Guide de l'expéditeur pour la documentation du fret aérien
Comprendre les exigences relatives à vos marchandises pour éviter les retards et les amendes
La documentation relative au fret aérien est complexe - et même des erreurs mineures peuvent entraîner des retards ou des échecs d'expédition, des frais d'entreposage plus élevés, voire des amendes. Cet article fournit des conseils de haut niveau sur les nombreuses variables liées à la documentation du fret aérien - en particulier les exigences différentes selon le type de marchandises et l'origine et la destination de l'expédition.
Pourquoi la documentation est-elle importante ?
Les pays exigent des documents sur le fret aérien pour contrôler les marchandises qui sortent ou entrent par ce moyen.
En outre, la documentation joue un rôle clé dans les transactions internationales. Les vendeurs et les acheteurs ont besoin de documents pour la tenue des livres, la comptabilité, la fiscalité et les formalités d'exportation et d'importation. Ils exigent également des documents pour effectuer des paiements au moyen de lettres de crédit et d'autres méthodes de paiement documentaire. Les transitaires et les compagnies aériennes ont également besoin de ces documents pour se conformer à la réglementation.
Qu'est-ce qu'un bon bordereau ?
La cohérence entre les documents est essentielle. La cohérence doit donc être une priorité lors de la préparation, de la présentation et de la vérification de tous les types de documents relatifs au fret aérien.
Documents obligatoires (et qui les fournit)
En tant qu'expéditeur, vous êtes responsable de la préparation de trois documents obligatoires et vous devez les fournir à votre transitaire. En outre, plusieurs documents obligatoires doivent être préparés directement par votre transitaire.
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Lettre d'instruction de l'expéditeur (SLI)
Également appelée déclaration d'exportation de l'expéditeur, il s'agit d'un document d'autorisation délivré par l'exportateur à ses agents ou transitaires. Le document SLI contient principalement des détails sur les conditions d'expédition, permettant à la compagnie de transport d'émettre une lettre de transport aérien au nom de l'exportateur. Il donne également des instructions au transporteur sur la manière de manipuler, stocker, charger et décharger la cargaison de manière efficace ou sans endommager physiquement les produits.
En plus de fournir des instructions en matière de transport et de documentation, le SLI facilite également le contrôle des exportations. Un SLI complet facilite les envois à l'exportation et permet à un transitaire d'agir en tant que commissionnaire agréé pour les contrôles à l'exportation et les procédures douanières.
Ce document relève de la responsabilité de l'expéditeur.
une facture commerciale ;
Ce document obligatoire décrit la transaction commerciale entre le vendeur (l'expéditeur) et l'acheteur (l'importateur). Il s'agit donc d'un document comptable essentiel, qui fournit l'essentiel de ce qui est nécessaire pour la conformité des exportations et le processus de dédouanement. Cette facture sera exigée par votre transitaire et par les douanes.
Ce document relève de la responsabilité de l'expéditeur
une liste de conditionnement ;
Ce document obligatoire fournit une description détaillée de votre fret aérien - les types et les quantités de chaque article, la façon dont l'envoi a été emballé ainsi que les marques et les numéros figurant à l'extérieur de l'emballage de l'envoi. Elle est plus détaillée que la facture commerciale, mais ne contient aucune information sur le prix. Il ne se substitue pas à la facture commerciale. Cette liste d'emballage sera exigée par votre transitaire et peut être exigée par les douanes.
Ce document relève de la responsabilité de l'expéditeur.
Lettres de transport aérien
Une lettre de transport aérien est un type de contrat utilisé pour le transport de fret aérien. Il s'agit d'un document de transport non négociable qui couvre le transport de marchandises d'un aéroport à l'autre. Il est spécifique aux organisations nommées (le transitaire et le chargeur/la compagnie aérienne) et ne peut être transféré à d'autres parties.
Il existe deux types de lettres de transport aérien : la lettre de transport aérien maison (HAWB), qui est un contrat de transport entre l'expéditeur et le transitaire, et la lettre de transport aérien principale (MAWB), qui est émise par les compagnies aériennes en tant que contrat de transport entre le transitaire et la compagnie aérienne. Lorsque l'expédition est réservée, la compagnie aérienne émet une MAWB au transitaire, qui émet à son tour sa propre lettre de transport aérien à son client.
Dans les deux cas, la lettre de transport aérien sert de preuve de la réception des marchandises, des conditions dans lesquelles le transport est effectué et de l'accord de livraison des marchandises à destination. Cela signifie que la lettre de transport aérien est à la fois un reçu de marchandise et un contrat de livraison.
Votre transitaire vous aide à créer les deux types de lettres de transport aérien et les étiquettes de fret aérien qui les accompagnent. Pour les besoins de la consolidation du fret, les HAWB de plusieurs expéditeurs peuvent être regroupées en une seule MAWB. Les deux lettres de transport aérien sont exigées lors du dédouanement.
Ce document relève de la responsabilité du transitaire.
Manifeste de la cargaison
Préparé par votre transitaire, ce document dresse la liste de toutes les marchandises contenues dans votre fret aérien. Il décrit les particularités de ces envois - tels que les numéros des documents de transport, les expéditeurs, les destinataires, les marques et les numéros, le nombre et les types de colis, les descriptions et les quantités - mais ne mentionne pas les frais de transport. Votre transitaire utilisera ce document pour constituer des palettes et préparer la consolidation des marchandises en vrac avant le transport aérien. Le manifeste de fret est exigé par la compagnie aérienne et peut également être exigé par les douanes.
Ce document relève de la responsabilité du transitaire.
Facture de facturation
Préparée par votre transitaire, il s'agit de la facture qu'il vous adresse à vous, l'expéditeur.
Ce document relève de la responsabilité du transitaire.
Lettre d'instruction de l'expéditeur (SLI)
Également appelée déclaration d'exportation de l'expéditeur, il s'agit d'un document d'autorisation délivré par l'exportateur à ses agents ou transitaires. Le document SLI contient principalement des détails sur les conditions d'expédition, permettant à la compagnie de transport d'émettre une lettre de transport aérien au nom de l'exportateur. Il donne également des instructions au transporteur sur la manière de manipuler, stocker, charger et décharger la cargaison de manière efficace ou sans endommager physiquement les produits.
En plus de fournir des instructions en matière de transport et de documentation, le SLI facilite également le contrôle des exportations. Un SLI complet facilite les envois à l'exportation et permet à un transitaire d'agir en tant que commissionnaire agréé pour les contrôles à l'exportation et les procédures douanières.
Ce document relève de la responsabilité de l'expéditeur.
une facture commerciale ;
Ce document obligatoire décrit la transaction commerciale entre le vendeur (l'expéditeur) et l'acheteur (l'importateur). Il s'agit donc d'un document comptable essentiel, qui fournit l'essentiel de ce qui est nécessaire pour la conformité des exportations et le processus de dédouanement. Cette facture sera exigée par votre transitaire et par les douanes.
Ce document relève de la responsabilité de l'expéditeur
une liste de conditionnement ;
Ce document obligatoire fournit une description détaillée de votre fret aérien - les types et les quantités de chaque article, la façon dont l'envoi a été emballé ainsi que les marques et les numéros figurant à l'extérieur de l'emballage de l'envoi. Elle est plus détaillée que la facture commerciale, mais ne contient aucune information sur le prix. Il ne se substitue pas à la facture commerciale. Cette liste d'emballage sera exigée par votre transitaire et peut être exigée par les douanes.
Ce document relève de la responsabilité de l'expéditeur.
Lettres de transport aérien
Une lettre de transport aérien est un type de contrat utilisé pour le transport de fret aérien. Il s'agit d'un document de transport non négociable qui couvre le transport de marchandises d'un aéroport à l'autre. Il est spécifique aux organisations nommées (le transitaire et le chargeur/la compagnie aérienne) et ne peut être transféré à d'autres parties.
Il existe deux types de lettres de transport aérien : la lettre de transport aérien maison (HAWB), qui est un contrat de transport entre l'expéditeur et le transitaire, et la lettre de transport aérien principale (MAWB), qui est émise par les compagnies aériennes en tant que contrat de transport entre le transitaire et la compagnie aérienne. Lorsque l'expédition est réservée, la compagnie aérienne émet une MAWB au transitaire, qui émet à son tour sa propre lettre de transport aérien à son client.
Dans les deux cas, la lettre de transport aérien sert de preuve de la réception des marchandises, des conditions dans lesquelles le transport est effectué et de l'accord de livraison des marchandises à destination. Cela signifie que la lettre de transport aérien est à la fois un reçu de marchandise et un contrat de livraison.
Votre transitaire vous aide à créer les deux types de lettres de transport aérien et les étiquettes de fret aérien qui les accompagnent. Pour les besoins de la consolidation du fret, les HAWB de plusieurs expéditeurs peuvent être regroupées en une seule MAWB. Les deux lettres de transport aérien sont exigées lors du dédouanement.
Ce document relève de la responsabilité du transitaire.
Manifeste de la cargaison
Préparé par votre transitaire, ce document dresse la liste de toutes les marchandises contenues dans votre fret aérien. Il décrit les particularités de ces envois - tels que les numéros des documents de transport, les expéditeurs, les destinataires, les marques et les numéros, le nombre et les types de colis, les descriptions et les quantités - mais ne mentionne pas les frais de transport. Votre transitaire utilisera ce document pour constituer des palettes et préparer la consolidation des marchandises en vrac avant le transport aérien. Le manifeste de fret est exigé par la compagnie aérienne et peut également être exigé par les douanes.
Ce document relève de la responsabilité du transitaire.
Facture de facturation
Préparée par votre transitaire, il s'agit de la facture qu'il vous adresse à vous, l'expéditeur.
Ce document relève de la responsabilité du transitaire.
Documents supplémentaires pour l'expédition de fret aérien
Un certain nombre de documents supplémentaires peuvent être nécessaires, en fonction du type de marchandises et de l'origine et de la destination de votre fret aérien. Certains relèvent de votre responsabilité en tant qu'expéditeur, mais vous pouvez demander à votre transitaire de les préparer en votre nom ; pour d'autres, vous pouvez attendre de votre transitaire qu'il les prépare.
Certificat d'origine
Ce document indique le pays d'origine de vos marchandises, c'est-à-dire l'endroit où elles ont été fabriquées. Elle est parfois nécessaire pour déterminer si vos articles sont éligibles à l'importation et peut être essentielle pour obtenir des taux tarifaires réduits pour les importations en provenance de pays figurant sur la liste des bénéficiaires des programmes régionaux.
Contenant des informations sur vos produits, la destination et le pays d'exportation, ce certificat d'origine sera exigé par votre transitaire et par les douanes.
En plus de fournir des instructions en matière de transport et de documentation, le SLI facilite également le contrôle des exportations. Un SLI complet facilite l'exportation des envois et permet à un transitaire d'agir en tant que commissionnaire agréé pour les contrôles à l'exportation et les procédures douanières.
Ce document relève de la responsabilité de l'expéditeur.
Instructions de paiement
Préparé par l'expéditeur et également appelé lettre de crédit ou crédit documentaire, il s'agit d'un moyen de paiement principal dans le cadre d'une transaction commerciale internationale. Il s'agit d'une promesse écrite d'une banque, au nom de l'acheteur (l'importateur), de vous payer, à vous, le vendeur (l'exportateur), une somme déterminée dans une devise convenue.
Retrieving data. Wait a few seconds and try to cut or copy again. Cette lettre de crédit sera exigée par votre transitaire et par les douanes.
Procuration
Préparé par l'expéditeur, ce document n'est nécessaire que si vous demandez à votre transitaire d'obtenir le dédouanement de votre fret aérien. Il s'agit de l'autorisation écrite que vous donnez au transitaire de vous représenter et d'agir en votre nom auprès d'une autorité douanière. Il peut être exigé par les douanes.
Licence d'exportation/importation
Vous pouvez avoir besoin d'une licence d'exportation/importation pour transporter des produits par voie aérienne en dehors/à l'intérieur d'un pays. Pour déterminer si vos articles de fret aérien nécessitent une licence, il faut effectuer des recherches approfondies, et les demandes doivent être faites auprès de l'organisme gouvernemental compétent. Si nécessaire, vous pouvez demander à votre transitaire de vous aider à obtenir des licences. Ce document sera exigé par les douanes.
Votre transitaire vous aide à créer les deux types de lettres de transport aérien et les étiquettes de fret aérien qui les accompagnent. Pour les besoins de la consolidation du fret, les HAWB de plusieurs expéditeurs peuvent être regroupées en une seule MAWB. Les deux lettres de transport aérien sont exigées lors du dédouanement.
Ce document relève de la responsabilité de l'expéditeur, mais votre transitaire peut vous aider.
Déclaration/certificat de marchandises dangereuses
Ce document confirme que toutes les marchandises dangereuses contenues dans votre fret aérien sont correctement classées, emballées et étiquetées conformément à la réglementation de l'IATA sur les marchandises dangereuses. En fonction de vos articles, vous pouvez également avoir besoin d'une fiche de données de sécurité (FDS). Ces deux documents seront exigés par votre transitaire et par la compagnie aérienne.
Ce document relève de la responsabilité de l'expéditeur, mais votre transitaire peut vous aider.
une déclaration d'exportation/d'importation en douane ;
Préparé par votre transitaire lorsqu'il s'occupe du dédouanement en votre nom dans certains pays, ce document précise les marchandises exportées, leur quantité, leur poids, leur valeur et leur destination. Il est utilisé lors du dédouanement pour calculer les droits et taxes applicables à votre fret aérien et est préparé à l'aide de votre facture commerciale obligatoire et de votre liste de colisage.
Les déclarations en douane varient considérablement d'un pays à l'autre, car chacun d'entre eux peut avoir des réglementations douanières différentes. Ce document sera exigé par les douanes.
Déclaration relative aux piles au lithium
Préparé par votre transitaire lorsque votre fret aérien comprend des piles au lithium, ce document confirme la conformité à toutes les exigences réglementaires pour le transport aérien de ce type de marchandises dangereuses. Cette déclaration sera exigée par la compagnie aérienne.
Certificat d'origine
Ce document indique le pays d'origine de vos marchandises, c'est-à-dire l'endroit où elles ont été fabriquées. Elle est parfois nécessaire pour déterminer si vos articles sont éligibles à l'importation et peut être essentielle pour obtenir des taux tarifaires réduits pour les importations en provenance de pays figurant sur la liste des bénéficiaires des programmes régionaux.
Contenant des informations sur vos produits, la destination et le pays d'exportation, ce certificat d'origine sera exigé par votre transitaire et par les douanes.
En plus de fournir des instructions en matière de transport et de documentation, le SLI facilite également le contrôle des exportations. Un SLI complet facilite l'exportation des envois et permet à un transitaire d'agir en tant que commissionnaire agréé pour les contrôles à l'exportation et les procédures douanières.
Ce document relève de la responsabilité de l'expéditeur.
Instructions de paiement
Préparé par l'expéditeur et également appelé lettre de crédit ou crédit documentaire, il s'agit d'un moyen de paiement principal dans le cadre d'une transaction commerciale internationale. Il s'agit d'une promesse écrite d'une banque, au nom de l'acheteur (l'importateur), de vous payer, à vous, le vendeur (l'exportateur), une somme déterminée dans une devise convenue.
Retrieving data. Wait a few seconds and try to cut or copy again. Cette lettre de crédit sera exigée par votre transitaire et par les douanes.
Procuration
Préparé par l'expéditeur, ce document n'est nécessaire que si vous demandez à votre transitaire d'obtenir le dédouanement de votre fret aérien. Il s'agit de l'autorisation écrite que vous donnez au transitaire de vous représenter et d'agir en votre nom auprès d'une autorité douanière. Il peut être exigé par les douanes.
Licence d'exportation/importation
Vous pouvez avoir besoin d'une licence d'exportation/importation pour transporter des produits par voie aérienne en dehors/à l'intérieur d'un pays. Pour déterminer si vos articles de fret aérien nécessitent une licence, il faut effectuer des recherches approfondies, et les demandes doivent être faites auprès de l'organisme gouvernemental compétent. Si nécessaire, vous pouvez demander à votre transitaire de vous aider à obtenir des licences. Ce document sera exigé par les douanes.
Votre transitaire vous aide à créer les deux types de lettres de transport aérien et les étiquettes de fret aérien qui les accompagnent. Pour les besoins de la consolidation du fret, les HAWB de plusieurs expéditeurs peuvent être regroupées en une seule MAWB. Les deux lettres de transport aérien sont exigées lors du dédouanement.
Ce document relève de la responsabilité de l'expéditeur, mais votre transitaire peut vous aider.
Déclaration/certificat de marchandises dangereuses
Ce document confirme que toutes les marchandises dangereuses contenues dans votre fret aérien sont correctement classées, emballées et étiquetées conformément à la réglementation de l'IATA sur les marchandises dangereuses. En fonction de vos articles, vous pouvez également avoir besoin d'une fiche de données de sécurité (FDS). Ces deux documents seront exigés par votre transitaire et par la compagnie aérienne.
Ce document relève de la responsabilité de l'expéditeur, mais votre transitaire peut vous aider.
une déclaration d'exportation/d'importation en douane ;
Préparé par votre transitaire lorsqu'il s'occupe du dédouanement en votre nom dans certains pays, ce document précise les marchandises exportées, leur quantité, leur poids, leur valeur et leur destination. Il est utilisé lors du dédouanement pour calculer les droits et taxes applicables à votre fret aérien et est préparé à l'aide de votre facture commerciale obligatoire et de votre liste de colisage.
Les déclarations en douane varient considérablement d'un pays à l'autre, car chacun d'entre eux peut avoir des réglementations douanières différentes. Ce document sera exigé par les douanes.
Déclaration relative aux piles au lithium
Préparé par votre transitaire lorsque votre fret aérien comprend des piles au lithium, ce document confirme la conformité à toutes les exigences réglementaires pour le transport aérien de ce type de marchandises dangereuses. Cette déclaration sera exigée par la compagnie aérienne.
Vous pouvez avoir besoin de déclarations documentaires supplémentaires. Par exemple, une compagnie aérienne peut vous demander de vous conformer à une directive de la Transportation Security Administration (TSA).
Il n'a pas été possible de dresser la liste de tous les documents qui peuvent être exigés. Par exemple, cette section n'a pas couvert la documentation relative aux polices d'assurance et aux plans de protection. Mais il fournit au moins une vue d'ensemble des documents obligatoires et les plus courants qui accompagnent le fret aérien.
Simplifier la documentation du fret aérien
Si vous expédiez régulièrement le même type de marchandises, de la même origine à la même destination, les modifications à apporter à votre documentation seront moins nombreuses. Sur cette base, la première série de documents sera la plus difficile, mais les choses devraient se simplifier par la suite !
La meilleure façon de simplifier la documentation du fret aérien est de passer au tout numérique. Tous les documents électroniques pertinents peuvent être classés dans le même système, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 par toutes les parties autorisées. Par exemple, DHL Global Forwarding propose la plateforme myDHLi, qui permet de réduire le nombre d'étapes et d'accroître la fonctionnalité. Il intègre tous vos services d'expédition en ligne les plus importants - y compris la documentation sur le fret aérien - en un seul outil incroyablement puissant avec un seul mot de passe.
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