Thủ tục thông quan Hải quan: Những Điều Bạn Cần Biết

Khi hàng hóa di chuyển từ quốc gia này sang quốc gia khác, có một bước mà lô hàng quốc tế của bạn không thể tránh khỏi đó là làm thủ tục thông quan hải quan. Các thủ tục hải quan thường do chuyên gia chuyên trách thực hiện, tuy nhiên việc chuẩn bị tốt có thể giúp bạn tránh được tình trạng chậm trễ và sự thất vọng không đáng có: Các Chuyên gia Vận chuyển Hàng hóa sẽ chia sẻ một số phương pháp hay nhất mà bạn có thể áp dụng ngay hôm nay để quá trình này diễn ra suôn sẻ.

Việc mô tả chính xác hàng hóa mà bạn gửi sẽ giúp bạn xử lý suôn sẻ các thủ tục hải quan. Bạn sẽ làm được điều này nhờ mã hàng hóa tiêu chuẩn quốc tế, còn gọi là Mã Hệ thống Hài hòa (HS). Mã này sẽ đảm bảo cơ quan Hải quan áp dụng đúng loại thuế hàng hóa và thuế cho lô hàng của bạn. Xin lưu ý rằng Mã HS khác nhau tùy theo quốc gia, vì vậy điều quan trọng là phải đảm bảo bạn phân loại sản phẩm chính xác cho cả quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu.

• Mã HS chung gồm 6 chữ số của      Tổ chức Hải quan Thế giới
• Tại Liên minh Châu Âu, hãy xem      TARIC
• Tại Vương quốc Anh, hãy xem      Mã Thuế quan Vương quốc Anh
• Tại Hoa Kỳ, hãy xem      Biểu Thuế quan Hài hòa
• Tại các quốc gia trong khối Mercosur (Uruguay, Paraguay, Brazil và Argentina), hãy xem Nomenclatura Comun do Mercosur

Bạn đã nhận dạng chính xác các mặt hàng trong lô hàng của mình – nhưng liệu hàng hóa có thể rời khỏi quốc gia hoặc đi đến điểm đến không? Đặc biệt là với khâu nhập khẩu, một số hàng hóa có thể phải tuân theo quy định của cơ quan chính phủ và phải có giấy phép hoặc giấy đăng ký khác tùy vào tính chất của hàng hóa, chẳng hạn như sản phẩm liên quan đến sức khỏe có thể cần giấy phép của Cơ quan Y tế. Điều quan trọng là bạn phải tìm hiểu các yêu cầu cụ thể đối với lô hàng của mình trước khi nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa.

• Hàng lưỡng dụng. Hàng lưỡng dụng là hàng hóa có thể được sử dụng cho cả mục đích dân sự và quân sự. Hàng lưỡng dụng bao gồm sản phẩm chế tạo, phụ tùng máy móc, phần mềm và công nghệ. Cơ quan nhà nước là đơn vị quản lý việc xuất khẩu, quá cảnh và giao dịch nói chung đối với các mặt hàng đó trên thị trường quốc tế. Trong một số trường hợp, việc xuất khẩu đến một số quốc gia có thể bị cấm – điều này còn gọi là cấm vận.
• Sản phẩm nông nghiệp – Để bảo vệ nền kinh tế nông nghiệp của nước mình, các quốc gia đã áp dụng các biện pháp cụ thể nhằm hạn chế hoặc cấm nhập khẩu – đây còn gọi là hạn ngạch.
• Hàng tiêu thụ đặc biệt – Một số hàng hóa sẽ phải chịu gánh nặng thuế nhập khẩu cao dựa trên số lượng nhập khẩu ngoài giá trị của hàng hóa – bao gồm đồ uống có cồn, thuốc lá, nhiên liệu và dầu khoáng

Hàng hóa của bạn cũng có thể phải trải qua một số thủ tục nhất định, không phân biệt tính chất của hàng hóa. Nếu hàng hóa của bạn chỉ xuất khẩu hoặc nhập khẩu tạm thời, chẳng hạn như trong quá trình di chuyển xuyên quốc gia tới điểm đến cuối cùng, thì bạn có thể cần phải làm Thủ tục quá cảnh hoặc xin cấp Sổ tạm quản ATA phòng trường hợp bị tính phí hải quan.

Hóa đơn có định dạng phù hợp sẽ giúp cơ quan hải quan, đối tác kinh doanh ở nước ngoài và người môi giới hải quan của bạn dễ dàng kiểm soát lô hàng. Sau đây là những thông tin nên có trên hóa đơn:

• Mã HS cho mỗi món hàng, cho cả quốc gia Nhập khẩu và Xuất khẩu
• Tổng tiềnchưa bao gồm thuế GTGT
• Tiền tệ sử dụng cho giao dịch
• Số hóa đơn
• Tên và địa chỉ của người gửi (tức là người bán) và người nhận (người mua)
• Mã số thuế GTGT – Mục này không bắt buộc đối với cả người gửi và người nhận, tuy nhiên việc cung cấp mã số này của cả hai bên có thể đẩy nhanh đáng kể quá trình làm thủ tục
• Đối với hàng xuất khẩu từ và nhập khẩu vào châu Âu, hãy cung cấp số EORI (Số Đăng ký và Nhận dạng Doanh nghiệp) để người môi giới hải quan của bạn có thể thực hiện các hoạt động cần thiết.
• Thông tin về tổng trọng lượng và số kiện hàng khớp với tất cả các chứng từ vận chuyển khác.

Người môi giới sẽ cần đến những chứng từ này cả ở điểm đi và điểm đến, dù hàng hóa của bạn đang được thông quan để xuất khẩu hay nhập khẩu:

• Tên và số điện thoại liên hệ của Người nhận và Người gửi: Người môi giới của bạn sẽ cần liên hệ với người nhận hoặc người gửi để sắp xếp thủ tục thông quan hải quan.
• Phiếu đóng gói: Phiếu này phải khớp với tất cả các chứng từ vận chuyển khác về tổng trọng lượng cũng như số kiện hàng.
• Quốc gia Xuất xứ: Cơ quan hải quan có thể yêu cầu xuất trình bằng chứng về xuất xứ trong quá trình thông quan cho hàng xuất khẩu. Đây là thông tin bắt buộc phải có đối với hàng nhập khẩu nếu bạn muốn được hưởng thuế hải quan nhập khẩu thấp hơn hoặc không phải chịu thuế.
• Các loại giấy phép tùy vào sản phẩm của bạn – Giấy phép có bắt buộc không? Trong một số trường hợp, cơ quan hải quan sẽ cần phải kiểm tra hàng hóa kỹ hơn trước khi cho phép xuất cảnh – quy trình này thường được gọi là kiểm soát xuất khẩu. Trong trường hợp này, bạn phải trình bày rõ tính chất và mục đích của hàng hóa với cơ quan hải quan tại nước xuất khẩu.

Cơ quan hải quan có thể tiến hành kiểm tra theo hình thức vật lý hoặc chỉ xem xét chứng từ của lô hàng. Theo đó, họ sẽ áp dụng các cấp độ thủ tục kiểm soát khác nhau để đảm bảo rằng khâu xuất khẩu hàng hóa tuân thủ luật pháp và quy định trong nước cũng như quốc tế. Họ có thể yêu cầu kiểm tra container, các sản phẩm có trong container hoặc yêu cầu bạn chứng minh được công năng sử dụng của sản phẩm trước khi cho phép xuất khẩu.

Đây là mẹo nâng cao của chúng tôi: Hãy hỏi ý kiến của người môi giới hải quan trước khi xuất khẩu bằng cách cung cấp các mẫu chứng từ và thông tin về tính chất cũng như công năng sử dụng hợp lý của hàng hóa. Điều này sẽ cho phép các chuyên gia của bạn giúp bạn tránh được sự chậm trễ hoặc các khoản phạt không đáng có.

Nếu bạn sử dụng dịch vụ của người môi giới hải quan, quá trình nhập khẩu và kiểm soát sẽ diễn ra tương tự như quá trình thông quan xuất khẩu. Điều quan trọng là bạn phải chia sẻ kế hoạch chuyển phát với người môi giới, cùng với tất cả các chứng từ cần thiết – sau đó, họ sẽ tạo tờ khai hải quan tuân thủ quy định. Các chứng từ chính vẫn giống như những gì đã trình bày ở trên, tuy nhiên bạn cần đặc biệt chú ý đến giấy phép nhập khẩu và bằng chứng xuất xứ.

Dựa trên chứng từ do người môi giới của bạn xuất trình, cơ quan Hải quan sẽ quyết định cho phép nhập khẩu hàng hóa hoặc tiến hành kiểm tra giao dịch. Nếu trường hợp sau xảy ra, người môi giới hải quan sẽ phối hợp với bạn để giải quyết thêm những việc cần làm.

Trừ trường hợp được miễn trừ, tất cả hàng hóa thương mại nhập khẩu đều phải chịu thuế hải quan và các loại thuế khác dựa trên hệ thống phân loại thuế quan theo Mã HS của mặt hàng đó. Nói chung, người nhập khẩu ủy thác sẽ thanh toán thuế hàng hóa nhập khẩu và các loại thuế khác.

Một số hàng hóa cũng bị đánh các loại thuế khác. Các loại thuế này bao gồm thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế chống bán phá giá được áp dụng cho hàng hóa có giá thấp hơn rất nhiều so với giá trị của nó trên thị trường nhập khẩu.

• Giao dịch của bạn có mã số thuế GTGT ở cả quốc gia đi và quốc gia đến không?
• Thanh toán trực tiếp hay trả chậm? Hãy đảm bảo rằng bạn có thể thanh toán thuế hải quan, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT trực tiếp hoặc thông qua tài khoản trả chậm. Người môi giới hải quan cũng có thể nhận một khoản phụ phí cước biển nhỏ để thay mặt bạn chi trả và hoàn tất việc thanh toán thuế.
• Bạn có sẵn đúng loại Giấy Ủy quyền không? Nếu đang sử dụng người môi giới hải quan, thì bạn và các đối tác thương mại của bạn cần ủy quyền đúng cách để cho phép họ đứng ra giải quyết công việc thay cho bạn.
• Bạn có số EORI không? Để xuất khẩu từ hoặc nhập khẩu vào châu Âu, bạn cần đáp ứng đủ điều kiện trở thành doanh nghiệp đã đăng ký, hoặc sử dụng người môi giới hải quan là doanh nghiệp được ủy quyền.

Các chứng từ nhận được trong quá trình thông quan phải được lưu giữ trong một khoảng thời gian nhất định – khoảng thời gian này khác nhau theo mỗi quốc gia nhưng có thể lên đến 10 năm hoặc lâu hơn. Dành cho mục đích kiểm tra việc tuân thủ. DHL Global Forwarding cung cấp dịch vụ lưu trữ chứng từ nên nếu cơ quan hải quan có thắc mắc thì họ sẽ nhanh chóng nhận được câu trả lời hữu ích, còn bạn sẽ không gặp phải rủi ro bị truy tố.

Bạn đã làm xong thủ tục thông quan xuất và nhập khẩu cũng như thanh toán tiền thuế? Đã đến lúc giao lô hàng của bạn tới điểm đến. Hãy trải nghiệm hành trình xuất nhập khẩu liền mạch với DHL Global Forwarding.