Vous expédiez à l’étranger pour la première fois ? Avez-vous pensé à ce que vos marchandises soient dédouanées, sans accroc ? Après tout, tout retard est synonyme de retard pour vos clients. Comme l’explique cet article , il est essentiel d’être préparé.
La douane est un territoire délicat. Les expéditeurs jouent un rôle fondamental pour assurer un dédouanement en douceur, sans erreurs ni retards. Chez DHL, notre travail quotidien consiste à aider les clients à résoudre les problèmes douaniers, c’est pourquoi nous partagerons quelques informations sur les défis auxquels sont confrontés les nouveaux expéditeurs et expliquerons ce dont vous avez vraiment besoin et comment le faire.
Les deux principaux défis pour les primo-expéditeurs
Droits de douane et taxes
Le premier défi peut se résumer en un mot : les coûts. Certains expéditeurs novices ne se rendent pas compte qu’ils doivent payer des droits de douane et des taxes à l’importation aux autorités gouvernementales. Ils supposent qu’une fois qu’ils ont payé la compagnie maritime, c’est fini, c’est fait. Malheureusement, ce n’est pas le cas. Ces frais supplémentaires n’ont rien à voir avec votre fournisseur d’expédition, mais sont fixés par les autorités gouvernementales du pays vers lequel vous expédiez. DHL Express a développé MyGTS (My Global Trade Services), un portail dédié avec tous les outils dont vous aurez besoin pour faciliter les expéditions internationales, y compris un calculateur de coût au débarquement. Cela vous donnera une estimation du coût total de bout en bout de l’expédition d’un produit vers un autre pays, y compris tous les frais de transport, les frais de douane, les droits et taxes. Connaître ces coûts à l’avance aidera votre entreprise à respecter son budget.
Information et documentation
Le deuxième défi est la quantité d’informations et de documents exigés par les autorités douanières. Cela peut être effrayant pour les débutants, en particulier ceux qui expédient vers des pays où les autorités gouvernementales ont une bureaucratie complexe. Il varie également beaucoup en fonction de ce qui est expédié – par exemple, certains types de marchandises telles que les textiles et les cosmétiques peuvent nécessiter des licences, des permis ou des certificats spécifiques de la part des autorités douanières d’importation. Par conséquent, il est essentiel de rechercher les informations requises et les documents dont vous avez besoin, en fonction de ce que vous expédiez et des pays d’origine et de destination.
Avec l’essor du commerce électronique (et encore accéléré par la COVID), les autorités douanières s’éloignent des processus papier/« paperasserie » et s’orientent vers un environnement entièrement axé sur les données pour permettre des processus de dédouanement efficaces et basés sur les risques.
Par conséquent, il est essentiel que les expéditeurs fournissent des informations complètes et précises lors de la préparation de leurs expéditions, en accordant une attention particulière aux informations de la facture commerciale.
Que se passe-t-il si vous fournissez des informations ou des documents incorrects ?
Si, en tant qu’expéditeur, vous ne fournissez pas toutes les informations et tous les documents appropriés, ou si vous fournissez des données incomplètes ou incorrectes sur les factures commerciales ou les lettres de transport, le meilleur cas est que votre fournisseur d’expédition remarquera les données manquantes et mettra votre envoi en pause afin de vous alerter. Évidemment, cela retarde votre livraison.
D’autre part, si la société de transport ne repère pas vos informations manquantes, votre envoi peut être retenu par les autorités douanières jusqu’à ce que toutes les informations et documents corrects soient fournis. Malheureusement, vous pouvez être facturé pour le stockage jusqu’à ce que le processus de dédouanement soit terminé. Quoi qu’il en soit, votre client final (le destinataire) subira des retards dans la réception de ses marchandises, devra peut-être faire face à des frais de livraison supplémentaires et se sentira frustré à la fois par vous et par la société de transport. Et c’est quelque chose que nous aimerions tous éviter !
L’information la plus importante est la plus élémentaire
Il est particulièrement important de fournir des informations correctes et complètes sur l’expéditeur et l’importateur (c’est-à-dire votre client) sur la facture commerciale. Les informations sur l’importateur, y compris les coordonnées telles que son nom complet, son adresse, son numéro de téléphone portable et son adresse e-mail, sont essentielles. En cas de retard dans le pays de destination, la compagnie maritime (ou même les autorités douanières) peut avoir besoin de pouvoir contacter l’importateur. S’ils ne peuvent pas facilement joindre l’importateur, le dédouanement à l’importation des marchandises peut être retardé, ou l’envoi peut même vous être retourné.
Donnez toujours une description correcte des marchandises
Une description précise sur la facture commerciale du contenu exact de votre envoi – la description des marchandises – est également très importante pour assurer un processus de dédouanement sans heurts. D’une part, les autorités douanières l’utiliseront pour analyser si votre envoi présente un risque pour la sécurité, sur la base de l’analyse des données de l’expédition. La description des marchandises est également essentielle pour déterminer d’autres éléments clés, tels que le code du Système harmonisé (SH) – qui est pertinent pour le montant des droits de douane et taxes à l’importation à payer.
Lorsque vous fournissez la description des marchandises sur la facture commerciale, vous devez être détaillé et précis. Vous devez indiquer de quoi il s’agit, à quelle fin il est utilisé et de quoi il est fait. Par exemple, au lieu de « Vêtements », écrivez « T-shirt pour femme en 100% coton ». Vous trouverez d’autres exemples de bonnes et de mauvaises descriptions dans notre guide détaillé des douanes.
Codes SH et comment trouver le bon
En plus des descriptions complètes et exactes des marchandises, un autre élément clé pour les expéditeurs est d’indiquer le code du Système harmonisé (SH) respectif sur la facture commerciale. Le code SH détermine le taux de droits de douane à l’importation que vous paierez, en fonction de ce que vous expédiez, et détermine également les éventuelles restrictions à l’importation, et si des licences sont requises.
Le code du Système harmonisé (SH) est une norme internationale élaborée par l’Organisation mondiale des douanes (OMD). Chaque pays importateur a son propre tableau de taux de droits associé à chaque code SH – et il y en a beaucoup !
MyGTS dispose d’un outil « Trouver des codes tarifaires » pour vous aider à trouver les bons codes SH pour classer vos produits. Vous pouvez rechercher des codes SH à l’aide de mots-clés ou du répertoire de codes.
Nous offrons également un service qui vous permet (l’expéditeur) de payer les droits de douane et les taxes à l’importation au nom de l’importateur (destinataire). Si vous choisissez à l’avance de payer tous les frais DHL lors de la réservation d’un envoi (au nom de vos clients/destinataires des marchandises), DHL déboursera les droits de douane et taxes à l’importation et vous les facturera (ainsi que d’autres frais liés aux douanes, le cas échéant). Ce service est connu sous le nom de service de facturation DHL Duty Tax Paid (DTP) - veuillez contacter votre représentant DHL Express pour plus d’informations.
Aucun expéditeur n’aime payer des droits et des taxes, mais ne soyez pas tenté d’utiliser le mauvais code SH pour obtenir un taux de droits moins élevé. Si vous êtes pris au dépourvu, en plus de devoir payer le bon taux, vous serez probablement condamné à une amende par les autorités douanières, ou pire encore, des pénalités pourraient être applicables.
Soyez transparent sur la valeur de votre envoi
Une autre façon dont certains expéditeurs essaient de réduire leurs frais de droits et taxes est de sous-évaluer leur expédition. Nous vous le déconseillons vivement !
Il est essentiel que vous déclariez sur la facture commerciale la valeur réelle des marchandises vendues, avec une transparence à 100%. En fonction de l’Incoterm utilisé, les frais de transport et l’assurance doivent également être indiqués.
Si les autorités douanières soupçonnent que vos marchandises sont sous-évaluées, le destinataire sera contacté et invité à fournir une copie de la preuve de paiement ou de réception des marchandises achetées, afin que les autorités puissent comparer avec la valeur déclarée de la facture commerciale.
Si la sous-évaluation est confirmée, les autorités douanières vous factureront non seulement le montant correct des droits de douane et taxes à l’importation (sur la base de la valeur réelle des marchandises), mais pourront également vous infliger une amende et exiger une vérification de vos envois précédents.
Soyez prêt à prouver votre identité
En plus des coordonnées, les autorités douanières demandent de plus en plus diverses méthodes d’identification à l’expéditeur ou au destinataire, ou aux deux. Par exemple, elles peuvent demander le numéro de permis de conduire ou le numéro de passeport d’un destinataire ou une copie de sa carte d’identité. Certaines autorités exigent même que le récepteur installe une application sur son smartphone afin de vérifier son identité.
Au besoin, il est recommandé d’obtenir l’identification de l’importateur (à l’avance) et de fournir ces informations lors de la préparation de l’envoi (si cela est nécessaire pour ce pays d’importation spécifique). Cela accélérera le processus de dédouanement à destination, en évitant à la compagnie maritime d’avoir à contacter le destinataire pour recueillir ces informations.
Les autorités sévissent contre les importateurs illégaux, et on ne peut pas vraiment leur en vouloir. Après tout, si quelqu’un essaie d’expédier ou de recevoir quelque chose en utilisant une fausse identité, il y a de fortes chances que ce soit illégal !
Il peut vous être demandé de vous immatriculer et de collecter la TVA
Si vous vendez en ligne, il se peut que l’on vous demande de vous immatriculer à la TVA dans le pays de l’acheteur et de déclarer la TVA du pays de destination sur la facture commerciale, ainsi que votre numéro d’immatriculation à la TVA. Dans ce scénario, la TVA à l’importation doit être payée lors du dédouanement des expéditions, mais peut être déduite ultérieurement. Alternativement, la TVA douanière à l’importation peut être payée dans un « modèle de collecte du fournisseur » où le vendeur calcule la TVA à l’avance lors de la vente des marchandises et paie les autorités de manière centralisée et de manière consolidée et non transactionnelle. Il s’agit d’une tendance croissante dans le monde entier, comme en Australie et dans l’Union européenne, par exemple.
Lorsque vous vendez en ligne dans l’Union européenne (UE), par exemple, vous pouvez choisir d’utiliser le service de facturation DTP (Duty Tax Paid) de DHL, où DHL paie la TVA douanière à l’importation aux autorités lors de l’importation, puis vous restitue, ou vous pouvez vous inscrire au système IOSS (Import One Stop Shop) de l’Union européenne, où la TVA est collectée par le vendeur en ligne au moment de l’achat (et le vendeur en ligne paie ensuite l’administration fiscale dans l’UE via une déclaration mensuelle de TVA centralisée).
Cela semble compliqué ? Avec MyGTS, c’est plus simple
L’expédition transfrontalière peut sembler complexe, avec tous les documents et réglementations douanières à naviguer. Mais MyGTS (My Global Trade Services) de DHL Express est une plateforme gratuite et conviviale qui vous aidera à planifier et à gérer tous les aspects de l’expédition internationale.
Il s’agit d’un moyen rapide et facile de trouver les codes SH de vos marchandises, d’obtenir une estimation du coût au débarquement de votre envoi et de recevoir des conseils sur les restrictions d’importation de chaque pays avant de procéder à l’expédition. Tout cela signifie que vos marchandises arrivent là où elles doivent être sans délai.
Avec MyGTS, vous pouvez développer votre activité sur de nouveaux marchés transfrontaliers – il n’y a pas de limites ! Inscrivez-vous ici.
Nos meilleurs conseils pour les nouveaux expéditeurs transfrontaliers
Recherche, recherche, recherche
Renseignez-vous sur les coûts d’importation liés aux droits et taxes. Recherchez les informations et la documentation nécessaires pour votre type de produit particulier. Renseignez-vous sur les restrictions à l’importation de ce produit dans différents pays.
Le fait de le faire dès le départ (« Right 1st Time ») réduira non seulement les problèmes à l’avenir, mais donnera également à votre client final la meilleure expérience possible.
Facture commerciale QUALITÉ DES DONNÉES
Enfin, assurez-vous de fournir des informations complètes et exactes sur la facture commerciale lors de la création de votre expédition, afin d’éviter tout type de retard dû à des données manquantes, notamment :
Informations sur l’expéditeur/l’exportateur et le destinataire/importateur : indiquez le nom complet, l’adresse complète (rue, numéro, ville, pays, code postal) et les coordonnées (numéro de téléphone et e-mail).
Numéro d’identification : le cas échéant, veuillez indiquer le numéro d’identification de l’expéditeur/destinataire, par exemple : numéro de TVA/TPS, numéro EORI, etc.
Descriptions des marchandises : descriptions des articles de base des produits (dans un langage détaillé, précis et simple).
Code du Système harmonisé (SH) et pays d’origine : code SH de l’article (de préférence le code tarifaire d’importation complet) et pays d’origine (généralement le pays dans lequel les marchandises ont été produites ou fabriquées).
Valeurs et devise : valeur du poste de la marchandise et ventilation supplémentaire des éléments de coût applicables (par exemple, assurance, fret, emballage, etc.), avec la devise dans laquelle la transaction a eu lieu
Poids/unité et quantité : indiquez le poids brut/net, l’unité (par exemple, KG) et la quantité (par exemple, 2 articles) au niveau de l’article.
INCOTERMS® et lieu : inclure les INCOTERMS® et placer (comme requis par la condition applicable).
Déclaration de preuve d’origine : le cas échéant, incluez la déclaration de preuve d’origine sur la facture pour être admissible aux taux de droits de douane préférentiels (également connu sous le nom de « Déclaration d’origine », « Déclaration de pays d’origine », etc.)
Raison de l’exportation : veuillez indiquer la raison de l’exportation, par exemple, permanent, réparation et retour, temporaire, cadeaux.
Autres exigences : il est essentiel que vous vérifiiez si d’autres exigences s’appliquent à vos marchandises, par exemple, des licences d’exportation ou d’importation, d’autres exigences gouvernementales (par exemple, les lois vétérinaires et phytosanitaires), etc.
En fournissant des informations complètes et exactes dès le départ (lors de la création de votre envoi), vous éviterez les retards potentiels.
En offrant à vos clients la meilleure expérience possible, vous les encouragerez à commander chez vous encore et encore.
En tant qu’entreprise la plus internationale au monde, opérant dans plus de 220 pays et territoires, DHL Express peut vous aider à naviguer dans le commerce transfrontalier, en éliminant la complexité des douanes !
Pour plus d’informations, téléchargez nos directives mondiales pour les clients des douanes ici.
