Tollklarering: Dette må du vite

Når varene dine forflyttes fra ett land til et annet, er det ett trinn den internasjonale forsendelsen din ikke kan unngå – nemlig tollklareringen. Tollaktiviteter utføres vanligvis av egne eksperter, men hvis du er godt forberedt, kan du unngå unødvendige forsinkelser og frustrasjon: Spedisjonsekspertene våre deler noen gode fremgangsmåter du kan ta i bruk i dag for å gjøre prosessen så smertefri som mulig.

Smertefri håndtering av tollaktiviteter begynner med en nøyaktig beskrivelse av varene du sender. Dette oppnås gjennom en internasjonalt standardisert varekode, HS-koden (Harmonized System), som sikrer at tollen og skattene som ilegges av tollvesenet stemmer. Vær oppmerksom på at HS-koder varierer fra land til land. Det er derfor viktig å sørge for at du klassifiserer produktene riktig for både landet de eksporteres fra, og landet de importeres til.

• Universelle 6-sifrede HS-koder fra      Verdens tollorganisasjon
• I EU, se      TARIC
• I Storbritannia, se      UK Tariffs Code
• I USA, se      Harmonized Tariff Schedule
• I Mercosur-land (Uruguay, Paraguay, Brasil og Argentina), se Nomenclatura Comun do Mercosur

Varene i forsendelsen er identifisert på riktig måte – men kan de forlate landet, eller komme inn på bestemmelsesstedet? Spesielt ved import kan noen varer være underlagt visse statlige bestemmelser og kreve lisens eller andre tillatelser, avhengig av varenes art – for eksempel kan helserelaterte produkter kreve lisenser fra helsevesenet. Det er viktig at du finner ut av de nøyaktige kravene for forsendelsen din, før du importerer eller eksporterer.

• «Dual use»-varer. Dette er varer som kan brukes både til sivile og militære formål. Dette omfatter industriprodukter, deler til maskineri, programvare og teknologi. Myndighetene i landet regulerer eksport, transport og generelt internasjonal handel med slike varer. I noen tilfeller kan eksport til visse land være forbudt – dette kalles handelsforbud.
• Landbruksprodukter – For å beskytte landbruksøkonomien har land vedtatt bestemte tiltak som begrenser eller forbyr import – dette kalles kvoter.
• Varer med særavgift – noen varer pålegges økt importavgift basert på mengden som importeres i tillegg til verdien – dette gjelder blant annet alkoholholdige drikkevarer, tobakk, drivstoff og mineraloljer

Lasten din kan også måtte gjennomgå visse prosedyrer, uavhengig av lastens art. Hvis varene dine bare eksporteres eller importeres midlertidig, for eksempel de transporteres gjennom et land for å komme til bestemmelsesstedet, kan det være nødvendig med en transittprosedyre eller ATA-carnet for å unngå at det ilegges tollavgifter.

En riktig formatert faktura gjør det lettere for tollavdelingen, den utenlandske forretningspartneren og tollmegleren din å kontrollere forsendelsen. Dette bør fakturaen inneholde:

• HS-kode for hvert artikkel, både for import- og eksportland
• Et totalbeløp, eks. MVA
• Hvilken valuta transaksjonen ble gjort med
• Et fakturanummer
• Navnet og adressen til avsenderen (dvs. selgeren) og mottakeren (kjøperen)
• Et MVA-nummer – det er ikke obligatorisk for både avsenderen og mottakeren, men å vise begge kan fremskynde prosessen betraktelig
• For eksport fra og import til Europa trenger tollmegleren din et EORI-nummer (Economic Operators' Registration and Identification) for å utføre nødvendige aktiviteter.
• En indikasjon på totalvekt og antall pakker som stemmer med alle andre fraktdokumenter.

Disse dokumentene trengs både på opprinnelses- og bestemmelsesstedet, uavhengig av om varene dine blir klarert for eksport eller import:

• Kontaktnavn og telefonnummer til både mottaker og avsender: Megleren din må kontakte mottakeren eller avsenderen for å avtale tollklarering.
• Pakkseddel: Må stemme med alle andre fraktdokumenter når det gjelder totalvekt og antall pakker.
• Opprinnelsesland: Du kan bli bedt om opprinnelsesbevis under tollklarering ved eksport, og det er obligatorisk for import hvis du ønsker lavere – eller ingen – toll ved import.
• Tillatelser basert på produktet ditt – trengs det en lisens? I noen tilfeller vil må lasten inspiseres ytterligere før den frigjøres – dette kalles ofte eksportkontroll. I dette tilfellet må du avklare varenes art og formål til tollmyndighetene i eksportlandet.

Inspeksjonen kan skje fysisk eller være begrenset til forsendelsens dokumentasjon, der tollmyndighetene bruker kontrollprosedyrer på ulike nivåer for å fastslå at eksporten overholder nasjonale og internasjonale lover og bestemmelser. De kan kreve å inspisere containeren, produktene i den eller en demonstrasjon av produktene før de tillater eksport.

Her er profftipset vårt: Hør med tollmegleren din før du eksporterer ved å levere dokumentasjonsprøver og informasjon om varenes art og mulige bruksområder. Dette vil gjøre ekspertene i stand til å hindre unødvendige forsinkelser og straffegebyrer.

Hvis du bruker tjenestene til en tollmegler, vil importprosessen og kontrollen være en opplevelse som ligner på tollklareringen ved eksport. Det er viktig å dele leveringsplanen og all nødvendig dokumentasjon med megleren din, som vil lage en tolldeklarasjon som oppfyller kravene. De viktigste dokumentene er de samme som ovenfor, med ekstra oppmerksomhet på importlisenser og opprinnelsesbevis.

Tollkontoret sjekker dokumentasjonen de har fått av megleren din, og bestemmer om de skal frigi varene eller inspisere transaksjonen ytterligere. I det siste tilfellet vil tollmegleren koordinere med deg om hva som skal gjøres videre.

Med mindre de er fritatt, er alle handelsvarer som importeres gjenstand for toll og avgifter basert på varenes HS-klassifisering. Generelt sett er det den registrerte importøren som skal betale toll og avgifter for import.

Noen varer vurderes også i forhold til andre avgifter. Dette omfatter særavgifter og dumpingavgift, som ilegges varer som har en betydelig lavere pris enn varenes verdi i markedet de importeres til.

• Har transaksjonen et MVA-nummer i både opprinnelses- og destinasjonslandet?
• Direkte betaling eller avbetaling? Forsikre deg om at du kan betale toll, særavgifter og merverdiavgift, enten direkte eller via en konto med betalingsutsettelse. Tollmegleren din kan også legge ut for og gjøre opp betalingen på dine vegne mot et lite gebyr.
• Har du fullmaktene som trengs? Hvis du bruker en tollmegler, må du og handelspartnerne dine få på plass de rette fullmaktene for at megleren skal kunne handle på vegne av deg.
• Har du et EORI-nummer? Du må kvalifisere som registrert økonomisk aktør hvis du eksporterer fra eller importerer til Europa. Hvis ikke, må du bruke en tollmegler som er en godkjent økonomisk aktør.

Dokumentasjonen fra klareringsprosessen må oppbevares i en bestemt tidsperiode. Akkurat hvor lenge varierer fra land til land, men det kan være opptil ti år eller lenger. For revisjon av overholdelse. DHL Global Forwarding tilbyr arkiveringstjenester, slik at tollmyndighetenes henvendelser kan besvares effektivt og uten risiko for forsinkelser eller straffeforfølgelse.

Er eksporten klarer, import klarert og toll betalt? Da kan forsendelsen ankomme bestemmelsesstedet. Få en sømløs import- og eksportprosess med DHL Global Forwarding.