Voor het eerst verzenden naar het buitenland? Heb je er al nagedacht over een vlotte inklaring bij de douane? Elke vertraging betekent immers ook een vertraging voor jouw klanten. Zoals in dit artikel wordt uitgelegd, is het essentieel om voorbereid te zijn.
De douaneformaliteiten zijn een lastig terrein. Verzenders spelen een fundamentele rol bij een vlotte douaneafhandeling, zonder fouten of vertragingen. Bij DHL bestaat ons dagelijks werk uit het ondersteunen van klanten met douanekwesties, dus we zullen wat inzichten delen in de uitdagingen waarmee verzenders die voor het eerst verzenden te maken krijgen en uitleggen wat je echt goed moet doen - en hoe je dat doet.
De twee belangrijkste uitdagingen voor beginnende verladers
Douanerechten en belastingen
De eerste uitdaging kan in één woord worden samengevat: kosten. Sommige verzenders realiseren zich niet dat ze invoerrechten en belastingen moeten betalen aan overheidsinstanties. Ze gaan ervan uit dat als ze eenmaal de logistieke partner hebben betaald, dat het klaar is - klaar. Helaas is dat niet het geval. Deze extra kosten hebben niets te maken met de vervoerder, maar worden vastgesteld door de overheidsinstanties van het land waarnaar je verzendt. Ze kunnen een vervelende schok zijn, dus zorg ervoor dat je de kosten kent die gemoeid zijn voor elke importmarkt en houd er rekening mee bij jouw budgettering.
Informatie en documentatie
De tweede uitdaging is de hoeveelheid informatie en documentatie die de douaneautoriteiten nodig hebben. Dit kan beangstigend zijn voor beginners, vooral degenen die verzenden naar landen waar de overheidsinstanties een complexe bureaucratie hebben. Het varieert ook sterk, afhankelijk van wat er wordt verzonden - voor bepaalde soorten goederen, zoals textiel en cosmetica, kunnen bijvoorbeeld specifieke licenties, vergunningen of certificaten van de invoerdouaneautoriteiten nodig zijn. Daarom is het van vitaal belang om te onderzoeken welke informatie vereist is en welke documenten je nodig hebt afhankelijk van wat je verzendt en afhankelijk van de landen van herkomst en bestemming.
Douaneautoriteiten evoluerennaar een volledig datagestuurde omgeving om efficiënte en op risico's gebaseerde inklaringsprocessen mogelijk te maken.
Daarom is het van essentieel belang dat verzenders volledige en nauwkeurige informatie verstrekken bij het voorbereiden van hun zendingen, met speciale aandacht voor de informatie over de handelsfactuur.
Wat gebeurt er als je onjuiste informatie of documentatie verstrekt?
Als je als verzender niet alle juiste informatie en documenten verstrekt, of onvolledige of onjuiste gegevens verstrekt op handelsfacturen of vrachtbrieven, is de impact in het beste geval dat jouw vervoerder de ontbrekende gegevens opmerkt en je zending pauzeert om je te waarschuwen. Dit vertraagt uiteraard de levering.
Aan de andere kant, als de logistieke partner de ontbrekende informatie niet opmerkt, kan je zending door de douane worden vastgehouden totdat alle juiste informatie en documentatie is verstrekt. Helaas kunnen er kosten in rekening worden gebracht voor de opslag totdat het inklaringsproces is voltooid. Hoe dan ook, de gefrustreerde eindklant (de ontvanger) voelt deze vertraging en wordt mogelijks geconfronteerd met extra bezorgkosten. Iets dat je zeker wilt vermijden.
De belangrijkste informatie is de meest eenvoudige info
Het is met name belangrijk om correcte, volledige informatie over de verzender en importeur (d.w.z. jouw klant) op de handelsfactuur te vermelden. De informatie van de importeur, inclusief contactgegevens zoals hun volledige naam, adres, mobiel telefoonnummer en e-mailadres, is van vitaal belang. Als er een oponthoud is in het land van bestemming, moet de logistieke partner (of zelfs de douaneautoriteiten) mogelijk contact kunnen opnemen met de importeur. Als ze de importeur niet gemakkelijk kunnen bereiken, kan de inklaring van de goederen vertraging oplopen of kan de zending zelfs naar jou worden teruggestuurd.
Geef altijd een goede omschrijving van de goederen
Een nauwkeurige beschrijving op de handelsfactuur van de exacte inhoud van jouw zending – de goederenomschrijving – is ook erg belangrijk om een soepel inklaringsproces te garanderen. Om te beginnen zullen de douaneautoriteiten het gebruiken om te analyseren of jouw zending enige vorm van beveiligings-/veiligheidsrisico vormt, op basis van analyses van de verzendgegevens. De omschrijving van de goederen is ook essentieel om andere belangrijke elementen te bepalen, zoals de code van het geharmoniseerd systeem (HS) - die relevant is voor het bedrag aan invoerrechten en belastingen dat moet worden betaald.
Wanneer je de goederenbeschrijving op de handelsfactuur verstrekt, moet je gedetailleerd en nauwkeurig zijn. Je moet aangeven wat de goederen zijn, voor welk doel de goederen worden gebruikt en waarvan ze zijn gemaakt. Schrijf bijvoorbeeld in plaats van 'Kleding' 'Dames-T-shirt gemaakt van 100% katoen'. Meer voorbeelden van goede en slechte beschrijvingen vind je in onze gedetailleerde douanegids.
HS-codes en hoe u de juiste kunt vinden
Naast volledige en nauwkeurige goederenbeschrijvingen is een ander belangrijk element voor verzenders om de respectieve Harmonized System (HS)-code op de handelsfactuur aan te geven. De HS-code bepaalt het invoertarief dat u betaalt, afhankelijk van wat u verzendt, en bepaalt ook mogelijke invoerbeperkingen en of licenties vereist zijn.
De Harmonized System (HS)-code is een internationale standaard die is ontwikkeld door de Werelddouaneorganisatie (WDO). Elk importland heeft zijn eigen tabel met invoerrechten die aan elke HS-code zijn gekoppeld - en dat zijn er veel!
Bij DHL Express hebben we een tool ontwikkeld waarmee onze klanten de juiste HS-code kunnen vinden. Het heet DHL MyGTS.
We bieden ook een service waarmee jij (de verzender) namens de importeur (ontvanger) invoerrechten en belastingen kunt betalen. Als je er vooraf voor kiest om alle DHL-kosten te betalen bij het boeken van een zending (namens jouw klanten/ontvangers van de goederen), dan zal DHL de douanerechten en belastingen bij invoer uitgeven en deze aan jou terugbetalen (samen met andere douanegerelateerde kosten, indien van toepassing). Deze service staat bekend als de DHL Duty Tax Paid (DTP) Billing Service – neem contact op met jouw DHL Express-vertegenwoordiger voor meer informatie.
Geen enkele verzender vindt het leuk om invoerrechten en belastingen te betalen, maar laat je niet verleiden om de verkeerde HS-code te gebruiken om een goedkoper invoerrecht te krijgen. Als je wordt betrapt, krijg je bovenop de kosten voor de invoerrechten waarschijnlijk een boete van de douane.
Wees transparant over de waarde van je zending
Een andere manier waarop sommige verzenders de kosten voor invoerrechten en belastingen proberen te drukken, is door hun zending te onderwaarderen. We raden dit ten zeerste af!
Het is essentieel dat je op de handelsfactuur de werkelijke waarde van de verkochte goederen vermeldt, met 100% transparantie. Afhankelijk van de gebruikte Incoterm moeten ook Vrachtkosten en Verzekering worden vermeld.
Als de douane vermoedt dat je goederen ondergewaardeerd zijn, wordt er contact opgenomen met de ontvanger en gevraagd om een kopie van het betalingsbewijs of het ontvangstbewijs van de gekochte goederen, zodat de autoriteiten een vergelijking kunnen maken met de aangegeven waarde op de handelsfactuur.
Als de onderwaardering wordt bevestigd, zullen de douaneautoriteiten je niet alleen het juiste bedrag aan invoerrechten en -belastingen aanrekenen (gebaseerd op de werkelijke waarde van de goederen), maar kunnen ze je ook een boete opleggen en eisen dat je eerdere zendingen worden gecontroleerd.
Wees klaar om uw identiteit te bewijzen
Naast contactgegevens vragen douaneautoriteiten steeds vaker om verschillende identificatiemethoden van de verzender of ontvanger, of allebei. Ze kunnen bijvoorbeeld vragen om het rijbewijsnummer, paspoortnummer of een kopie van de identiteitskaart van de ontvanger. Sommige autoriteiten eisen zelfs dat de ontvanger een applicatie op zijn smartphone installeert om zijn identiteit te verifiëren.
Indien nodig is het aan te raden dat jij (de verzender) de identificatie van de importeur (vooraf) verkrijgt en deze informatie verstrekt bij het voorbereiden van de zending (indien vereist voor dat specifieke importland). Dit versnelt het inklaringsproces op de plaats van bestemming, omdat de rederij dan geen contact hoeft op te nemen met de ontvanger om deze informatie te verzamelen.
De autoriteiten treden hard op tegen illegale importeurs en je kunt het ze niet echt kwalijk nemen. Immers, als iemand iets probeert te verzenden of ontvangen met een valse identiteit, is de kans groot dat het illegaal is!
Onze beste tips voor beginnende verzenders
Onderzoek, onderzoek, onderzoek
Onderzoek de invoerkosten in verband met heffingen en belastingen. Onderzoek welke informatie en documentatie nodig is voor uw specifieke type product. Onderzoek de importbeperkingen voor dat product in verschillende landen. Door dit vooraf te doen ('Right 1st Time') vermindert je niet alleen eventuele problemen in de toekomst, maar krijgt jouw eindklant ook de best mogelijke ervaring.
Handelsfactuur KWALITEIT GEGEVENS
Tot slot, zorg ervoor dat je volledige en nauwkeurige commerciële factuurgegevens verstrekt wanneer je je zending aanmaakt, om vertragingen door ontbrekende gegevens te voorkomen - inclusief:
Informatie over verzender/exporteur en ontvanger/importeur: vermeld de volledige naam, het volledige adres (straat, nummer, stad, land, postcode) en contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres).
Identificatienummer : indien van toepassing, vermeld het identificatienummer van de verzender/ontvanger, bijvoorbeeld: btw-/GST-nummer, EORI-nummer, enz.
Goederenbeschrijvingen: beschrijvingen van de goederen (in gedetailleerde, precieze en duidelijke taal).
Harmonized System (HS)-code en land van oorsprong: HS-code (bij voorkeur de volledige invoertariefcode) en land van oorsprong (meestal het land waarin de goederen zijn geproduceerd of vervaardigd).
Waarden en valuta: de postwaarde van de goederen en een bijkomende uitsplitsing van de toepasselijke kostenelementen (bv. verzekering, vracht, verpakking, enz.), met de valuta waarin de transactie plaatsvond
Gewicht/ eenheid en hoeveelheid: geef het bruto-/nettogewicht, de eenheid (bijv. KG) en de hoeveelheid (bijv. 2 items) aan.
INCOTERMS en Place: inclusief de INCOTERMS® ® en plaats (zoals vereist onder de toepasselijke termijn).
Verklaring van bewijs van oorsprong: indien van toepassing, voeg de verklaring van bewijs van oorsprong toe aan de factuur om in aanmerking te komen voor preferentiële douanerechten (ook bekend als 'verklaring van oorsprong', 'verklaring van land van oorsprong', enz.)
Reden voor export: geef de reden voor export aan, bijv. permanent, reparatie en retour, tijdelijk, geschenken.
Andere vereisten: het is essentieel dat je controleert of er andere vereisten van toepassing zijn op je goederen, bijv. export-/importvergunningen, andere overheidsvereisten, enz.
Door vooraf (bij het aanmaken van je zending) volledige en nauwkeurige informatie te verstrekken, voorkom je mogelijke vertragingen.
Door klanten de best mogelijke ervaring te bieden, moedig je hen aan om keer op keer bij jou te bestellen.
Als het meest internationale bedrijf ter wereld, actief in meer dan 220 landen en gebieden, kan DHL Express je helpen - we zorgen voor de afhandeling van alle douaneformaliteiten.
