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„Hochsaison“ ist ein Begriff, der vielen Unternehmer:innen Schnappatmung bereitet – aus Vorfreude, Besorgnis oder einer Mischung aus beidem.

Wenn Du in der Hochsaison erfolgreich bist, kannst Du Deinem Unternehmen große finanzielle Gewinne sichern, die es durch die ruhigeren Zeiten begleiten. Du kannst treue Kund:innen noch glücklicher machen und neue dazugewinnen. Packst Du die Dinge jedoch falsch an, kann diese Starkverkehrsphase auch mit hohen Einbußen verbunden sein. Und wenn Du Waren nicht rechtzeitig auslieferst oder zu früh ausverkauft bist, kannst Du Kund:innen für immer verlieren.

Die gute Nachricht: Du kannst Dich auf die Hochsaison vorbereiten und entsprechend planen.

Unabhängig davon, ob Du das Fulfillment intern durchführst oder an ein Logistikunternehmen auslagerst, möchten wir Dir einige Tipps an die Hand geben.

Teil der Hochsaisonplanung ist die Vorhersage der Nachfrage, was naturgemäß schwierig und oft auch anfällig für Ungenauigkeiten ist. In letzter Zeit hat sich immer wieder gezeigt, dass ein Jahr ganz anders aussehen kann als das davor. Hier spielen viele Faktoren eine Rolle.

Zum Beispiel die hohe Inflation, die sich in vielen Ländern auf das Ausgabeverhalten der Menschen auswirkt. Umfragen zeigen, dass 67 Prozent der Sparwilligen auf reduzierte Waren zurückgreifen, während 48 Prozent insgesamt weniger kaufen und 47 Prozent häufiger Rabattcoupons einlösen (Quelle: ReadyCloud). Marktstudien wie diese können hilfreich für Deine Marketing- und Werbestrategien sein und Dich bei der Planung unterstützen.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass nicht nur Dein Unternehmen von der Hochsaison betroffen ist, sondern auch alle anderen. Und so wird in dieser Phase alles knapp: Lagerfläche, Speditionskapazitäten, Lagerpersonal und -ausrüstung. Du musst Deine Kapazitäten also in jeder Hinsicht gut planen.

Richtige Prognosen sind übrigens besser als blinder Optimismus. Vermeide daher alles, was man als Spekulation bezeichnen würde. Es hilft, wenn Du für mindestens drei Szenarien planst: 

Hier sind ein paar Punkte, die Dir helfen können, Deine Kapazitäten entsprechend zu planen:

• Überprüfe Deine Lagerbestände rechtzeitig im Voraus. Wie lange reichen sie in den verschiedenen Szenarien? Entwickele mit Deinen Produktionsstandorten oder Lieferanten vorab Pläne zur Risikominderung: Welche Möglichkeiten hast Du, um auf eine geringere oder höhere Nachfrage zu reagieren? Stocke gegebenenfalls auf, wenn Weihnachten, Black Friday, Ostern, Schulanfang usw. bevorsteht.
  
• Überwache Deine Lagerbestände und lege rechtzeitig Nachbestellungspunkte fest, die auf realistischen Vorlaufzeiten basieren.
• Musst Du Deine physische Lagerfläche vergrößern?
• Stehen Dir genügend Handlinggeräte wie Scanner, Packtische usw. zur Verfügung?
• Informiere Dich über die Kapazitäten Deiner Spediteure und ihre voraussichtlichen Laufzeiten. Berücksichtige dabei mögliche Streiks und Kapazitätsprobleme.

Überwache vor und während der Hochsaison Deinen Absatz und passe die Kapazitäten je nach Szenario an.

Dein Team:

• Musst Du Dein Team verstärken? Mit Festangestellten oder Zeitarbeitskräften? Der Wettbewerb um Personal ist groß, daher solltest Du frühzeitig damit beginnen und ein faires Gehalt zahlen.
• Wie kannst Du Dein Team motivieren? Durch mehr Anreize? Was kannst Du noch tun, um Dein Team zu binden? Es gibt viele Möglichkeiten.
• Wie kannst Du Dein Team schulen und weiterbilden? Entwickle einen gut strukturierten Onboarding-Prozess mit 360-Grad-Feedback.
• Wie steht es um Deine operative Leitung? Investiere kontinuierlich in die Entwicklung Deines Führungsteams. Das wird bereits viel bewirken.
• Mache Dir im Voraus Gedanken über Möglichkeiten zum Gegensteuern: Wie wirst Du auf sinkende oder steigende Nachfrage reagieren? Mit welchen anderen Bereichen kannst Du Dir Personal teilen? Die Bündelung von Ressourcen gibt Dir viel mehr Flexibilität.

Andere wichtige Teams:

Bedenke auch die Teams bei Deinem Logistikpartner und Deinen Spediteuren. Führe frühzeitig Gespräche und bringe in Erfahrung, wie sie ihr Personal aufstocken wollen, um das steigende Volumen zu bewältigen.

Nach all der Arbeit, die Du in die Planung und Vorbereitung gesteckt hast, solltest Du Deinem Team diese wichtigen Informationen nicht vorenthalten! Sprich mit Deiner Bestandsleitung, Deinem Lagerpersonal, Deinem Einkauf, Deinen Lieferanten, Deinem Logistikdienstleister und Deinen Spediteuren. Und bleibe mit ihnen in Kontakt! Idealerweise in regelmäßigen Abständen und mit festen Terminen im Kalender (zum Beispiel für die „Taskforce Hochsaison“), damit Ihr Euch in dieser wichtigen Zeit nicht aus den Augen verliert.

So könnt Ihr gemeinsam auf neu entstehende Szenarien reagieren.

Alle unsere Kunden profitieren von unserem Advanced Inventory Insights Tool. Es ermöglicht detaillierte Analysen zu Lagerbeständen und zum Absatz, zum Beispiel für einen bestimmten Zeitraum oder nach Standort.

„Im Tool unterscheiden wir zwischen fünf wichtigen ‚Aktionsbereichen‘, die es den Kunden ermöglichen, auf der Grundlage ihrer Daten die richtigen Maßnahmen zu ergreifen“, erklärt Simon Volkwein, Head of Sales, DHL Fulfillment Network. „Über die anpassbare Filterfunktion haben sie die Möglichkeit, zum Beispiel den Absatz einzelner SKUs nach Märkten zu verfolgen. Und mit unserer „Was-wäre-wenn“-Szenarioplanung können die Kunden die Daten auswerten, um zu ermitteln, wie ihre Lagerbestände bei einem Umsatzanstieg von X Prozent je nach Artikelgruppe und Markt aussehen müssten.“

Das DHL Fulfillment Network ist eine skalierbare Option, die es Kunden ermöglicht, ihre Kapazität je nach Absatzentwicklung zu erhöhen und zu verringern.

Simon beschreibt, wie stolz das Team von DHL Supply Chain auf die Zertifizierung als „Top Employer“ und „Great Place to Work“ in vielen Ländern weltweit ist. „Diese Auszeichnungen zeigen, wie wichtig uns die Mitarbeitenden sind. Und das hilft uns, in einem schwierigen Arbeitsmarkt Personal, einschließlich Zeitarbeitskräften, zu finden und zu halten.“

„Und was die Lagerkapazitäten angeht, haben unsere Kunden Zugang zum gesamten Netzwerk der DHL Supply Chain. Damit können sie sich darauf verlassen, dass wir immer ausreichend Kapazitäten für sie haben.“

Die Verbindungen von DHL zu allen wichtigen Spediteuren sorgen dafür, dass unsere Kunden auf ein reibungsloses Fulfillment zählen können. Simuliere jetzt mit unserem Network Optimizer Tool, wie Du Deine Lieferzeiten optimieren kannst. Simon weiter: „Sobald Du Deine Auftragsvolumina pro Markt angibst, erfährst Du die besten Standorte für Deine Lager – und zwar basierend auf der Liefergeschwindigkeit und den voraussichtlichen Lieferzeiten für Dein aktuelles und optimiertes Netzwerk.“

Egal, welches Produkt Du anbietest, wie groß Dein Unternehmen ist und wo Du Dich auf Deiner Fulfillment-Reise befindest: Mit der richtigen Planung, Vorbereitung und Kommunikation kommst Du immer erfolgreich durch die Hochsaison.

Und jetzt atme einmal tief durch und freue Dich auf die nächste Hochsaison!