Gestione delle peak season

Le "peak season" possono mandare in affanno un'azienda – o per l’ansia o per la contentezza...o spesso per embrambe.

Essere in grado gestire i periodi di picco, permette di mettere da parte gli utili per far fronte ai periodi più tranquilli. Potete rendere sempre più felici i Clienti affezionati e conquistarne anche di nuovi. D'altro canto, se le cose non dovessero filare lisce, non solo perderesti in guadagni, ma, non spedendo la merce in tempo o esaurendo le scorte, perderesti definitivamente Clienti.

La buona notizia è che le pick seasons possono essere essere pianificate e preparate.

Sia che tu gestisca il fulfillment internamente, sia che tu lo dia in outsourcing ad una logistica, qui troverai alcune indicazioni che possono aiutarti.

La pianificazione delle pick season implica una previsione della domanda che, per sua natura, è difficile e soggetta a imprecisioni. Negli ultimi anni abbiamo visto che un singolo anno può essere diverso da quello precedente. Ci sono molti fattori in gioco.

Attualmente è in atto un’inflazione che colpisce le abitudini di spesa di molti Paesi. Tra coloro che dichiarano di voler risparmiare, i dati ci indicano che il 67% acquisterà articoli in saldo, il 48% comprerà meno articoli e il 47% utilizzerà più buoni sconto. (Fonte: ReadyCloud). Studi di mercato come questi possono guidare le strategie di marketing e quelle promozionali e possono anche aiutarti a pianificare.

Un'altra sfida è rappresentata dal fatto che non è solo la tua azienda ad affrontare l'alta stagione: ma tutte le aziende la stanno vivendo nello stesso periodo. C'è concorrenza in tutto: spazio di magazzino, capacità di trasporto, personale di magazzino e attrezzature. È necessario pianificare bene i propri volumi da tutti i punti di vista.

Pensa a "prevedere" e non a "sperare". In poche parole: a evitare tutto ciò che è solo un azzardo o una supposizione! È utile pianificare almeno tre scenari:

Ecco alcune considerazioni che ti aiuteranno a pianificare i tuoi volumi:

• Rivedi i quantitativi di scorte con largo anticipo. Quanto dureranno le scorte in base ai diversi scenari? Sviluppa in anticipo piani di mitigazione con la produzione o con i fornitori: Quali sono le opzioni per rispondere ad un aumento o diminuzione della domanda? Considera l'ipotesi di aumentarli per esempio in prossimità del Black Friday, del Cyber Monday, del Natale, dei Saldi e del Back-to-School.
  
• Monitora i livelli di inventario e fissa i riordini con largo anticipo, allineati a tempi di consegna realistici.
• Hai bisogno di aumentare lo spazio fisico del tuo magazzino?
• Hai a disposizione un numero sufficiente di attrezzature disponibili, come scanner, scaffali, pallets, ecc.?
• Scopri quanto volume disponibile hanno i tuoi vettori e quali saranno i loro tempi di trasporto, tenendo conto degli scioperi e dei problemi legati ai volumi che molti vettori hanno avuto.

Prima e durante le peak seasons, monitorare le vendite e adeguare i volumi in base allo scenario che si sta delineando.

Il tuo Team:

• Hai bisogno di aumentare il tuo Team? Con personale fisso o temporaneo? C'è molta concorrenza per il personale, quindi è necessario muoversi subito presto e  remunerare equamente.
• Come si può motivare il proprio Team? Aumentando i premi? Cos'altro si può fare aumentare l’engagement e coinvolgere così il proprio Team? Ci sono molte possibilità.
• Come si può formare e aumentare le competenze del proprio Team? Impostare un processo di onboarding ben strutturato con valutazioni a 360 gradi.
• E il tuo leader delle opereations? Investi costantemente per far crescere il tuo leadership Team. Farà una grande differenza.
• Pensa in anticipo alle azioni di mitigazione: Come reagisci se noti un incremento o una diminuzione della domanda? Con quali altre operations puoi condividere il personale? Il personale condiviso offrirà molta più flessibilità.

Altri Team cruciali:

E cosa si può dire a proposito dei Team dei tuoi partner logistici e di trasporto? Parlane con loro al più presto, e chiedi come pensano di organizzare il personale per far fronte all'aumento dei volumi.

Dopo tutto il duro lavoro di pianificazione e preparazione, non tenere per te tutte queste informazioni! Parla con il tuo responsabile dell'inventario, con il personale di magazzino, con i buyers, con i fornitori, con il tuo partner logistico e con il tuo trasporto. E continua a confrontarti con loro... idealmente a cadenza stabilita e con appuntamenti già fissati a calendario (ad esempio per la "task force di picco") in modo da essere sempre connessi e allineati durante il periodo più importante.

Insieme sarete pronti a rispondere ai nuovi scenari che si presenteranno.

Tutti i nostri Clienti beneficiano del nostro tool denominato Advanced Inventory Insights. Fornisce analisi dettagliate sui livelli di scorte di magazzino e sulle vendite distinte per periodo e per località.

“Abbiamo progettato questo strumento in modo da avere cinque 'aree d'azione' chiave, che consentono ai Clienti di intraprendere le azioni giuste in base ai loro dati”, afferma Simon Volkwein, Responsabile Vendite di DHL Fulfillment Network. “Con la funzione di filtro personalizzabile, possono seguire le vendite di singole SKU per mercato, ad esempio. E con la nostra pianificazione dello scenario "what-if" possono interrogare i dati per scoprire come un aumento delle vendite dell'x% per ogni SKU richiederebbe i loro livelli di scorte, per ogni mercato”.

Il DHL Fulfillment Network è scalabile per i Clienti, in quanto consente loro di aumentare e diminuire i volumi in linea con le vendite.

Simon descrive l'orgoglio di DHL Supply Chain per l’ottenimento delle certificazioni di Top Employer e Great Place to Work in molti Paesi del mondo. Questi risultati dimostrano come ci prendiamo cura dei nostri dipendenti, e questo ci aiuta a reclutare e trattenere il personale, anche quello temporaneo, in un contesto di mercato del lavoro difficile.

E per quanto riguarda la capacità di stoccaggio, i nostri Clienti si avvalgono dell'intera rete DHL Supply Chain, il che significa che possono essere certi che non esauriremo gli spazi a loro disposizione".

I rapporti di DHL con tutti i principali corrieri assicurano ai Clienti di godere di un'ottima posizione per un fulfillment senza intoppi. Prova ora il nostro tool di network optimizer per simulare come ottimizzare i tempi di consegna. Simon dice: Una volta condivisi i volumi degli ordini per mercato, scoprirai le migliori ubicazioni per i tuoi magazzini in base alla velocità e ai tempi di consegna stimati per il tuo network attuale e quello ottimizzato.

Qualunque sia il tuo prodotto, le dimensioni della tua azienda e a quale punto ti trovi sul tuo percorso di fulfillment, sia in pianificazione, preparazione e comunicazione puoi gestire le peak season, sempre.

Fai un respiro profondo!