Controlul sezonului de vârf

Expresia „sezon de vârf” poate face o companie să se lase cuprinsă de entuziasm sau de emoții... și adesea de ambele.

Dacă gestionezi sezonul de vârf, te poți bucura de recompense financiare importante care te ajută să treci prin perioadele mai puțin aglomerate. Poți face clienții fideli chiar mai fericiți și poți câștiga clienți noi. Pe de altă parte, dacă faci lucrurile greșit, chiar poți pierde câștiguri, iar dacă nu expediezi mărfurile la timp sau ți se epuizează stocurile poți pierde clienți pentru totdeauna.

Vestea bună este că sezonul de vârf este ceva ce poți planifica și pentru care te poți pregăti.

Fie că efectuezi activitatea de fulfillment intern sau o externalizezi către o companie de logistică, îți oferim câteva informații care credem că te pot ajuta.

Planificarea pentru sezonul de vârf implică prognozarea cererii, o operațiune care, prin natura sa, este dificilă și predispusă la inexactități. Am văzut în ultimii ani că un an poate fi foarte diferit de anul precedent. Sunt mulți factori care joacă un rol aici.

Există în prezent o criză inflaționistă care afectează obiceiurile legate de cheltuieli ale oamenilor în multe țări. Dintre cei care declară că își propun să economisească bani, cifrele ne arată că 67 % vor cumpăra articole aflate la reducere, 48 % vor cumpăra mai puține articole, iar 47 % vor folosi mai multe cupoane de reduceri. (Sursa: ReadyCloud). Studiile de piață ca acesta îți pot ghida strategiile de marketing și de promovare și te pot ajuta, de asemenea, în ceea ce privește planificarea.

O altă provocare este aceea că nu numai compania ta se confruntă cu sezonul de vârf: toate companiile se confruntă cu acesta, în același timp. Are loc o competiție pentru orice: spațiul de depozitare, capacitatea de transport, personalul și echipamentele de depozitare. Trebuie să îți planifici bine capacitatea, din toate punctele de vedere.

Ia în considerare „prognoza”, nu „speranța”. Pur și simplu: evită orice este doar o presupunere! Este util să te pregătești pentru cel puțin trei scenarii: 

Iată câteva aspecte care te vor ajuta să îți planifici capacitatea în consecință:

• Analizează nivelul stocurilor cu mult timp înainte. Cât durează până se epuizează stocul în funcție de diferitele scenarii? Elaborează din timp planuri de diminuare a riscului cu fabricile sau furnizorii tăi: Care sunt opțiunile tale de reacție în cazul în care observi o cerere mai mică sau mai mare? Ia în considerare creșterea acestui parametru pe măsură ce se apropie Cyber Monday/Crăciunul/Ziua Recunoștinței/întoarcerea la școală.
  
• Monitorizează nivelurile de inventar și stabilește cu mult timp în avans punctele de repetare a comenzilor, care să fie conforme cu termenele de livrare realiste.
• Este nevoie să mărești spațiul depozitului tău fizic?
• Ai suficiente echipamente de manipulare cum ar fi scanere, bancuri de ambalare etc.?
• Află ce capacitate au transportatorii tăi și care vor fi probabil perioadele lor de tranzit, ținând cont de grevele și problemele de capacitate cu care se confruntă mulți transportatori.

Înainte și în timpul sezonului de vârf, monitorizează vânzările și adaptează capacitatea în funcție de scenariul care se desfășoară.

Echipa ta:

• Este nevoie să îți mărești echipa? Cu personal angajat permanent sau temporar? Există o mare concurență pentru angajarea de personal, drept urmare va trebui să începi să angajezi din timp și să oferi remunerații corespunzătoare.
• Cum poți să îți motivezi echipa? Prin creșterea stimulentelor? Ce altceva poți să faci pentru a-ți conecta și a-ți implica echipa? Există foarte multe posibilități.
• Cum poți să îți instruiești și să îți perfecționezi echipa? Configurează un proces de onboarding bine structurat, cu revizuiri ale etapelor la 360 de grade.
• Dar directorul tău de operațiuni? Investește în permanență în dezvoltarea echipei tale de conducere. Acest lucru va însemna foarte mult.
• Gândește-te din timp la măsurile de diminuare a riscurilor. Cum vei reacționa dacă vei observa o cerere mai mare sau mai mică? Cu ce alte departamente poți partaja personalul? Punerea în comun a personalului îți va oferi mult mai multă flexibilitate.

Ate echipe foarte importante:

Ce poți spune echipele partenerului tău de logistică și ale transportatorilor tăi? Poartă această conversație din timp, întreabă-i cum intenționează să se doteze pentru a face față volumelor crescute.

După toată munca grea de planificare și pregătire, nu păstra doar pentru tine toate aceste informații importante! Vorbește cu managerul de inventar, cu personalul depozitului, cu cumpărătorii, cu furnizorii, cu furnizorul de logistică și cu transportatorii. Și continuă să vorbești cu ei... ideal prin intermediul unei cadențe structurate și a unei date stabilite în calendar (de exemplu, pentru „echipa responsabilă cu perioadele de vârf”), astfel încât să rămâneți bine conectați în perioada în care contează cel mai mult. 

Împreună veți fi gata să răspundeți la noile scenarii care se desfășoară.

Toți clienții noștri beneficiază de instrumentul nostru Advanced Inventory Insights. Acesta le oferă analize detaliate privind nivelul stocurilor și vânzările de-a lungul timpului și în funcție de locație.

„Am conceput instrumentul pentru a avea cinci «domenii de acțiune» importante, care le permit clienților să ia măsurile corecte pe baza datelor de care dispun”, spune Simon Volkwein, director de vânzări în cadrul DHL Fulfillment Network. „Cu funcția de filtrare personalizabilă, aceștia pot urmări vânzările SKU individuale în funcție de piață, de exemplu. Iar cu ajutorul planificării noastre pe baza unor scenarii de tipul „ce s-ar întâmpla dacă”, ei pot interoga datele pentru a descoperi cum ar trebui să arate nivelul stocurilor, în funcție de piață, în cazul unei creșteri a vânzărilor de x % pentru fiecare SKU.”

DHL Fulfillment Network este o opțiune scalabilă pentru clienți, deoarece le permite să crească și să scadă capacitatea în funcție de vânzări.

Simon descrie cât de mândru este DHL Supply Chain de certificarea Top Employer (Angajator de top) și Great Place to Work (Loc de muncă excelent) în multe țări din întreaga lume. „Aceste realizări arată modul în care avem grijă de angajații noștri, iar acest lucru ne ajută să recrutăm și să păstrăm angajații, inclusiv personalul temporar, pe o piață a muncii dificilă.

Iar cu privire la capacitatea de depozitare, clienții noștri au acces la întreaga rețea DHL Supply Chain, ceea ce înseamnă că pot fi siguri că nu vom rămâne fără capacitate pentru ei.”

Conexiunile DHL cu toți transportatorii importanți le asigură clienților o bună poziționare pentru fulfillment fără probleme. „Utilizează instrumentul nostru de optimizare a rețelei astăzi pentru a simula modul în care poți optimiza timpii de livrare. Simon continuă: „Odată ce comunici volumele de comenzi pentru fiecare piață, vei afla cele mai bune locații pentru depozitele tale pe baza vitezei de livrare și a timpilor de livrare estimați pentru rețeaua ta actuală și optimizată.”

Indiferent de produsul tău, de dimensiunea companiei tale și de locul pe care îl ocupi pe parcursul procesului de fulfillment, dacă planifici, pregătești și comunici poți controla sezonul de vârf, de fiecare dată.

Lasă-te cuprins de entuziasm!