Guida dello spedizioniere alla documentazione del carico aereo
Conoscere i requisiti delle vostre merci per evitare ritardi e multe
La documentazione del trasporto aereo di merci è complessa e anche piccoli errori possono causare ritardi o mancanze nelle spedizioni, aumento delle tariffe di stoccaggio e persino multe. Questo articolo fornisce una guida dettagliata per le numerose variabili che riguardano la documentazione del trasporto aereo di merci, in particolare i diversi requisiti a seconda del tipo di merce e dell'origine e destinazione della spedizione.
Perché la documentazione è importante?
I Paesi richiedono la documentazione del carico aereo per monitorare le merci in partenza o in arrivo via aerea.
Inoltre, la documentazione svolge un ruolo fondamentale nelle transazioni internazionali. Venditori e acquirenti hanno bisogno di documenti per la tenuta dei libri, la contabilità, la tassazione e le formalità di esportazione e importazione. Richiedono inoltre documenti per effettuare pagamenti con lettere di credito e altri metodi di pagamento. Anche gli spedizionieri e le compagnie aeree hanno bisogno di questi documenti per la conformità alle normative.
Cosa rende un buon documento?
La coerenza tra i documenti è fondamentale. Pertanto, la coerenza deve essere prioritaria nella preparazione, presentazione e verifica di tutti i tipi di documentazione del trasporto aereo.
Documenti obbligatori (e chi li fornisce)
Il mittente è responsabile della preparazione di tre documenti obbligatori che deve fornire allo spedizioniere. Inoltre, ci sono diversi documenti obbligatori che devono essere preparati direttamente dallo spedizioniere.
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Lettera di istruzioni del mittente (SLI)
Conosciuta anche come dichiarazione di esportazione del mittente, è un documento di autorizzazione che viene rilasciato dall'esportatore ai suoi agenti o spedizionieri. Il documento SLI contiene principalmente dettagli sulle condizioni di spedizione, consentendo all'azienda di trasporto di emettere una lettera di trasporto aereo per conto dell'esportatore. Il documento contiene inoltre indicazioni per il vettore su come gestire, immagazzinare, caricare e scaricare la spedizione in modo efficace o senza danni fisici ai prodotti.
Oltre a fornire istruzioni per il trasporto e la documentazione, la SLI facilita anche il controllo delle esportazioni. Una SLI completa facilita le spedizioni di esportazione e autorizza uno spedizioniere ad agire come agente di spedizione autorizzato per il controllo delle esportazioni e i processi doganali.
Questo documento è di responsabilità del mittente.
Fattura commerciale
Questo documento obbligatorio descrive la transazione commerciale tra il venditore (mittente) e l'acquirente (importatore). In quanto tale, è un documento contabile fondamentale, che fornisce il nucleo di ciò che è necessario per la conformità all'esportazione e il processo di sdoganamento. Questa fattura sarà richiesta dallo spedizioniere e dalla dogana.
Il presente documento è di responsabilità del mittente
Packing List
Questo documento obbligatorio fornisce una descrizione dettagliata del carico aereo - i tipi e le quantità di ogni articolo, indicando come la spedizione è stata imballata e quali marchi e numeri sono riportati all'esterno dell'imballaggio della spedizione. È più dettagliata della fattura commerciale, ma non contiene informazioni sui prezzi. Non sostituisce la fattura commerciale. Questa lista di imballaggio sarà richiesta dal vostro spedizioniere e potrebbe essere richiesta dalla dogana.
Questo documento è di responsabilità del mittente
Letterae di vettura aereae
La lettera di vettura aerea è un tipo di contratto utilizzato per il trasporto aereo di merci. È un documento di trasporto non negoziabile che copre il trasporto di merci da un aeroporto all'altro. È specifico per lo spedizioniere e il mittente/ aerea e non può essere trasferito a parti.
Esistono due diverse lettere di vettura aerea: la lettera di vettura aerea nazionale (HAWB), che è un contratto di trasporto tra il mittente e lo spedizioniere, e la lettera di vettura aerea principale (MAWB), che viene emessa dalle compagnie aeree come contratto di trasporto tra lo spedizioniere e la compagnia aerea. Quando la spedizione viene prenotata, la compagnia aerea emette una MAWB allo spedizioniere, che a sua volta emette la propria lettera di vettura aerea al cliente.
In entrambi i casi, la lettera di trasporto aereo funge da prova del ricevimento della merce, delle condizioni di trasporto e dell'accordo di consegna della merce a destinazione. Ciò significa che la lettera di trasporto aereo è sia una ricevuta della merce che un contratto di consegna.
Il vostro spedizioniere vi assiste nella creazione di entrambi i tipi di lettera di trasporto aereo e delle etichette di accompagnamento del carico aereo. Ai fini del consolidamento delle merci, le HAWB di più mittenti possono essere riunite in un'unica MAWB. Entrambe le lettere di trasporto aereo sono necessarie per lo sdoganamento.
Questo documento è di responsabilità dello spedizioniere.
Manifesto di carico
Preparato dallo spedizioniere, questo documento elenca tutte le merci contenute nel carico aereo. Descrive i dettagli di questi articoli - come i numeri dei documenti di trasporto, i mittenti, i destinatari, i marchi e i numeri, il numero e i tipi di colli, le descrizioni e le quantità - ma non elenca le tariffe di trasporto. Lo spedizioniere utilizzerà questo documento per costruire i pallet e preparare il consolidamento delle merci sfuse prima del trasporto aereo. Il manifesto di carico è richiesto dalla compagnia aerea e può essere richiesto anche dalla dogana.
Questo documento è di responsabilità dello spedizioniere.
Fattura
Preparata dallo spedizioniere, è la fattura dello spedizioniere al mittente.
Questo documento è di responsabilità dello spedizioniere.
Lettera di istruzioni del mittente (SLI)
Conosciuta anche come dichiarazione di esportazione del mittente, è un documento di autorizzazione che viene rilasciato dall'esportatore ai suoi agenti o spedizionieri. Il documento SLI contiene principalmente dettagli sulle condizioni di spedizione, consentendo all'azienda di trasporto di emettere una lettera di trasporto aereo per conto dell'esportatore. Il documento contiene inoltre indicazioni per il vettore su come gestire, immagazzinare, caricare e scaricare la spedizione in modo efficace o senza danni fisici ai prodotti.
Oltre a fornire istruzioni per il trasporto e la documentazione, la SLI facilita anche il controllo delle esportazioni. Una SLI completa facilita le spedizioni di esportazione e autorizza uno spedizioniere ad agire come agente di spedizione autorizzato per il controllo delle esportazioni e i processi doganali.
Questo documento è di responsabilità del mittente.
Fattura commerciale
Questo documento obbligatorio descrive la transazione commerciale tra il venditore (mittente) e l'acquirente (importatore). In quanto tale, è un documento contabile fondamentale, che fornisce il nucleo di ciò che è necessario per la conformità all'esportazione e il processo di sdoganamento. Questa fattura sarà richiesta dallo spedizioniere e dalla dogana.
Il presente documento è di responsabilità del mittente
Packing List
Questo documento obbligatorio fornisce una descrizione dettagliata del carico aereo - i tipi e le quantità di ogni articolo, indicando come la spedizione è stata imballata e quali marchi e numeri sono riportati all'esterno dell'imballaggio della spedizione. È più dettagliata della fattura commerciale, ma non contiene informazioni sui prezzi. Non sostituisce la fattura commerciale. Questa lista di imballaggio sarà richiesta dal vostro spedizioniere e potrebbe essere richiesta dalla dogana.
Questo documento è di responsabilità del mittente
Letterae di vettura aereae
La lettera di vettura aerea è un tipo di contratto utilizzato per il trasporto aereo di merci. È un documento di trasporto non negoziabile che copre il trasporto di merci da un aeroporto all'altro. È specifico per lo spedizioniere e il mittente/ aerea e non può essere trasferito a parti.
Esistono due diverse lettere di vettura aerea: la lettera di vettura aerea nazionale (HAWB), che è un contratto di trasporto tra il mittente e lo spedizioniere, e la lettera di vettura aerea principale (MAWB), che viene emessa dalle compagnie aeree come contratto di trasporto tra lo spedizioniere e la compagnia aerea. Quando la spedizione viene prenotata, la compagnia aerea emette una MAWB allo spedizioniere, che a sua volta emette la propria lettera di vettura aerea al cliente.
In entrambi i casi, la lettera di trasporto aereo funge da prova del ricevimento della merce, delle condizioni di trasporto e dell'accordo di consegna della merce a destinazione. Ciò significa che la lettera di trasporto aereo è sia una ricevuta della merce che un contratto di consegna.
Il vostro spedizioniere vi assiste nella creazione di entrambi i tipi di lettera di trasporto aereo e delle etichette di accompagnamento del carico aereo. Ai fini del consolidamento delle merci, le HAWB di più mittenti possono essere riunite in un'unica MAWB. Entrambe le lettere di trasporto aereo sono necessarie per lo sdoganamento.
Questo documento è di responsabilità dello spedizioniere.
Manifesto di carico
Preparato dallo spedizioniere, questo documento elenca tutte le merci contenute nel carico aereo. Descrive i dettagli di questi articoli - come i numeri dei documenti di trasporto, i mittenti, i destinatari, i marchi e i numeri, il numero e i tipi di colli, le descrizioni e le quantità - ma non elenca le tariffe di trasporto. Lo spedizioniere utilizzerà questo documento per costruire i pallet e preparare il consolidamento delle merci sfuse prima del trasporto aereo. Il manifesto di carico è richiesto dalla compagnia aerea e può essere richiesto anche dalla dogana.
Questo documento è di responsabilità dello spedizioniere.
Fattura
Preparata dallo spedizioniere, è la fattura dello spedizioniere al mittente.
Questo documento è di responsabilità dello spedizioniere.
Documenti aggiuntivi per la spedizione di merci per via aerea
A seconda del tipo di merce, dell'origine e della destinazione del carico aereo, possono essere necessari altri documenti. Alcuni sono di responsabilità dello spedizioniere, ma potresti incaricare il tuo spedizioniere di prepararne alcuni per tuo conto
Certificato di origine
Questo documento indica il Paese d'origine della merce, ovvero il luogo in cui è stata prodotta. È necessario su base occasionale per decidere se i tuoi articoli sono ammissibili all'importazione e può essere essenziale per ottenere tariffe ridotte per le importazioni da Paesi elencati come beneficiari di programmi regionali.
Questo certificato di origine, che contiene informazioni sui vostri prodotti, sulla destinazione e sul Paese di esportazione, sarà richiesto dal tuo spedizioniere e dalla dogana.
Oltre a fornire istruzioni per il trasporto e la documentazione, una SLI facilita anche il controllo delle esportazioni. Una SLI completa facilita le spedizioni di esportazione e concede l'autorizzazione a uno spedizioniere di agire come agente di spedizione autorizzato per il controllo delle esportazioni e i processi doganali.
Questo documento è di responsabilità del mittente.
Istruzioni per il pagamento
Preparata dal mittente e nota anche come lettera di credito o credito documentario, è il principale mezzo di pagamento in una transazione commerciale internazionale. È una dichiarazione di garanzia da parte di una banca, assunta per conto dell'acquirente (l'importatore), che conferma di pagareti l venditore (l'esportatore), una somma specifica in una valuta concordata.
Il pagamento è subordinato alla presentazione puntuale dei documenti e al rispetto dei termini e delle condizioni indicati. Questa lettera di credito sarà richiesta dallo spedizioniere e dalla dogana.
procura
Preparato dallo spedizioniere, questo documento è necessario solo se si chiede allo spedizioniere di ottenere lo sdoganamento del carico aereo. È l'autorizzazione scritta dello spedizioniere a rappresentarvi e ad agire per vostro conto presso le autorità doganali. Potrebbe essere richiesto dalla dogana.
Licenza di esportazione/importazione
Potrebbe essere necessaria una licenza di esportazione/importazione per spostare prodotti per via aerea da/verso un Paese. Per determinare se gli articoli di trasporto aereo necessitano di una licenza è necessaria un'attenta ricerca e le richieste devono essere inoltrate all'agenzia governativa competente. Se necessario, chiedi aiuto al vostro spedizioniere per le licenze Questo documento sarà richiesto dalla dogana.
Lo spedizioniere ti assiste nella creazione di entrambi i tipi di lettera di trasporto aereo e delle etichette di accompagnamento del carico aereo Ai fini del consolidamento delle merci, le HAWB di più mittenti possono essere riunite in un'unica MAWB. Entrambe le lettere di trasporto aereo sono necessarie per lo sdoganamento.
Questo documento è di responsabilità dello spedizioniere, ma lo spedizioniere può aiutarti.
Dichiarazione/Certificato di merci pericolose
Questo documento conferma che le merci pericolose contenute nel vostro carico aereo sono classificate, imballate ed etichettate correttamente in conformità con le norme IATA sulle merci pericolose. A seconda degli articoli, potrebbe essere necessaria anche una scheda di sicurezza dei materiali (MSDS). Entrambi i documenti saranno richiesti dallo spedizioniere e dalla compagnia aerea.
Questo documento è di responsabilità dello spedizioniere, ma lo spedizioniere può aiutarti.
Dichiarazione doganale di export/import
Preparato dallo spedizioniere quando si occupa dello sdoganamento per conto del cliente in determinate località, questo documento specifica le merci esportate con le relative quantità, pesi, valori e destinazione. Viene utilizzato durante lo sdoganamento per calcolare i dazi e le tasse applicabili al carico aereo e viene preparato utilizzando la fattura commerciale obbligatoria e la distinta dei colli.
Le dichiarazioni doganali variano notevolmente da Paese a Paese, poiché ogni Paese può avere normative doganali diverse. Questo documento sarà richiesto dalla dogana.
Dichiarazione sulle batterie al litio
Preparato dallo spedizioniere quando il carico aereo comprende batterie al litio, questo documento conferma la conformità a tutti i requisiti normativi per il trasporto aereo di questo tipo di merci pericolose Questa dichiarazione sarà richiesta dalla compagnia aerea.
Certificato di origine
Questo documento indica il Paese d'origine della merce, ovvero il luogo in cui è stata prodotta. È necessario su base occasionale per decidere se i tuoi articoli sono ammissibili all'importazione e può essere essenziale per ottenere tariffe ridotte per le importazioni da Paesi elencati come beneficiari di programmi regionali.
Questo certificato di origine, che contiene informazioni sui vostri prodotti, sulla destinazione e sul Paese di esportazione, sarà richiesto dal tuo spedizioniere e dalla dogana.
Oltre a fornire istruzioni per il trasporto e la documentazione, una SLI facilita anche il controllo delle esportazioni. Una SLI completa facilita le spedizioni di esportazione e concede l'autorizzazione a uno spedizioniere di agire come agente di spedizione autorizzato per il controllo delle esportazioni e i processi doganali.
Questo documento è di responsabilità del mittente.
Istruzioni per il pagamento
Preparata dal mittente e nota anche come lettera di credito o credito documentario, è il principale mezzo di pagamento in una transazione commerciale internazionale. È una dichiarazione di garanzia da parte di una banca, assunta per conto dell'acquirente (l'importatore), che conferma di pagareti l venditore (l'esportatore), una somma specifica in una valuta concordata.
Il pagamento è subordinato alla presentazione puntuale dei documenti e al rispetto dei termini e delle condizioni indicati. Questa lettera di credito sarà richiesta dallo spedizioniere e dalla dogana.
procura
Preparato dallo spedizioniere, questo documento è necessario solo se si chiede allo spedizioniere di ottenere lo sdoganamento del carico aereo. È l'autorizzazione scritta dello spedizioniere a rappresentarvi e ad agire per vostro conto presso le autorità doganali. Potrebbe essere richiesto dalla dogana.
Licenza di esportazione/importazione
Potrebbe essere necessaria una licenza di esportazione/importazione per spostare prodotti per via aerea da/verso un Paese. Per determinare se gli articoli di trasporto aereo necessitano di una licenza è necessaria un'attenta ricerca e le richieste devono essere inoltrate all'agenzia governativa competente. Se necessario, chiedi aiuto al vostro spedizioniere per le licenze Questo documento sarà richiesto dalla dogana.
Lo spedizioniere ti assiste nella creazione di entrambi i tipi di lettera di trasporto aereo e delle etichette di accompagnamento del carico aereo Ai fini del consolidamento delle merci, le HAWB di più mittenti possono essere riunite in un'unica MAWB. Entrambe le lettere di trasporto aereo sono necessarie per lo sdoganamento.
Questo documento è di responsabilità dello spedizioniere, ma lo spedizioniere può aiutarti.
Dichiarazione/Certificato di merci pericolose
Questo documento conferma che le merci pericolose contenute nel vostro carico aereo sono classificate, imballate ed etichettate correttamente in conformità con le norme IATA sulle merci pericolose. A seconda degli articoli, potrebbe essere necessaria anche una scheda di sicurezza dei materiali (MSDS). Entrambi i documenti saranno richiesti dallo spedizioniere e dalla compagnia aerea.
Questo documento è di responsabilità dello spedizioniere, ma lo spedizioniere può aiutarti.
Dichiarazione doganale di export/import
Preparato dallo spedizioniere quando si occupa dello sdoganamento per conto del cliente in determinate località, questo documento specifica le merci esportate con le relative quantità, pesi, valori e destinazione. Viene utilizzato durante lo sdoganamento per calcolare i dazi e le tasse applicabili al carico aereo e viene preparato utilizzando la fattura commerciale obbligatoria e la distinta dei colli.
Le dichiarazioni doganali variano notevolmente da Paese a Paese, poiché ogni Paese può avere normative doganali diverse. Questo documento sarà richiesto dalla dogana.
Dichiarazione sulle batterie al litio
Preparato dallo spedizioniere quando il carico aereo comprende batterie al litio, questo documento conferma la conformità a tutti i requisiti normativi per il trasporto aereo di questo tipo di merci pericolose Questa dichiarazione sarà richiesta dalla compagnia aerea.
Potrebbero essere necessarie ulteriori dichiarazioni documentali. Ad esempio, una compagnia aerea potrebbe richiedervi di rispettare una direttiva della Transportation Security Administration (TSA).
Non è stato possibile elencare tutti i documenti che possono essere richiesti. Ad esempio, in questa sezione non è stata trattata la documentazione relativa alle polizze assicurative e ai piani di protezione. Ma almeno fornisce una panoramica dei documenti obbligatori e più comuni che accompagnano il trasporto aereo.
Semplificare la documentazione del trasporto aereo
Se spedite ripetutamente lo stesso tipo di merce dalla stessa origine alla stessa destinazione, le modifiche da apportare alla documentazione saranno minori. Su questa base, la prima serie di documenti sarà la più impegnativa, ma in seguito le cose dovrebbero diventare più facili!
Il modo migliore per semplificare la documentazione del trasporto aereo è quello di passare al digitale. Tutti i documenti elettronici rilevanti possono essere archiviati insieme nello stesso sistema, accessibile 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 da tutte le parti autorizzate. Ad esempio, DHL Global Forwarding offre la piattaforma myDHLi, che si basa su un minor numero di passaggi e una maggiore funzionalità. Integra tutti i più importanti servizi di spedizione online, compresa la documentazione del trasporto aereo, in un unico strumento incredibilmente potente e con una sola password.
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