Dominar la temporada alta

Las palabras "temporada alta" pueden hacer que una empresa respire hondo: tanto de emoción o como de inquietud... y a menudo de ambas cosas.

Si dominas la temporada alta, puedes cosechar grandes recompensas financieras que te acompañarán durante los periodos más tranquilos. También puedes hacer aún más felices a los clientes fieles y ganar otros nuevos.  Por otro lado, si haces las cosas mal, puedes perder ingresos, y si no envías los productos a tiempo o te quedas sin existencias, puedes perder clientes para siempre.

La buena noticia es que puedes planificar y prepararte para la temporada alta.

Tanto si te encargas tú mismo de la distribución como si la subcontratas a una empresa de logística, queremos compartir contigo algunas ideas que pueden ayudarte.

Planificar la temporada alta implica prever la demanda, lo cual, por su propia naturaleza, es difícil y propenso a la imprecisión.  En los últimos años hemos visto que un año puede ser muy diferente del anterior. Hay muchos factores en juego.

Actualmente hay una crisis de inflación, que afecta a los hábitos de gasto de la gente en muchos países. Entre aquellos que dicen que quieren ahorrar dinero, las cifras más relevantes nos indican que un 67% comprará artículos en oferta, un 48% comprará menos artículos y un 47% utilizará más cupones de descuento. (Fuente: ReadyCloud). Los estudios de mercado de este tipo pueden orientar tus estrategias de marketing y promoción, además de ayudarte a planificar.

Otra de las dificultades de este periodo es que no es solo tu empresa la que atraviesa temporada alta: todas las empresas la atraviesan al mismo tiempo. Hay competencia para todo: espacio de almacén, capacidad de los transportistas, personal y equipos de almacenaje. Hay que planificar bien la capacidad desde todos los puntos de vista.

Piensa en “previsión” y no en “pronóstico”. En pocas palabras: ¡evita todo lo que sean simples conjeturas! Es útil prever, al menos, tres escenarios: 

He aquí algunas consideraciones que te ayudarán a planificar tu capacidad adecuadamente:

• Revisa tus niveles de existencias con suficiente antelación. ¿Cuánto durarán las existencias en función de los distintos escenarios? Desarrolla con antelación planes de mitigación con tus fábricas o proveedores: ¿Cuáles son tus opciones para reaccionar si te encuentras con menos o más demanda? Considera la posibilidad de aumentarla a medida que se acerquen fechas como el Cyber Monday, las Navidades o la vuelta al cole.
  
• Supervisa tus niveles de inventario y fija con antelación puntos de pedido que se ajusten a plazos de entrega realistas.
• ¿Necesitas aumentar el espacio que ocupa tu almacén?
• ¿Dispones de suficientes equipos de manipulación, como escáneres, bancos de embalaje, etc.?
• Averigua de qué capacidad disponen tus transportistas y cuáles serán sus tiempos de tránsito probables, teniendo en cuenta las huelgas y los problemas de capacidad que pueden sufrir muchos de ellos.

Antes y durante la temporada alta, controla las ventas y ajusta la capacidad en función de la situación.

Tu equipo:

• ¿Necesitas aumentar tu equipo? ¿Con personal fijo o temporal? Hay mucha competencia por el talento, así que tendrás que empezar pronto a buscar y recompensar de forma justa.
• ¿Cómo puedes motivar a tu equipo? ¿Aumentando los incentivos? ¿Qué más puedes hacer para conectar y comprometer a tu equipo? Hay muchas posibilidades.
• ¿Cómo puedes formar y capacitar a tu equipo? Establece un proceso de incorporación bien estructurado con revisiones completas de 360 grados.
• ¿Y tu jefe de operaciones? Invierte continuamente en el desarrollo de tu equipo directivo. Marcará una gran diferencia.
• Piensa de antemano en medidas paliativas: ¿Cómo reaccionarás si hay más o menos demanda? ¿Con qué otras operaciones puedes compartir personal? Compartir personal te dará mucha más flexibilidad.

Otros equipos cruciales:

¿Y los equipos de tu socio logístico y de tus transportistas? Mantén conversaciones con ellos con tiempo y pregúntales cómo piensan dotarse de personal para hacer frente al aumento de los volúmenes.

Después de todo el trabajo de planificación y preparación, no te guardes toda esta información para ti.  Habla con tu jefe de inventario, tu personal de almacén, tus compradores, tus proveedores, tu proveedor logístico y tus transportistas. Y no dejes de hablar con ellos... idealmente a través de una cadencia adecuadamente estructurada y reservando tiempo para ello en tu agenda (por ejemplo, para el "grupo de trabajo para picos de demanda"), de modo que te mantengas bien conectado durante el momento en que más importante es.

Juntos estaréis preparados para responder a las nuevas situaciones.

Todos nuestros clientes se benefician de nuestra herramienta Advanced Inventory Insights. Les proporciona un análisis detallado de sus niveles de stock y ventas a lo largo del tiempo y por ubicación.

“Hemos diseñado la herramienta para que tenga cinco ‘áreas de acción’ claves, que permiten a los clientes tomar las medidas adecuadas en función de sus datos”, explica Simon Volkwein, jefe de Ventas de DHL Fulfillment Network. “Con la función de filtro personalizable, pueden seguir las ventas de SKU individuales por mercado, por ejemplo. Y con nuestra planificación de escenarios hipotéticos pueden interrogar a los datos para descubrir cómo deberían adaptarse, por mercado, sus niveles de stock ante un aumento de las ventas del x% en cada SKU”.

La Red de Fulfillment de DHL es una opción escalable para los clientes ya que les permite aumentar y disminuir su capacidad de manera alineada con sus ventas.

Simon describe lo orgullosa que está DHL Supply Chain de su certificación Top Employer y Great Place to Work en muchos países del mundo. “Estos logros demuestran cómo cuidamos a nuestros empleados, y esto nos ayuda a contratar y retener a las personas, incluido el personal temporal, en un mercado laboral difícil”.

“Y en cuanto a la capacidad de almacenamiento, nuestros clientes pueden beneficiarse de toda la red de DHL Supply Chain, lo que significa que pueden estar seguros de que no nos quedaremos sin capacidad para ellos”.

Las conexiones de DHL con todos los transportistas clave garantizan que los clientes estén bien posicionados para un fulfillment sin problemas. “Puede hacer uso desde hoy mismo nuestra herramienta de optimización de red para acceder a una simulación que te mostrará cómo puedes optimizar tus plazos de entrega”.  Simon añade: “Una vez hayas compartido tus volúmenes de pedidos por mercado, te ayudaremos a descubrir cuáles son las mejores ubicaciones para tus almacenes en función de la velocidad y los tiempos de entrega estimados para tu red tanto actual como optimizada”.

Sea cual sea tu producto, el tamaño de tu empresa y tu posición en el proceso de fulfillment, con planificación, preparación y comunicación puedes dominar la temporada alta en todo momento.

Respire hondo, pero esta vez, ¡que sea de emoción!