Vodnik pošiljatelja po dokumentaciji za letalski tovor
Poznavanje zahtev za vaše blago, da bi se izognili zamudam in globam
Dokumentacija za letalski tovor je zapletena in že manjše napake lahko povzročijo zamudo ali neuspeh pošiljke, višje stroške skladiščenja in celo globe. V tem članku so na visoki ravni predstavljene številne spremenljivke, ki so povezane z dokumentacijo za letalski tovor - zlasti različne zahteve glede na vrsto blaga ter izvor in namembni kraj pošiljka.
Zakaj je dokumentacija pomembna?
Države zahtevajo dokumentacijo o letalskem tovoru, da lahko spremljajo blago, ki se izvaža ali vstopa z letalskim tovorom.
Poleg tega ima dokumentacija ključno vlogo pri mednarodnih transakcijah. Prodajalci in kupci potrebujejo dokumente za knjigovodstvo, računovodstvo, obdavčitev ter izvozne in uvoz formalnosti. Prav tako zahtevajo dokumente za plačila z akreditivi in drugimi dokumentarnimi načini plačila. Tudi špediterji in letalske družbe potrebujejo te dokumente zaradi skladnosti s predpisi.
Kaj je dober dokument?
Ključnega pomena je skladnost med dokumenti. Pri pripravi, predstavitvi in preverjanju vseh vrst dokumentacije o letalskem tovoru je treba dati prednost doslednosti.
Obvezni dokumenti (in kdo jih zagotavlja)
Kot pošiljatelj ste odgovorni za pripravo treh obveznih dokumentov, ki jih morate predložiti svojemu špediterju. Poleg tega obstaja več obveznih dokumentov, ki jih mora pripraviti neposredno vaš špediter.
Pridobite logistične vpoglede po e-pošti
Naročite se na naše mesečne tržne posodobitve in bodite povabljeni na ekskluzivne spletne seminarje, kjer naši strokovnjaki za špedicijo odgovarjajo na vsa vaša vprašanja o svetovni trgovini.
Pošiljateljevo navodilo (SLI)
Znana je tudi kot izvozna deklaracija pošiljatelja in je dokument, ki ga izvoznik izda svojim zastopnikom ali špediterjem. Dokument SLI vsebuje predvsem podrobnosti o pogojih pošiljanja, ki prevoznemu podjetju omogočajo, da v izvoznikovem imenu izda letalski tovorni list. V njem so tudi navodila za prevoznika, kako naj učinkovito ravna s pošiljka, jo skladišči, natovori in raztovori, ne da bi pri tem prišlo do fizične poškodbe izdelkov.
Poleg zagotavljanja navodil za prevoz in dokumentacijo SLI olajšuje tudi nadzor izvoza. Popolna SLI olajša izvoz pošiljk in špediterju izda dovoljenje, da deluje kot pooblaščeni špediter za postopke, povezane z izvoznim nadzorom in carino.
Za ta dokument je odgovoren pošiljatelj.
Račun
V tem obveznem dokumentu je opisana trgovinska transakcija med prodajalcem (pošiljateljem) in kupcem (uvoznikom). Kot tak je to ključni računovodski dokument, ki predstavlja jedro dokumentacije, potrebne za skladnost z izvozom in postopek carinjenje. Ta račun bosta zahtevala špediter in carina.
Za ta dokument je odgovoren pošiljatelj
Dobavnica
Ta obvezni dokument vsebuje podroben opis vašega letalskega tovora - vrste in količine posameznih predmetov, način pakiranja pošiljka ter oznake in številke, ki so navedene na zunanji strani embalaže pošiljka. Je bolj podroben kot trgovinski račun, vendar ne vsebuje informacij o ceni. Ne nadomešča poslovnega računa. Ta seznam pakiranja bo zahteval vaš špediter, morda pa ga bo zahtevala tudi carina.
Za ta dokument je odgovoren pošiljatelj.
Letalski tovorni listi
Letalski tovorni list je vrsta pogodbe, ki se uporablja za letalski prevoz tovora. To je prevozna listina, o kateri se ni mogoče pogajati in ki zajema prevoz tovora z letališča na letališče. Je specifična za navedeni organizaciji (špediterja in pošiljatelja/letalsko družbo) in je ni mogoče prenesti na druge stranke.
Obstajata dva različna letalska tovorna lista: hišni letalski tovorni list (HAWB), ki je prevozna pogodba med pošiljateljem in špediterjem, ter glavni letalski tovorni list (MAWB), ki ga izdajo letalske družbe kot prevozno pogodbo med špediterjem in letalsko družbo. Ko je pošiljka rezervirana, letalski prevoznik špediterju izda MAWB, ta pa svoji stranki izda svoj hišni letalski tovorni list.
V obeh primerih letalski tovorni list služi kot dokazilo o prejemu blaga, pogojih, pod katerimi se opravlja prevoz, in dogovoru o dostavi blaga v namembni kraj. To pomeni, da je letalski tovorni list hkrati potrdilo o prejemu blaga in pogodba o dobavi.
Špediter vam pomaga pri izdelavi obeh vrst letalskih tovornih listov in spremljajočih nalepk za letalski tovor. Za namene združevanja tovora se lahko HAWB več pošiljateljev združijo v en MAWB. Oba letalska tovorna lista sta potrebna pri carinjenje.
Za ta dokument je odgovoren špediter.
Manifest tovora
V tem dokumentu, ki ga pripravi špediter, je navedeno vse blago v vašem letalskem tovoru. V njem so opisani podatki o teh pošiljkah, kot so številke prevoznih dokumentov, pošiljatelji, prejemniki, oznake in številke, število in vrste paketov, opisi in količine, vendar niso navedeni prevozni stroški. Špediter bo ta dokument uporabil za izdelavo palet in pripravo konsolidacije razsutega blaga pred letalskim prevozom. Seznam tovora zahteva letalski prevoznik, lahko pa ga zahteva tudi carina.
Za ta dokument je odgovoren špediter.
Račun za obračunavanje
To je račun, ki ga špediter izstavi vam, pošiljatelju, in ga pripravi vaš špediter.
Za ta dokument je odgovoren špediter.
Pošiljateljevo navodilo (SLI)
Znana je tudi kot izvozna deklaracija pošiljatelja in je dokument, ki ga izvoznik izda svojim zastopnikom ali špediterjem. Dokument SLI vsebuje predvsem podrobnosti o pogojih pošiljanja, ki prevoznemu podjetju omogočajo, da v izvoznikovem imenu izda letalski tovorni list. V njem so tudi navodila za prevoznika, kako naj učinkovito ravna s pošiljka, jo skladišči, natovori in raztovori, ne da bi pri tem prišlo do fizične poškodbe izdelkov.
Poleg zagotavljanja navodil za prevoz in dokumentacijo SLI olajšuje tudi nadzor izvoza. Popolna SLI olajša izvoz pošiljk in špediterju izda dovoljenje, da deluje kot pooblaščeni špediter za postopke, povezane z izvoznim nadzorom in carino.
Za ta dokument je odgovoren pošiljatelj.
Račun
V tem obveznem dokumentu je opisana trgovinska transakcija med prodajalcem (pošiljateljem) in kupcem (uvoznikom). Kot tak je to ključni računovodski dokument, ki predstavlja jedro dokumentacije, potrebne za skladnost z izvozom in postopek carinjenje. Ta račun bosta zahtevala špediter in carina.
Za ta dokument je odgovoren pošiljatelj
Dobavnica
Ta obvezni dokument vsebuje podroben opis vašega letalskega tovora - vrste in količine posameznih predmetov, način pakiranja pošiljka ter oznake in številke, ki so navedene na zunanji strani embalaže pošiljka. Je bolj podroben kot trgovinski račun, vendar ne vsebuje informacij o ceni. Ne nadomešča poslovnega računa. Ta seznam pakiranja bo zahteval vaš špediter, morda pa ga bo zahtevala tudi carina.
Za ta dokument je odgovoren pošiljatelj.
Letalski tovorni listi
Letalski tovorni list je vrsta pogodbe, ki se uporablja za letalski prevoz tovora. To je prevozna listina, o kateri se ni mogoče pogajati in ki zajema prevoz tovora z letališča na letališče. Je specifična za navedeni organizaciji (špediterja in pošiljatelja/letalsko družbo) in je ni mogoče prenesti na druge stranke.
Obstajata dva različna letalska tovorna lista: hišni letalski tovorni list (HAWB), ki je prevozna pogodba med pošiljateljem in špediterjem, ter glavni letalski tovorni list (MAWB), ki ga izdajo letalske družbe kot prevozno pogodbo med špediterjem in letalsko družbo. Ko je pošiljka rezervirana, letalski prevoznik špediterju izda MAWB, ta pa svoji stranki izda svoj hišni letalski tovorni list.
V obeh primerih letalski tovorni list služi kot dokazilo o prejemu blaga, pogojih, pod katerimi se opravlja prevoz, in dogovoru o dostavi blaga v namembni kraj. To pomeni, da je letalski tovorni list hkrati potrdilo o prejemu blaga in pogodba o dobavi.
Špediter vam pomaga pri izdelavi obeh vrst letalskih tovornih listov in spremljajočih nalepk za letalski tovor. Za namene združevanja tovora se lahko HAWB več pošiljateljev združijo v en MAWB. Oba letalska tovorna lista sta potrebna pri carinjenje.
Za ta dokument je odgovoren špediter.
Manifest tovora
V tem dokumentu, ki ga pripravi špediter, je navedeno vse blago v vašem letalskem tovoru. V njem so opisani podatki o teh pošiljkah, kot so številke prevoznih dokumentov, pošiljatelji, prejemniki, oznake in številke, število in vrste paketov, opisi in količine, vendar niso navedeni prevozni stroški. Špediter bo ta dokument uporabil za izdelavo palet in pripravo konsolidacije razsutega blaga pred letalskim prevozom. Seznam tovora zahteva letalski prevoznik, lahko pa ga zahteva tudi carina.
Za ta dokument je odgovoren špediter.
Račun za obračunavanje
To je račun, ki ga špediter izstavi vam, pošiljatelju, in ga pripravi vaš špediter.
Za ta dokument je odgovoren špediter.
Dodatni dokumenti za zračni prevoz tovora
Glede na vrsto blaga ter izvor in namembni kraj vašega letalskega tovora so morda potrebni številni dodatni dokumenti. Za pripravo nekaterih ste odgovorni vi kot pošiljatelj, vendar lahko za pripravo nekaterih pooblastite svojega špediterja, za druge pa lahko pričakujete, da jih bo pripravil vaš špediter.
Potrdilo o poreklu
V tem dokumentu je navedena država porekla vašega blaga, torej kje je bilo izdelano. Občasno ga potrebujete za odločitev, ali je vaše blago upravičeno do uvoz, lahko pa je bistvenega pomena za pridobitev znižanih tarifnih stopenj za uvoz iz držav, ki so navedene kot upravičenke regionalnih programov.
To potrdilo o poreklu, ki vsebuje podatke o vaših izdelkih, namembnem kraju in državi izvoza, bosta zahtevala špediter in carina.
Poleg zagotavljanja navodil za prevoz in dokumentacijo SLI olajšuje tudi nadzor izvoza. Popolna SLI olajša izvoz pošiljk in špediterju izda dovoljenje, da deluje kot pooblaščeni špediter za postopke, povezane z izvoznim nadzorom in carino.
Za ta dokument je odgovoren pošiljatelj.
Navodila za plačilo
Pripravi ga pošiljatelj in je znan tudi kot akreditiv ali dokumentarni akreditiv ter je osnovno plačilno sredstvo v mednarodni trgovinski transakciji. Gre za pisno obljubo banke, ki se zaveže v imenu kupca (uvoznika), da bo vam, prodajalcu (izvozniku), plačala določen znesek v dogovorjeni valuti.
Pogoj za izplačilo je pravočasna predložitev dokumentov in upoštevanje navedenih pogojev. To akreditivno pismo bosta zahtevala špediter in carina.
Pooblastilo
Ta dokument, ki ga pripravi pošiljatelj, je potreben le, če prosite špediterja za carinjenje vašega letalskega tovora. To je vaše pisno pooblastilo špediterju, da vas zastopa in deluje v vašem imenu pri carinskem organu. To lahko zahtevajo carinski organi.
Licenca za izvoz/uvoz
Za zračni prevoz izdelkov iz države ali v državo boste morda potrebovali izvozno/uvoz dovoljenje. Če želite ugotoviti, ali je za vaš letalski tovor potrebno dovoljenje, je treba opraviti skrbno raziskavo, vloge pa je treba vložiti pri ustrezni vladni agenciji. Po potrebi lahko za pomoč pri pridobivanju dovoljenj zaprosite špediterja. Ta dokument bo zahtevala carina.
Špediter vam pomaga pri izdelavi obeh vrst letalskih tovornih listov in spremljajočih nalepk za letalski tovor. Za namene združevanja tovora se lahko HAWB več pošiljateljev združijo v en MAWB. Oba letalska tovorna lista sta potrebna pri carinjenje.
Za ta dokument je odgovoren pošiljatelj, vendar vam pri tem lahko pomaga špediter.
Izjava/potrdilo o nevarnem blagu
Ta dokument potrjuje, da je nevarno blago v vašem letalskem tovoru ustrezno razvrščeno, pakirano in označeno v skladu s predpisi IATA o nevarnem blagu. Odvisno od izdelkov boste morda potrebovali tudi varnostni list materiala (MSDS). Oba dokumenta bosta zahtevala špediter in letalski prevoznik.
Za ta dokument je odgovoren pošiljatelj, vendar vam pri tem lahko pomaga špediter.
Izvozna/uvoz carinska deklaracija
V tem dokumentu, ki ga pripravi špediter, ko v vašem imenu opravi carinjenje na določenih lokacijah, je navedeno izvoženo blago, njegove količine, teže, vrednosti in namembni kraj. Uporablja se med carinjenje za izračun dajatev in davkov, ki veljajo za vaš letalski tovor, in se pripravi na podlagi obveznega trgovinskega računa in pakirnega seznama.
Carinske deklaracije se od države do države precej razlikujejo, saj imajo lahko posamezne države različne carinske predpise. Ta dokument bo zahtevala carina.
Izjava o litijevi bateriji
Ta dokument, ki ga pripravi vaš špediter, kadar vaš letalski tovor vsebuje litijeve baterije, potrjuje skladnost z vsemi zakonskimi zahtevami za letalski prevoz te vrste nevarnega blaga. To izjavo bo zahteval letalski prevoznik.
Potrdilo o poreklu
V tem dokumentu je navedena država porekla vašega blaga, torej kje je bilo izdelano. Občasno ga potrebujete za odločitev, ali je vaše blago upravičeno do uvoz, lahko pa je bistvenega pomena za pridobitev znižanih tarifnih stopenj za uvoz iz držav, ki so navedene kot upravičenke regionalnih programov.
To potrdilo o poreklu, ki vsebuje podatke o vaših izdelkih, namembnem kraju in državi izvoza, bosta zahtevala špediter in carina.
Poleg zagotavljanja navodil za prevoz in dokumentacijo SLI olajšuje tudi nadzor izvoza. Popolna SLI olajša izvoz pošiljk in špediterju izda dovoljenje, da deluje kot pooblaščeni špediter za postopke, povezane z izvoznim nadzorom in carino.
Za ta dokument je odgovoren pošiljatelj.
Navodila za plačilo
Pripravi ga pošiljatelj in je znan tudi kot akreditiv ali dokumentarni akreditiv ter je osnovno plačilno sredstvo v mednarodni trgovinski transakciji. Gre za pisno obljubo banke, ki se zaveže v imenu kupca (uvoznika), da bo vam, prodajalcu (izvozniku), plačala določen znesek v dogovorjeni valuti.
Pogoj za izplačilo je pravočasna predložitev dokumentov in upoštevanje navedenih pogojev. To akreditivno pismo bosta zahtevala špediter in carina.
Pooblastilo
Ta dokument, ki ga pripravi pošiljatelj, je potreben le, če prosite špediterja za carinjenje vašega letalskega tovora. To je vaše pisno pooblastilo špediterju, da vas zastopa in deluje v vašem imenu pri carinskem organu. To lahko zahtevajo carinski organi.
Licenca za izvoz/uvoz
Za zračni prevoz izdelkov iz države ali v državo boste morda potrebovali izvozno/uvoz dovoljenje. Če želite ugotoviti, ali je za vaš letalski tovor potrebno dovoljenje, je treba opraviti skrbno raziskavo, vloge pa je treba vložiti pri ustrezni vladni agenciji. Po potrebi lahko za pomoč pri pridobivanju dovoljenj zaprosite špediterja. Ta dokument bo zahtevala carina.
Špediter vam pomaga pri izdelavi obeh vrst letalskih tovornih listov in spremljajočih nalepk za letalski tovor. Za namene združevanja tovora se lahko HAWB več pošiljateljev združijo v en MAWB. Oba letalska tovorna lista sta potrebna pri carinjenje.
Za ta dokument je odgovoren pošiljatelj, vendar vam pri tem lahko pomaga špediter.
Izjava/potrdilo o nevarnem blagu
Ta dokument potrjuje, da je nevarno blago v vašem letalskem tovoru ustrezno razvrščeno, pakirano in označeno v skladu s predpisi IATA o nevarnem blagu. Odvisno od izdelkov boste morda potrebovali tudi varnostni list materiala (MSDS). Oba dokumenta bosta zahtevala špediter in letalski prevoznik.
Za ta dokument je odgovoren pošiljatelj, vendar vam pri tem lahko pomaga špediter.
Izvozna/uvoz carinska deklaracija
V tem dokumentu, ki ga pripravi špediter, ko v vašem imenu opravi carinjenje na določenih lokacijah, je navedeno izvoženo blago, njegove količine, teže, vrednosti in namembni kraj. Uporablja se med carinjenje za izračun dajatev in davkov, ki veljajo za vaš letalski tovor, in se pripravi na podlagi obveznega trgovinskega računa in pakirnega seznama.
Carinske deklaracije se od države do države precej razlikujejo, saj imajo lahko posamezne države različne carinske predpise. Ta dokument bo zahtevala carina.
Izjava o litijevi bateriji
Ta dokument, ki ga pripravi vaš špediter, kadar vaš letalski tovor vsebuje litijeve baterije, potrjuje skladnost z vsemi zakonskimi zahtevami za letalski prevoz te vrste nevarnega blaga. To izjavo bo zahteval letalski prevoznik.
Morda boste potrebovali dodatne listinske izjave. Letalski prevoznik lahko na primer zahteva, da upoštevate direktivo Uprave za varnost v prometu (TSA).
Ni bilo mogoče navesti vseh dokumentov, ki so lahko potrebni. V tem oddelku na primer ni bila obravnavana dokumentacija o zavarovalnih policah in načrtih zaščite. Vsaj ponuja pregled obveznih in najpogostejših dokumentov, ki spremljajo letalski tovor.
Poenostavitev dokumentacije za letalski tovorni promet
Če večkrat pošiljate isto vrsto blaga iz istega kraja izvora v isti namembni kraj, bo potrebnih manj sprememb v vaši dokumentaciji. Na podlagi tega bo prvi sklop dokumentov za vas najtežji, nato pa bo vse lažje!
Najboljši način za poenostavitev dokumentacije o letalskem tovoru je popolnoma digitalna dokumentacija. Vsi ustrezni elektronski dokumenti so lahko shranjeni v istem sistemu, ki je 24 ur na dan in 7 dni v tednu dostopen vsem pooblaščenim strankam. DHL Global Forwarding na primer ponuja platformo myDHLi, ki omogoča manj korakov in večjo funkcionalnost. V eno izjemno zmogljivo orodje z enim geslom združuje vse najpomembnejše spletne storitve za pošiljanje, vključno z dokumentacijo za letalski tovor.
Želite prebrati več zgodb o špediciji?
Vsak mesec prejmite najnovejše novice o letalski, pomorski in železniški špediciji v svoj nabiralnik, skupaj z rednimi vabili na naše spletne seminarje.
