إتقان التعامل مع موسم الذروة

قد تؤدي عبارة "موسم الذروة" إلى جعل مسؤولي الشركة يتنفسون بعمق – من الإثارة أو الخوف... وغالبًا كلاهما.

إذا أتقنتم التعامل مع موسم الذروة، يمكنكم جني مكافآت مالية كبيرة تساعدكم في تجاوز الأوقات الأكثر هدوءًا. يمكنكم إسعاد العملاء المخلصين وكسب عملاء جدد. من ناحية أخرى، إذا أخطأتم في تنفيذ الأمور، فربما تخسرون الأرباح بحق؛ وفي حال عدم شحن البضائع في الوقت المُحدد أو نفاد المخزون، فربما تخسرون العملاء إلى الأبد.

الخبر السار هو أن موسم الذروة هو شيء يمكنكم التخطيط والاستعداد له.

سواءً أكنتم تنفذون عملية التسليم بأنفسكم أو الاستعانة بشركة لوجستية، دعونا نشارككم بعض الأفكار لمساعدتكم.

يتضمن التخطيط لموسم الذروة التنبؤ بكمية الطلب، وهو أمر صعب بطبيعته وعرضة لعدم الدقة. لقد رأينا على مدى السنوات القليلة الماضية أن عامًا ما قد يبدو مختلفًا تمامًا عن العام السابق. ثمة العديد من العوامل المؤثرة هنا.

هناك حاليًا أزمة تضخم تؤثر على عادات الإنفاق لدى الأشخاص في العديد من البلدان. من بين هؤلاء الذين يقولون إنهم يهدفون إلى توفير المال، تخبرنا الأرقام الرئيسية أن 67% سيشترون سلعًا مُخفضة، و48% سيشترون سلعًا أقل، و47% سيستخدمون قسائم الخصم على إنفاق المبالغ الكبيرة. (المصدر: ReadyCloud). يمكن لدراسات السوق مثل هذه الدراسات أن توجه استراتيجيات التسويق والترويج الخاصة بكم ويمكن أن تساعدكم أيضًا في التخطيط.

التحدي الآخر هو أن شركتكم ليست وحدها التي تمر بموسم ذروة: فكل الشركات تمر به في نفس الوقت. هناك منافسة على كل شيء: مساحة المستودعات، وسعة الناقل، وموظفي التخزين والمعدات. عليكم التخطيط لقدراتكم جيدًا من جميع الزوايا.

فكِّرو في "التنبؤ" وليس "التنبؤ القائم على الأمل". ببساطة: تجنّبوا أي شيء يكون عبارة عن مجرد تخمين! من المفيد أن تخططوا لثلاثة سيناريوهات على الأقل: 

إليكم بعض الاعتبارات لمساعدتكم في التخطيط لقدرتكم وفقًا لذلك:

• راجعوا مستويات مخزونكم جيدًا مقدمًا. إلى متى سوف يبقى المخزون بناءً على السيناريوهات المختلفة الخاصة بكم؟ ضعوا خطط تخفيف مع مصانعكم أو مورديكم مُسبقًا: ما هي خياراتكم للاستجابة إذا شهدتم طلبًا أقل أو أكثر؟ فكِّروا في زيادة ذلك مع اقتراب عروض اثنين الانترنت/ عيد الميلاد/ عيد الشكر/ العودة إلى المدرسة.
  
• راقبوا مستويات المخزون لديكم وحدِّدوا نقاط إعادة الطلب مقدمًا بما يتماشى مع أوقات التسليم الواقعية للطلب.
• هل تحتاجون إلى زيادة مساحة المستودعات المادية لديكم؟
• هل لديكم ما يكفي من معدات المناولة مثل الماسحات الضوئية ووحدات التعبئة وما إلى ذلكم؟
• تعرّفوا على سعة الناقلات لديكم وأوقات عبورها المُحتملة، مع مراعاة مشكلات الإضرابات والسعة التي واجهت العديد من الناقلات.

قبل وخلال موسم الذروة، راقبوا المبيعات واضبطوا السعة بما يتماشى مع السيناريو الذي يتكشف.

فريقكم:

• هل تحتاجون إلى زيادة فريقكم؟ بموظفين دائمين أو مؤقتين؟ هناك الكثير من المنافسة على الموظفين؛ لذا ستحتاجون إلى البدء مبكرًا وتقديم مكافآت عادلة لهم.
• كيف يمكنكم تحفيز فريقكم؟ من خلال زيادة الحوافز؟ ماذا يمكنكم أن تفعلوا أيضًا للارتباط بفريقكم وإشراكه؟ هناك العديد من الاحتمالات.
• كيف يمكنكم تدريب فريقكم وزيادة مهاراته؟ عليكم إعداد عملية توجيه مُنظمة جيدًا مع مراجعات شاملة.
• ماذا عن قائد العمليات لديكم؟ لا تكفوا عن مواصلة الاستثمار في تطوير فريق القيادة لديكم. من شأن ذلك أن يصنع فارقًا كبيرًا.
• فكِّروا في إجراءات التخفيف مقدمًا: كيف تكون استجابتكم إذا رأيتم طلبًا أكثر أو أقل؟ ما العمليات الأخرى التي يمكنكم مشاركة الموظفين معها؟ سيمنحكم تجميع الموظفين قدرًا أكبر من المرونة.

الفرق الحاسمة الأخرى:

ماذا عن فرق العمل لدى شريككم اللوجستي وفي شركات النقل الخاصة بكم؟ يتعين عليكم إجراء هذه المحادثة في وقت مبكر، وسؤالهم عن كيفية تخطيطهم لتعيين الموظفين من أجل التعامل مع الأحجام المتزايدة.

بعد كل ما قمتم به من عمل شاق في التخطيط والتحضير، لا تحتفظوا بكل هذه المعلومات القوية لأنفسكم! تحدّثوا إلى مدير المخزون وموظفي المستودعات والمشترين والمُورِّدين لديكم، ومقدم الخدمات اللوجستية وشركات النقل لديكم. استمروا في التحدث معهم... من الناحية المثالية عبر إيقاع منظم ووقت محجوز في تقويمكم (على سبيل المثال الوقت المخصص "لقوة عمل أوقات الذروة") حتى تظلوا على اتصال جيد خلال الوقت الأكثر أهمية.

معًا، ستكونون جاهزين للاستجابة للسيناريوهات الجديدة.

يستفيد جميع عملائنا من أداة أفكار المخزون المتقدمة (Advanced Inventory Insights) الخاصة بنا؛ حيث تزوِّدهم هذه الأداة بتحليلات تفصيلية حول مستويات المخزون والمبيعات بمرور الوقت وبحسب الموقع.

يقول Simon Volkwein، رئيس المبيعات في شبكة DHL Fulfillment Network "لقد صممنا الأداة بحيث تحتوي على خمسة "مجالات عمل" رئيسية، والتي تسمح للعملاء باتخاذ الإجراءات الصحيحة بناءً على بياناتهم". "باستخدام وظيفة الترشيح القابلة للتخصيص، يمكنهم متابعة مبيعات وحدات حفظ المخزون الفردية حسب السوق، على سبيل المثال. وباستخدام تخطيط سيناريو "ماذا لو"، يمكنهم التحقيق في البيانات لاكتشاف ما قد تتطلبه زيادة المبيعات بنسبة x% في كل وحدة حفظ مخزون من مستويات المخزون، حسب السوق".

شبكة DHL Fulfillment Network هي خيار قابل للتطوير للعملاء حيث تسمح لهم بزيادة قدراتهم وخفضها بما يتماشى مع مبيعاتهم.

يصف Simon مدى فخر شركة DHL Supply Chain بحصولها على شهادة أفضل صاحب عمل وأفضل مكانٍ للعمل في العديد من البلدان على مستوى العالم. "تُظهر هذه الإنجازات كيف نعتني بموظفينا، وهذا يساعدنا في تعيين الموظفين والاحتفاظ بهم؛ بما في ذلك الموظفين المؤقتين، في سوق عمل صعبة.

"وفيما يتعلق بسعة التخزين، يستفيد عملاؤنا من شبكة DHL Supply Chain بالكامل، مما يعني أنه يمكنهم الاطمئنان إلى عدم نفاد قدراتنا المخصصة لهم."

تضمن اتصالات DHL مع جميع شركات النقل الرئيسية أن يكون العملاء في وضع جيد يمكنهم من التنفيذ السلس. "استخدموا أداة تحسين الشبكة الخاصة بنا اليوم لمحاكاة كيفية تحسين أوقات التسليم الخاصة بكم. يتابع Simon حديثه قائلًا: "بمجرد مشاركة أحجام الطلبات لكل سوق، ستتعرّفون على أفضل المواقع لمستودعاتكم بناءً على سرعة التسليم وأوقات التسليم المقدرة لشبكتكم الحالية والمُحسّنة."

مهما كان منتجكم وحجم شركتكم ومكانكم في رحلة التنفيذ، يمكنكم إدارة موسم الذروة في كل مرة من خلال التخطيط والإعداد والتواصل.

خذوا نفسًا عميقًا من الإثارة!