Leitfaden für Versender zur Luftfrachtdokumentation
Verstehen Sie die Anforderungen an Ihre Waren, um Verzögerungen und Bußgelder zu vermeiden
Die Luftfrachtdokumentation ist komplex - und schon kleine Fehler können zu verspäteten oder fehlgeschlagenen Sendungen, höheren Lagergebühren und sogar Bußgeldern führen. Dieser Artikel bietet einen Leitfaden für die vielen Variablen, die mit der Luftfrachtdokumentation einhergehen - insbesondere die unterschiedlichen Anforderungen je nach Art der Waren und dem Urpsrungs- und Bestimmungsort der Sendung.
Warum ist Dokumentation wichtig?
Die Länder verlangen Luftfrachtdokumente, um die per Luftfracht ein- oder ausgehenden Waren zu kontrollieren.
Darüber hinaus spielt die Dokumentation bei internationalen Transaktionen eine wichtige Rolle. Verkäufer und Käufer benötigen Dokumente für die Buchhaltung, die Rechnungslegung, die Besteuerung und die Ausfuhr- und Einfuhrformalitäten. Sie verlangen auch Dokumente für Zahlungen mit Akkreditiven und anderen dokumentarischen Zahlungsmitteln. Und auch Spediteure und Fluggesellschaften benötigen diese Dokumente zur Einhaltung von Vorschriften
Was macht eine gute Dokumentation aus?
Die Konsistenz der Dokumente ist entscheidend. Daher muss bei der Erstellung, Vorlage und Überprüfung aller Arten von Luftfrachtdokumenten auf Konsistenz geachtet werden.
Obligatorische Dokumente (und wer sie ausstellt)
Als Verlader sind Sie für die Erstellung von drei obligatorischen Dokumenten verantwortlich, die Sie Ihrem Spediteur vorlegen müssen. Darüber hinaus gibt es einige obligatorische Dokumente, die direkt von Ihrem Spediteur erstellt werden müssen.
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Anweisungen des Versenders (SLI)
Sie wird auch als Ausfuhranmeldung des Versenders bezeichnet und ist ein Genehmigungsdokument, das der Exporteur seinen Agenten oder Spediteuren ausstellt. Das SLI-Dokument enthält vor allem Einzelheiten zu den Versandbedingungen, die es dem Transportunternehmen ermöglichen, einen Luftfrachtbrief im Namen des Exporteurs auszustellen. Sie enthält auch Anweisungen für den Spediteur, wie die Sendung effektiv oder ohne physische Beschädigung der Produkte zu handhaben, zu lagern, zu laden und zu entladen ist.
Ein SLI bietet nicht nur Transport- und Dokumentationsanweisungen, sondern erleichtert auch die Exportkontrolle. Ein vollständiges SLI ermöglicht Exportsendungen und erteilt einem Spediteur die Erlaubnis, als zugelassener Spediteur für die Exportkontrolle und zollrelevante Prozesse zu fungieren.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Versenders.
Handelsrechnung
Dieses obligatorische Dokument beschreibt die Handelstransaktion zwischen dem Verkäufer (Versender) und dem Käufer (Importeur). Als solches ist es ein wichtiges Buchhaltungsdokument, welches das Wensentliche enthält, was für die Einhaltung der Ausfuhrbestimmungen und die Zollabfertigung erforderlich ist. Diese Rechnung wird von Ihrem Spediteur und vom Zoll verlangt.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Versenders
Packliste
Dieses obligatorische Dokument enthält eine detaillierte Beschreibung Ihrer Luftfracht - die Arten und Mengen der einzelnen Artikel, die Angabe, wie die Sendung verpackt wurde und welche Zeichen und Nummern auf der Außenseite der Verpackung der Sendung vermerkt sind. Sie ist ausführlicher als die Handelsrechnung, enthält aber keine Preisangaben. Sie ist kein Ersatz für die Handelsrechnung. Diese Packliste wird von Ihrem Spediteur benötigt und kann vom Zoll verlangt werden.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Versenders.
Luftfrachtbriefe
Ein Luftfrachtbrief ist eine Art Vertrag, der für den Luftfrachttransport verwendet wird. Es ist ein nicht verhandelbares Transportdokument, das den Transport von Fracht von Flughafen zu Flughafen abdeckt. Er gilt nur für die genannten Parteien (Spediteur und Verlader/Fluggesellschaft) und kann nicht auf andere Parteien übertragen werden.
Es gibt zwei verschiedene Luftfrachtbriefe: den House Air Waybill (HAWB), bei dem es sich um einen Beförderungsvertrag zwischen dem Versender und dem Spediteur handelt, und den Master Air Waybill (MAWB), der von den Fluggesellschaften als Beförderungsvertrag zwischen dem Spediteur und der Fluggesellschaft ausgestellt wird. Wenn die Sendung gebucht ist, stellt die Fluggesellschaft einen MAWB an den Spediteur aus, der wiederum seinen eigenen HAWB an seinen Kunden ausstellt.
In beiden Fällen dient der Luftfrachtbrief als Nachweis über den Erhalt der Waren, die Bedingungen, unter denen die Beförderung erfolgt, und die Vereinbarung, die Waren zum Bestimmungsort zu liefern. Dies bedeutet, dass der Luftfrachtbrief sowohl ein Beleg für den Wareneingang als auch ein Liefervertrag ist.
Ihr Spediteur hilft Ihnen bei der Erstellung beider Arten von Luftfrachtbriefen und den dazugehörigen Luftfrachtetiketten. Für die Zwecke der Frachtkonsolidierung können HAWBs von mehreren Verladern in einem MAWB zusammengefasst werden. Die beiden Luftfrachtbriefe werden bei der Zollabfertigung benötigt.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Spediteurs.
Frachtmanifest
In diesem Dokument, das von Ihrem Spediteur erstellt wird, sind alle Waren der Luftfrachtsendung aufgeführt. Darin werden die Einzelheiten dieser Sendungen beschrieben - wie die Nummern der Beförderungsdokumente, Absender, Empfänger, Zeichen und Nummern, Anzahl und Art der Packstücke, Beschreibungen und Mengen - nicht aber die Frachtkosten. Ihr Spediteur wird dieses Dokument verwenden, um Paletten zu erstellen und die Konsolidierung loser Güter vor dem Lufttransport vorzubereiten. Das Frachtmanifest wird von der Fluggesellschaft benötigt und kann auch vom Zoll verlangt werden.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Spediteurs.
Rechnung
Sie wird von Ihrem Spediteur erstellt und ist die Rechnung des Spediteurs an Sie, den Verlader.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Spediteurs.
Anweisungen des Versenders (SLI)
Sie wird auch als Ausfuhranmeldung des Versenders bezeichnet und ist ein Genehmigungsdokument, das der Exporteur seinen Agenten oder Spediteuren ausstellt. Das SLI-Dokument enthält vor allem Einzelheiten zu den Versandbedingungen, die es dem Transportunternehmen ermöglichen, einen Luftfrachtbrief im Namen des Exporteurs auszustellen. Sie enthält auch Anweisungen für den Spediteur, wie die Sendung effektiv oder ohne physische Beschädigung der Produkte zu handhaben, zu lagern, zu laden und zu entladen ist.
Ein SLI bietet nicht nur Transport- und Dokumentationsanweisungen, sondern erleichtert auch die Exportkontrolle. Ein vollständiges SLI ermöglicht Exportsendungen und erteilt einem Spediteur die Erlaubnis, als zugelassener Spediteur für die Exportkontrolle und zollrelevante Prozesse zu fungieren.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Versenders.
Handelsrechnung
Dieses obligatorische Dokument beschreibt die Handelstransaktion zwischen dem Verkäufer (Versender) und dem Käufer (Importeur). Als solches ist es ein wichtiges Buchhaltungsdokument, welches das Wensentliche enthält, was für die Einhaltung der Ausfuhrbestimmungen und die Zollabfertigung erforderlich ist. Diese Rechnung wird von Ihrem Spediteur und vom Zoll verlangt.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Versenders
Packliste
Dieses obligatorische Dokument enthält eine detaillierte Beschreibung Ihrer Luftfracht - die Arten und Mengen der einzelnen Artikel, die Angabe, wie die Sendung verpackt wurde und welche Zeichen und Nummern auf der Außenseite der Verpackung der Sendung vermerkt sind. Sie ist ausführlicher als die Handelsrechnung, enthält aber keine Preisangaben. Sie ist kein Ersatz für die Handelsrechnung. Diese Packliste wird von Ihrem Spediteur benötigt und kann vom Zoll verlangt werden.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Versenders.
Luftfrachtbriefe
Ein Luftfrachtbrief ist eine Art Vertrag, der für den Luftfrachttransport verwendet wird. Es ist ein nicht verhandelbares Transportdokument, das den Transport von Fracht von Flughafen zu Flughafen abdeckt. Er gilt nur für die genannten Parteien (Spediteur und Verlader/Fluggesellschaft) und kann nicht auf andere Parteien übertragen werden.
Es gibt zwei verschiedene Luftfrachtbriefe: den House Air Waybill (HAWB), bei dem es sich um einen Beförderungsvertrag zwischen dem Versender und dem Spediteur handelt, und den Master Air Waybill (MAWB), der von den Fluggesellschaften als Beförderungsvertrag zwischen dem Spediteur und der Fluggesellschaft ausgestellt wird. Wenn die Sendung gebucht ist, stellt die Fluggesellschaft einen MAWB an den Spediteur aus, der wiederum seinen eigenen HAWB an seinen Kunden ausstellt.
In beiden Fällen dient der Luftfrachtbrief als Nachweis über den Erhalt der Waren, die Bedingungen, unter denen die Beförderung erfolgt, und die Vereinbarung, die Waren zum Bestimmungsort zu liefern. Dies bedeutet, dass der Luftfrachtbrief sowohl ein Beleg für den Wareneingang als auch ein Liefervertrag ist.
Ihr Spediteur hilft Ihnen bei der Erstellung beider Arten von Luftfrachtbriefen und den dazugehörigen Luftfrachtetiketten. Für die Zwecke der Frachtkonsolidierung können HAWBs von mehreren Verladern in einem MAWB zusammengefasst werden. Die beiden Luftfrachtbriefe werden bei der Zollabfertigung benötigt.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Spediteurs.
Frachtmanifest
In diesem Dokument, das von Ihrem Spediteur erstellt wird, sind alle Waren der Luftfrachtsendung aufgeführt. Darin werden die Einzelheiten dieser Sendungen beschrieben - wie die Nummern der Beförderungsdokumente, Absender, Empfänger, Zeichen und Nummern, Anzahl und Art der Packstücke, Beschreibungen und Mengen - nicht aber die Frachtkosten. Ihr Spediteur wird dieses Dokument verwenden, um Paletten zu erstellen und die Konsolidierung loser Güter vor dem Lufttransport vorzubereiten. Das Frachtmanifest wird von der Fluggesellschaft benötigt und kann auch vom Zoll verlangt werden.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Spediteurs.
Rechnung
Sie wird von Ihrem Spediteur erstellt und ist die Rechnung des Spediteurs an Sie, den Verlader.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Spediteurs.
Zusätzliche Dokumente für den Luftfrachtversand
Je nach Art der Waren und dem Ursprungs- und Bestimmungsort Ihrer Luftfracht können eine Reihe zusätzlicher Dokumente erforderlich sein. Einige müssen Sie als Verlader vorbereiten, aber Sie können möglicherweise Ihren Spediteur beauftragen, manche davon in Ihrem Namen vorzubereiten. Andere können Sie von Ihrem Spediteur erwarten.
Ursprungszeugnis
In diesem Dokument wird das Ursprungsland Ihrer Waren angegeben, d.h. wo sie hergestellt wurden. Es wird gelegentlich benötigt, um festzustellen, ob Ihre Waren für die Einfuhr zugelassen sind und es kann von entscheidender Bedeutung sein, um reduzierte Importzollsätze zu erhalten, wenn ein Handelsabkommen besteht.
Dieses Ursprungszeugnis, das Informationen über Ihre Produkte, den Bestimmungsort und das Ausfuhrland enthält, wird von Ihrem Spediteur und dem Zoll verlangt.
Ein SLI bietet nicht nur Transport- und Dokumentationsanweisungen, sondern erleichtert auch die Exportkontrolle. Ein vollständiges SLI erleichtert die Ausfuhr von Sendungen und erteilt einem Spediteur die Erlaubnis, als zugelassener Spediteur für die Exportkontrolle und zollrelevante Prozesse zu fungieren.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Versenders.
Zahlungsanweisungen
Das vom Verlader erstellte Akkreditiv, auch Dokumentenakkreditiv genannt, ist ein wichtiges Zahlungsmittel bei internationalen Handelsgeschäften. Es handelt sich dabei um eine schriftliche Zusage einer Bank, die sich im Namen des Käufers (des Importeurs) verpflichtet, Ihnen, dem Verkäufer (dem Exporteur), eine bestimmte Summe in einer vereinbarten Währung zu zahlen.
Diese Zahlung setzt voraus, dass Sie die Unterlagen rechtzeitig einreichen und die genannten Bedingungen einhalten. Dieses Akkreditiv wird von Ihrem Spediteur und vom Zoll verlangt.
Vollmacht
Dieses vom Versender vorbereitete Dokument wird nur benötigt, wenn Sie Ihren Spediteur bitten, die Zollabfertigung für Ihre Luftfracht zu übernehmen. Es ist Ihre schriftliche Vollmacht, dass der Spediteur Sie vertritt und in Ihrem Namen bei einer Zollbehörde handelt. Sie kann vom Zoll verlangt werden.
Export/Import-Lizenz
Möglicherweise benötigen Sie eine Export-/Importlizenz, um Produkte auf dem Luftweg aus einem Land heraus oder in ein Land hinein zu befördern. Um festzustellen, ob für Ihre Luftfrachtsendungen eine Lizenz erforderlich ist, sind sorgfältige Recherchen erforderlich, und die Anträge müssen bei der zuständigen Regierungsbehörde gestellt werden. Bei Bedarf können Sie Ihren Spediteur um Hilfe bei den Lizenzen bitten. Dieses Dokument wird vom Zoll verlangt.
Ihr Spediteur hilft Ihnen bei der Erstellung beider Arten von Luftfrachtbriefen und den dazugehörigen Luftfrachtetiketten. Für die Zwecke der Frachtkonsolidierung können HAWBs von mehreren Verladern in einem MAWB zusammengefasst werden. Die beiden Luftfrachtbriefe werden bei der Zollabfertigung benötigt.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Verladers, aber Ihr Spediteur kann Sie dabei unterstützen.
Gefahrguterklärung
Dieses Dokument bestätigt, dass alle gefährlichen Güter in Ihrer Luftfracht gemäß den IATA-Gefahrgutvorschriften ordnungsgemäß klassifiziert, verpackt und etikettiert sind. Je nach Artikel benötigen Sie möglicherweise auch ein Sicherheitsdatenblatt (MSDS). Beide Dokumente werden sowohl von Ihrem Spediteur als auch von der Fluggesellschaft verlangt.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Verladers, aber Ihr Spediteur kann Sie dabei unterstützen.
Zollanmeldung für Export/Import
Dieses Dokument wird von Ihrem Spediteur erstellt, wenn er die Zollabfertigung in Ihrem Namen durchführt, und gibt die ausgeführten Waren mit ihren Mengen, Gewichten, Werten und ihrem Bestimmungsort an. Sie wird bei der Zollabfertigung verwendet, um die für Ihre Luftfracht geltenden Zölle und Steuern zu berechnen, und wird anhand Ihrer obligatorischen Handelsrechnung und Packliste erstellt.
Bei den Zollerklärungen gibt es von Land zu Land erhebliche Unterschiede, da jedes Land andere Zollvorschriften haben kann. Dieses Dokument wird vom Zoll verlangt.
Lithium-Batterie-Erklärung
Dieses Dokument wird von Ihrem Spediteur erstellt, wenn Ihre Luftfracht Lithiumbatterien enthält. Es bestätigt die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften für den Lufttransport dieser Art von Gefahrgut. Diese Erklärung wird von der Fluggesellschaft verlangt.
Ursprungszeugnis
In diesem Dokument wird das Ursprungsland Ihrer Waren angegeben, d.h. wo sie hergestellt wurden. Es wird gelegentlich benötigt, um festzustellen, ob Ihre Waren für die Einfuhr zugelassen sind und es kann von entscheidender Bedeutung sein, um reduzierte Importzollsätze zu erhalten, wenn ein Handelsabkommen besteht.
Dieses Ursprungszeugnis, das Informationen über Ihre Produkte, den Bestimmungsort und das Ausfuhrland enthält, wird von Ihrem Spediteur und dem Zoll verlangt.
Ein SLI bietet nicht nur Transport- und Dokumentationsanweisungen, sondern erleichtert auch die Exportkontrolle. Ein vollständiges SLI erleichtert die Ausfuhr von Sendungen und erteilt einem Spediteur die Erlaubnis, als zugelassener Spediteur für die Exportkontrolle und zollrelevante Prozesse zu fungieren.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Versenders.
Zahlungsanweisungen
Das vom Verlader erstellte Akkreditiv, auch Dokumentenakkreditiv genannt, ist ein wichtiges Zahlungsmittel bei internationalen Handelsgeschäften. Es handelt sich dabei um eine schriftliche Zusage einer Bank, die sich im Namen des Käufers (des Importeurs) verpflichtet, Ihnen, dem Verkäufer (dem Exporteur), eine bestimmte Summe in einer vereinbarten Währung zu zahlen.
Diese Zahlung setzt voraus, dass Sie die Unterlagen rechtzeitig einreichen und die genannten Bedingungen einhalten. Dieses Akkreditiv wird von Ihrem Spediteur und vom Zoll verlangt.
Vollmacht
Dieses vom Versender vorbereitete Dokument wird nur benötigt, wenn Sie Ihren Spediteur bitten, die Zollabfertigung für Ihre Luftfracht zu übernehmen. Es ist Ihre schriftliche Vollmacht, dass der Spediteur Sie vertritt und in Ihrem Namen bei einer Zollbehörde handelt. Sie kann vom Zoll verlangt werden.
Export/Import-Lizenz
Möglicherweise benötigen Sie eine Export-/Importlizenz, um Produkte auf dem Luftweg aus einem Land heraus oder in ein Land hinein zu befördern. Um festzustellen, ob für Ihre Luftfrachtsendungen eine Lizenz erforderlich ist, sind sorgfältige Recherchen erforderlich, und die Anträge müssen bei der zuständigen Regierungsbehörde gestellt werden. Bei Bedarf können Sie Ihren Spediteur um Hilfe bei den Lizenzen bitten. Dieses Dokument wird vom Zoll verlangt.
Ihr Spediteur hilft Ihnen bei der Erstellung beider Arten von Luftfrachtbriefen und den dazugehörigen Luftfrachtetiketten. Für die Zwecke der Frachtkonsolidierung können HAWBs von mehreren Verladern in einem MAWB zusammengefasst werden. Die beiden Luftfrachtbriefe werden bei der Zollabfertigung benötigt.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Verladers, aber Ihr Spediteur kann Sie dabei unterstützen.
Gefahrguterklärung
Dieses Dokument bestätigt, dass alle gefährlichen Güter in Ihrer Luftfracht gemäß den IATA-Gefahrgutvorschriften ordnungsgemäß klassifiziert, verpackt und etikettiert sind. Je nach Artikel benötigen Sie möglicherweise auch ein Sicherheitsdatenblatt (MSDS). Beide Dokumente werden sowohl von Ihrem Spediteur als auch von der Fluggesellschaft verlangt.
Dieses Dokument liegt in der Verantwortung des Verladers, aber Ihr Spediteur kann Sie dabei unterstützen.
Zollanmeldung für Export/Import
Dieses Dokument wird von Ihrem Spediteur erstellt, wenn er die Zollabfertigung in Ihrem Namen durchführt, und gibt die ausgeführten Waren mit ihren Mengen, Gewichten, Werten und ihrem Bestimmungsort an. Sie wird bei der Zollabfertigung verwendet, um die für Ihre Luftfracht geltenden Zölle und Steuern zu berechnen, und wird anhand Ihrer obligatorischen Handelsrechnung und Packliste erstellt.
Bei den Zollerklärungen gibt es von Land zu Land erhebliche Unterschiede, da jedes Land andere Zollvorschriften haben kann. Dieses Dokument wird vom Zoll verlangt.
Lithium-Batterie-Erklärung
Dieses Dokument wird von Ihrem Spediteur erstellt, wenn Ihre Luftfracht Lithiumbatterien enthält. Es bestätigt die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften für den Lufttransport dieser Art von Gefahrgut. Diese Erklärung wird von der Fluggesellschaft verlangt.
Möglicherweise benötigen Sie zusätzliche dokumentarische Erklärungen. Zum Beispiel kann eine Fluggesellschaft von Ihnen verlangen, dass Sie eine Richtlinie der Transportation Security Administration (TSA) einhalten.
Es war nicht möglich, alle Dokumente aufzulisten, die möglicherweise erforderlich sind. In diesem Abschnitt wurden zum Beispiel Versicherungspolicen und Protection Plan Dokumentation nicht behandelt. Aber es bietet zumindest einen Überblick über die obligatorischen und häufigsten Dokumente, die die Luftfracht begleiten.
Vereinfachung der Luftfrachtdokumentation
Wenn Sie dieselbe Art von Waren wiederholt vom selben Ursprung zum selben Bestimmungsort befördern, sind weniger Änderungen in Ihren Unterlagen erforderlich. Darauf basierend wird das erste Set von Dokumenten die größte Herausforderung für Sie sein, aber danach sollte es einfacher werden!
Der beste Weg zur Vereinfachung der Luftfrachtdokumentation ist die vollständige Digitalisierung. Alle relevanten elektronischen Dokumente können gemeinsam in einem System abgelegt werden, auf das alle berechtigten Parteien rund um die Uhr zugreifen können. DHL Global Forwarding bietet zum Beispiel die myDHLi-Plattform an, bei der weniger Schritte und mehr Funktionalität im Vordergrund stehen. Es integriert alle Ihre wichtigsten Online-Transportdienstleistungen und -services - einschließlich Luftfrachtdokumentation - in einem unglaublich leistungsstarken Tool mit einem einzigen Passwort.
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