Maîtriser la haute saison

Les mots « haute saison » peuvent faire prendre à une entreprise une profonde inspiration – tant d'excitation que d'appréhension… et souvent les deux.

Si vous maîtrisez la haute saison, vous pouvez récolter d'importantes récompenses financières qui vous permettront de traverser les périodes plus calmes. Vous pouvez rendre vos clients fidèles encore plus satisfaits et en conquérir de nouveaux. En revanche, si vous faites des erreurs, vous risquez de passer à côté de revenus, et en ne livrant pas vos marchandises à temps ou en manquant de stock, vous pouvez perdre définitivement vos clients.

La bonne nouvelle, c'est que la haute saison est une période que vous pouvez planifier et préparer.

Que vous assuriez vous-même le traitement des commandes en interne ou que vous le confiez à une entreprise logistique, laissez-nous partager quelques conseils pour vous aider.

Planifier la haute saison implique de prévoir la demande, ce qui, par nature, est difficile et sujet à des imprécisions. Nous avons constaté ces dernières années qu'une année peut être très différente de la précédente. De nombreux facteurs entrent en jeu ici.

Nous faisons actuellement face à une crise de l'inflation, qui impacte les habitudes de consommation dans de nombreux pays. Parmi ceux qui déclarent vouloir économiser, les chiffres clés indiquent que 67 % achèteront des articles en solde, 48 % achèteront moins d'articles, et 47 % utiliseront davantage de coupons de réduction. (Source : ReadyCloud). Des études de marché comme celle-ci peuvent guider vos stratégies marketing et promotionnelles et vous aider à planifier.

Un autre défi est que ce n'est pas seulement votre entreprise qui traverse la haute saison : toutes les entreprises y font face simultanément. La concurrence est forte sur tous les aspects : espace d'entrepôt, capacité des transporteurs, personnel et équipements d'entreposage. Vous devez planifier votre capacité sous tous les angles.

Pensez à la prévision et non à l'espérance aveugle. En d'autres termes : évitez tout ce qui relève purement de la conjecture ! Il est utile de prévoir au moins trois scénarios : 

Voici quelques considérations pour vous aider à planifier votre capacité en conséquence :

• Examinez vos niveaux de stock bien à l'avance. Combien de temps le stock durera-t-il selon vos différents scénarios ? Élaborez des plans d'atténuation avec vos usines ou fournisseurs à l'avance : Quelles sont vos options pour réagir en cas de demande moindre ou accrue ? Envisagez d'augmenter cette capacité à l'approche du Cyber Monday, de Noël, de Thanksgiving ou de la rentrée.
  
• Surveillez vos niveaux de stock et fixez des seuils de réapprovisionnement bien à l'avance, alignés sur des délais de commande réalistes.
• Avez-vous besoin d'augmenter votre espace d'entrepôt physique ?
• Disposez-vous de suffisamment de matériel de manutention (scanners, postes d'emballage, etc.) ?
• Découvrez la capacité dont disposent vos transporteurs et quels pourraient être leurs délais de transit, en tenant compte des grèves et des problèmes de capacité que rencontrent de nombreux transporteurs.

Avant et pendant la haute saison, surveillez les ventes et ajustez votre capacité en fonction du scénario qui se dessine.

Votre équipe :

• Avez-vous besoin d'agrandir votre équipe ? Avec du personnel permanent ou temporaire ? La concurrence pour le personnel est forte, il vous faudra donc commencer tôt et récompenser équitablement.
• Comment pouvez-vous motiver votre équipe ? En augmentant les incitations ? Que pouvez-vous faire d'autre pour connecter et engager votre équipe ? Il existe tant de possibilités.
• Comment pouvez-vous former et améliorer les compétences de votre équipe ? Mettez en place un processus d'intégration bien structuré avec des revues à 360 degrés.
• Qu'en est-il de votre responsable des opérations ? Investissez continuellement pour développer votre équipe de direction. Cela fera une grande différence.
• Pensez aux actions de mitigation à l'avance : Comment réagirez-vous en cas de demande plus forte ou plus faible ? Avec quelles autres opérations pouvez-vous mutualiser votre personnel ? La mutualisation du personnel vous offrira bien plus de flexibilité.

Autres équipes essentielles :

Qu'en est-il des équipes de votre partenaire logistique et de vos transporteurs ? Entamez cette discussion dès le début, demandez-leur comment ils prévoient de renforcer leurs équipes pour faire face à l'augmentation des volumes.

Après tout le travail accompli pour planifier et préparer, ne gardez pas toutes ces informations précieuses pour vous ! Parlez à votre responsable des stocks, à votre personnel d'entrepôt, à vos acheteurs, à vos fournisseurs, à votre prestataire logistique, à vos transporteurs. Et continuez à communiquer avec eux… idéalement via un rythme structuré et des plages horaires réservées dans votre calendrier (par exemple pour la « task force haute saison ») afin de rester bien connecté pendant la période cruciale.

Ensemble, vous serez prêts à réagir aux nouveaux scénarios qui se dessinent.

Tous nos clients bénéficient de notre outil d'analyse avancée des stocks. Il leur fournit des analyses détaillées de leurs niveaux de stock et de leurs ventes dans le temps et par site.

« Nous avons conçu cet outil autour de cinq zones d'action clés, qui permettent aux clients de prendre les bonnes décisions en fonction de leurs données, » déclare Simon Volkwein, Responsable des Ventes du Réseau de Traitement des Commandes DHL. « Grâce à la fonction de filtrage personnalisable, ils peuvent, par exemple, suivre les ventes de références individuelles par marché. Et avec notre planification de scénarios « et si », ils peuvent analyser les données pour déterminer à quoi devraient ressembler leurs niveaux de stock, par marché, en cas d'augmentation des ventes de x % par référence.»

Le Réseau de Traitement des Commandes DHL est une solution évolutive pour les clients, car il leur permet d'augmenter ou de réduire leur capacité en fonction de leurs ventes.

Simon décrit avec fierté la certification Top Employer et Great Place to Work dont DHL Supply Chain est reconnu dans de nombreux pays à travers le monde. « Ces réalisations démontrent comment nous prenons soin de nos employés, ce qui nous aide à recruter et fidéliser, y compris du personnel temporaire, dans un marché du travail difficile.

« Et en ce qui concerne la capacité d'entreposage, nos clients bénéficient de l'ensemble du réseau DHL Supply Chain, ce qui leur garantit que nous ne manquerons jamais de capacité pour eux.»

Les connexions de DHL avec tous les transporteurs clés garantissent aux clients une exécution fluide de leurs commandes. « Utilisez notre outil d'optimisation de réseau dès aujourd'hui pour simuler comment vous pouvez optimiser vos délais de livraison. Simon poursuit : « Une fois que vous aurez communiqué vos volumes de commandes par marché, vous découvrirez les meilleurs emplacements pour vos entrepôts, en fonction de la rapidité de livraison et des délais estimés pour votre réseau actuel et optimisé.»

Quel que soit votre produit, la taille de votre entreprise et votre position dans le parcours du traitement des commandes, avec une planification, une préparation et une communication adéquates, vous pouvez maîtriser la haute saison à chaque fois.

Prenez une grande bouffée d'air d'excitation !