E-faktura jest odpowiednikiem faktury papierowej w wersji elektronicznej i ma taką samą moc prawną jak zwykła faktura.

Podstawa prawna:
Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 roku (Dz.U. Nr 54, poz. 535, z późniejszymi zmianami).

Różnica pomiędzy e-fakturą a fakturą papierową polega tylko na sposobie jej dostarczania do Klienta. E-faktura może być wydrukowana i przechowywana w wersji papierowej, ale może być również zapisana np. na dysku komputera, płycie CD czy innym nośniku służącym do przechowywania plików.

Tak, e-faktura jest bezpieczna. Została ona zabezpieczona podpisem elektronicznym i dodatkowo wykorzystuje zaawansowane technologie szyfrowania. To rozwiązanie gwarantuje jednocześnie szybkie przesłanie i udostępnienie dokumentu, o wiele prostsze niż tradycyjne metody wysyłania i odbierania dokumentów księgowych.

W przypadku korzystania z e-faktury w formacie PDF, w celu weryfikacji podpisu elektronicznego, należy zainstalować program Adobe Acrobat Reader ze strony producenta

Nie, korzystanie z e-faktur jest całkowicie bezpłatne.

Aby otrzymywać e-faktury konieczne jest wyrażenie stosownej zgody przez odbiorcę faktury:

• elektronicznie (podczas rejestracji w aplikacji eFaktura DHL eCommerce)
• lub mailowo na adres efaktura.pomoc.dhlparcel@dhl.com. W treści e-maila należy podać NIP firmy (w celu poprawnej identyfikacji Klienta) oraz adres / adresy e-mail, na który mają być wysyłane e-faktury.

Po zatwierdzeniu rejestracji elektronicznej lub po zarejestrowaniu pisemnej zgody otworzymy dla Ciebie konto / profil w aplikacji eFaktura DHL eCommerce.

Z adresu efaktura.dhlparcel@dhl.com otrzymasz e-mail z linkiem aktywacyjnym. Link jest aktywny przez 30 dni. Aby w pełni korzystać z funkcjonalności naszego serwisu postępuj zgodnie z instrukcją z e-maila. 

Po wystawieniu faktury przez DHL będzie ona automatycznie widoczna w aplikacji eFaktura DHL eCommerce. Jednocześnie informacja o nowej e-fakturze zostanie wysłana na podany/podane, przy rejestracji lub w formularzu, adres/adresy e-mail.

E-mail będzie zawierać link do dokumentu. Po kliknięciu w ten link otworzy się dokument w formacie PDF, który będzie można wydrukować lub zapisać w wybranym miejscu. Wyświetlenie dokumentu oraz jego zapisanie/wydrukowanie nie wymaga logowania się do aplikacji.

• Dostęp do własnych dokumentów przez Internet – o każdej porze i z każdego miejsca.
• Możliwość generowania i zapisywania raportów (np. raport faktur).
• Możliwość przeglądania i pobierania skanów listów przewozowych.
• Możliwość zarządzania swoim kontem – dodawanie / usuwanie adresów e-mail, na które mają być wysyłane dokumenty.
• Pobieranie dokumentów w formacie XLSX.

Dla bezpieczeństwa linki przesyłane w e-mailach są aktywne przez 30 dni. Po upływie 30 dni pobranie e-faktury będzie w dalszym ciągu możliwe po zalogowaniu się do aplikacji.

Kliknij na link i wybierz opcję „Nie pamiętasz hasła?” i postępuj zgodnie z instrukcją.

Bezpieczne hasło nie może powtarzać ostatnich 12 haseł i powinno zawierać:

• minimum 8 znaków
• co najmniej 3 z 4 następujących kryteriów:
  a) małe litery
  b) wielkie litery
  c) cyfry
  d) znaki specjalne.

Informacja o e-fakturze może być wysłana na kilka adresów e-mail. Na formularzu należy podać wszystkie adresy e-mail, na które mają być wysyłane informacje o nowej e-fakturze. Możesz również dodawać kolejne adresy e-mail korzystając z zakładki "Klienci".

W tym celu kliknij dwa razy w konto, do którego chcesz dodać adres e-mail. W pole Użytkownicy wpisz nowy adres e-mail; kliknij w "+" i zatwierdź zmianę używając przycisku "Zapisz" znajdującego się na dole strony.

Archiwum wystawionych e-faktur dostępne będzie w wersji online zgodnie z obowiązującymi przepisami, czyli przez 7 lat / 84 miesiące od daty ich wystawienia. Archiwum e-faktur nie zawiera dokumentów wystawionych w wersji papierowej.

Prosimy o sprawdzenie w aplikacji do e-faktur międzynarodowych lub o kontakt z nami.

E-faktura w formacie PDF jest opatrzona podpisem elektronicznym, który potwierdza autentyczność jej pochodzenia. Dodatkowo e-mail z informacją o wystawieniu nowej e-faktury będzie wysyłany z adresu efaktura.dhlparcel@dhl.com. Upewnij się jednak, że Twój filtr antyspamowy nie będzie blokował wiadomości wysyłanych z tego adresu.

Nie, nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania (z jednym wyjątkiem opisanym na końcu tego punktu). Korzystanie z e-faktury jest możliwe pod warunkiem spełnienia przez system teleinformatyczny Użytkownika następujących, minimalnych, wymagań technicznych:

• zastosowania przeglądarki internetowej Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Safari lub Internet Explorer 11
• wykorzystanie rozdzielczości ekranu 1280 x 720 lub wyższej.

W przypadku korzystania z e-faktury w formacie PDF, w celu weryfikacji podpisu elektronicznego, należy zainstalować program Adobe Acrobat Reader ze strony producenta.

E-faktura dostępna jest w formacie pliku PDF. Dodatkowo po zalogowaniu się do aplikacji będzie ją można pobrać w formacie pliku XLSX.

Jednocześnie informujemy, że nadal możesz korzystać z przesyłanych elektronicznych załączników do faktur. Jeżeli jeszcze z nich nie korzystasz, a jesteś zainteresowany ich otrzymywaniem, wyślij zgłoszenie na adres efaktura.pomoc.dhlparcel@dhl.com, podając nr Klienta oraz adres mailowy.

Aby skonfigurować bezpośrednie połączenie EDI w celu pobierania danych w formacie XML prosimy o kontakt z nami.

Tak, na e-fakturze będzie dostępny wykaz zafakturowanych przesyłek wraz ze szczegółowymi informacjami (np. nadawca, odbiorca, ilość, rodzaj usługi).

Dodatkowo przeglądając e-fakturę w aplikacji eFaktura DHL eCommerce będziesz miał możliwość wyświetlenia i pobierania skanów zafakturowanych listów przewozowych.

Aktualnie taka opcja nie jest dostępna. Płatności za e-fakturę należy dokonać tak samo jak do tej pory.

Aktualny adres e-mail należy wprowadzić w aplikacji eFaktura DHL eCommerce w zakładce „Klienci". W tym celu kliknij dwa razy w konto, do którego chcesz dodać adres e-mail. W pole Użytkownicy wpisz nowy adres e-mail; kliknij w "+" i zatwierdź zmianę używając przycisku "Zapisz" znajdującego się na dole strony.

Nieaktualny adres e-mail możesz usunąć w zakładce „Klienci". W tym celu kliknij dwa razy w konto, z którego chcesz usunąć adres e-mail. W polu Użytkownicy wybierz (poprzez kliknięcie) adres do usunięcia; kliknij w "-" i zatwierdź zmianę używając przycisku "Zapisz" znajdującego się na dole strony.

Aby dokonać zmian wystarczy skontaktować się z Przedstawicielem Handlowym DHL eCommerce lub skorzystać z zakładki Moje Wnioski na stronie internetowej DHL 24 (jako zalogowany Użytkownik). 

Po wybraniu opcji Zgłoś Wniosek należy wybrać odpowiednią kategorię i rodzaj dyspozycji.

• Reklamacje finansowe dotyczące nieprawidłowych opłat czy płatnika należy zgłosić poprzez formularz reklamacyjny
• Reklamacje dotyczące jakości usług, np. uszkodzenie przesyłki, nieterminowe doręczenie, należy zgłosić tutaj

Faktura może występować tylko w jednej formie: elektronicznej lub papierowej.

Aby zrezygnować z e-faktury należy wysłać do nas stosowne zgłoszenie:

• mailowo na adres efaktura.pomoc.dhlparcel@dhl.com. W treści e-maila należy podać NIP firmy (w celu poprawnej identyfikacji Klienta)
• lub pisemnie na adres DHL eCommerce Polska Sp. z o.o. Oddział Głuchowo (Dział Fakturowania), ul. Komornicka 1, 62-052 Komorniki).

Napisz do nas: efaktura.pomoc.DHLParcel@dhl.com

Należności” to nowa zakładka w Portalu do obsługi finansowej Klienta DHL o nazwie eFaktura DHL eCommerce, w której znajdziesz informacje na temat zobowiązań względem DHL eCommerce Sp. z o.o.

• Zakładka „Należności” umożliwi monitorowanie bieżących zobowiązań.
• Samodzielnie możesz sprawdzić, które faktury pozostają niezapłacone, a które są już uregulowane, bez konieczności kontaktu z Windykatorem.
• Jeżeli masz kilka kont, do których jest przypisany Twój adres e-mail po zalogowaniu masz jednoczesny dostęp do wszystkich kont (nie musisz oddzielnie logować się na każde konto).
• Usługa jest bezpłatna.

Patrząc na dane od lewej strony w poszczególnych kolumnach zobaczysz pola:

• Płatnik – nr Klienta do którego przypisany jest Twój adres email.
• Nazwa płatnika – nazwa firmy do której przypisany jest Twój adres email.
• Numer dokumentu – numer faktury lub korekty.
• Data wystawienia – data wystawienia faktury lub korekty.
• Termin płatności – data kiedy płatność powinna być zaksięgowana na koncie DHL eCommerce.
• Kwota faktury – wartość brutto na jaką została wystawiona faktura.
• Pozostało do zapłaty – wartość jaka pozostała do zapłaty. Jeśli faktura została zapłacona częściowo w kolumnie pozostaje jej nieuregulowana wartość. Kolor czerwony w kolumnie będzie oznaczał dokument po terminie płatności, a kolor czarny fakturę przed terminem płatności.
• Waluta dokumentu – waluta w jakiej została wystawiona faktura.
• Uwagi – jeśli do faktury została złożona reklamacja finansowa i jest w trakcie realizacji zobaczysz informację o tym fakcie.
• E-faktura – jeśli w kolumnie jest symbol e to znaczy, że faktura jest dokumentem elektronicznym. Jeśli jesteś użytkownikiem e-faktury możesz podejrzeć dokument w zakładce „Dokumenty”
• Wygeneruj raport – możliwość wygenerowania zestawienia należności do pliku Excel.
• Kontakt z Windykatorem – możliwość kontaktu za pomocą maila z opiekunem windykacyjnym.
• W górnej części ekranu w przypadku kiedy konto jest zablokowane pojawia się komunikat: „UWAGA: konto zablokowane, dotyczy Klienta …”

Księgowanie wyciągu bankowego następuje z jednodniowym opóźnieniem, dlatego stan należności pokazywany jest na poprzedni dzień roboczy.

• Stan należności będzie widoczny od dnia uruchomienia zakładki.
• Pozycje zapłacone możesz zobaczyć klikając na pole „Pozycje nierozliczone”, wtedy pojawią się „Wszystkie pozycje”. Zapłacone pozycje w kolumnie „Pozostało do zapłaty” będą miały wartość 0.

Tak, zaznaczając w okienku po lewej stronie check box możesz zarejestrować reklamację finansową do dokumentów Parcel rozpoczynających się od numeru 110 lub 210, a następnie klikając w przycisk „Reklamacja”.

Nie. Tego typu reklamacje należy zgłaszać na osobnym formularzu.

Tak, zaznaczając w okienku po lewej stronie check box możesz zamówić duplikat do papierowych faktur Parcel rozpoczynających się od numeru 110 lub 210, a następnie klikając w przycisk „Duplikat”.

Tak, w prawym górnym rogu możesz wybrać język angielski.

Nie. Dostęp do „Należności” mają użytkownicy, którzy otrzymują korespondencję z Działu Windykacji.

Tak, aby mieć dostęp do zakładki „Należności” skontaktuj się z pracownikiem Działu Windykacji, który dopisze Twój adres email do bazy. Otrzymasz link aktywacyjny, który będzie ważny przez 30 dni. Jednocześnie na Twój adres będzie wysyłana korespondencja windykacyjna (przypomnienia o płatnościach, wezwania do zapłaty).