WYSYŁKA DOKUMENTÓW KURIEREM – JAK PRZYGOTOWAĆ?

Gdy wysyłka dokumentów w formie cyfrowej nie wchodzi w grę, pozostaje dostarczenie ich do adresata w formie fizycznej. By uprościć sobie to zadanie, nadawca może skorzystać z usług firmy kurierskiej. Jakie zalety i wady ma to rozwiązanie? Wysyłający cenią przede wszystkim prędkość realizacji procesu dostawy. Dokumenty wysyłane przesyłką kopertową mogą dotrzeć do adresata nawet następnego dnia roboczego. Firmy kurierskie ubezpieczają transportowane paczki, dzięki czemu nie musisz się bać o ewentualne straty z powodu uszkodzenia przesyłki.

Zarówno nadawca, jak i adresat mogą bez przeszkód śledzić trasę dokumentów – przesyłki kurierskie rejestrowane są na każdym etapie swojej podróży, dzięki czemu uaktualniany jest ich status w systemie śledzenia udostępnianym przez przewoźnika. Do sprawdzenia miejsca, w którym obecnie znajduje się przesyłka, posłuży numer listu przewozowego. Ciąg znaków przypisany do danej koperty wystarczy tylko przepisać w odpowiednie pole systemu monitorowania.

Wysyłasz dużo dokumentów i obawiasz się wysokich kosztów? Przesyłka kopertowa może być znacznie tańsza, jeśli zdecydujesz się na podpisanie umowy z firmą kurierską. Taka współpraca to nie tylko niższe ceny za pojedynczą kopertę, lecz również priorytetowe wsparcie dla Twojej firmy. Wybór DHL eCommerce pozwoli ci zyskać dostęp do przydatnej aplikacji DHL24, dzięki której z łatwością zamówisz kuriera oraz będziesz mógł wygodnie tworzyć nowe przesyłki kurierskie i zarządzać nimi. Możliwość automatyzacji części z tych zadań, tworzenia szablonów i edytowania ich pozwoli Ci nadawać jeszcze szybciej – dzięki temu odbiorca nie będzie musiał czekać na przesyłkę dłużej, niż jest to konieczne.

Chcąc wysłać dokumenty kurierem, musisz zapoznać się z ustaleniami przewoźnika w tym zakresie. Firmy kurierskie zwykle precyzyjnie wskazują w swoich regulaminach, który rodzaj dokumentów nie będzie mógł zostać nadany za ich pośrednictwem. Do egzemplarzy, których wysyłki najczęściej się odmawia, należą między innymi papiery wartościowe, dokumenty przetargowe czy bony skarbowe i inne dokumenty o charakterze płatniczym w tej formie. Jeżeli dokument, który pragniemy nadać, nie znajduje się wśród zakazanych przez kuriera, istnieje możliwość skorzystania z wysyłki.

Należy pamiętać, by bezwzględnie trzymać się w tej kwestii regulaminu przewoźnika. Jeżeli przesyłka zostanie uszkodzona, a w jej ramach transportowana była niedozwolona zawartość, klient nie będzie miał możliwości wypłacenia odszkodowania z tego tytułu. Jeżeli zastanawiasz się, czy dokument, który chcesz nadać, na pewno może być wysyłany za pośrednictwem firmy kurierskiej, skontaktuj się z obsługą klienta.

Oferta dotycząca przesyłek kopertowych w większości aspektów nie różni się znacząco od standardowej wysyłki paczek. By zapewnić odbiorcy możliwie najkrótszy czas oczekiwania na dokumenty, warto postarać się o jak najszybsze nadanie, najlepiej jeszcze przed południem. Przed nadaniem należy dowiedzieć się również, czy potrzebne będzie wykupienie jakichś usług dodatkowych, które oferuje firma kurierska. Dla przykładu, jeżeli odbiorca chce otrzymać dokument do określonej godziny, należy pamiętać o wybraniu takiej opcji doręczenia podczas zlecania wysyłki: w przypadku DHL eCommerce będzie to usługa DHL eCommerce 9 lub 12, wówczas odbiorca otrzyma przesyłkę odpowiednio do godz. 9 lub 12 w dniu następnym. Wysyłając ważne dokumenty kurierem, warto również zadbać o ich odpowiednie zabezpieczenie.