Najczęstsze pytania ws. eFaktury

• Co to jest e-faktura?

  E-faktura jest odpowiednikiem faktury papierowej w wersji elektronicznej i ma taką samą moc prawną jak zwykła faktura.

  Podstawa prawna:
  Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 roku (Dz.U. Nr 54, poz. 535, z późniejszymi zmianami).
  

• Jaka jest różnica pomiędzy e-fakturą a fakturą papierową?

  Różnica pomiędzy e-fakturą a fakturą papierową polega tylko na sposobie jej dostarczania do Klienta. E-faktura może być wydrukowana i przechowywana w wersji papierowej, ale może być również zapisana np. na dysku komputera, płycie CD czy innym nośniku służącym do przechowywania plików.

• Czy e-faktura jest bezpieczna?

  Tak, e-faktura jest bezpieczna. Została ona zabezpieczona podpisem elektronicznym i dodatkowo wykorzystuje zaawansowane technologie szyfrowania. To rozwiązanie gwarantuje jednocześnie szybkie przesłanie i udostępnienie dokumentu, o wiele prostsze niż tradycyjne metody wysyłania i odbierania dokumentów księgowych.

  W przypadku korzystania z e-faktury w formacie PDF, w celu weryfikacji podpisu elektronicznego, należy zainstalować program Adobe Acrobat Reader ze strony producenta

• Czy z e-fakturą wiążą się dodatkowe opłaty?

  Nie, korzystanie z e-faktur jest całkowicie bezpłatne.

• Co należy zrobić, aby otrzymywać e-faktury?

  Aby otrzymywać e-faktury konieczne jest wyrażenie stosownej zgody przez odbiorcę faktury:

  • elektronicznie (podczas rejestracji w aplikacji eFaktura DHL eCommerce)
  • lub mailowo na adres efaktura.pomoc.dhlparcel@dhl.com. W treści e-maila należy podać NIP firmy (w celu poprawnej identyfikacji Klienta) oraz adres / adresy e-mail, na który mają być wysyłane e-faktury.
• Jak się dowiem, że e-faktura została aktywowana?

  Po zatwierdzeniu rejestracji elektronicznej lub po zarejestrowaniu pisemnej zgody otworzymy dla Ciebie konto / profil w aplikacji eFaktura DHL eCommerce.

  Z adresu efaktura.dhlparcel@dhl.com otrzymasz e-mail z linkiem aktywacyjnym. Link jest aktywny przez 30 dni. Aby w pełni korzystać z funkcjonalności naszego serwisu postępuj zgodnie z instrukcją z e-maila. 

• Jak będzie działać usługa e-faktury w DHL eCommerce?

  Po wystawieniu faktury przez DHL będzie ona automatycznie widoczna w aplikacji eFaktura DHL eCommerce. Jednocześnie informacja o nowej e-fakturze zostanie wysłana na podany/podane, przy rejestracji lub w formularzu, adres/adresy e-mail.

  E-mail będzie zawierać link do dokumentu. Po kliknięciu w ten link otworzy się dokument w formacie PDF, który będzie można wydrukować lub zapisać w wybranym miejscu. Wyświetlenie dokumentu oraz jego zapisanie/wydrukowanie nie wymaga logowania się do aplikacji.

• Jakie funkcjonalności są dostępne w aplikacji eFaktura DHL eCommerce?
  • Dostęp do własnych dokumentów przez Internet – o każdej porze i z każdego miejsca.
  • Możliwość generowania i zapisywania raportów (np. raport faktur).
  • Możliwość przeglądania i pobierania skanów listów przewozowych.
  • Możliwość zarządzania swoim kontem – dodawanie / usuwanie adresów e-mail, na które mają być wysyłane dokumenty.
  • Pobieranie dokumentów w formacie XLSX.
• Czy linki z e-maili są aktywne przez czas nieokreślony?

  Dla bezpieczeństwa linki przesyłane w e-mailach są aktywne przez 30 dni. Po upływie 30 dni pobranie e-faktury będzie w dalszym ciągu możliwe po zalogowaniu się do aplikacji.

• Nie pamiętam hasła do aplikacji. Jak je odzyskać?

  Kliknij na link i wybierz opcję „Nie pamiętasz hasła?” i postępuj zgodnie z instrukcją.

• Jak ustawić bezpieczne hasło do aplikacji?

  Bezpieczne hasło nie może powtarzać ostatnich 12 haseł i powinno zawierać:

  • minimum 8 znaków
  • co najmniej 3 z 4 następujących kryteriów:
    a) małe litery
    b) wielkie litery
    c) cyfry
    d) znaki specjalne.
• Czy informacja o nowej e-fakturze może być wysyłana tylko na jeden adres e-mail?

  Informacja o e-fakturze może być wysłana na kilka adresów e-mail. Na formularzu należy podać wszystkie adresy e-mail, na które mają być wysyłane informacje o nowej e-fakturze. Możesz również dodawać kolejne adresy e-mail korzystając z zakładki "Klienci".

  W tym celu kliknij dwa razy w konto, do którego chcesz dodać adres e-mail. W pole Użytkownicy wpisz nowy adres e-mail; kliknij w "+" i zatwierdź zmianę używając przycisku "Zapisz" znajdującego się na dole strony.

• Jak długo e-faktury będą dostępne w aplikacji eFaktura DHL eCommerce?

  Archiwum wystawionych e-faktur dostępne będzie w wersji online zgodnie z obowiązującymi przepisami, czyli przez 7 lat / 84 miesiące od daty ich wystawienia. Archiwum e-faktur nie zawiera dokumentów wystawionych w wersji papierowej.

• Nie mogę odszukać e-faktury w aplikacji eFaktura DHL eCommerce. Co mam zrobić?

  Prosimy o sprawdzenie w aplikacji do e-faktur międzynarodowych lub o kontakt z nami.

• Jak potwierdzić, że otrzymana e-faktura została wystawiona przez DHL eCommerce?

  E-faktura w formacie PDF jest opatrzona podpisem elektronicznym, który potwierdza autentyczność jej pochodzenia. Dodatkowo e-mail z informacją o wystawieniu nowej e-faktury będzie wysyłany z adresu efaktura.dhlparcel@dhl.com. Upewnij się jednak, że Twój filtr antyspamowy nie będzie blokował wiadomości wysyłanych z tego adresu.

• Czy muszę instalować dodatkowe oprogramowanie, aby otrzymać e-faktury?

  Nie, nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania (z jednym wyjątkiem opisanym na końcu tego punktu). Korzystanie z e-faktury jest możliwe pod warunkiem spełnienia przez system teleinformatyczny Użytkownika następujących, minimalnych, wymagań technicznych:

  • zastosowania przeglądarki internetowej Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Safari lub Internet Explorer 11
  • wykorzystanie rozdzielczości ekranu 1280 x 720 lub wyższej.

  W przypadku korzystania z e-faktury w formacie PDF, w celu weryfikacji podpisu elektronicznego, należy zainstalować program Adobe Acrobat Reader ze strony producenta.

• W jakim formacie jest dostępna e-faktura?

  E-faktura dostępna jest w formacie pliku PDF. Dodatkowo po zalogowaniu się do aplikacji będzie ją można pobrać w formacie pliku XLSX.

  Jednocześnie informujemy, że nadal możesz korzystać z przesyłanych elektronicznych załączników do faktur. Jeżeli jeszcze z nich nie korzystasz, a jesteś zainteresowany ich otrzymywaniem, wyślij zgłoszenie na adres efaktura.pomoc.dhlparcel@dhl.com, podając nr Klienta oraz adres mailowy.

• Czy mogę zaimportować e-fakturę bezpośrednio do mojego systemu?

  Aby skonfigurować bezpośrednie połączenie EDI w celu pobierania danych w formacie XML prosimy o kontakt z nami.

• Czy e-faktura będzie zawierała wykaz przesyłek?

  Tak, na e-fakturze będzie dostępny wykaz zafakturowanych przesyłek wraz ze szczegółowymi informacjami (np. nadawca, odbiorca, ilość, rodzaj usługi).

  Dodatkowo przeglądając e-fakturę w aplikacji eFaktura DHL eCommerce będziesz miał możliwość wyświetlenia i pobierania skanów zafakturowanych listów przewozowych.

• Czy mogę dokonać płatności online za e-fakturę?

  Aktualnie taka opcja nie jest dostępna. Płatności za e-fakturę należy dokonać tak samo jak do tej pory.

• Jak dokonać zmiany adresu e-mail, na który wysyłane są powiadomienia o e-fakturze?

  Aktualny adres e-mail należy wprowadzić w aplikacji eFaktura DHL eCommerce w zakładce „Klienci". W tym celu kliknij dwa razy w konto, do którego chcesz dodać adres e-mail. W pole Użytkownicy wpisz nowy adres e-mail; kliknij w "+" i zatwierdź zmianę używając przycisku "Zapisz" znajdującego się na dole strony.

  Nieaktualny adres e-mail możesz usunąć w zakładce „Klienci". W tym celu kliknij dwa razy w konto, z którego chcesz usunąć adres e-mail. W polu Użytkownicy wybierz (poprzez kliknięcie) adres do usunięcia; kliknij w "-" i zatwierdź zmianę używając przycisku "Zapisz" znajdującego się na dole strony.

• Czy mogę zaktualizować dane mojej firmy online?

  Zmiany dotyczące danych Twojej firmy możesz zgłosić w naszym Contact Center

  tel. 42 6 345 345 lub u swojego Przedstawiciela Handlowego DHL eCommerce.

• W jaki sposób mogę złożyć reklamację do efaktury?
  • Reklamacje finansowe dotyczące nieprawidłowych opłat czy płatnika należy zgłosić poprzez formularz reklamacyjny
  • Reklamacje dotyczące jakości usług, np. uszkodzenie przesyłki, nieterminowe doręczenie, należy zgłosić tutaj
• Czy możliwe jest jednoczesne otrzymywanie faktur w formie elektronicznej i papierowej?

  Faktura może występować tylko w jednej formie: elektronicznej lub papierowej.

• W jaki sposób mogę zrezygnować z e-faktury?

  Aby zrezygnować z e-faktury należy wysłać do nas stosowne zgłoszenie:

  • mailowo na adres efaktura.pomoc.dhlparcel@dhl.com. W treści e-maila należy podać NIP firmy (w celu poprawnej identyfikacji Klienta)
  • lub pisemnie na adres DHL eCommerce Polska Sp. z o.o. Oddział Głuchowo (Dział Fakturowania), ul. Komornicka 1, 62-052 Komorniki).
• Potrzebujesz więcej informacji?

  Napisz do nas: efaktura.pomoc.DHLParcel@dhl.com