Conseils douaniers pour les nouveaux expéditeurs

Les douanes sont un territoire délicat. Les expéditeurs jouent un rôle fondamental pour assurer un dédouanement sans heurts, sans erreurs ni retards. Chez DHL, notre travail quotidien consiste à aider les clients à résoudre leurs problèmes douaniers, c’est pourquoi nous partagerons quelques informations sur les défis auxquels sont confrontés les nouveaux expéditeurs et vous expliquerons ce dont vous avez vraiment besoin pour bien faire - et comment le faire.

Les deux principaux défis pour les nouveaux expéditeurs

Droits de douane et taxes

Le premier défi peut se résumer en un mot : les coûts. Certains nouveaux expéditeurs ne se rendent pas compte qu’ils doivent payer des droits de douane et des taxes à l’importation aux autorités gouvernementales. Ils supposent qu’une fois qu’ils ont payé la compagnie maritime, c’est tout. Malheureusement, ce n’est pas le cas. Ces frais supplémentaires n’ont rien à voir avec votre fournisseur d’expédition, mais sont fixés par les autorités gouvernementales du pays vers lequel vous expédiez. Ils peuvent être un choc désagréable, alors assurez-vous de connaître les coûts impliqués pour chaque marché d’importation et de budgétiser en conséquence.

Informations et documentation

Le deuxième défi est la quantité d’informations et de documents exigés par les autorités douanières. Cela peut être effrayant pour les débutants, en particulier ceux qui expédient dans des pays où les autorités gouvernementales ont une bureaucratie complexe. Cela varie également beaucoup en fonction de ce qui est expédié –  par exemple, certains types de marchandises telles que les textiles et les cosmétiques peuvent nécessiter des licences, des permis ou des certificats spécifiques de la part des autorités douanières d’importation. Par conséquent, il est essentiel de rechercher les informations requises et les documents dont vous avez besoin, en fonction de ce que vous expédiez et des pays d’origine et de destination.

Les autorités douanières s’orientent vers un environnement entièrement axé sur les données pour permettre des processus de dédouanement efficaces et basés sur les risques. 

Par conséquent, il est essentiel que les expéditeurs fournissent des informations complètes et précises lors de la préparation de leurs envois, en accordant une attention particulière aux informations de la facture commerciale. 

Que se passe-t-il si vous fournissez des informations ou des documents incorrects ?

Si, en tant qu’expéditeur, vous ne fournissez pas toutes les informations et tous les documents appropriés, ou si vous fournissez des données incomplètes ou incorrectes sur les factures commerciales ou les bordereaux d’expédition, dans le meilleur des cas, votre fournisseur d’expédition remarquera les données manquantes et suspendra votre envoi afin de vous alerter. Évidemment, cela retarde votre livraison.

D’autre part, si la compagnie maritime ne repère pas vos informations manquantes, votre envoi peut être retenu par les autorités douanières jusqu’à ce que toutes les informations et tous les documents corrects soient fournis. Malheureusement, il se peut que vous soyez facturé pour le stockage jusqu’à ce que le processus de dédouanement soit terminé. Quoi qu’il en soit, votre client final (le destinataire) subira des retards dans la réception de ses marchandises, devra éventuellement faire face à des frais de livraison supplémentaires et se sentira frustré à la fois par vous et par la société de transport. Et c’est quelque chose que nous aimerions tous éviter !

Les informations les plus importantes sont les plus élémentaires

Il est particulièrement important de fournir des informations correctes et complètes sur l’expéditeur et l’importateur (c’est-à-dire votre client) sur la facture commerciale. Les informations sur l’importateur, y compris les coordonnées telles que son nom complet, son adresse, son numéro de téléphone portable et son adresse e-mail, sont essentielles. S’il y a un blocage dans le pays de destination, la compagnie maritime (ou même les autorités douanières) peut avoir besoin de contacter l’importateur. S’ils ne peuvent pas facilement joindre l’importateur, le dédouanement à l’importation des marchandises peut être retardé, ou l’envoi peut même vous être retourné.

Donnez toujours une description correcte des marchandises

Une description précise sur la facture commerciale du contenu exact de votre envoi – la description des marchandises – est également très importante pour assurer le bon déroulement du processus de dédouanement. D’une part, les autorités douanières l’utiliseront pour analyser si votre envoi présente un risque pour la sécurité, sur la base de l’analyse des données de l’envoi. La description des marchandises est également essentielle pour déterminer d’autres éléments clés, tels que le code du Système harmonisé (SH) – qui est pertinent pour le montant des droits de douane et taxes à l’importation à payer.

Lorsque vous fournissez la description des marchandises sur la facture commerciale, vous devez être détaillé et précis. Vous devez indiquer ce que sont les marchandises, à quelles fins elles sont utilisées et de quoi elles sont faites. Par exemple, au lieu de « Vêtements », écrivez « T-shirt pour femme en 100 % coton ». Vous trouverez d’autres exemples de bonnes et de mauvaises descriptions dans notre guide détaillé des douanes. 

Codes SH et comment trouver le bon

En plus d’une description complète et précise des marchandises, un autre élément clé est que les expéditeurs doivent indiquer le code du Système harmonisé (SH) respectif sur la facture commerciale. Le code SH détermine le taux de droits de douane à l’importation que vous paierez, en fonction de ce que vous expédiez, et détermine également les éventuelles restrictions à l’importation, et si des licences sont requises.

Le code du Système harmonisé (SH) est une norme internationale élaborée par l’Organisation mondiale des douanes (OMD). Chaque pays importateur a son propre tableau des taux de droits associés à chaque code SH – et il y en a beaucoup ! 

Chez DHL Express, nous avons développé un outil que nos clients peuvent utiliser pour trouver le bon code SH. Il s’agit de DHL MyGTS.

Nous offrons également un service qui vous permet (l’expéditeur) de payer les droits de douane et les taxes à l’importation au nom de l’importateur (destinataire). Si vous choisissez à l’avance de payer tous les frais DHL lors de la réservation d’un envoi (au nom de vos clients/destinataires des marchandises), DHL déboursera les droits de douane et taxes à l’importation et vous les facturera (ainsi que d’autres frais liés aux douanes, le cas échéant). Ce service est connu sous le nom de service de facturation DHL Duty Tax Paid (DTP) - veuillez contacter votre représentant DHL Express pour plus d’informations.

Aucun expéditeur n’aime payer des droits et des taxes, mais ne soyez pas tenté d’utiliser le mauvais code SH pour obtenir un taux de droits moins cher. Si vous êtes pris au dépourvu et que vous devez payer le bon tarif, vous serez probablement condamné à une amende par les autorités douanières, ou pire encore, à des pénalités.

Soyez transparent sur la valeur de votre envoi

Une autre façon pour certains expéditeurs d’essayer de réduire leurs coûts de droits et taxes est de sous-évaluer leur expédition. Nous vous le déconseillons fortement !

Il est essentiel que vous déclariez sur la facture commerciale la valeur réelle des marchandises vendues, avec 100% de transparence. En fonction de l’Incoterm utilisé, les frais de transport et d’assurance doivent également être indiqués.

Si les autorités douanières soupçonnent que vos marchandises sont sous-évaluées, le destinataire sera contacté et invité à fournir une copie de la preuve de paiement ou de réception des marchandises achetées, afin que les autorités puissent comparer avec la valeur déclarée de la facture commerciale.

Si la sous-évaluation est confirmée, les autorités douanières vous factureront non seulement le montant correct des droits de douane et taxes à l’importation (sur la base de la valeur réelle des marchandises), mais pourront également vous infliger une amende et exiger un audit de vos expéditions précédentes.

Soyez prêt à prouver votre identité

En plus des coordonnées, les autorités douanières demandent de plus en plus souvent à l’expéditeur ou au destinataire diverses méthodes d’identification, par exemple le numéro de permis de conduire, le numéro de passeport ou une copie de sa carte d’identité. Certaines autorités exigent même que le destinataire installe une application sur son smartphone afin de vérifier son identité.

Au besoin, il est recommandé (à l’expéditeur) d’obtenir l’identification de l’importateur (à l’avance) et de fournir ces informations lors de la préparation de l’envoi (si cela est requis pour ce pays d’importation spécifique). Cela accélérera le processus de dédouanement à l’importation à destination, en évitant à la compagnie maritime d’avoir à contacter le destinataire pour recueillir ces informations.

Les autorités répriment les importateurs illégaux, et on ne peut pas vraiment leur en vouloir. Après tout, si quelqu’un essaie d’expédier ou de recevoir quelque chose en utilisant une fausse identité, il y a de fortes chances que ce soit illégal !

Nos meilleurs conseils pour les nouveaux expéditeurs transfrontaliers

Rechercher, rechercher, rechercher

Renseignez-vous sur les coûts d’importation liés aux droits de douane et aux taxes. Renseignez-vous sur les informations et la documentation nécessaires pour votre type de produit. Renseignez-vous sur les restrictions à l’importation de ce produit dans différents pays. 

En le faisant dès le départ (« Right 1st Time »), vous réduirez non seulement les problèmes à l’avenir, mais vous offrirez également à votre client final la meilleure expérience possible.

Facture commerciale - qualité des données

Enfin, assurez-vous de fournir des informations complètes et exactes sur la facture commerciale lors de la création de votre envoi, afin d'éviter tout retard dû à des données manquantes :

•  Informations relatives à l'expéditeur/exportateur et au destinataire/importateur : indiquez le nom complet, l'adresse complète (rue, numéro, ville, pays, code postal) et les coordonnées (numéro de téléphone et adresse électronique).
• Numéro d'identification : le cas échéant, veuillez indiquer le numéro d'identification de l'expéditeur/du destinataire, par exemple : numéro de TVA/TPS, numéro EORI, etc.
• Description des marchandises : description des marchandises à la ligne (en utilisant un langage détaillé, précis et clair).
• Code du système harmonisé (SH) et pays d'origine : code SH (de préférence le code tarifaire d'importation complet) et pays d'origine (généralement le pays dans lequel les marchandises ont été produites ou fabriquées).
• Valeurs et monnaie : valeur des marchandises à la ligne et ventilation supplémentaire des éléments de coût applicables (par exemple, assurance, fret, emballage, etc.), avec la monnaie dans laquelle la transaction a eu lieu.
• Poids/unité et quantité : indiquer le poids brut/net, l'unité (par exemple, KG) et la quantité (par exemple, 2 articles) au niveau de l'article.
• INCOTERMS® et lieu : indiquez les INCOTERMS® et le lieu (conformément aux conditions applicables).
• Déclaration de preuve d'origine : le cas échéant, inclure la déclaration de preuve d'origine sur la facture afin de bénéficier de taux de droits de douane préférentiels (également appelée « déclaration d'origine », « déclaration du pays d'origine », etc.)
• Raison de l'exportation : veuillez indiquer la raison de l'exportation, par exemple permanente, réparation et retour, temporaire, cadeaux.
• Autres exigences : il est essentiel que vous vérifiiez si d'autres exigences s'appliquent à vos marchandises, par exemple des licences d'exportation/d'importation, d'autres exigences gouvernementales (par exemple des lois vétérinaires et phytosanitaires), etc.

Fournir des informations complètes et exactes dès le départ (lors de la création de votre envoi) vous évitera d’éventuels retards.

En offrant à vos clients la meilleure expérience possible, vous les encouragerez à commander chez vous encore et encore.

En tant qu’entreprise la plus internationale au monde, opérant dans plus de 220 pays et territoires, DHL Express peut vous aider à naviguer dans le commerce transfrontalier, en simplifiant les formalités douanières !