Guía del expedidor para la documentación de la carga aérea
Conozca los requisitos de sus mercancías para evitar retrasos y multas
La documentación de la carga aérea es compleja, e incluso pequeños errores pueden provocar retrasos o fallos en los envíos, mayores costes de almacenaje e incluso multas. Este artículo ofrece una orientación de alto nivel sobre las numerosas variables que conlleva la documentación de la carga aérea, especialmente los diferentes requisitos según el tipo de mercancía y el origen y destino del envío.
¿Por qué es importante la documentación?
Los países exigen documentación de carga aérea para controlar las mercancías que salen o entran por vía aérea.
Además, la documentación desempeña un papel fundamental en las transacciones internacionales. Vendedores y compradores necesitan documentos para la contabilidad, los impuestos y las formalidades de exportación e importación. También se exigen documentos para efectuar pagos mediante cartas de crédito y otros métodos de pago documentales. Los transitarios y las compañías aéreas también necesitan estos documentos para cumplir la normativa.
¿En qué consiste un buen expediente?
La coherencia entre los documentos es clave. Así pues, hay que dar prioridad a la coherencia a la hora de preparar, presentar y verificar todo tipo de documentación de carga aérea.
Documentos obligatorios (y quién los facilita)
Como expedidor, usted es responsable de preparar tres documentos obligatorios y debe proporcionárselos a su transitario. Además, hay varios documentos obligatorios que debe preparar directamente su transitario.
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Carta de instrucciones del remitente (SLI)
También conocida como declaración de exportación del expedidor, es un documento de autorización que expide el exportador a sus agentes o transitarios. El documento SLI contiene principalmente detalles sobre las condiciones de envío, lo que permite a la empresa de transporte emitir una guía aérea en nombre del exportador. También establece instrucciones para el transportista sobre cómo manipular, almacenar, cargar y descargar el envío de forma eficaz o sin que se produzcan daños físicos en los productos.
Además de proporcionar instrucciones de transporte y documentación, un SLI también facilita el control de las exportaciones. Una SLI completa facilita la exportación de los envíos y concede permiso a un transitario para actuar como agente transitario autorizado para el control de las exportaciones y los procesos relacionados con las aduanas.
Este documento es responsabilidad del expedidor.
Factura Comercial
Este documento obligatorio describe la transacción comercial entre el vendedor (cargador) y el comprador (el importador). Como tal, es un documento contable clave, que proporciona el núcleo de lo que se necesita para el cumplimiento de las normas de exportación y el proceso de despacho de aduanas. Esta factura será exigida por su transitario y por la aduana.
Este documento es responsabilidad del expedidor
Lista de Empaque
Este documento obligatorio proporciona una descripción detallada de su carga aérea: los tipos y cantidades de cada artículo, indica cómo se ha embalado el envío, así como las marcas y números que figuran en el exterior del embalaje del envío. Es más detallada que la factura comercial, pero no contiene información sobre precios. No sustituye a la factura comercial. Esta lista de empaque será requerida por su transportista y puede ser exigida por la aduana.
Este documento es responsabilidad del expedidor.
Guías aéreas
Una guía aérea es un tipo de contrato utilizado para el transporte de carga aérea. Se trata de un documento de transporte no negociable que cubre el transporte de carga de aeropuerto a aeropuerto. Es específico de las organizaciones designadas (el transitario y el expedidor o la compañía aérea) y no puede transferirse a otras partes.
Existen dos tipos de guías aérea: la guía aérea doméstica (HAWB), que es un contrato de transporte entre el expedidor y el transitario, y la guía aérea master (MAWB), emitida por las compañías aéreas como contrato de transporte entre el transitario y la compañía aérea. Cuando se reserva el envío, la compañía aérea emite un MAWB al transportista, que a su vez emite su propia guía aérea a su cliente.
En ambos casos, la guía aérea sirve como prueba sobre la recepción de la mercancía, las condiciones en las que se realiza el transporte y el acuerdo de entrega de la mercancía en destino. Esto significa que la guía aérea es a la vez un recibo de mercancía y un contrato de entrega.
Su transitario le ayudará a crear ambos tipos de guías aéreas y las etiquetas de carga aérea que las acompañan. A efectos de consolidación de carga, las HAWB de varios expedidores pueden combinarse en una MAWB. Ambas guías aéreas son necesarias para el despacho de aduanas.
Este documento es responsabilidad del transitario.
Manifiesto de carga
Preparado por su transitario, este documento enumera todas las mercancías de su carga aérea. Describe los pormenores de estos artículos -como números de documento de transporte, expedidores, destinatarios, marcas y números, número y tipos de bultos, descripciones y cantidades-, pero no enumera los gastos de transporte. Su transitario utilizará este documento para construir palés y preparar la consolidación de mercancías sueltas antes del transporte aéreo. Le manifeste de fret est exigé par la compagnie aérienne et peut également être exigé par les douanes.
Este documento es responsabilidad del transitario.
Factura
Preparada por su transitario, es la factura que éste le factura a usted, el expedidor.
Este documento es responsabilidad del transitario.
Carta de instrucciones del remitente (SLI)
También conocida como declaración de exportación del expedidor, es un documento de autorización que expide el exportador a sus agentes o transitarios. El documento SLI contiene principalmente detalles sobre las condiciones de envío, lo que permite a la empresa de transporte emitir una guía aérea en nombre del exportador. También establece instrucciones para el transportista sobre cómo manipular, almacenar, cargar y descargar el envío de forma eficaz o sin que se produzcan daños físicos en los productos.
Además de proporcionar instrucciones de transporte y documentación, un SLI también facilita el control de las exportaciones. Una SLI completa facilita la exportación de los envíos y concede permiso a un transitario para actuar como agente transitario autorizado para el control de las exportaciones y los procesos relacionados con las aduanas.
Este documento es responsabilidad del expedidor.
Factura Comercial
Este documento obligatorio describe la transacción comercial entre el vendedor (cargador) y el comprador (el importador). Como tal, es un documento contable clave, que proporciona el núcleo de lo que se necesita para el cumplimiento de las normas de exportación y el proceso de despacho de aduanas. Esta factura será exigida por su transitario y por la aduana.
Este documento es responsabilidad del expedidor
Lista de Empaque
Este documento obligatorio proporciona una descripción detallada de su carga aérea: los tipos y cantidades de cada artículo, indica cómo se ha embalado el envío, así como las marcas y números que figuran en el exterior del embalaje del envío. Es más detallada que la factura comercial, pero no contiene información sobre precios. No sustituye a la factura comercial. Esta lista de empaque será requerida por su transportista y puede ser exigida por la aduana.
Este documento es responsabilidad del expedidor.
Guías aéreas
Una guía aérea es un tipo de contrato utilizado para el transporte de carga aérea. Se trata de un documento de transporte no negociable que cubre el transporte de carga de aeropuerto a aeropuerto. Es específico de las organizaciones designadas (el transitario y el expedidor o la compañía aérea) y no puede transferirse a otras partes.
Existen dos tipos de guías aérea: la guía aérea doméstica (HAWB), que es un contrato de transporte entre el expedidor y el transitario, y la guía aérea master (MAWB), emitida por las compañías aéreas como contrato de transporte entre el transitario y la compañía aérea. Cuando se reserva el envío, la compañía aérea emite un MAWB al transportista, que a su vez emite su propia guía aérea a su cliente.
En ambos casos, la guía aérea sirve como prueba sobre la recepción de la mercancía, las condiciones en las que se realiza el transporte y el acuerdo de entrega de la mercancía en destino. Esto significa que la guía aérea es a la vez un recibo de mercancía y un contrato de entrega.
Su transitario le ayudará a crear ambos tipos de guías aéreas y las etiquetas de carga aérea que las acompañan. A efectos de consolidación de carga, las HAWB de varios expedidores pueden combinarse en una MAWB. Ambas guías aéreas son necesarias para el despacho de aduanas.
Este documento es responsabilidad del transitario.
Manifiesto de carga
Preparado por su transitario, este documento enumera todas las mercancías de su carga aérea. Describe los pormenores de estos artículos -como números de documento de transporte, expedidores, destinatarios, marcas y números, número y tipos de bultos, descripciones y cantidades-, pero no enumera los gastos de transporte. Su transitario utilizará este documento para construir palés y preparar la consolidación de mercancías sueltas antes del transporte aéreo. Le manifeste de fret est exigé par la compagnie aérienne et peut également être exigé par les douanes.
Este documento es responsabilidad del transitario.
Factura
Preparada por su transitario, es la factura que éste le factura a usted, el expedidor.
Este documento es responsabilidad del transitario.
Documentos adicionales para el transporte aéreo de mercancías
Hay una serie de documentos adicionales que pueden ser necesarios, dependiendo del tipo de mercancía y del origen y destino de su carga aérea. Algunos de ellos son responsabilidad suya como expedidor, pero puede encargar a su transitario que prepare algunos de ellos en su nombre; otros puede esperar que los prepare su transitario.
Certificado de origen
Este documento indica el país de origen de sus mercancías, es decir, dónde se fabricaron. Se necesita ocasionalmente para decidir si sus artículos pueden importarse, y puede ser esencial para obtener tasas arancelarias reducidas para las importaciones procedentes de países incluidos en la lista de beneficiarios de programas regionales.
Este certificado de origen, que contiene información sobre sus productos, el destino y el país de exportación, será exigido por su transitario y por la aduana.
Además de proporcionar instrucciones y documentación de transporte, una SLI también facilita el control de las exportaciones. Una SLI completa facilita la exportación, los envíos y concede permiso a un transitario para que actúe como agente transitario autorizado para el control de las exportaciones y los procesos relacionados con las aduanas.
Este documento es responsabilidad del expedidor.
Instrucciones de pago
Preparada por el expedidor, y también conocida como carta de crédito o crédito documentario, es un medio de pago primordial en una transacción comercial internacional. Es una promesa escrita de un banco, realizada en nombre del comprador (el importador), de pagarle a usted, el vendedor (el exportador), una suma determinada en una divisa acordada.
Este pago está condicionado a la presentación puntual de los documentos y al cumplimiento de las condiciones establecidas. Esta carta de crédito será exigida por su transitario y por la aduana.
Poder de representación
Preparado por el expedidor, este documento sólo es necesario si pide a su transitario que realice el despacho de aduana para su carga aérea. Es su autorización por escrito para que el transitario le represente y actúe en su nombre ante una autoridad aduanera. Es posible que la aduana lo exija.
Licencia de exportación/importación
Es posible que necesite una licencia de exportación/importación para transportar productos por vía aérea desde/hacia un país. Determinar si sus artículos de carga aérea requieren una licencia implica una investigación cuidadosa, y las solicitudes deben hacerse a través de la agencia gubernamental apropiada. Si es necesario, puede pedir ayuda a su transitario con las licencias. Este documento será exigido por la aduana.
Su transitario le ayudará a crear ambos tipos de guías aéreas y las etiquetas de carga aérea que las acompañan. A efectos de consolidación de carga, las HAWB de varios expedidores pueden combinarse en una MAWB. Ambas guías aéreas son necesarias para el despacho de aduanas.
Este documento es responsabilidad del expedidor, pero su transitario puede ayudarle.
Declaración/Certificado de mercancías peligrosas
Este documento confirma que todas las mercancías peligrosas de su carga aérea están debidamente clasificadas, embaladas y etiquetadas de acuerdo con la normativa sobre mercancías peligrosas de la IATA. Dependiendo de sus artículos, también puede necesitar una hoja de datos de seguridad de los materiales (MSDS). Ambos documentos serán exigidos por su transitario y por la compañía aérea.
Este documento es responsabilidad del expedidor, pero su transitario puede ayudarle.
Declaración aduanera de exportación/importación
Preparado por su transitario cuando gestiona el despacho de aduanas en su nombre en determinados lugares, este documento especifica las mercancías exportadas con sus cantidades, pesos, valores y destino. Se utiliza durante el despacho de aduanas para calcular los aranceles e impuestos aplicables a su carga aérea y se prepara utilizando su factura comercial obligatoria y la lista de carga.
Las declaraciones de aduana varían considerablemente de un país a otro, ya que cada uno puede tener una normativa aduanera diferente. Este documento será exigido por la aduana.
Declaración de batería de litio
Preparado por su transitario cuando su carga aérea incluye baterías de litio, este documento confirma el cumplimiento de todos los requisitos reglamentarios para el transporte aéreo del tipo de mercancías peligrosas. Esta declaración será exigida por la compañía aérea.
Certificado de origen
Este documento indica el país de origen de sus mercancías, es decir, dónde se fabricaron. Se necesita ocasionalmente para decidir si sus artículos pueden importarse, y puede ser esencial para obtener tasas arancelarias reducidas para las importaciones procedentes de países incluidos en la lista de beneficiarios de programas regionales.
Este certificado de origen, que contiene información sobre sus productos, el destino y el país de exportación, será exigido por su transitario y por la aduana.
Además de proporcionar instrucciones y documentación de transporte, una SLI también facilita el control de las exportaciones. Una SLI completa facilita la exportación, los envíos y concede permiso a un transitario para que actúe como agente transitario autorizado para el control de las exportaciones y los procesos relacionados con las aduanas.
Este documento es responsabilidad del expedidor.
Instrucciones de pago
Preparada por el expedidor, y también conocida como carta de crédito o crédito documentario, es un medio de pago primordial en una transacción comercial internacional. Es una promesa escrita de un banco, realizada en nombre del comprador (el importador), de pagarle a usted, el vendedor (el exportador), una suma determinada en una divisa acordada.
Este pago está condicionado a la presentación puntual de los documentos y al cumplimiento de las condiciones establecidas. Esta carta de crédito será exigida por su transitario y por la aduana.
Poder de representación
Preparado por el expedidor, este documento sólo es necesario si pide a su transitario que realice el despacho de aduana para su carga aérea. Es su autorización por escrito para que el transitario le represente y actúe en su nombre ante una autoridad aduanera. Es posible que la aduana lo exija.
Licencia de exportación/importación
Es posible que necesite una licencia de exportación/importación para transportar productos por vía aérea desde/hacia un país. Determinar si sus artículos de carga aérea requieren una licencia implica una investigación cuidadosa, y las solicitudes deben hacerse a través de la agencia gubernamental apropiada. Si es necesario, puede pedir ayuda a su transitario con las licencias. Este documento será exigido por la aduana.
Su transitario le ayudará a crear ambos tipos de guías aéreas y las etiquetas de carga aérea que las acompañan. A efectos de consolidación de carga, las HAWB de varios expedidores pueden combinarse en una MAWB. Ambas guías aéreas son necesarias para el despacho de aduanas.
Este documento es responsabilidad del expedidor, pero su transitario puede ayudarle.
Declaración/Certificado de mercancías peligrosas
Este documento confirma que todas las mercancías peligrosas de su carga aérea están debidamente clasificadas, embaladas y etiquetadas de acuerdo con la normativa sobre mercancías peligrosas de la IATA. Dependiendo de sus artículos, también puede necesitar una hoja de datos de seguridad de los materiales (MSDS). Ambos documentos serán exigidos por su transitario y por la compañía aérea.
Este documento es responsabilidad del expedidor, pero su transitario puede ayudarle.
Declaración aduanera de exportación/importación
Preparado por su transitario cuando gestiona el despacho de aduanas en su nombre en determinados lugares, este documento especifica las mercancías exportadas con sus cantidades, pesos, valores y destino. Se utiliza durante el despacho de aduanas para calcular los aranceles e impuestos aplicables a su carga aérea y se prepara utilizando su factura comercial obligatoria y la lista de carga.
Las declaraciones de aduana varían considerablemente de un país a otro, ya que cada uno puede tener una normativa aduanera diferente. Este documento será exigido por la aduana.
Declaración de batería de litio
Preparado por su transitario cuando su carga aérea incluye baterías de litio, este documento confirma el cumplimiento de todos los requisitos reglamentarios para el transporte aéreo del tipo de mercancías peligrosas. Esta declaración será exigida por la compañía aérea.
Es posible que necesite declaraciones documentales adicionales. Por ejemplo, una compañía aérea puede exigirle que cumpla una directiva de la Administración de Seguridad en el Transporte (TSA).
No ha sido posible enumerar todos los documentos que pueden ser necesarios. Por ejemplo, en esta sección no se ha tratado la documentación sobre pólizas de seguros y planes de protección. Pero al menos ofrece una visión general de los documentos obligatorios y más comunes que acompañan a la carga aérea.
Simplificación de la documentación de carga aérea
Si envía repetidamente el mismo tipo de mercancías desde el mismo origen al mismo destino, serán necesarios menos cambios en su documentación. Por lo tanto, el primer grupo de documentos será el más difícil, pero a partir de entonces las cosas serán más sencillas.
La mejor manera de simplificar la documentación de la carga aérea es digitalizarla por completo. Todos los documentos electrónicos pertinentes pueden archivarse juntos en el mismo sistema, accesible 24 horas al día, 7 días a la semana, para todas las partes autorizadas. Por ejemplo, DHL Global Forwarding ofrece la plataforma myDHLi, que permite reducir pasos y una mayor funcionalidad. Integra todos sus servicios de envío en línea más importantes -incluida la documentación de carga aérea- en una herramienta increíblemente potente con una sola contraseña.
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