Giải thích về Incoterms®

Incoterms® được xây dựng thành bộ quy tắc cho dịch vụ chuyển phát quốc tế, nhằm đảm bảo hoạt động giao thương trên toàn thế giới diễn ra suôn sẻ. Bộ quy tắc này thường được sử dụng dưới dạng viết tắt, chẳng hạn như FOB (Giao hàng lên Tàu) hoặc CIF (Tiền hàng, Bảo hiểm và Cước phí) và đôi khi có thể dẫn đến sự hiểu sai giữa các đối tác kinh doanh. Hãy làm theo hướng dẫn của các Chuyên gia Khai thác Vận tải và đảm bảo rằng bộ quy tắc Incoterms® hiện tại luôn mang lại lợi ích cho bạn.

Theo hợp đồng bán hàng, Incoterms® xác định quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan đến việc cung cấp hàng hóa từ người bán đến người mua. Bộ quy tắc này đưa ra một khuôn khổ chung để hiểu rõ cách tổ chức hoạt động vận chuyển và bên nào thực hiện việc này, bên nào chịu rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển và bên nào chịu trách nhiệm về an ninh của lô hàng cũng như việc tuân thủ thủ tục hải quan.

Incoterms® luôn có cấu trúc giống nhau, đó là từ viết tắt gồm 3 chữ cái đi kèm với tên địa điểm. Tên địa điểm đóng vai trò quan trọng vì nó cho biết chi phí vận chuyển được chuyển từ người bán sang người mua ở đâu. Tuy nhiên, trong mỗi điều khoản Incoterm, tên địa điểm giống nhau có thể không cho biết nơi rủi ro được chuyển nhượng, cũng như không cung cấp thông tin về địa điểm và đối tượng thực hiện việc bảo hiểm vận chuyển.

Bộ quy tắc Incoterms® 2020 hiện tại có 11 điều khoản. Trong đó 4 điều khoản được xây dựng dành riêng cho dịch vụ vận tải đường biển, vì chúng chỉ áp dụng cho dịch vụ vận tải đường biển và lãnh hải; 7 điều khoản còn lại được áp dụng cho hàng hóa được chuyển phát bằng bất kỳ loại phương thức vận chuyển nào, bao gồm cả đường thủy.

Ý nghĩa trong Incoterms®: Với lô hàng EXW (Giá xuất Xưởng), hầu hết mọi nghĩa vụ sẽ thuộc trách nhiệm của người mua. Chúng được chuyển đến người nhận vào thời gian và tại địa điểm giao hàng ban đầu.

Người bán đảm bảo chuyển hàng hóa sang người mua tại địa điểm đã chọn.

Người mua tổ chức toàn bộ việc chuyển phát từ nơi xếp hàng, bao gồm cả công tác vận chuyển chính, đồng thời chịu mọi rủi ro kể từ thời điểm nhận hàng từ người bán. Trách nhiệm này bao gồm cả việc làm thủ tục thông quan hải quan cho hàng xuất khẩu.

Ý nghĩa trong Incoterms®: Với điều khoản Giao hàng cho Người chuyên chở (FCA), Giao Dọc Mạn Tàu (FAS) và Giao hàng lên Tàu (FOB), người bán không phải thanh toán cho việc vận chuyển chính và hàng hóa được chuyển giao tại địa điểm do các bên thỏa thuận tại quốc gia của người bán.

Người bán sẽ làm thủ tục thông quan hải quan cho lô hàng xuất khẩu. Họ chuyển hàng hóa đến địa điểm giao hàng đã xác định.

Người mua chịu trách nhiệm ký hợp đồng vận chuyển chính, lựa chọn hãng chuyên chở hoặc đơn vị khai thác vận chuyển, đồng thời theo dõi chi phí vận chuyển. Họ có trách nhiệm trả thuế hải quan cho hàng nhập khẩu.

Ý nghĩa trong Incoterms®: Với điều khoản Cước phí Trả tới (CPT), Cước phí và Bảo hiểm Trả Tới (CIP), Tiền hàng & Cước phí (CFR) và Tiền hàng, Bảo hiểm và Cước phí (CIF), người bán sẽ thanh toán cho việc vận chuyển chính, tuy nhiên rủi ro được chuyển sang bên khác khi họ bàn giao hàng hóa cho người vận chuyển đầu tiên. Hai trong số các điều khoản này sẽ buộc người bán phải có nghĩa vụ bảo hiểm hàng hóa cho người mua.

Người bán chịu trách nhiệm ký hợp đồng vận chuyển chính, lựa chọn hãng chuyên chở hoặc đơn vị khai thác vận chuyển, đồng thời theo dõi chi phí vận chuyển. Họ sắp xếp việc giao hàng đến nơi xếp hàng trong quá trình vận chuyển chính và đây là nơi rủi ro cũng sẽ được chuyển sang người mua. Họ có trách nhiệm làm thủ tục thông quan hải quan cho hàng xuất khẩu.

Người mua chịu rủi ro về hư hỏng hoặc mất mát hàng hóa trong quá trình vận chuyển chính. Họ cũng dựa vào người bán để cung cấp thông tin chính xác cho người vận chuyển chính. Họ có trách nhiệm làm thủ tục thông quan hải quan cho hàng nhập khẩu.

Ý nghĩa trong Incoterms®: Đây là nhóm liên quan đến "toàn bộ việc giao hàng", bao gồm Giao và Dỡ Hàng tại Nơi đến (DPU), Giao hàng tại Nơi đến (DPA) và Giao hàng đã nộp Thuế Nhập khẩu (DDP). Hầu hết các chi phí và nghĩa vụ do người bán chịu trách nhiệm và được chuyển sang người mua khi họ nhận hàng tại nước đến.

Người bán chịu trách nhiệm ký hợp đồng vận chuyển chính, lựa chọn hãng chuyên chở hoặc đơn vị khai thác vận chuyển, đồng thời theo dõi chi phí vận chuyển. Họ sắp xếp việc giao hàng đến nơi xếp hàng trong quá trình vận chuyển chính và đây là nơi rủi ro cũng sẽ được chuyển sang người mua. Họ chịu trách nhiệm làm thủ tục thông quan hải quan cho hàng xuất khẩu và cả hàng nhập khẩu trong trường hợp áp dụng điều khoản Giao hàng đã nộp Thuế Nhập khẩu (DDP).

Người mua chịu trách nhiệm dỡ hàng tại địa điểm chuyển giao hàng hóa (trừ trường hợp áp dụng điều khoản Giao và Dỡ Hàng tại Nơi đến (DPU)).

Các điều khoản Giao Dọc Mạn Tàu (FAS), Giao hàng lên Tàu (FOB), Tiền hàng và Cước phí (CFR) và Tiền hàng, Bảo hiểm và Cước phí (CIF) được thiết kế cho phương thức vận chuyển bằng đường biển hoặc đường thủy. Nếu các điều khoản này đạt được thỏa thuận, thì người bán có nghĩa vụ xuất trình vận đơn hoặc chứng từ vận tải đường biển khác tại thời điểm giao hàng.

Theo logic, bạn không nên áp dụng các điều khoản này nếu lô hàng của bạn không được vận chuyển trên sà lan hoặc tàu trong chặng quốc tế. Các điều khoản vận chuyển Incoterms® khác có thể dùng cho phương thức vận tải đường biển, đường hàng không và đường sắt.

Các quy tắc Incoterms dành riêng cho đường biển và đường thủy thường ngụ ý rằng người vận chuyển bằng đường biển là bên thứ ba. Tuy nhiên, trong trường hợp thuê tàu, bên thuê tàu (người mua hoặc người bán) sẽ được coi là người vận chuyển. Điểm thảo luận chính cần làm rõ giữa các bên là trách nhiệm xếp hàng lên tàu và dỡ hàng khỏi tàu.

Vận chuyển nội địa và chặng chính không chỉ bao gồm thời gian vận chuyển container hoặc pallet của bạn trên tàu hoặc xe tải mà còn bao gồm cả việc giám sát quá trình xếp dỡ và tính toàn vẹn nói chung của hàng hóa trong suốt hành trình vận chuyển.

Hãy cùng xem xét ví dụ cụ thể về việc vận chuyển hàng dễ hư hỏng. Nếu người bán sở hữu một số thiết bị cần thiết và/hoặc có khả năng tiếp cận kiến thức chuyên môn để vận chuyển những mặt hàng đó trên quãng đường dài (giả sử như nhân viên được đào tạo chuyên môn, container lạnh…) còn người mua thì không, thì việc giao cho người bán trách nhiệm quản lý việc vận chuyển thông qua điều khoản Giao hàng tại Nơi đến (DAP) là hợp lý.

Nói một cách khái quát hơn thì việc lựa chọn giữa các điều khoản của Nhóm F, C hoặc D cũng có thể được quyết định dựa trên khả năng của người bán hoặc người mua trong việc ký kết hợp đồng vận chuyển có lợi nhất. Ở một số quốc gia, người bán hoặc người mua có thể bị ràng buộc về mặt pháp lý khi sử dụng hãng vận chuyển quốc gia.

Cuối cùng, bên nào có khả năng giám sát và kiểm soát tốt nhất phí lưu bãi, lưu container và lưu kho? Hãy để đơn vị khai thác vận tải mang đến cho bạn quyền kiểm soát chuỗi cung ứng của chính bạn. 

Tìm hiểu Phần Giải thích Phí Lưu bãi

Hãy bảo hiểm hàng hóa của bạn. Với tư cách là người mua, nếu bạn muốn thể hiện rõ ràng trong hợp đồng rằng nhà cung ứng của bạn chịu trách nhiệm bảo hiểm hàng hóa, thì hãy sử dụng điều khoản vận chuyển Incoterms® có liên quan để hỗ trợ giao dịch của bạn: bạn có thể chọn điều khoản Tiền hàng, Bảo hiểm và Cước phí (CIF) hoặc Cước phí và Bảo hiểm Trả Tới (CIP). Hãy xác định trực tiếp những loại rủi ro mà bảo hiểm sẽ chi trả trong hợp đồng.

Trong thương mại quốc tế, thuế hải quan xuất khẩu thường do người bán chịu, còn thuế nhập khẩu do người mua chịu. Việc làm thủ tục thông quan cho hàng xuất hoặc nhập khẩu còn bao gồm cả giấy phép và giấy đăng ký cần thiết để lô hàng của bạn tuân thủ quy định.

Do đó, trong một số trường hợp nhất định, bạn nên để người mua chịu trách nhiệm về quy trình này ở cả khâu nhập và xuất khẩu bằng cách sử dụng điều khoản Giá xuất Xưởng (EXW).

Nếu người bán thực hiện các thủ tục này ở cả khâu xuất và nhập khẩu của hành trình vận chuyển thì sẽ tốt hơn, hãy chọn điều khoản Giao hàng đã nộp Thuế Nhập khẩu (DDP) trong Incoterm®.

Bạn đã chọn được điều khoản Incoterm phù hợp với lô hàng của mình chưa? Hãy chắc chắn rằng bạn đang sử dụng phiên bản 2020.

Kiến thức là đồng minh tốt nhất của bạn – hãy đảm bảo rằng bạn biết điều khoản Incoterms® mà bạn chọn là điều khoản phù hợp nhất. 

Xem Incoterms® trong Trung tâm Trợ giúp

Ngoài kiến thức lý thuyết, hãy tự hỏi bản thân một số câu hỏi trước khi đưa ra quyết định. Bên nào có nhiều khả năng đưa ra quyết định đúng đắn? Cách tốt nhất để vận chuyển hàng hóa cụ thể của bạn là gì? Có cần bảo hiểm không (chúng tôi nhận thấy bảo hiểm thường là cần thiết)?

Đúng Địa điểm
Để đảm bảo áp dụng đúng điều khoản Incoterm, điều khoản đó phải được nêu rõ trong hợp đồng bán hàng của bạn với cấu trúc sau:

[Selected Incoterms®], [Named location], [in accordance with Incoterms® 2020]ví dụ: CIF, Long Beach, Incoterms® 2020

Điều khoản Incoterm chỉ có hiệu lực khi các bên ký hợp đồng đã xác định vị trí thành phố hoặc cảng. Hãy chỉ định các địa điểm này chính xác nhất có thể.

Đúng Phiên bản
Bạn vẫn có thể sử dụng Incoterms® 2010, Incoterms® 2000 và thậm chí là phiên bản Incoterms® cũ hơn. Do đó, khi quy định các điều khoản giao hàng, bạn cần nêu rõ phiên bản Incoterms® nào sẽ được sử dụng.

Bộ quy tắc Incoterms® chỉ quy định cách phân chia chi phí và rủi ro vận chuyển giữa người mua và người bán như đã trình bày ở trên.

Bộ quy tắc Incoterms® không quy định mức giá phải thanh toán cho hàng hóa cũng như phương thức thanh toán.

Bộ quy tắc Incoterms® cũng không quy định việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa hoặc định đoạt hàng hóa trong trường hợp vi phạm hợp đồng. Những vấn đề này thường được quy định bằng điều khoản rõ ràng trong hợp đồng bán hàng hoặc trong luật pháp áp dụng cho vấn đề đó. Ngoài ra, các bên còn bị ràng buộc chặt chẽ với luật pháp địa phương – các luật này có thể được ưu tiên áp dụng hơn bất cứ điều khoản nào trong hợp đồng bán hàng, bao gồm cả điều khoản Incoterms® đã chọn.

Hóa đơn lô hàng của bạn sẽ được sử dụng làm cơ sở để xác định giá trị hải quan của nó.

Do đó, nếu hợp đồng của bạn cho thấy các bên đã thống nhất áp dụng điều khoản Giá xuất Xưởng (EXW) cho dịch vụ vận chuyển nhưng hóa đơn lại ghi là vận chuyển theo điều khoản Cước phí và Bảo hiểm Trả Tới (CIP), thì điều này sẽ làm nảy sinh câu hỏi và có khả năng khiến quá trình thông quan hàng hóa của bạn bị chậm trễ. Vấn đề này rất quan trọng nếu hợp đồng của bạn không quy định rằng có thể thiết lập các điều kiện khác về vận chuyển hoặc định giá hàng hóa trên hóa đơn.

Các quy tắc Incoterms được tạo ra để mang đến khung tham chiếu chung cho dịch vụ vận chuyển quốc tế và từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại toàn cầu. Với phiên bản mới hiện hành, việc tăng cường trao đổi về hàm ý cụ thể của điều khoản Incoterms® đã chọn sẽ luôn mang lại lợi ích! Điều khoản Giá xuất Xưởng (EXW) và Giao hàng cho Người chuyên chở (FCA) là các ví dụ tuyệt vời.

Theo điều khoản Giao hàng cho Người chuyên chở (FCA), người bán sẽ chuyển hàng hóa sang người vận chuyển hoặc một người khác do người mua chỉ định, ngay tại cơ sở của người bán tại một địa điểm khác đã chỉ định. Phiên bản 2020 của bộ quy tắc Incoterms® có quy định rằng người mua phải thông báo cho người bán khoảng thời gian hoặc ngày chính xác để người vận chuyển (hoặc bên khác được chỉ định) đến lấy hàng.

Không giống như điều khoản Giá xuất Xưởng (EXW) có nội dung gần tương tự, điều khoản Giao hàng cho Người chuyên chở (FCA) không quy định người bán có nghĩa vụ thông báo cho người mua về việc hàng hóa đã sẵn sàng để giao hay chưa nên người mua sẽ không có cơ sở để khiếu nại về vấn đề đó. Bạn nên thận trọng và thông báo điều này cho khách hàng biết!