Dominando a alta temporada

As palavras “alta temporada” podem fazer uma empresa respirar fundo – seja por entusiasmo, receio ou, muitas vezes, ambos ao mesmo tempo.

Se você dominar a alta temporada, poderá colher grandes recompensas financeiras, que ajudarão sua empresa a superar os momentos de menor movimento. Você pode fidelizar ainda mais seus clientes atuais e conquistar novos. Por outro lado, se você cometer erros, poderá realmente perder lucros e, se não enviar as mercadorias no prazo ou se ficar sem estoque, poderá perder clientes para sempre.

A boa notícia é que é perfeitamente possível se planejar e se preparar para a alta temporada.

Quer você realize seu próprio e-fulfillment ou terceirize essa atividade para uma empresa de logística, vamos compartilhar alguns insights para ajudar.

O planejamento para a alta temporada envolve prever a demanda, o que por natureza é uma tarefa bastante difícil e propensa a imprecisões. Vimos nos últimos anos que um ano pode ser totalmente diferente do ano anterior. Há muitos fatores em jogo.

Atualmente, há uma crise inflacionária que tem afetado os hábitos de consumo das pessoas em muitos países. Daqueles que afirmam que pretendem poupar dinheiro, os principais números apontam que 67% comprariam artigos em promoção, 48% comprariam menos itens e 47% utilizariam mais cupons de desconto. (Fonte: ReadyCloud). Estudos de mercado como esses podem orientar suas estratégias promocionais e de marketing e também ajudar em seu planejamento.

Outro desafio é que não é apenas a sua empresa que está vivenciando a alta temporada: todas as empresas a vivenciam ao mesmo tempo. Há concorrência para tudo: espaço no armazém, capacidade de transporte, equipe que trabalha no armazém, equipamentos, etc. Você precisa planejar bem sua capacidade de todos os ângulos.

Forecasting ou hopecasting, faça uma previsão realista e não uma exagerada ou excessivamente otimista.  Em outras palavras: evite qualquer coisa que seja apenas adivinhação! Será benéfico se você planejar pelo menos três cenários: 

Aqui estão algumas considerações para ajudar você a planejar sua capacidade adequadamente:

• Revise seus níveis de estoque com bastante antecedência. Quanto tempo deve durar os estoques com base em seus diferentes cenários? Desenvolva com antecedência planos de mitigação em parceria com suas fábricas ou fornecedores: Quais são suas opções de reação em caso de aumento ou diminuição da demanda? Considere aumentar os níveis de estoque com a aproximação da Black Friday/Cyber ​​Monday/Natal/Volta às aulas.
  
• Monitore seus níveis de estoque e defina os gatilhos de reabastecimento com bastante antecedência, alinhados com prazos de entrega realistas dos pedidos.
• Você precisa aumentar o espaço físico do armazém?
• Você tem um número suficiente de equipamentos de manuseio, como scanners, bancadas de pacotes etc.?
• Descubra a capacidade e o tempo de trânsito estimado de suas transportadoras, levando em consideração eventuais greves e problemas de capacidade que muitas transportadoras têm enfrentado.

Antes e durante a alta temporada, monitore as vendas e ajuste a capacidade de acordo com o cenário que se desenrola.

Sua equipe:

• Você precisa aumentar sua equipe? Com funcionários permanentes ou temporários? Há uma grande disputa por bons funcionários, então você precisa agir com antecedência e oferecer remuneração e benefícios justos.
• Como você pode motivar sua equipe? Aumentando os incentivos? O que mais você pode fazer para conectar e engajar sua equipe? Existem inúmeras possibilidades.
• Como você pode treinar e aprimorar sua equipe? Configure um processo de integração bem estruturado com revisões de verificação 360 graus.
• E seu líder de operações? Invista continuamente no desenvolvimento da sua equipe de liderança. Isso fará uma grande diferença.
• Pense antecipadamente em ações de mitigação: Como você reagirá se identificar um aumento ou uma diminuição da demanda? Com quais outras operações você pode compartilhar sua equipe? Trabalhar com um pool de funcionários remanejáveis proporcionará muito mais flexibilidade.

Outras equipes cruciais:

E as equipes de seus parceiros logísticos e das suas transportadoras? Converse sobre isso com antecedência e pergunte a eles como planejam gerenciar uma equipe para lidar com eventuais aumentos de volumes.

Depois de todo o seu trabalho duro para planejar e se preparar, não guarde todas essas informações poderosas para si! Fale com seu gerente de estoque, seus funcionários do armazém, seus compradores, seus fornecedores, seu fornecedor de logística e com suas transportadoras. E mantenha ativo o canal de comunicação com eles. De preferência por meio de um sistema estruturado e com horários reservados na sua agenda (por exemplo, para a 'força-tarefa de pico'), de modo que você permaneça bem conectado com eles durante os períodos mais importantes.  

Juntos, vocês estarão prontos para reagir aos novos cenários que forem surgindo.

Todos os nossos clientes se beneficiam da nossa ferramenta Advanced Inventory Insights. Ela fornece a eles análises detalhadas sobre os níveis de estoque e as vendas ao longo do tempo e por localidade.

“Projetamos a ferramenta para ter cinco ‘áreas de ação’ principais, que permitem aos clientes adotar as ações corretas com base em seus dados”, afirma Simon Volkwein, Diretor de Vendas da DHL Fulfillment Network. “Com a função de filtro personalizável, eles podem acompanhar as vendas de SKUs individuais por mercado, por exemplo. E com nosso planejamento de cenário hipotético, eles podem executar consultas sobre os dados para descobrir como devem estar os níveis de estoque para atender a um aumento de x% nas vendas, em cada SKU e para cada mercado”.

A DHL Fulfillment Network é uma opção escalonável para os clientes, pois permite a eles aumentar e diminuir a capacidade operacional de acordo com o volume de vendas registrado.

Simon descreve o quanto a DHL Supply Chain se orgulha por ter conquistado inúmeros certificados de Top Employer e Great Place to Work em diversos países ao redor do mundo. “Essas conquistas demonstram o cuidado que temos com nossos colaboradores e nos ajudam a recrutar e a reter talentos, inclusive temporários, em um mercado de trabalho altamente disputado.”

“E no que diz respeito à capacidade de armazenamento, nossos clientes podem contar com toda a imensa rede da DHL Supply Chain, o que significa na prática a certeza de que jamais sofrerão com falta de capacidade”.

As conexões da DHL com todas as principais operadoras do mundo garantem que os clientes estejam bem posicionados para um atendimento tranquilo. “Use nossa ferramenta de otimização de rede para simular agora mesmo como você pode otimizar seus tempos de entrega.” Simon acrescenta ainda: “Depois de compartilhar seus volumes de pedidos por mercado, você descobrirá os melhores locais para seus armazéns com base na velocidade de entrega e nos prazos de entrega estimados para sua rede atual e otimizada”.

Seja qual for o seu produto, o tamanho da sua empresa e o seu lugar na jornada de atendimento, com planejamento, preparação e comunicação você vai sempre ser capaz de dominar a alta temporada.

Respire fundo para controlar a empolgação.