En avlastares guide till dokumentation av flygfrakt
Förstå kraven för dina varor för att undvika förseningar och böter
Dokumentationen av flygfrakt är komplex - och även mindre fel kan leda till försenade eller misslyckade sändningar, högre lagringsavgifter och till och med böter. Dokumentationen av flygfrakt är komplex - och även mindre fel kan leda till försenade eller misslyckade sändningar, högre lagringsavgifter och till och med böter.
Varför är det viktigt med dokumentation?
Länder kräver flygfraktdokumentation för att övervaka varor som lämnar eller kommer in med flygfrakt.
Dessutom spelar dokumentationen en viktig roll i internationella transaktioner. Säljare och köpare behöver dokument för bokföring, redovisning, beskattning samt export- och importformaliteter. De behöver också dokument för att göra betalningar med hjälp av remburser och andra dokumentära betalningsmetoder. Speditörer och flygbolag behöver också dessa dokument för att följa gällande regler.
Vad kännetecknar en bra Docket?
Konsekvens bland dokumenten är nyckeln. Därför måste konsekvens prioriteras när alla typer av flygfraktdokumentation förbereds, presenteras och verifieras.
Obligatoriska dokument (och vem som tillhandahåller dem)
Som avsändare är du ansvarig för att upprätta tre obligatoriska dokument och du måste tillhandahålla dem till din speditör. Dessutom finns det flera obligatoriska dokument som måste upprättas direkt av din speditör.
Få Logistics Insights via e-post
Prenumerera på våra månatliga marknadsuppdateringar och bli inbjuden till exklusiva webbseminarier där våra Freight Forwarding-experter svarar på alla dina frågor om global handel.
Avsändarens instruktionsbrev (SLI)
Även känt som avsändarens exportdeklaration, är det ett tillståndsdokument som utfärdas av exportören till dess ombud eller speditörer. SLI-dokumentet innehåller huvudsakligen uppgifter om fraktvillkoren, vilket gör det möjligt för transportföretaget att utfärda en flygfraktsedel för exportörens räkning. Det innehåller också anvisningar för transportföretaget om hur försändelsen ska hanteras, lagras, lastas och lossas på ett effektivt sätt eller utan att produkterna skadas fysiskt.
Förutom att tillhandahålla transport- och dokumentationsinstruktioner underlättar ett SLI också exportkontrollen. En komplett SLI underlättar exporttransporter och ger tillstånd till en speditör att agera som auktoriserad speditör för exportkontroll och tullrelaterade processer.
Detta dokument är avsändarens ansvar.
Kommersiell faktura
Detta obligatoriska dokument beskriver den kommersiella transaktionen mellan säljaren (avsändaren) och köparen (importören). Som sådant är det ett viktigt redovisningsdokument som utgör kärnan i det som behövs för exportöverensstämmelse och tullklareringsprocessen. Denna faktura kommer att krävas av din speditör och av tullen.
Detta dokument är avsändarens ansvar
Packlista
Detta obligatoriska dokument ger en detaljerad beskrivning av din flygfrakt - typer och kvantiteter av varje artikel, berättar hur sändningen har packats samt vilka märken och nummer som finns på utsidan av sändningens förpackning. Den är mer detaljerad än handelsfakturan, men den innehåller ingen prisinformation. Den är inte en ersättning för handelsfakturan. Denna packlista kommer att krävas av din speditör och kan krävas av tullen.
Detta dokument är avsändarens ansvar.
Flygfraktsedlar
En flygfraktsedel är en typ av kontrakt som används för flygfrakttransporter. Det är ett icke förhandlingsbart transportdokument som omfattar transport av gods från flygplats till flygplats. Det är specifikt för namngivna organisationer (speditören och avsändaren/flygbolaget) och kan inte överföras till andra parter.
Det finns två olika flygfraktsedlar: HAWB (House Air Waybill), som är ett transportavtal mellan avsändaren och speditören, och MAWB (Master Air Waybill), som utfärdas av flygbolagen som ett transportavtal mellan speditören och flygbolaget. När sändningen bokas utfärdar flygbolaget en MAWB till speditören, som i sin tur utfärdar sin egen flygfraktsedel till sin kund.
I båda fallen fungerar flygfraktsedeln som ett bevis på mottagandet av varor, villkoren för transporten och avtalet om att leverera varorna till destinationen. Detta innebär att flygfraktsedeln är både ett varumottagningsbevis och ett leveransavtal.
Din speditör hjälper till att skapa båda typerna av flygfraktsedlar och medföljande flygfraktsedlar. Vid konsolidering av gods kan HAWB:er från flera avsändare kombineras i en MAWB. Båda flygfraktsedlarna krävs vid tullklarering.
Detta dokument är speditörens ansvar.
Fraktmanifest
Detta dokument upprättas av din speditör och innehåller en förteckning över alla varor i din flygfrakt. Det beskriver detaljerna för dessa föremål - t.ex. transportdokumentnummer, avsändare, mottagare, märken och nummer, antal och typer av kollin, beskrivningar och kvantiteter - men innehåller inte fraktavgifterna. Din speditör använder detta dokument för att bygga pallar och förbereda konsolidering av lösgods före flygtransport. Fraktmanifestet kommer att krävas av flygbolaget och kan även krävas av tullen.
Detta dokument är speditörens ansvar.
Faktura för fakturering
Detta är speditörens faktura till dig som avsändare och upprättas av din speditör.
Detta dokument är speditörens ansvar.
Avsändarens instruktionsbrev (SLI)
Även känt som avsändarens exportdeklaration, är det ett tillståndsdokument som utfärdas av exportören till dess ombud eller speditörer. SLI-dokumentet innehåller huvudsakligen uppgifter om fraktvillkoren, vilket gör det möjligt för transportföretaget att utfärda en flygfraktsedel för exportörens räkning. Det innehåller också anvisningar för transportföretaget om hur försändelsen ska hanteras, lagras, lastas och lossas på ett effektivt sätt eller utan att produkterna skadas fysiskt.
Förutom att tillhandahålla transport- och dokumentationsinstruktioner underlättar ett SLI också exportkontrollen. En komplett SLI underlättar exporttransporter och ger tillstånd till en speditör att agera som auktoriserad speditör för exportkontroll och tullrelaterade processer.
Detta dokument är avsändarens ansvar.
Kommersiell faktura
Detta obligatoriska dokument beskriver den kommersiella transaktionen mellan säljaren (avsändaren) och köparen (importören). Som sådant är det ett viktigt redovisningsdokument som utgör kärnan i det som behövs för exportöverensstämmelse och tullklareringsprocessen. Denna faktura kommer att krävas av din speditör och av tullen.
Detta dokument är avsändarens ansvar
Packlista
Detta obligatoriska dokument ger en detaljerad beskrivning av din flygfrakt - typer och kvantiteter av varje artikel, berättar hur sändningen har packats samt vilka märken och nummer som finns på utsidan av sändningens förpackning. Den är mer detaljerad än handelsfakturan, men den innehåller ingen prisinformation. Den är inte en ersättning för handelsfakturan. Denna packlista kommer att krävas av din speditör och kan krävas av tullen.
Detta dokument är avsändarens ansvar.
Flygfraktsedlar
En flygfraktsedel är en typ av kontrakt som används för flygfrakttransporter. Det är ett icke förhandlingsbart transportdokument som omfattar transport av gods från flygplats till flygplats. Det är specifikt för namngivna organisationer (speditören och avsändaren/flygbolaget) och kan inte överföras till andra parter.
Det finns två olika flygfraktsedlar: HAWB (House Air Waybill), som är ett transportavtal mellan avsändaren och speditören, och MAWB (Master Air Waybill), som utfärdas av flygbolagen som ett transportavtal mellan speditören och flygbolaget. När sändningen bokas utfärdar flygbolaget en MAWB till speditören, som i sin tur utfärdar sin egen flygfraktsedel till sin kund.
I båda fallen fungerar flygfraktsedeln som ett bevis på mottagandet av varor, villkoren för transporten och avtalet om att leverera varorna till destinationen. Detta innebär att flygfraktsedeln är både ett varumottagningsbevis och ett leveransavtal.
Din speditör hjälper till att skapa båda typerna av flygfraktsedlar och medföljande flygfraktsedlar. Vid konsolidering av gods kan HAWB:er från flera avsändare kombineras i en MAWB. Båda flygfraktsedlarna krävs vid tullklarering.
Detta dokument är speditörens ansvar.
Fraktmanifest
Detta dokument upprättas av din speditör och innehåller en förteckning över alla varor i din flygfrakt. Det beskriver detaljerna för dessa föremål - t.ex. transportdokumentnummer, avsändare, mottagare, märken och nummer, antal och typer av kollin, beskrivningar och kvantiteter - men innehåller inte fraktavgifterna. Din speditör använder detta dokument för att bygga pallar och förbereda konsolidering av lösgods före flygtransport. Fraktmanifestet kommer att krävas av flygbolaget och kan även krävas av tullen.
Detta dokument är speditörens ansvar.
Faktura för fakturering
Detta är speditörens faktura till dig som avsändare och upprättas av din speditör.
Detta dokument är speditörens ansvar.
Ytterligare dokument för flygfrakt
Det finns ett antal ytterligare dokument som kan behövas, beroende på typen av varor och flygfraktens ursprung och destination. Vissa är ditt ansvar att förbereda som avsändare, men du kanske kan ge din speditör i uppdrag att förbereda några av dem för din räkning; andra kan du förvänta dig att din speditör ska förbereda.
Certifikat för ursprung
Detta dokument anger ursprungslandet för dina varor - med andra ord var de tillverkades. Det behövs ibland för att avgöra om dina varor är berättigade till import, och det kan vara avgörande för att få reducerade tullsatser för import från länder som anges som förmånstagare i regionala program.
Detta ursprungsintyg innehåller information om dina produkter, destinationen och exportlandet och kommer att krävas av din speditör och av tullen.
Förutom att tillhandahålla transport- och dokumentationsinstruktioner underlättar ett SLI också exportkontrollen. En komplett SLI underlättar export. sändningar och ger tillstånd till en speditör att agera som auktoriserad speditör för exportkontroll och tullrelaterade processer.
Detta dokument är avsändarens ansvar.
Betalningsinstruktioner
Förberett av avsändaren, och även känt som en remburs eller dokumentkredit, är detta ett primärt betalningsmedel i en internationell handelstransaktion. Det är ett skriftligt löfte från en bank, på uppdrag av köparen (importören), att betala dig, säljaren (exportören), en angiven summa i en överenskommen valuta.
Betalningen är villkorad av att du lämnar in dokument i tid och följer de angivna villkoren. Detta rembursbrev kommer att krävas av din speditör och av tullen.
Fullmakt från ombud
Detta dokument upprättas av avsändaren och krävs endast om du ber din speditör att få tullklarering för din flygfrakt. Det är ditt skriftliga tillstånd för speditören att företräda dig och agera för din räkning med en tullmyndighet. Det kan krävas av tullen.
Licens för export/import
Du kan behöva en export-/importlicens för att flytta produkter med flyg ut ur/in i ett land. Det krävs noggranna efterforskningar för att avgöra om din flygfrakt kräver en licens, och ansökan måste göras via lämplig myndighet. Vid behov kan du be din speditör om hjälp med licenser. Detta dokument kommer att krävas av tullen.
Din speditör hjälper till att skapa båda typerna av flygfraktsedlar och tillhörande flygfraktsetiketter. Vid konsolidering av gods kan HAWB:er från flera avsändare kombineras i en MAWB. Båda flygfraktsedlarna krävs vid tullklarering.
Detta dokument är avsändarens ansvar, men din speditör kan hjälpa dig.
Deklaration/certifikat för farligt gods
Detta dokument bekräftar att allt farligt gods i din flygfrakt är korrekt klassificerat, förpackat och märkt i enlighet med IATA:s regler för farligt gods. Beroende på dina föremål kan du också behöva ett säkerhetsdatablad (MSDS). Båda dokumenten kommer att krävas av din speditör och av flygbolaget.
Det här dokumentet är avsändarens ansvar, men din speditör kan hjälpa dig.
Tulldeklaration för export och import
Detta dokument upprättas av din speditör när denne hanterar tullklarering för din räkning på vissa platser och anger de varor som exporteras med kvantiteter, vikter, värden och destination. Den används under tullklareringen för att beräkna de tullar och skatter som gäller för din flygfrakt och upprättas med hjälp av din obligatoriska handelsfaktura och packlista.
Det finns stora variationer i tulldeklarationer från land till land, eftersom varje land kan ha olika tullbestämmelser. Detta dokument kommer att krävas av tullen.
Deklaration för litiumbatteri
Detta dokument upprättas av din speditör när din flygfrakt innehåller litiumbatterier och bekräftar att alla lagstadgade krav för flygtransport av den här typen av farligt gods uppfylls. Denna deklaration kommer att krävas av flygbolaget.
Certifikat för ursprung
Detta dokument anger ursprungslandet för dina varor - med andra ord var de tillverkades. Det behövs ibland för att avgöra om dina varor är berättigade till import, och det kan vara avgörande för att få reducerade tullsatser för import från länder som anges som förmånstagare i regionala program.
Detta ursprungsintyg innehåller information om dina produkter, destinationen och exportlandet och kommer att krävas av din speditör och av tullen.
Förutom att tillhandahålla transport- och dokumentationsinstruktioner underlättar ett SLI också exportkontrollen. En komplett SLI underlättar export. sändningar och ger tillstånd till en speditör att agera som auktoriserad speditör för exportkontroll och tullrelaterade processer.
Detta dokument är avsändarens ansvar.
Betalningsinstruktioner
Förberett av avsändaren, och även känt som en remburs eller dokumentkredit, är detta ett primärt betalningsmedel i en internationell handelstransaktion. Det är ett skriftligt löfte från en bank, på uppdrag av köparen (importören), att betala dig, säljaren (exportören), en angiven summa i en överenskommen valuta.
Betalningen är villkorad av att du lämnar in dokument i tid och följer de angivna villkoren. Detta rembursbrev kommer att krävas av din speditör och av tullen.
Fullmakt från ombud
Detta dokument upprättas av avsändaren och krävs endast om du ber din speditör att få tullklarering för din flygfrakt. Det är ditt skriftliga tillstånd för speditören att företräda dig och agera för din räkning med en tullmyndighet. Det kan krävas av tullen.
Licens för export/import
Du kan behöva en export-/importlicens för att flytta produkter med flyg ut ur/in i ett land. Det krävs noggranna efterforskningar för att avgöra om din flygfrakt kräver en licens, och ansökan måste göras via lämplig myndighet. Vid behov kan du be din speditör om hjälp med licenser. Detta dokument kommer att krävas av tullen.
Din speditör hjälper till att skapa båda typerna av flygfraktsedlar och tillhörande flygfraktsetiketter. Vid konsolidering av gods kan HAWB:er från flera avsändare kombineras i en MAWB. Båda flygfraktsedlarna krävs vid tullklarering.
Detta dokument är avsändarens ansvar, men din speditör kan hjälpa dig.
Deklaration/certifikat för farligt gods
Detta dokument bekräftar att allt farligt gods i din flygfrakt är korrekt klassificerat, förpackat och märkt i enlighet med IATA:s regler för farligt gods. Beroende på dina föremål kan du också behöva ett säkerhetsdatablad (MSDS). Båda dokumenten kommer att krävas av din speditör och av flygbolaget.
Det här dokumentet är avsändarens ansvar, men din speditör kan hjälpa dig.
Tulldeklaration för export och import
Detta dokument upprättas av din speditör när denne hanterar tullklarering för din räkning på vissa platser och anger de varor som exporteras med kvantiteter, vikter, värden och destination. Den används under tullklareringen för att beräkna de tullar och skatter som gäller för din flygfrakt och upprättas med hjälp av din obligatoriska handelsfaktura och packlista.
Det finns stora variationer i tulldeklarationer från land till land, eftersom varje land kan ha olika tullbestämmelser. Detta dokument kommer att krävas av tullen.
Deklaration för litiumbatteri
Detta dokument upprättas av din speditör när din flygfrakt innehåller litiumbatterier och bekräftar att alla lagstadgade krav för flygtransport av den här typen av farligt gods uppfylls. Denna deklaration kommer att krävas av flygbolaget.
Du kan behöva ytterligare dokumentdeklarationer. Ett flygbolag kan t.ex. kräva att du följer ett direktiv från Transportation Security Administration (TSA).
Det har inte varit möjligt att lista alla dokument som kan komma att krävas. Det här avsnittet har till exempel inte omfattat dokumentation av försäkringspolicy och skyddsplan. Men det ger åtminstone en översikt över de obligatoriska och vanligaste dokumenten som medföljer flygfrakt.
Förenkla dokumentationen av flygfrakt
Om du upprepade gånger skickar samma typ av varor från samma ursprung till samma destination krävs det färre ändringar i din dokumentation. Så på grundval av detta kommer den första uppsättningen dokument att vara din mest utmanande men därefter bör saker och ting bli enklare!
Det bästa sättet att förenkla dokumentationen av flygfrakt är att bli helt digital. Alla relevanta elektroniska dokument kan arkiveras tillsammans i samma system, som är tillgängligt dygnet runt för alla behöriga parter. DHL Global Forwarding erbjuder till exempel myDHLi-plattformen, som handlar om färre steg och större funktionalitet. Den integrerar alla dina viktigaste onlinesändningstjänster - inklusive flygfraktdokumentation - i ett otroligt kraftfullt verktyg med ett enda lösenord.
Vill du läsa fler historier om spedition?
Få det senaste om flyg-, sjö- och järnvägsspedition i din inkorg varje månad, tillsammans med regelbundna inbjudningar till våra webbseminarier.
