Dominar a época alta

As palavras "época alta" podem fazer com que uma empresa respire fundo - de excitação ou de inquietação... e muitas vezes ambas.

Se a sua empresa tiver a capacidade de dominar a época alta, pode beneficiar das recompensas financeiras que ajudarão nos períodos mais calmos. Terá a possibilidade de tornar os clientes fiéis ainda mais felizes, enquanto conquista novos clientes. Por outro lado, pode perder muito dinheiro e clientes se não enviar os produtos a tempo ou se ficar sem stock.

A boa notícia é que a época alta é um período do ano para o qual as empresas se podem preparar, através de um bom planeamento.

Quer realize o seu próprio fulfillment de encomendas a nível interno, quer o subcontrate a uma empresa de logística, deixe-nos partilhar algumas ideias para o ajudar.

O planeamento da época alta implica a previsão da procura que, pela sua própria natureza, é difícil e propensa a imprecisões. Ao longo dos últimos anos, verificámos que um ano pode ser muito diferente do ano anterior. Há muitos fatores em jogo.

Existe atualmente uma crise de inflação que afeta os hábitos de consumo das pessoas em muitos países. Entre as pessoas que afirmam querer poupar dinheiro, 67% dos consumidores vão comprar artigos em saldos, 48% vão comprar menos artigos e 47% vão utilizar mais cupões de desconto. (Fonte: ReadyCloud). Estudos de mercado como estes podem orientar as suas estratégias de marketing e promoção e podem também ajudar no planeamento.

Outro desafio associado às épocas altas é que não são exclusivas da sua empresa. Todas as empresas enfrentam essa realidade. Há concorrência para a ocupação de espaço de armazenamento, transporte, recursos humanos disponíveis e equipamentos a utilizar. É necessário planear bem a sua capacidade a partir de todos os ângulos.

Pense em "previsão" e não em "previsão de esperança". Por outras palavras: evite tudo o que tinha como base um palpite! Recomendamos o planeamento para, pelo menos, estes três cenários: 

Eis algumas considerações para ajudar sua empresa a planear a sua capacidade em conformidade:

• Reveja o seu stock com bastante antecedência. Quanto tempo durará o stock com base nos seus diferentes cenários? Desenvolva planos de mitigação com as fábricas ou com os fornecedores, com a máxima antecedência: Quais são as suas opções para reagir se houver menos ou mais procura? Considere a possibilidade de aumentar este plano à medida que eventos como a Cyber Monday, o Natal, a Ação de Graças e o regresso às aulas se aproximam.
  
• Monitorize o seu inventário e defina quais os produtos que podem ficar sem stock, de forma a planear novas encomendas de acordo com os prazos realistas.
• Precisa de aumentar o espaço físico do seu armazém?
• Dispõe de equipamento suficiente, como scanners, bancadas de embalagem, etc.?
• Informe-se sobre a capacidade dos seus transportadores e sobre os tempos de trânsito prováveis, tendo em conta as greves e os problemas de capacidade que muitos transportadores têm registado.

Antes e durante a época alta, monitorize as vendas e ajuste o stock, mediante o cenário que se está a desenrolar.

A sua equipa:

• Precisa de aumentar a sua equipa? Com recursos permanentes ou temporários? Existe uma grande concorrência, pelo que terá de começar cedo e recompensar de forma justa.
• Como pode motivar a sua equipa? Será que a resposta está no aumento de incentivos? O que mais pode fazer se envolver a sua equipa? Há muitas possibilidades.
• Como pode formar e melhorar as competências da sua equipa? Crie um processo de integração bem estruturado com avaliações de 360 graus.
• E o seu responsável de operações? Invista continuamente no desenvolvimento da sua equipa de liderança. Isso fará uma grande diferença.
• Pense antecipadamente nas ações de mitigação: Como é que vai reagir se houver mais ou menos procura? Com que outras operações pode partilhar pessoal? A partilha de pessoal dar-lhe-á muito mais flexibilidade.

Outras equipas cruciais:

E as equipas do seu parceiro logístico e dos seus transportadores? Tenha esta conversa e pergunte-lhes como tencionam recrutar as pessoas necessárias para fazer face ao aumento das encomendas.

Depois de todo o seu trabalho árduo de preparação e planeamento, não guarde toda esta informação poderosa para si! Comunique com todos os intervenientes: responsável pela gestão do seu inventário, equipa de armazém, compradores, fornecedores, fornecedor de logística e transportadoras. Manter a comunicação com todos é crucial. Recomendamos que mantenha uma cadência estruturada na sua agenda e que defina um horário para que possam reunir, fomentando o hábito de comunicação entre todos.

Juntos, estarão prontos para responder a novos cenários.

Todos os nossos clientes beneficiam da nossa ferramenta avançada sobre informações do inventário. Esta ferramenta fornece análises detalhadas sobre os seus níveis de stock e vendas ao longo do tempo e por localização.

“Concebemos a ferramenta para ter cinco ‘áreas de ação’ chave, que permitem aos clientes tomar as medidas certas com base nos seus dados", afirma Simon Volkwein, Diretor de Vendas da DHL Fulfillment Network. "Com a função de filtro personalizável, os clientes podem acompanhar as vendas de SKUs individuais por mercado. E com o nosso planeamento de cenários hipotéticos, podem descobrir como é que um aumento nas vendas de x% em cada SKU iria impactar os níveis de stock, por mercado."

A DHL Fulfillment Network é uma opção escalável para os clientes, pois permite-lhes aumentar e diminuir a sua capacidade de acordo com as suas vendas.

Simon descreve como é que a DHL Supply Chain está orgulhosa da sua certificação ‘Top Employer’ e ‘Great Place to Work’ em muitos países a nível mundial: "Estas conquistas mostram como cuidamos dos nossos colaboradores, o que nos ajuda a recrutar e reter pessoas, incluindo recursos temporários, num mercado de trabalho tão difícil.

E, no que diz respeito à capacidade de armazenamento, os nossos clientes recorrem à rede da DHL Supply Chain, o que significa que podem ter a certeza de que não ficaremos sem capacidade para eles."

As ligações da DHL com todos os principais transportadores garantem que os clientes estão bem posicionados para um fulfillment sem problemas. "Utilize a nossa ferramenta de otimização de rede para simular como pode otimizar os seus tempos de entrega. Simon sublinha: "Depois de partilhar os seus volumes de encomendas por mercado, irá descobrir as melhores localizações para os seus armazéns, com base na velocidade de entrega e nos tempos de entrega estimados para a sua rede atual e otimizada."

Seja qual for o seu produto, a dimensão da sua empresa e o seu lugar no percurso de fulfillment, pode sempre dominar a época alta se investir no planeamento, na preparação e na comunicação.

Respire fundo, de entusiasmo!