfaktura og pakkeliste.
Der er stor forskel på toldangivelser fra land til land, da de enkelte lande kan have forskellige toldregler. Dette dokument vil blive krævet af tolden.
Deklaration af litiumbatteri
Dette dokument er udarbejdet af din speditør, når din luftfragt indeholder litiumbatterier, og bekræfter, at alle lovkrav til lufttransport af denne type farligt gods er overholdt. Denne erklæring vil blive krævet af flyselskabet.
Oprindelsescertifikat
Dette dokument angiver dine varers oprindelsesland - med andre ord, hvor de blev fremstillet. Det er lejlighedsvis nødvendigt for at afgøre, om dine varer er berettiget til import, og det kan være afgørende for at opnå reducerede toldsatser for import fra lande, der er opført som modtagere af regionale programmer.
Dette oprindelsescertifikat indeholder oplysninger om dine produkter, destinationen og eksportlandet, og det kræves af din speditør og af toldmyndighederne.
Udover at give transport- og dokumentationsinstruktioner, faciliterer en SLI (Shippers Letter of Instruction) også eksportkontrol. En komplet SLI letter eksporten og giver tilladelse til, at en speditør kan fungere som autoriseret speditør for eksportkontrol og toldrelaterede processer.
Dette dokument er afsenderens ansvar.
Betalingsinstruktioner
Udarbejdes af afsender, også kendt som ”Letter of credit”eller remburs, er dette et primært betalingsmiddel i en international handelstransaktion. Det er et skriftligt løfte fra en bank på vegne af køberen (importøren) om at betale dig, sælgeren (eksportøren), et bestemt beløb i en aftalt valuta.
Denne betaling (Letter of Credit) er betinget af, at du indsender dokumenter til tiden og overholder de angivne vilkår og betingelser. Dette kreditbrev vil blive krævet af din speditør og af toldmyndighederne.
Fuldmagt (Power of Attorney)
Dette dokument udarbejdes af afsenderen og er kun nødvendigt, hvis du beder din speditør om at toldbehandle din luftfragt. Det er din skriftlige tilladelse til, at speditøren kan repræsentere dig og handle på dine vegne over for en toldmyndighed. Det kan være et krav fra toldmyndighederne.
Eksport/import-licens
Du skal muligvis have en eksport-/importlicens for at transportere produkter med fly ud af/ind i et land. Det kræver omhyggelig research at finde ud af, om din luftfragt kræver en licens, og der skal ansøges via det relevante regeringsorgan. Hvis det er nødvendigt, kan du bede din speditør om hjælp med licenser. Dette dokument vil blive krævet af tolden.
Din speditør hjælper med at lave begge typer luftfragtbreve og tilhørende luftfragtlabels. Med henblik på fragtkonsolidering kan HAWB'er fra flere afsendere kombineres i én MAWB. Begge luftfragtbreve er nødvendige under toldbehandlingen.
Dette dokument er afsenderens ansvar, men din speditør kan hjælpe dig.
Erklæring/certifikat for farligt gods
Dette dokument bekræfter, at alt farligt gods i din luftfragtforsendelse er korrekt klassificeret, pakket og mærket i overensstemmelse med IATA's regler for farligt gods. Afhængigt af dine produkter kan du også få brug for et sikkerhedsdatablad (MSDS). Begge dokumenter kræves af din speditør og af flyselskabet.
Dette dokument er afsenderens ansvar, men din speditør kan hjælpe dig.
Tolddeklaration for eksport/import
Dette dokument udarbejdes af din speditør, når han håndterer fortoldning på dine vegne visse steder, og det specificerer de eksporterede varer med deres mængder, vægt, værdi og destination. Den bruges under fortoldningen til at beregne de afgifter og skatter, der gælder for din luftfragt, og udarbejdes ved hjælp af din obligatoriske handelsfaktura og pakkeliste.
Der er stor forskel på toldangivelser fra land til land, da de enkelte lande kan have forskellige toldregler. Dette dokument vil blive krævet af tolden.
Deklaration af litiumbatteri
Dette dokument er udarbejdet af din speditør, når din luftfragt indeholder litiumbatterier, og bekræfter, at alle lovkrav til lufttransport af denne type farligt gods er overholdt. Denne erklæring vil blive krævet af flyselskabet.
Du kan få brug for yderligere dokumentariske erklæringer. For eksempel kan et flyselskab kræve, at du overholder et direktiv fra Transportation Security Administration (TSA).
Det har ikke været muligt at opregne alle de dokumenter, der kan være nødvendige. For eksempel har dette afsnit ikke dækket dokumentation af forsikringspolicer og beskyttelsesplaner. Men den giver i det mindste et overblik over de obligatoriske og mest almindelige dokumenter, der følger med luftfragt.
Forenkling af dokumentation for luftfragt
Hvis du gentagne gange sender den samme type varer fra den samme oprindelse til den samme destination, vil der være færre ændringer i din dokumentation. Så på den baggrund vil det første sæt dokumenter være det mest udfordrende, men derefter burde det blive lettere!
Den bedste måde at forenkle dokumentationen af luftfragt på er at gøre den helt digital. Alle relevante elektroniske dokumenter kan arkiveres sammen i det samme system, der er tilgængeligt 24/7 for alle autoriserede parter. For eksempel tilbyder DHL Global Forwarding myDHLi-platformen, som handler om færre trin og større funktionalitet. Det integrerer alle dine vigtigste onlineforsendelsestjenester - inklusive luftfragtdokumentation - i ét utroligt stærkt værktøj med én adgangskode.
Vil du læse mere om freight forwarding?
Modtag de seneste nyheder omhandlende luftfragt, søfragt og banetransport i din indbakke hver måned sammen med regelmæssige invitationer til vores webinarer.
